联合办公运营制度

PAGE联合办公运营制度一、总则（一）目的为规范联合办公空间的运营管理，提高办公资源的利用效率，为入驻企业和团队提供优质、高效、便捷的办公环境，特制定本运营制度。（二）适用范围本制度适用于本联合办公空间内的所有入驻企业、团队及其成员，以及参与联合办公运营管理的工作人员。（三）基本原则1.合法合规原则：严格遵守国家法律法规和相关行业标准，确保联合办公运营活动合法、合规进行。2.服务至上原则：以入驻企业和团队的需求为导向，提供全方位、个性化的优质服务，不断提升服务质量和水平。3.资源共享原则：促进入驻企业和团队之间的资源共享与合作交流，实现互利共赢、共同发展。4.安全有序原则：加强安全管理，维护联合办公空间的正常秩序，保障人员和财产安全。二、入驻管理（一）入驻申请1.有意入驻联合办公空间的企业或团队，需向运营管理部门提交入驻申请表，申请表应包括企业或团队基本信息、入驻人数、预计入驻时间、所需办公面积及设施等内容。2.运营管理部门在收到入驻申请表后，应及时进行初审，对申请信息的完整性和真实性进行核实。（二）审核与评估1.初审通过后，运营管理部门组织相关人员对申请企业或团队进行实地考察和综合评估，评估内容包括企业或团队的经营状况、行业背景、信用记录、团队稳定性等。2.根据评估结果，运营管理部门提出审核意见，报联合办公空间管理委员会审批。（三）合同签订1.经联合办公空间管理委员会审批通过后，运营管理部门与入驻企业或团队签订联合办公租赁合同，明确双方的权利和义务。2.租赁合同应包括租赁面积、租赁期限、租金及支付方式、物业服务内容、设施设备使用规定、违约责任等条款。（四）入驻手续办理1.入驻企业或团队在签订租赁合同后，应按照运营管理部门的要求办理入驻手续，提交相关资料，如营业执照副本、法定代表人身份证明、团队成员名单等。2.运营管理部门为入驻企业或团队提供办公场地、办公设备及设施，并协助其完成网络接入、电话开通等相关事宜。三、空间使用与管理（一）办公区域分配1.根据入驻企业或团队的需求和申请，运营管理部门按照合理、公平、高效的原则进行办公区域分配。2.办公区域分配应考虑企业或团队的业务类型、入驻人数、使用期限等因素，确保各入驻企业和团队之间互不干扰，便于开展工作。（二）设施设备使用1.联合办公空间内配备的办公设备及设施，如办公桌椅、电脑、打印机、复印机、会议室、洽谈室等，入驻企业和团队可根据自身需求申请使用。2.入驻企业和团队应爱护办公设备及设施，按照操作规程正确使用，不得擅自拆卸、改装或损坏。如因使用不当造成设备及设施损坏的，应承担相应的维修费用或赔偿责任。3.运营管理部门负责办公设备及设施的日常维护和管理，定期进行检查、维修和保养，确保设备及设施正常运行。（三）公共区域管理1.联合办公空间内的公共区域，如走廊、楼梯、电梯、卫生间、茶水间等，由运营管理部门统一负责清洁、卫生和安全管理。2.入驻企业和团队应保持公共区域的整洁和卫生，不得在公共区域堆放杂物、丢弃垃圾，不得损坏公共区域的设施设备。3.运营管理部门应制定公共区域使用规定，明确使用时间、使用范围和注意事项，引导入驻企业和团队文明使用公共区域。（四）空间调整与变更1.入驻企业或团队因业务发展需要调整办公区域或变更租赁面积的，应提前向运营管理部门提出书面申请。2.运营管理部门在收到申请后，应根据联合办公空间的实际情况进行审核，并与申请企业或团队协商确定调整方案。3.调整方案经双方协商一致后，签订补充协议，明确调整后的租赁面积、租金及支付方式、使用期限等条款，并办理相关手续。四、物业服务（一）物业服务内容1.保洁服务：负责联合办公空间内公共区域的日常清洁卫生，包括地面清扫、门窗擦拭、卫生间清洁等。2.安保服务：配备专业安保人员，负责联合办公空间的安全保卫工作，包括门禁管理、巡逻检查、监控系统维护等。3.设施设备维护服务：负责联合办公空间内办公设备及设施的日常维护和管理，定期进行检查、维修和保养，确保设备及设施正常运行。4.水电暖供应服务：保障联合办公空间内的水电暖供应，确保入驻企业和团队正常使用。5.其他服务：根据入驻企业和团队的需求，提供会议组织、文件复印、快递收发等其他相关服务。（二）服务标准与要求1.保洁服务应达到以下标准：公共区域地面干净整洁，无杂物、无污渍；门窗玻璃明亮干净，无灰尘、无水印；卫生间无异味，设施设备完好无损，定期进行消毒处理。2.安保服务应达到以下标准：安保人员着装整齐，持证上岗，严格执行门禁管理制度，对进出人员和车辆进行登记检查；加强巡逻检查，及时发现和处理安全隐患，确保联合办公空间的安全秩序；监控系统24小时运行，图像清晰，保存期限不少于30天。3.设施设备维护服务应达到以下标准：定期对办公设备及设施进行检查、维修和保养，确保设备及设施正常运行；接到维修通知后，应及时响应，一般故障在2小时内修复，复杂故障在24小时内修复（特殊情况除外）。4.水电暖供应服务应达到以下标准：确保水电暖供应正常，无停水、停电、停暖现象；定期对水电暖设施进行检查和维护，及时发现和处理安全隐患。5.其他服务应达到以下标准：会议组织服务应提前与客户沟通，确保会议场地、设备等准备就绪，会议过程中提供优质的服务；文件复印服务应保证复印质量，及时完成复印任务；快递收发服务应及时准确地收发快递，做好登记和保管工作。（三）服务监督与投诉处理1.运营管理部门设立服务监督电话和邮箱，接受入驻企业和团队对物业服务的监督和投诉。2.对于入驻企业和团队提出的服务问题和投诉，运营管理部门应及时受理，并进行调查核实。3.根据调查核实结果，运营管理部门应采取有效措施进行整改，并将处理结果及时反馈给入驻企业和团队。4.对于服务质量不达标的物业服务人员，运营管理部门应进行批评教育、培训考核，情节严重的予以辞退。五、费用管理（一）租金及支付方式1.入驻企业和团队应按照租赁合同约定的租金标准和支付方式按时足额支付租金。2.租金支付方式可选择按月支付、按季支付或按年支付，具体支付方式在租赁合同中明确约定。3.如入驻企业和团队逾期支付租金的，应按照租赁合同约定支付逾期违约金。逾期超过一定期限的，运营管理部门有权解除租赁合同，并要求入驻企业和团队承担相应的违约责任。（二）物业服务费用1.物业服务费用由入驻企业和团队按照租赁合同约定的标准和方式支付给运营管理部门。2.物业服务费用主要用于支付保洁服务、安保服务、设施设备维护服务、水电暖供应服务等相关费用。3.运营管理部门应定期公布物业服务费用的收支情况，接受入驻企业和团队的监督。（三）其他费用1.入驻企业和团队在使用联合办公空间内的办公设备及设施、公共区域等过程中，如产生其他费用，如水电费、网络费、设备维修费用等，应按照相关规定或合同约定自行承担。2.运营管理部门应及时向入驻企业和团队收取其他费用，并提供相应的发票或收据。六、安全管理（一）安全责任1.联合办公空间运营管理部门负责制定安全管理制度，明确安全责任，加强安全管理，确保联合办公空间的安全。2.入驻企业和团队是本单位安全管理的责任主体，应建立健全安全管理制度，加强对本单位人员的安全教育和培训，落实安全防范措施，确保本单位人员和财产安全。（二）安全设施与设备1.联合办公空间应配备必要的安全设施与设备，如消防设施、监控系统、门禁系统、应急照明等，并定期进行检查、维护和保养，确保设施设备正常运行。2.入驻企业和团队应根据自身业务特点和安全需求，配备相应的安全设施与设备，如防盗报警装置、灭火器材等，并确保其正常使用。（三）安全教育与培训1.运营管理部门应定期组织入驻企业和团队开展安全教育与培训活动，提高入驻企业和团队的安全意识和应急处置能力。2.安全教育与培训内容包括消防安全、治安防范、网络安全、应急逃生等方面的知识和技能。3.入驻企业和团队应积极组织本单位人员参加安全教育与培训活动，确保本单位人员熟悉安全管理制度和安全操作规程。（四）安全检查与隐患排查1.运营管理部门应定期对联合办公空间进行安全检查和隐患排查，及时发现和消除安全隐患。2.安全检查和隐患排查内容包括消防设施设备、电气设备、电梯、楼梯、门窗等方面的安全状况。3.入驻企业和团队应定期对本单位办公区域进行安全自查，及时发现和整改安全隐患，并将自查情况报告运营管理部门。（五）应急预案与演练1.运营管理部门应制定联合办公空间安全应急预案，明确应急处置流程和各部门、各岗位的应急职责。2.安全应急预案应包括火灾、地震、盗窃、网络安全事故等方面的应急处置措施。3.运营管理部门应定期组织入驻企业和团队开展应急演练，提高应急处置能力和协同配合能力。七、活动管理（一）活动申请1.入驻企业和团队在联合办公空间内举办活动的，应提前向运营管理部门提交活动申请表，申请表应包括活动名称、活动时间、活动地点、活动内容、参与人数等内容。2.运营管理部门在收到活动申请表后，应及时进行审核，对活动的安全性、合法性、合理性进行评估。（二）活动组织与管理1.经运营管理部门审核通过后，入驻企业和团队可按照申请方案组织开展活动。2.运营管理部门应协助入驻企业和团队做好活动的组织与管理工作，提供必要的场地、设备等支持。3.活动举办过程中，入驻企业和团队应遵守联合办公空间的相关规定，确保活动安全、有序进行。（三）活动安全保障措施1.在活动举办前，入驻企业和团队应制定详细的活动安全保障方案，明确安全责任人和安全防范措施。2.运营管理部门应加强对活动现场的安全检查和监督，确保活动现场的消防设施设备、电气设备、疏散通道等符合安全要求。3.活动举办过程中，应安排专人负责安全管理，及时发现和处理安全隐患，确保活动现场人员和财产安全。八、沟通与协调（一）沟通机制1.建立联合办公空间运营管理部门与入驻企业和团队之间的定期沟通机制，通过召开座谈会、工作汇报会等形式，及时了解入驻企业和团队的需求和意见建议，解决运营管理过程中存在的问题。2.运营管理部门设立专门的沟通邮箱和电话，及时回复入驻企业和团队的咨询和反馈信息。3.入驻企业和团队应指定专人负责与运营管理部门的沟通协调工作，及时向运营管理部门反馈本单位的工作进展情况和需求。（二）协调机制1.对于联合办公空间运营管理过程中涉及多个入驻企业和团队的问题，运营管理部门应建立协调机制，组织相关各方进行协商沟