活动会议制度

活动会议制度第一章总则第一条本制度依据《中华人民共和国公司法》《企业内部控制基本规范》及集团母公司《风险管理纲要》等法律法规及内部管理制度制定，旨在规范公司内部活动会议管理，防控会议组织、决策执行等环节的专项风险，提升管理效能与合规水平，满足公司治理现代化要求。第二条本制度适用于公司各部门、下属单位及全体员工，覆盖公司年度计划会、部门例会、专项研讨会、决策评审会等各类内部会议的策划、组织、执行及后续跟进管理，以及与业务运营相关的会议决策支持工作。第三条本制度涉及以下核心术语：（一）XX专项管理：指以风险防控为导向，对会议管理全流程实施目标化、标准化、闭环化管控的管理模式，涵盖议题策划、流程设计、资源调配、合规审查、效果评估等环节。（二）XX风险：指会议管理中可能引发决策失误、资源浪费、信息泄露、责任推诿等问题的潜在问题，包括组织风险、执行风险、合规风险、安全风险等。（三）XX合规：指会议管理活动必须符合法律法规、公司制度及行业准则的统一要求，确保程序合法、内容适当、责任明确。第四条XX专项管理遵循以下核心原则：（一）全面覆盖：确保所有会议活动纳入统一管理框架，无死角、无遗漏；（二）责任到人：明确各层级、各部门在会议管理中的具体职责，形成责任链条；（三）风险导向：将风险防控嵌入会议管理始终，优先管控重大风险事项；（四）持续改进：根据管理效果反馈动态优化制度流程，实现螺旋式提升。第二章管理组织机构与职责第五条公司主要负责人为公司XX专项管理第一责任人，对会议管理的总体合规性负最终责任；分管领导为公司XX专项管理直接责任人，负责具体组织协调与督导落实。第六条公司设立XX专项管理领导小组，由公司主要负责人任组长，分管领导任副组长，成员包括办公室、风控合规部、财务部等关键部门负责人，统筹协调会议管理中的重大事项决策、跨部门协同及监督考核。领导小组下设办公室于办公室（或指定牵头部门），负责日常事务管理。第七条XX专项管理领导小组主要履行以下职能：（一）制定和完善会议管理制度，审批重大会议方案；（二）统筹协调全公司会议管理资源，解决跨部门争议；（三）监督评估各部门会议管理效果，提出改进要求；（四）对重大会议决策的风险进行集体审议。第八条牵头部门（通常为办公室）负责XX专项管理制度的建设与维护，主要职责包括：（一）统筹制定会议管理标准，组织开展培训宣贯；（二）定期组织专项风险排查，编制会议管理手册；（三）监督各部门会议管理执行情况，实施绩效考核；（四）协调会议资源（如场地、设备、人员），优化管理流程。第九条专责部门（通常为风控合规部、法务部等）负责XX专项领域的业务合规审核，主要职责包括：（一）对会议议题的合规性进行前置审查，提出风险评估建议；（二）审核重大决策会议的决议文件，确保程序合法；（三）参与会议风险的处置与调查，完善合规标准；（四）对会议管理中的新问题开展专项研究。第十条业务部门及下属单位负责落实XX专项管理要求，主要职责包括：（一）执行公司会议管理制度，开展本单位的日常会议组织；（二）识别并上报会议管理中的风险隐患，制定防控措施；（三）完成会议决策的执行落地，确保结果有效；（四）对本部门员工进行会议操作规范培训。第十一条基层执行岗员工必须履行以下合规操作责任：（一）签署岗位合规承诺书，明确自身在会议管理中的责任；（二）及时上报会议执行中的异常情况，如程序违规、资源浪费等；（三）按照审批权限执行会议决议，不得擅自变更；（四）妥善保管会议资料，防止信息泄露。第三章专项管理重点内容与要求第十二条会议策划环节需确保议题必要性与前瞻性，重点审查：（一）议题是否与部门/公司战略目标一致，避免议题发散或重复；（二）会议频次是否合理，防止资源过度占用；（三）参会人员范围是否适当，避免无关人员干扰决策。禁止性行为：严禁为个人私利策划无实质内容的会议，严禁将会议作为拖延决策的手段。重点防控点：策划阶段的资源错配风险（如场地闲置、人员空降）。第十三条会议组织环节需严格管控流程节点，重点审查：（一）议程设计是否清晰、逻辑性是否强，避免冗长拖沓；（二）会议通知是否提前X天发布，关键决策会议需附决策依据清单；（三）会议材料是否提前X小时送达参会人，确保充分准备。禁止性行为：严禁在会议中临时插入重大议题，严禁未充分讨论即强行表决。重点防控点：组织阶段的执行偏差风险（如时间失控、物料缺失）。第十四条会议审批环节需明确权限划分，重点审查：（一）一般会议是否履行部门负责人审批，重大会议是否报领导小组备案；（二）决策类会议是否附决策事项的风险评估报告；（三）跨部门会议是否经相关单位会签。禁止性行为：严禁越级审批，严禁未经审批擅自召开涉及重大资金/人事的会议。重点防控点：审批阶段的决策冒进风险（如未评估风险即通过决议）。第十五条会议执行环节需强化过程管控，重点审查：（一）会议纪律是否执行到位，如是否按时开始/结束、是否控制发言时间；（二）关键决策是否明确记录，形成会议纪要并按权限分发；（三）突发情况是否制定应急预案，如设备故障、人员冲突等。禁止性行为：严禁会议期间处理无关事务，严禁参会人私下沟通影响决策；重点防控点：执行阶段的信息失真风险（如会议记录不完整、决议被篡改）。第十六条会议决策环节需确保科学民主，重点审查：（一）决策事项是否充分论证，是否考虑替代方案；（二）重大决策是否执行“集体决策、少数服从多数”原则；（三）决策决议是否附后续跟进计划，明确责任人与时间节点。禁止性行为：严禁“一言堂”式决策，严禁未经讨论即强制推行；重点防控点：决策阶段的责任虚化风险（如无人对决策后果负责）。第十七条会议评估环节需闭环管理，重点审查：（一）会议目标达成率是否量化考核，如问题解决率、决策执行度；（二）未达预期议题是否转至专项研究，形成长效机制；（三）会议管理成本是否纳入部门预算控制。禁止性行为：严禁评估流于形式，严禁对问题整改不力；重点防控点：评估阶段的整改滞后风险（如同类问题反复出现）。第十八条会议纪要管理需确保闭环追溯，重点审查：（一）会议纪要是否附决议编号，是否明确责任部门与完成时限；（二）纪要分发范围是否覆盖所有相关单位，是否设置签收确认环节；（三）电子会议纪要是否加密存储，纸质资料是否归档管理。禁止性行为：严禁纪要内容缺失关键要素，严禁未经审批擅自发布纪要；重点防控点：纪要管理的信息滞后风险（如决议未及时传达执行）。第四章专项管理运行机制第十九条制度动态更新机制：（一）办公室每年联合风控合规部对制度执行情况进行全面评估；（二）根据法律法规变化、业务调整或管理问题，启动制度修订程序；（三）修订方案经领导小组审议通过后，由办公室发布执行通知。第二十条风险识别预警机制：（一）各部门每月报送会议管理风险清单，办公室汇总形成风险库；（二）风险库按“低/中/高”分级，重大风险由领导小组每月评审；（三）发布预警通知时需明确风险表现、防控措施及责任单位。第二十一条合规审查机制：（一）一般会议由牵头部门审查，重大会议由风控合规部联合审查；（二）所有决策类会议的决议文件需经合规性校验，不符合项必须整改；（三）违反“未经审查不得实施”原则的会议，追究组织者责任。第二十二条风险应对机制：（一）一般风险由业务部门自行处置，每日上报处置结果；（二）重大风险启动应急流程：立即成立处置组、上报领导小组、暂停问题会议；（三）风险处置需形成闭环报告，包括处置措施、效果评估及制度优化建议。第二十三条责任追究机制：（一）违规情形分为：制度未执行、执行不到位、执行偏差；（二）处罚标准：轻微违规通报批评，重大违规取消评优资格；（三）处罚结果与绩效考核联动，形成正向约束。第二十四条评估改进机制：（一）每季度召开会议管理评估会，审议制度执行效果；（二）评估指标包括：会议成本降低率、风险发生率、决策达成率；（三）评估结果用于优化流程设计、完善管理标准。第五章专项管理保障措施第二十五条组织保障：（一）公司主要负责人每年至少听取X次会议管理专题汇报；（二）分管领导每季度带队检查部门会议管理情况；（三）建立跨部门会议管理联席会议制度，解决共性问题。第二十六条考核激励机制：（一）将会议管理合规情况纳入部门年度考核权重X%；（二）对会议管理创新（如流程优化、成本控制）的部门给予专项奖励；（三）个人考核与所负责会议的合规等级挂钩。第二十七条培训宣传机制：（一）管理层：每年参加X次合规履职培训，重点学习集体决策规范；（二）业务人员：每半年开展X次操作规范培训，强化风险意识；（三）发布《会议管理红线清单》，明确禁止性行为。第二十八条信息化支撑：（一）开发会议管理平台，实现议题线上征集、议程自动推送；（二）系统自动监控会议时长、参会率，实时预警异常数据；（三）电子签章功能确保会议决议快速存档、高效追溯。第二十九条文化建设：（一）编制《会议管理合规手册》，人手一份并组织学习；（二）签订《会议管理合规承诺书》，全员签署并存档；（三）设立月度“最佳会议组织案例”，树立标杆。第三十条报告制度：（一）风险事件报告：重大风险事件须2小时内上报至领导小组，48小时内提交处置报告；