运营单位档案管理制度

PAGE运营单位档案管理制度一、总则（一）目的为加强运营单位档案管理，确保档案的完整、准确、系统和安全，充分发挥档案在运营管理中的作用，依据国家有关法律法规及行业标准，结合本单位实际情况，制定本制度。（二）适用范围本制度适用于运营单位各部门及全体员工在各项运营活动中形成的各类档案的管理。（三）档案定义本制度所称档案，是指运营单位在运营管理、业务活动、技术研发、行政管理等工作中直接形成的，对单位具有保存价值的各种形式和载体的历史记录。（四）管理原则1.集中统一管理原则：档案工作实行集中统一领导，由单位综合档案管理部门负责统筹管理各类档案。2.真实性原则：确保档案内容真实、准确反映运营活动的实际情况。3.完整性原则：全面收集、整理运营活动中形成的各类档案，保证档案的齐全完整。4.系统性原则：按照档案的形成规律和内在联系，进行科学分类、整理和编目，保持档案的系统性。5.保密性原则：严格遵守国家有关保密规定，确保档案信息安全，防止档案信息泄露。6.方便利用原则：优化档案管理流程，提高档案检索效率，方便档案的查阅和利用。二、档案管理职责（一）综合档案管理部门职责1.贯彻执行国家有关档案管理的法律法规和行业标准，制定并组织实施本单位档案管理制度。2.负责制定档案工作发展规划和年度工作计划，并组织实施。3.负责接收、收集、整理、分类、编目、保管本单位各类档案，确保档案的完整、准确和安全。4.建立健全档案检索体系，编制档案检索工具，方便档案的查阅和利用。5.负责档案的鉴定、销毁工作，按照规定程序对已失去保存价值的档案进行鉴定和销毁。6.负责档案信息化建设，推进档案数字化管理，提高档案管理效率和服务水平。7.组织开展档案业务培训和宣传工作，提高员工的档案意识和业务水平。8.监督、指导各部门的档案管理工作，定期对各部门档案管理情况进行检查和考核。（二）各部门档案管理职责1.部门负责人职责负责本部门档案管理工作的组织领导，将档案管理工作纳入部门工作计划，明确专人负责档案管理。督促本部门员工及时整理归档各类文件材料，确保档案的完整、准确和及时归档。定期检查本部门档案管理情况，发现问题及时整改，确保档案管理工作规范有序。2.兼职档案员职责负责本部门日常文件材料的收集、整理和初步分类工作，按照档案管理要求及时将文件材料移交综合档案管理部门。协助综合档案管理部门做好本部门档案的查阅、借阅等利用工作，确保档案利用的安全和规范。学习和掌握档案管理知识和技能，积极参加档案业务培训，提高自身档案管理水平。三、档案的收集与整理（一）收集范围1.运营管理类：包括单位发展规划、年度工作计划与总结、运营决策文件、会议纪要、统计报表等。2.业务活动类：如项目策划书、业务合同、业务流程文件、业务往来信函等。3.技术研发类：科研项目立项报告、技术方案、实验数据、技术成果鉴定文件等。4.行政管理类：公文、人事档案、财务档案、固定资产档案、资质证书等。5.其他类：如声像档案（照片、录音、录像等）、电子档案等。（二）收集要求1.各部门应明确专人负责文件材料的收集工作，确保文件材料的及时、完整收集。2.收集的文件材料应字迹清晰、内容完整、格式规范，签字盖章手续齐全。3.对具有保存价值的电子文件，应同时收集其元数据信息，并确保电子文件的可读性和完整性。（三）整理原则1.遵循文件材料的形成规律和内在联系，保持文件之间的历史衔接性。2.按照档案的类别、年度、保管期限等进行分类整理，便于管理和查阅。3.同一类档案应按照一定的顺序进行排列，如时间顺序、重要程度等。（四）整理方法1.分类：将收集到的文件材料按照运营管理、业务活动、技术研发、行政管理等类别进行划分。2.组卷：将同一类别的文件材料按照一定的原则和方法组成案卷，如按问题、时间、来源等组卷。3.编目：对每一卷档案进行编号、编页、填写卷内目录、备考表等，编制案卷封面，注明案卷标题、年度、保管期限、起止卷号等信息。4.装订：对纸质档案进行装订，确保档案的整齐、牢固，便于保管和查阅。四、档案的分类与编号（一）分类方案1.一级类目：根据档案的性质和来源，将档案分为运营管理类、业务活动类、技术研发类、行政管理类、其他类五大类。2.二级类目：在一级类目下，根据档案的具体内容和特点，进一步细分二级类目。例如，运营管理类可分为发展规划、运营决策、会议纪要等；业务活动类可分为项目管理、市场营销、客户服务等；技术研发类可分为科研项目、技术创新、知识产权等；行政管理类可分为公文管理、人事管理、财务管理等；其他类可分为声像档案、电子档案等。3.三级类目：在二级类目下，根据档案的具体事项和需要，进一步细分三级类目。例如，项目管理二级类目下可分为项目立项、项目实施、项目验收等三级类目。（二）编号规则1.档案编号采用“全宗号年度保管期限类别号案卷号”的结构。2.全宗号：由上级档案管理部门统一给定，用于标识本单位档案全宗。3.年度：采用公元纪年，用四位数字表示，如“2023”。4.保管期限：分为永久、长期（30年）、短期（10年），分别用“Y”“C”“D”表示。5.类别号：根据档案分类方案，用大写字母表示一级类目，用两位数字表示二级类目，用三位数字表示三级类目。例如，“Y01001”表示运营管理类中的发展规划二级类目下的第一个案卷。6.案卷号：每一类档案按顺序依次编号，从“001”开始。五、档案的保管（一）保管场所1.综合档案管理部门应设立专门的档案库房，库房应具备防火、防潮、防虫、防盗、防光、防尘、防有害气体等功能。2.档案库房应配备必要的设施设备，如空调、除湿机、消防器材、防虫药品等，确保档案保管环境适宜。3.档案库房应保持清洁卫生，定期进行清扫和消毒，防止档案受到污染和损坏。（二）保管方式1.纸质档案应按照档案分类顺序上架存放，排列整齐，便于查找。2.电子档案应存储在专用的存储设备上，并进行备份，备份数据应异地存放。同时，应建立电子档案管理系统，对电子档案进行分类、编目、存储和检索，确保电子档案的安全和有效利用。3.声像档案应按照载体类型分别存放，如照片、录音带、录像带等，并建立相应的目录索引，便于查找和利用。（三）保管期限1.永久保管：凡是反映本单位主要职能活动和历史面貌的，对本单位和国家具有长远利用价值的档案，列为永久保管。2.长期保管：凡是反映本单位一般工作活动，在较长时间内对本单位工作有查考利用价值的档案，列为长期保管，保管期限为30年。3.短期保管：凡是反映本单位一般工作活动，在较短时间内对本单位工作有查考利用价值的档案，列为短期保管，保管期限为10年。（四）档案清查1.综合档案管理部门应定期对档案进行清查，每年至少进行一次全面清查，确保档案的数量、质量和保管状况清晰准确。2.清查内容包括档案的数量、完整性、准确性、保管期限、存放位置等，对清查中发现的问题应及时进行整改。3.清查结束后，应编制档案清查报告，报告内容包括清查时间、范围、方法、结果及存在的问题和整改措施等，并将报告存档。六、档案的利用（一）利用原则1.依法依规原则：档案利用应严格遵守国家有关法律法规和本单位档案管理制度。2.方便快捷原则：优化档案利用流程，提高档案检索效率，为利用者提供方便快捷的服务。3.安全保密原则：在档案利用过程中，应确保档案信息安全，防止档案信息泄露，对涉及国家机密、商业秘密和个人隐私的档案应严格保密。（二）利用范围1.本单位员工：因工作需要查阅、借阅本部门及其他部门相关档案的，经所在部门负责人批准后，可到综合档案管理部门办理查阅、借阅手续。2.外单位人员：因工作需要查阅、借阅本单位档案的，须持有单位介绍信，并经本单位分管领导批准后，方可到综合档案管理部门办理查阅、借阅手续。查阅、借阅重要档案的，还须经单位主要领导批准。3.司法机关：司法机关因办案需要查阅、借阅本单位档案的，应出具相关法律文书，并经本单位分管领导批准后，方可查阅、借阅。（三）利用方式1.查阅：利用者可到综合档案管理部门查阅档案，查阅时应在指定地点进行，不得擅自将档案带出档案库房。如需复印档案材料，应经综合档案管理部门同意，并按照规定办理复印手续。2.借阅：因工作需要借阅档案的，应填写借阅申请表，注明借阅档案的名称、数量、期限等，经所在部门负责人或相关领导批准后，到综合档案管理部门办理借阅手续。借阅期限一般不得超过[X]个工作日，如需延期，应提前办理续借手续。借阅者应妥善保管借阅的档案，不得转借、涂改、污损、丢失档案，如发现档案损坏或丢失，应及时报告综合档案管理部门，并承担相应的责任。（四）利用登记1.综合档案管理部门应建立档案利用登记制度，对档案利用情况进行详细记录。登记内容包括利用者姓名、单位、利用时间、利用目的、查阅或借阅档案的名称和数量等。2.档案利用登记记录应妥善保存，以备查询和统计分析。七、档案的鉴定与销毁（一）鉴定原则1.全面审查原则：对档案进行全面审查，综合考虑档案的内容、来源、形成时间、保管期限等因素，准确判断档案的保存价值。2.价值评估原则：根据档案对本单位和国家的现实利用价值和历史研究价值，评估档案的价值大小，确定档案的存毁。3.慎重决定原则：档案鉴定工作应严格按照规定程序进行，由综合档案管理部门组织相关人员进行鉴定，鉴定结果应报单位分管领导批准，确保鉴定结果的准确性和严肃性。（二）鉴定组织1.成立档案鉴定小组，由综合档案管理部门负责人、相关业务部门负责人及档案管理人员组成。2.档案鉴定小组负责制定档案鉴定标准和工作方案，组织实施档案鉴定工作，对鉴定结果进行审核，并提出处理意见。（三）鉴定方法1.直接鉴定法：对档案逐件进行审查，根据档案的内容、来源、形成时间、保管期限等因素，判断档案的保存价值。2.价值评估法：对档案的价值进行量化评估，根据评估结果确定档案的存毁。评估指标可包括档案的重要性、完整性、准确性、时效性等。（四）销毁程序1.经鉴定确无保存价值的档案，由综合档案管理部门编制档案销毁清册，清册应注明档案的名称、数量、保管期限、销毁原因等。2.档案销毁清册经单位分管领导批准后，由综合档案管理部门组织实施销毁。销毁档案时，应指定专人负责监销，确保档案销毁彻底、安全。3.档案销毁后，监销人员应在档案销毁清册上签字，并将档案销毁清册存档。八、档案的信息化管理（一）信息化建设目标1.建立完善的档案信息化管理系统，实现档案的数字化存储、管理和利用，提高档案管理效率和服务水平。2.实现档案信息资源的共享，为单位各部门提供便捷的档案查询和利用服务，促进档案信息的有效利用。3.加强档案信息安全管理，确保档案信息在传输、存储和利用过程中的安全可靠。（二）信息化建设内容1.档案数字化：对纸质档案、声像档案等进行数字化处理，将其转化为电子文件存储在档案信息化管理系统中。数字化过程应确保档案内容的完整、准确和清晰，同时建立相应的元数据信息，便于档案的管理和利用。2.档案信息化管理系统建设：建立涵盖档案收集、整理、分类、编目、存储、检索、利用、鉴定、销毁等全过程的档案信息化管理系统，实现档案管理工作的自动化、规范化和信息化。系统应具备用户管理、权限控制、数据备份与恢复、安全审计等功能，确保档案信息的安全和有效利用。3.档案信息资源共享平台建设：搭建档案信息资源共享平台，实现档案信息在单位内部各部门之间的共享和交换。平台应具备信息发布、查询、下载、在线利用等功能，方便员工及时获取所需档案信息。（三）信息化管理要求1.档案信息化管理系统应与单位办公