通州大厦管理运营制度

PAGE通州大厦管理运营制度一、总则（一）目的本制度旨在规范通州大厦的管理与运营，确保大厦的安全、高效、有序运行，为入驻企业和租户提供优质的办公环境和服务，实现大厦资产的保值增值。（二）适用范围本制度适用于通州大厦内的所有区域，包括办公区域、公共区域、配套设施等，以及参与大厦管理运营的全体员工、入驻企业和租户。（三）基本原则1.依法依规原则：严格遵守国家法律法规和相关行业标准，确保大厦管理运营活动合法合规。2.安全第一原则：始终将安全放在首位，保障人员生命财产安全和大厦设施设备安全运行。3.服务至上原则：以入驻企业和租户需求为导向，提供优质、高效、个性化的服务。4.科学管理原则：运用现代化的管理手段和方法，提高管理效率和运营效益。5.持续改进原则：不断总结经验，发现问题及时整改，持续提升大厦管理运营水平。二、管理架构与职责（一）管理架构通州大厦设立管理委员会作为决策机构，下设物业管理部、客户服务部、工程管理部、安保部、财务部等职能部门，各部门分工协作，共同负责大厦的管理运营工作。（二）职责分工1.管理委员会职责制定和修订大厦管理运营的重大决策和规章制度。审议批准年度工作计划、预算和决算。协调解决大厦管理运营中的重大问题。监督检查各部门工作执行情况。2.物业管理部职责负责大厦公共区域的日常保洁、绿化养护、垃圾清运等工作。管理大厦的水电暖等能源供应，确保正常运行。维护大厦的公共设施设备，定期进行巡检和维修保养。负责大厦的停车场管理，保障车辆有序停放。3.客户服务部职责负责与入驻企业和租户的沟通协调，及时了解需求并提供帮助。办理入驻、迁出手续，提供相关咨询服务。组织开展大厦内的文化活动，营造良好的办公氛围。处理客户投诉和建议，跟踪反馈处理结果。4.工程管理部职责负责大厦新建、改建、扩建项目的规划、设计和施工管理。制定设施设备更新改造计划，组织实施相关项目。对大厦内的装修工程进行监管，确保符合相关规范。负责工程技术资料的整理和归档。5.安保部职责制定并执行大厦的安全保卫制度，维护大厦秩序。负责人员和车辆的出入登记、安检工作。开展安全巡逻，及时发现和处理安全隐患。制定应急预案，组织开展应急演练，提高应对突发事件的能力。6.财务部职责负责编制大厦年度财务预算和决算，严格执行财务管理制度。做好各项费用的核算、收缴和管理工作。对大厦的资产进行登记和管理，定期进行清查盘点。协助管理委员会进行财务决策分析，提供财务数据支持。三、入驻与迁出管理（一）入驻管理1.申请流程意向入驻企业或租户向客户服务部提交入驻申请，填写相关表格并提供营业执照、法人身份证明等资料。客户服务部对申请资料进行初审，符合条件的报管理委员会审批。管理委员会审批通过后，客户服务部与入驻企业或租户签订租赁合同及相关协议。2.入驻手续办理入驻企业或租户按照合同约定缴纳租金、押金等费用。客户服务部为其办理门禁卡、停车证等相关证件。工程管理部协助入驻企业或租户进行装修前的场地交接和设施设备检查。物业管理部安排保洁人员对入驻区域进行清洁消毒。（二）迁出管理1.提前通知入驻企业或租户如需迁出，应提前[X]个月向客户服务部提交书面通知。2.验收交接迁出前，入驻企业或租户应清理场地，恢复原状。客户服务部组织物业管理部、工程管理部等相关部门进行验收，检查设施设备完好情况，如有损坏应照价赔偿。验收合格后，办理相关费用结算和证件收回手续，退还押金。3.档案留存将入驻企业或租户的相关资料整理归档，留存备查。四、物业管理（一）公共区域保洁1.保洁标准每日定时对大厦公共区域进行清扫，包括地面、楼梯、电梯、走廊等，保持干净整洁，无杂物、灰尘。定期对卫生间、茶水间等公共卫生区域进行消毒，确保卫生达标。及时清理垃圾桶内垃圾，做到日产日清，垃圾桶外观清洁无异味。2.巡查制度保洁人员定时巡查公共区域卫生情况，发现问题及时处理。物业管理部主管每日对公共区域保洁工作进行检查，做好记录，发现问题及时督促整改。（二）绿化养护1.养护计划根据大厦绿化布局和植物生长特点，制定年度绿化养护计划。定期对绿化植物进行浇水、施肥、修剪、病虫害防治等养护工作。2.景观维护保持绿化景观的美观整洁，及时清理枯枝败叶、杂草杂物。根据季节变化适时更换花卉植物，营造良好的绿化环境。（三）设施设备管理1.巡检制度工程管理部制定设施设备巡检计划，明确巡检内容、周期和责任人。每日对大厦的水电暖、电梯、消防等设施设备进行巡检，记录运行状况，发现问题及时处理。2.维修保养定期对设施设备进行维修保养，确保其正常运行。建立设施设备维修档案，记录维修时间、内容和更换零部件等信息。3.更新改造根据设施设备的使用年限和运行状况，适时进行更新改造。制定更新改造方案，报管理委员会审批后组织实施。（四）停车场管理1.车辆出入管理设立停车场出入口岗亭，对进出车辆进行登记、发卡、收费等管理。严格执行门禁制度，禁止无关车辆进入大厦停车场。2.车位管理合理规划停车位，确保车辆有序停放。定期巡查停车场，维护停车秩序，及时处理车辆违规停放等问题。3.安全保障安装停车场监控设备，确保车辆安全。配备消防器材，做好防火防盗工作。五、客户服务（一）沟通协调1.定期走访客户服务部定期走访入驻企业和租户，了解其需求和意见，及时解决问题。每季度至少组织一次全面走访，填写走访记录，建立客户档案。2.意见反馈设立意见箱、投诉电话等渠道，及时收集入驻企业和租户的意见和建议。对反馈的问题进行分类整理，及时回复处理结果，确保事事有回音。（二）活动组织1.文化活动定期组织大厦内的文化活动，如节日庆祝、主题讲座、体育比赛等，增强入驻企业和租户之间的交流与互动。活动前制定详细方案，明确活动内容、时间、地点和参与人员等，做好宣传推广和组织实施工作。2.商务活动协助入驻企业举办商务会议、培训、展览等活动，提供场地布置、设备支持等服务。提前与企业沟通活动需求，做好各项准备工作，确保活动顺利进行。（三）投诉处理1.受理登记客户服务部接到投诉后，及时进行登记，记录投诉内容、投诉人信息等。2.调查处理迅速组织相关部门对投诉问题进行调查核实，分析原因，制定解决方案。一般投诉应在[X]个工作日内处理完毕并回复投诉人，复杂投诉应在[X]个工作日内给出处理进度说明，最终处理结果在[X]个工作日内反馈。3.跟踪回访投诉处理完毕后，客户服务部对投诉人进行跟踪回访，了解处理结果是否满意，确保投诉得到彻底解决。六、工程管理（一）项目建设管理1.规划设计参与大厦新建、改建、扩建项目的规划设计工作，提出合理化建议，确保项目符合大厦整体定位和使用需求。审核设计方案，重点关注安全、功能、美观等方面，确保设计质量。2.施工管理负责项目施工过程中的协调管理工作，监督施工单位按照设计图纸和施工规范进行施工。定期召开工程例会，及时解决施工中出现的问题。对工程质量、进度、安全等进行全程监控，确保项目顺利推进。（二）装修管理1.装修审批入驻企业或租户进行装修前，需向工程管理部提交装修申请，包括装修图纸、施工方案等资料。工程管理部对装修方案进行审核，符合要求的报管理委员会审批。2.装修监管装修期间，工程管理部安排专人对装修现场进行监管，检查施工安全、质量和环保等情况。要求施工单位遵守大厦装修管理规定，不得擅自改变建筑结构和使用功能。定期对装修工程进行检查，发现问题及时督促整改。七、安保管理（一）安全保卫制度1.人员出入管理设立门禁系统，对大厦人员出入进行严格登记。要求所有人员佩戴有效证件，外来人员需经被访人确认并登记后方可进入。2.车辆出入管理对进出大厦的车辆进行检查，严禁携带易燃易爆等危险物品进入。来访车辆需在门卫处登记，经联系被访人同意后，按指定路线停放。3.巡逻制度制定安保巡逻计划，明确巡逻路线、时间和人员。安保人员定时对大厦各区域进行巡逻，重点检查安全设施设备、消防通道等情况，发现异常及时报告并处理。（二）安全检查与隐患排查1.定期检查每周组织一次全面的安全检查，包括消防设施、电气设备、电梯等，填写检查记录。对检查中发现的问题进行分类整理，明确整改责任人、整改期限和整改措施。2.专项排查根据季节特点和安全形势，适时开展专项安全隐患排查，如夏季防火、冬季防寒等。针对排查出的问题，及时制定专项整治方案，确保安全隐患得到彻底消除。（三）应急预案与演练1.应急预案制定制定火灾、地震、盗窃等各类突发事件的应急预案，明确应急组织机构、职责分工、应急响应程序等内容。定期对应急预案进行修订和完善，确保其科学性、实用性和可操作性。2.应急演练每年至少组织[X]次应急演练，检验和提高各部门及人员的应急处置能力。演练结束后，对演练效果进行评估总结，针对存在的问题及时进行改进。八、财务管理（一）预算管理1.预算编制财务部每年年底根据大厦管理运营情况和下一年度工作计划，编制年度财务预算。预算内容包括收入预算、成本预算、费用预算等，确保预算全面、准确、合理。2.预算执行严格按照预算执行各项财务收支活动，加强预算控制和监督。定期对预算执行情况进行分析，及时发现差异并采取措施进行调整。（二）费用管理1.租金收缴按照租赁合同约定，及时足额收缴入驻企业和租户的租金。对逾期未缴租金的企业或租户，按照合同规定收取滞纳金，并采取相应催缴措施。2.费用核算准确核算大厦管理运营过程中的各项费用，包括物业管理费、水电费、维修费用等。定期编制财务报表，如实反映大厦财务状况和经营成果。3.成本控制加强成本管理，严格控制各项费用支出，降低运营成本。对成本费用进行分析，查找存在的问题和潜力点，采取有效措施进行优化。（三）资产管理1.资产登记对大厦的固定资产、流动资产等进行全面登记，建立资产台账。明确资产的名称、型号、数量、购置时间、使用部门等信息。2.清查盘