监理公司档案管理制度

监理公司档案管理制度第一章总则第一条为规范公司档案管理工作，确保档案的完整、准确、安全和有效利用，充分发挥档案在企业经营管理、项目监理及历史查考中的重要作用，依据国家相关法律法规及行业规范，结合本公司实际情况，特制定本制度。第二条本制度所称档案，是指公司在各项经营管理、行政管理、项目监理等活动中直接形成的，具有保存价值的各种文字、图表、声像、电子数据等不同形式的历史记录。第三条档案管理工作是公司重要的基础性工作，实行统一领导、分级管理、专人负责的原则，确保档案工作的规范化、制度化和科学化。公司各部门及全体员工均有保护公司档案的义务。第四条本制度适用于公司各部门、各项目监理机构以及与公司档案形成、管理相关的所有人员。第二章管理机构与职责第五条公司综合管理部门是档案管理的职能部门，负责统筹、协调、指导和监督全公司的档案管理工作。其主要职责包括：（一）贯彻执行国家及行业有关档案管理的法律法规和方针政策；（二）制定和完善公司档案管理规章制度及工作细则；（三）负责公司各类档案的接收、整理、鉴定、保管、统计、利用和销毁工作；（四）指导和督促各部门、各项目监理机构做好文件材料的形成、积累、整理和归档工作；（五）组织档案管理人员的业务培训和学习交流，提高档案管理水平；（六）负责档案管理所需设备、设施的配置与维护。第六条公司各部门及项目监理机构应指定专人（可兼职）担任档案员，负责本部门/机构日常文件材料的收集、整理、预归档，并按规定向公司综合管理部门移交归档。档案员应保持相对稳定，工作调动时需办理档案交接手续。第七条各部门负责人是本部门档案管理工作的第一责任人，对本部门文件材料的真实性、完整性和及时性负领导责任。第三章档案分类与归档范围第八条公司档案按其形成领域和内容性质，主要分为以下类别：（一）行政管理类：包括公司设立、变更、注销登记相关文件，股东会、董事会、监事会会议材料，内部管理制度，工作计划、总结，人事管理、财务管理、资产管理等方面的文件材料。（二）经营管理类：包括市场开发、合同管理、招投标资料、客户管理、合作伙伴管理等方面的文件材料。（三）项目监理类：这是公司档案的核心组成部分，包括监理合同、中标通知书、监理大纲、监理规划、监理实施细则、监理日志、监理月报、会议纪要、监理通知单、监理报告、工程联系单、材料/设备报审资料、检验批/分项/分部工程验收记录、竣工图、竣工验收报告以及与业主、施工单位、设计单位往来函件等在项目监理过程中形成的各类文件材料。（四）技术档案类：包括公司技术标准、规范、规程、工法、专利、科研成果、技术咨询、技术培训等文件材料。（五）财务档案类：按照国家财政、税务部门的规定进行分类和管理，主要包括会计凭证、会计账簿、财务报告、审计报告等。（六）声像与实物档案类：包括公司重要活动、会议、项目现场、荣誉奖状、奖杯、印章印模等的照片、录音、录像、实物等。（七）电子档案类：包括以数字形式存储于计算机硬盘、光盘、移动存储介质等载体上的各类电子文件及其元数据。第九条各部门应根据本制度及相关细则，明确本部门归档文件的具体范围和要求，确保应归档的文件材料不遗漏、不丢失。项目监理档案的归档范围应严格按照监理合同约定及行业规范执行。第四章档案的收集与整理第十条档案的收集应遵循“及时、完整、准确”的原则。各部门档案员应在各项工作完成后或按规定周期（如月度、季度），主动收集本部门形成的各类应归档文件材料。项目监理档案应在项目竣工验收后规定时间内完成收集汇总。第十一条文件材料的归档要求：（一）归档的文件材料应为原件，如无原件，复印件须注明原件保管处并加盖相关印章；（二）文件材料应手续齐全，内容真实，字迹清楚，图样清晰，符合归档要求；（三）外文材料应附有中文译本；（四）电子文件应确保其真实性、完整性、可用性和安全性，并与相应的纸质文件内容一致（特殊情况除外）。第十二条档案整理应按照档案形成的自然规律和内在联系，遵循“便于保管、便于利用”的原则进行。整理工作包括分类、组卷、排列、编号、编目、装订等环节。（一）分类应依据本制度第八条的规定，并结合公司档案分类细则进行；（二）组卷应将内容联系紧密的文件材料组合在一起，做到案卷题名简明扼要，准确反映卷内文件内容；（三）卷内文件应按一定顺序排列，并编写页号；（四）填写卷内目录、备考表，并撰写案卷题名；（五）案卷应采用规范的装具，装订整齐牢固。第十三条电子档案的整理应符合国家及行业关于电子文件归档与电子档案管理的相关标准，确保其长期可读和有效利用。电子档案应进行备份管理，防止数据丢失。第五章档案的保管与利用第十四条公司应设立专门的档案库房或配备专用档案柜，具备防火、防潮、防虫、防盗、防高温、防光、防尘等“七防”措施。档案库房应保持清洁、干燥、通风。第十五条档案管理人员应定期对档案进行清点核对，发现问题及时处理并报告。对破损、褪色的档案应及时进行修复或复制。第十六条档案保管期限分为永久、长期、短期三种。具体期限划分应参照国家有关规定及公司档案价值评估标准执行。档案保管期限表由综合管理部门负责制定和修订。第十七条档案的利用是档案管理工作的目的。公司员工因工作需要查阅档案，须履行借阅登记手续，经相关负责人批准后，方可查阅。查阅秘密级以上档案，须经公司分管领导批准。第十八条查阅档案时，应遵守以下规定：（一）不得涂改、勾画、抽取、撤换、增删档案内容；（二）不得擅自复制、拍摄、摘录档案内容，确需复制的，须经档案管理部门负责人批准；（三）借阅的档案应妥善保管，按期归还。档案一般不得带出档案库房，确因特殊情况需要带出的，须经公司分管领导批准，并严格履行借阅手续，限期归还；（四）归还档案时，档案管理人员应认真核对，确认无误后方可收回。第十九条外单位查阅本公司档案，须持单位介绍信及有效身份证明，经公司综合管理部门负责人及分管领导批准后，方可查阅。查阅内容仅限于其工作需要的相关部分。第二十条档案利用者应遵守国家保密法律法规及公司保密制度，不得泄露档案中的保密信息。对档案利用过程中形成的成果，如研究报告、统计数据等，其知识产权归属公司。第六章档案的鉴定与销毁第二十一条对于保管期限已满的档案，由综合管理部门会同相关业务部门进行鉴定。鉴定工作应组成鉴定小组，对档案的保存价值进行评估。第二十二条经鉴定确无继续保存价值的档案，应按照规定的程序进行销毁。销毁档案须填写《档案销毁清册》，报公司分管领导及总经理批准后执行。第二十三条档案销毁应有两人以上监销，并在《档案销毁清册》上签字确认。严禁个人私自销毁档案。销毁清册应永久保存。第七章安全保密第二十四条档案属于公司的核心信息资源，档案管理人员及所有接触档案的人员必须严格遵守国家保密法律法规和公司保密制度，严守档案秘密。第二十五条建立健全档案安全保密制度，定期进行保密检查和教育，防止档案失泄密事件发生。第二十六条涉密档案的管理应严格按照国家有关涉密载体管理的规定执行，其制作、收发、传递、使用、复制、保存、销毁等环节均须符合保密要求。第二十七条档案管理系统及电子档案存储设备应采取严格的安全保密措施，包括身份认证、权限控制、数据加密、安全审计等，防止信息泄露和非法访问。第