2026年光建一体化科技公司技术文档编制与归档管理制度

2026年光建一体化科技公司技术文档编制与归档管理制度第一章总则第一条为规范公司技术文档编制、审核、发布、归档、使用全生命周期管理，保障技术文档的完整性、准确性、安全性和可追溯性，提升光建一体化业务技术沉淀与复用效率，依据《中华人民共和国档案法》《企业文件材料归档范围和档案保管期限规定》《信息安全技术文档管理规范》等相关法律法规及行业标准，结合公司技术研发、生产施工、项目管理等业务场景特点，制定本制度。第二条本制度适用于公司所有技术文档的编制与归档管理，包括研发类、生产类、项目类、接口类等技术文档，覆盖技术研发部、数据管理部、项目部、运维部等所有编制和使用技术文档的部门及人员，外协单位参与编制的技术文档参照本制度执行。第三条技术文档编制与归档遵循“规范统一、真实准确、安全保密、便捷利用”核心原则。建立公司统一的文档编制标准和归档规范；文档内容需真实反映技术研发、生产施工、项目实施的实际情况，数据和描述准确无误；涉密技术文档需落实保密措施，防范泄露风险；归档文档需便于授权人员检索、查阅和复用。第四条公司技术研发部为技术文档编制与归档归口管理部门，负责制定文档编制标准、审核文档内容、管理公司技术档案库；各部门负责人为本部门技术文档编制质量和归档及时性的第一责任人；文档编制人员对文档内容的准确性、完整性承担直接责任；档案管理员负责技术文档的接收、分类、存储和借阅管理。第五条本制度需与《技术保密管理制度》《知识产权管理办法》《数据安全管理制度》协同执行，确保技术文档管理与公司保密体系、知识产权体系、数据安全体系深度融合。第二章技术文档分类与编制范围第六条技术文档分类标准：（一）研发类文档：包括光建一体化核心算法设计文档、AI施工调度应用研发文档、技术接口开发文档、系统架构设计文档、测试报告、研发立项书、研发总结报告等；（二）生产类文档：包括核心生产工艺参数文档、设备运行技术手册、施工技术交底文档、质量检测技术规范、生产安全技术指引等；（三）项目类文档：包括项目投标技术方案、项目施工组织设计文档、项目技术变更文档、项目竣工技术总结、客户定制化技术方案等；（四）运维类文档：包括系统运维手册、接口运维日志、设备维护技术文档、故障处理技术报告、版本迭代技术说明等。第七条技术文档编制范围：（一）必须编制的技术文档：核心研发算法设计文档、一级技术接口开发文档、核心生产工艺参数文档、项目投标技术方案、系统运维手册等，需在对应工作完成后5个工作日内完成编制；（二）按需编制的技术文档：常规设备操作手册、三级接口运维日志、小型项目技术总结等，可根据业务实际需求编制，编制完成后需及时归档；（三）涉密文档界定：涉及公司核心研发数据、未公开专利技术、客户敏感信息、核心生产工艺的技术文档，列为涉密技术文档，需标注保密等级并落实保密措施。第八条技术文档保密等级划分：（一）绝密级文档：包括核心算法模型文档、未公开的专利申请技术文档、客户定制化核心技术方案，仅限核心研发人员、公司管理层授权查阅；（二）机密级文档：包括一级技术接口开发文档、核心生产工艺参数文档、项目投标核心技术方案，仅限相关业务负责人和授权操作人员查阅；（三）秘密级文档：包括常规生产技术手册、二级/三级接口运维文档、非核心项目技术总结，仅限公司内部授权人员查阅；（四）非涉密文档：包括公开的行业技术标准、通用设备操作手册、基础技术培训文档，可在公司内部全员查阅。第三章技术文档编制规范第九条文档格式与结构规范：（一）格式规范：1.文档统一使用公司指定模板，字体为宋体，正文字号为小四，标题字号按层级区分（一级标题二号加粗、二级标题小三加粗、三级标题四号加粗）；2.页面设置为A4纸张，页边距上2.5cm、下2.5cm、左2.8cm、右2.8cm，行距为1.8倍，段落首行缩进2字符；3.文档命名采用“业务模块_文档类型_版本号_编制日期”格式，如“施工调度_算法设计_V1.0_20260101”，禁止使用无意义字符命名。（二）结构规范：1.研发类文档需包含编制说明、技术背景、核心逻辑、参数说明、测试结果、风险提示等模块；2.生产类文档需包含适用范围、技术参数、操作步骤、注意事项、异常处理、维护周期等模块；3.项目类文档需包含项目概况、技术方案、实施步骤、质量标准、验收要求、技术保障措施等模块；4.运维类文档需包含运维范围、操作流程、监控指标、故障排查步骤、版本记录、责任人等模块。第十条文档内容编制要求：（一）数据准确：文档中的技术参数、测试数据、工艺指标等需与实际研发、生产、项目情况一致，禁止编造或篡改数据；（二）描述清晰：技术术语使用公司统一规范的表述，避免歧义，操作步骤、逻辑流程描述需通俗易懂，便于相关人员理解和执行；（三）内容完整：文档需覆盖对应技术工作的全流程，无关键信息缺失，如研发文档需包含需求分析、设计、测试、总结全环节内容；（四）版本明确：文档需标注版本号，版本号按“主版本号.次版本号.修订号”格式编制（如V1.2.1），版本变更需注明变更内容和原因。第十一条文档审核流程：（一）编制自检：文档编制完成后，编制人员需对照编制标准和业务实际情况进行自检，确认内容准确、格式规范、无信息缺失；（二）部门审核：编制人员将文档提交至部门负责人审核，部门负责人重点审核文档内容与业务的匹配度、保密等级标注的准确性；（三）归口审核：涉密文档、核心研发文档需提交至技术研发部审核，审核内容包括编制规范符合性、技术描述准确性、保密措施完整性；（四）审核确认：审核通过后，审核人需在文档上签字（电子文档需加盖电子签章），审核不通过的，编制人员需在3个工作日内修改后重新提交审核。第四章技术文档归档管理第十二条归档时限要求：（一）研发类文档：研发项目验收通过后10个工作日内完成归档，阶段性研发文档（如测试报告）需在阶段工作完成后5个工作日内归档；（二）生产类文档：生产工艺确定、设备投用后7个工作日内完成归档，工艺变更文档需在变更生效后3个工作日内归档；（三）项目类文档：项目竣工验收后15个工作日内完成归档，项目投标技术方案需在投标结束后5个工作日内归档；（四）运维类文档：月度运维总结、故障处理报告需在次月5个工作日内归档，系统版本迭代文档需在迭代上线后7个工作日内归档。第十三条归档流程：（一）归档申请：文档编制人员填写《技术文档归档申请表》，附审核通过的文档电子版和纸质版（涉密文档仅提交电子版），提交至档案管理员；（二）归档验收：档案管理员核对文档的完整性、审核签字的有效性、格式的规范性，验收通过后接收文档，验收不通过的退回编制人员整改；（三）分类存储：档案管理员按文档分类标准对文档进行分类编号，电子版文档存储至公司加密档案服务器，纸质版文档存放至专用档案柜，涉密文档需单独加密存储；（四）归档备案：档案管理员将归档文档信息录入《技术文档归档台账》，台账包含文档名称、分类、版本、编制人、归档日期、保密等级、存储位置等信息，便于检索和管理。第十四条归档文档保管要求：（一）电子版保管：加密档案服务器需启用访问权限控制和操作日志记录，绝密级、机密级文档需额外设置加密保护，定期备份文档数据（每月至少1次）；（二）纸质版保管：纸质文档存放环境需满足防潮、防火、防虫、防盗要求，绝密级纸质文档需存放至双人双锁档案柜，保管人员需每月检查文档完好性；（三）保管期限：绝密级文档永久保管，机密级文档保管期限不少于10年，秘密级文档保管期限不少于5年，非涉密文档保管期限不少于3年，到期文档需按审批流程处理。第五章技术文档借阅与使用管理第十五条借阅申请条件：（一）因研发、生产、项目实施、运维等工作需要，必须查阅归档技术文档的；（二）借阅人已签订《技术文档使用保密协议》，且具备对应保密等级文档的查阅权限；（三）借阅范围和使用期限明确，无超出工作必需的借阅需求。第十六条借阅审批流程：（一）申请提交：借阅人填写《技术文档借阅申请表》，明确文档名称、借阅原因、使用范围、借阅期限，提交至所在部门负责人审核；（二）权限审核：部门负责人审核借阅需求的合理性，确认借阅人权限，涉密文档需额外提交技术研发部审核，绝密级文档需报公司管理层审批；（三）借阅实施：审批通过后，档案管理员为借阅人开通电子版文档查阅权限或发放纸质版文档，明确借阅期限和使用要求，涉密文档禁止复制、截屏、外传；（四）归还核销：借阅期限到期后，借阅人需归还纸质版文档或申请关闭电子版查阅权限，档案管理员核对文档完好性后，在《借阅台账》中核销借阅记录。第十七条文档使用规范：（一）借阅文档仅限在审批的使用范围内使用，禁止超出范围传播、复制、修改；（二）使用涉密文档时需在公司指定终端操作，禁止将文档拷贝至私人设备，使用完毕后立即关闭文档访问权限；（三）文档内容如需引用至外部文档（如客户方案、外协资料），需先进行脱敏处理，隐藏涉密信息，经技术研发部审核后方可引用。第六章责任与考核第十八条责任界定：（一）编制人员责任：确保文档编制及时、内容准确、格式规范，涉密文档标注清晰，未按要求编制文档导致信息缺失、错误的，承担直接责任；（二）审核人员责任：严格审核文档内容和格式，未发现文档错误或保密等级标注不当的，承担审核责任；（三）档案管理员责任：保障归档文档安全存储、借阅流程合规，文档丢失、泄露或违规借阅的，承担管理责任；（四）借阅人员责任：按规定使用和归还文档，泄露涉密文档内容、超范围使用文档的，承担违规使用责任。第十九条考核与奖惩：（一）考核指标：将文档编制及时率、内容准确率、归档完成率、借阅合规率纳入相关人员绩效考核；（二）奖励措施：对文档编制质量高、归档及时、严格遵守借阅规范的人员，给予500-3000元一次性奖励；对在文档复用、技术沉淀中做出突出贡献的部门，给予1000-5000元团队奖励；（三）处罚措施：未按要求编制或归档文档的，给予警告、扣减绩效奖金（200-1000元）；违规借阅、泄露涉密文档的，给予罚款（1000-5000元）、降岗等处罚，