物业公司运营档案管理制度

PAGE物业公司运营档案管理制度一、总则（一）目的为加强物业公司运营档案管理，确保档案的完整、准确、系统和安全，充分发挥档案在公司运营管理中的作用，特制定本制度。（二）适用范围本制度适用于物业公司各部门及全体员工在运营管理活动中形成的各类档案。（三）基本原则1.集中统一管理原则：公司档案由综合管理部门集中统一管理，确保档案管理的规范性和一致性。2.真实完整原则：档案内容必须真实反映公司运营管理活动的实际情况，保证档案的完整性。3.方便利用原则：建立科学合理的档案分类体系和检索工具，便于档案的查询、调阅和利用。4.安全保密原则：采取有效措施确保档案的安全，防止档案的损坏、丢失和泄密。二、档案管理职责（一）综合管理部门职责1.贯彻执行国家有关档案管理的法律法规和公司档案管理制度，制定和完善档案管理工作细则。2.负责公司各类档案的收集、整理、归档、保管、统计和鉴定销毁等工作。3.建立和维护公司档案管理信息系统，实现档案的信息化管理。4.指导、监督和检查各部门的档案管理工作，开展档案业务培训和宣传工作。5.负责向有关部门和单位提供档案查阅、借阅服务，按照规定做好档案的利用登记工作。6.定期对公司档案管理工作进行总结和评估，提出改进措施和建议。（二）各部门职责1.负责本部门在运营管理活动中形成的各类文件材料的收集、整理和初步归档工作，并定期移交综合管理部门。2.明确一名档案管理人员，负责本部门档案管理工作，并接受综合管理部门的业务指导和监督。3.严格按照公司档案管理制度的要求，规范本部门档案的形成、积累和保管工作，确保档案的真实、完整和安全。4.根据工作需要，及时向综合管理部门提出档案查阅、借阅申请，并按照规定办理相关手续。三、档案分类与编号（一）档案分类1.行政管理类：包括公司设立、变更、注销等相关文件，公司章程、股东会决议、董事会决议等会议文件，公司内部管理制度、工作流程、岗位职责等文件，行政公文、函件、通知等往来文件，员工人事档案、劳动合同、培训记录等。2.财务管理类：包括财务预算、决算报告，财务报表、审计报告，会计凭证、账簿，税务申报资料，资金收支记录，财务合同等。3.客户服务类：包括客户档案、业主信息、物业服务合同、服务协议，客户投诉记录、处理结果，客户满意度调查资料等。4.工程管理类：包括工程项目立项、规划、设计文件，工程招投标文件、合同，工程施工图纸、技术资料，工程竣工验收报告、备案文件，工程维修记录、保养记录等。5.安全管理类：包括安全管理制度、应急预案，安全检查记录、隐患排查报告，安全事故处理文件，消防设施设备档案，监控系统资料等。6.环境管理类：包括环境卫生管理制度、作业标准，绿化养护记录、消杀记录，环保检测报告，垃圾处理合同等。（二）档案编号档案编号采用“分类代码+年度+流水号”的方式，具体如下：1.分类代码：按照档案分类类别，分别用两位大写字母表示，如行政管理类为“XG”，财务管理类为“CW”等。2.年度：用四位阿拉伯数字表示档案形成的年份，如“2023”。3.流水号：按照档案形成的先后顺序，用四位阿拉伯数字编写流水号，如“0001”。例如，一份2023年形成的行政管理类文件，其编号为“XG20230001”。四、档案收集与整理（一）收集要求1.各部门应明确档案收集的责任人，按照档案形成的规律和特点，及时收集本部门在运营管理活动中产生的各类文件材料。2.档案收集应做到全面、完整，确保文件材料的齐全，不得遗漏重要文件。3.对收集到的文件材料，应进行初步审核，确保文件内容真实、准确，格式规范。（二）整理要求1.综合管理部门负责对各部门移交的档案进行统一整理。整理工作应按照档案分类标准，对文件材料进行分类、编号、编目、装订等。分类：将文件材料按照档案分类类别进行归类。编号：按照档案编号规则，对每份文件材料进行编号。编目：编制档案目录，包括档案编号、题名、日期、保管期限等信息。装订：对纸张规格不一致、破损的文件材料进行修整、裱糊，然后按照一定顺序进行装订，确保整齐、牢固。2.整理后的档案应做到分类科学、编号唯一、编目准确、装订整齐，便于保管和利用。五、档案归档与保管（一）归档要求1.各部门应在每年[具体时间]前，将上一年度形成的档案整理后移交综合管理部门归档。2.综合管理部门对接收的档案进行审核，对不符合归档要求的档案，应及时退回原部门补充或修正。3.归档的档案应编制归档清单，一式两份，一份由综合管理部门留存，一份交移交部门备查。（二）保管要求1.综合管理部门应设立专门的档案库房，配备必要的档案保管设备，如档案柜、防火、防潮、防虫、防盗等设施，确保档案的安全保管。2.档案库房应保持清洁、整齐，温度、湿度应符合国家规定的标准。3.对电子档案，应采用安全可靠的存储设备进行备份，并定期进行检查和维护，防止数据丢失或损坏。4.建立档案保管台账，详细记录档案的入库、保管、移出等情况，做到账物相符。5.定期对档案进行清查盘点，发现问题及时处理，并做好记录。六、档案查阅与借阅（一）查阅规定1.公司内部人员因工作需要查阅档案，应填写《档案查阅申请表》，注明查阅目的、查阅内容等，经所在部门负责人签字同意后，到综合管理部门办理查阅手续。2.综合管理部门档案管理人员应根据查阅申请，提供相应的档案，并在查阅现场进行监督。查阅人员不得擅自涂改、抽取、污损档案。3.查阅档案应在综合管理部门指定的地点进行，查阅完毕后，应及时归还档案，由档案管理人员进行核对、清点。（二）借阅规定1.因工作需要借阅档案的，应填写《档案借阅申请表》，注明借阅期限、借阅用途等，经所在部门负责人和综合管理部门负责人签字同意后，方可借阅。2.借阅期限一般不得超过[具体天数]，如需延期，应提前办理续借手续。3.借阅人员应妥善保管档案，不得转借他人，不得在档案上圈划、批注、污损，不得擅自复印、拍照、摘录档案内容。如因特殊情况需要复印档案，应经综合管理部门负责人批准。4.借阅人员归还档案时，档案管理人员应认真检查档案的完整性和安全性，如发现问题，应及时查明原因并追究责任。七、档案鉴定与销毁（一）鉴定原则档案鉴定工作应遵循全面审查、慎重决定的原则，对档案的保存价值进行科学分析和判断。（二）鉴定组织成立档案鉴定工作小组，由综合管理部门负责人担任组长，各部门档案管理人员为成员。鉴定工作小组负责对公司档案进行定期鉴定。（三）鉴定标准1.保管期限划分：根据档案的重要程度、历史价值和现实利用价值，将档案保管期限划分为永久、长期（[具体年限]）和短期（[具体年限]）。永久保管：凡是反映公司主要职能活动和历史面貌的，对公司有长远利用价值的档案，列为永久保管。长期保管：凡是在较长时间内对公司工作有查考利用价值的档案，列为长期保管。短期保管：凡是在较短时间内对公司工作有参考价值的档案，列为短期保管。2.鉴定内容：鉴定工作应从档案的真实性、完整性、准确性、系统性以及与公司当前和未来工作的相关性等方面进行综合评估。（四）销毁程序1.档案鉴定工作小组对拟销毁的档案进行逐一审查，提出销毁意见，并填写《档案销毁申请表》。2.《档案销毁申请表》经公司分管领导批准后实施销毁。3.档案销毁应指定专人负责，在指定地点进行，并采用适当的方式进行销毁，确保档案信息无法恢复。4.销毁档案时，应填写《档案销毁清册》，详细记录档案的名称、数量、销毁时间、销毁方式等信息，由销毁人员和监销人员签字确认。《档案销毁清册》应永久保存。八、档案信息化管理（一）信息化建设目标建立完善的物业公司档案信息化管理系统，实现档案的数字化存储、检索、利用和管理，提高档案管理工作的效率和质量。（二）信息化管理内容1.档案数字化：对公司现有档案进行全面数字化处理，包括扫描、图像处理、数据录入等，确保数字化档案与纸质档案内容一致。2.系统建设：搭建档案信息化管理系统，具备档案录入、查询、借阅、统计、鉴定销毁等功能模块，实现档案管理的信息化流程。3.数据安全：采取数据备份、加密、访问控制等安全措施，保障档案信息化系统的数据安全