疫情期间紧急采购制度

疫情期间紧急采购制度第一章总则第一条本制度依据《中华人民共和国政府采购法》《中华人民共和国招标投标法实施条例》及集团母公司《企业内部控制基本规范》等法律法规、行业准则及内部管理要求制定，旨在规范公司疫情期间紧急采购行为，防控专项风险，保障物资供应稳定，维护企业及社会公共利益。第二条本制度适用于公司各部门、下属单位及全体员工在新型冠状病毒感染疫情防控期间开展的紧急物资采购活动，涵盖但不限于防疫物资（如医用口罩、消毒液、防护服等）、生活物资（如食品、饮用水等）及其他保障性物资的采购需求。第三条本制度中下列术语定义如下：（一）“XX专项管理”指公司在特殊时期为应对突发风险而实施的采购管理机制，包括需求研判、供应商管理、流程控制、风险防控等全流程管理活动；（二）“XX风险”指因紧急采购可能引发的价格波动、质量隐患、供应链中断、合规漏洞等潜在问题；（三）“XX合规”指紧急采购活动必须符合国家法律法规、行业规范及企业内部制度要求，确保采购行为合法、公正、高效。第四条疫情期间紧急采购管理应遵循以下原则：（一）全面覆盖原则，确保采购需求全面纳入管理范畴，不留死角；（二）责任到人原则，明确各级管理主体及执行岗位的职责权限；（三）风险导向原则，重点防控价格欺诈、质量失控、暗箱操作等关键风险；（四）持续改进原则，通过动态评估优化管理流程，提升防控能力。第二章管理组织机构与职责第五条公司主要负责人为公司疫情防控期间紧急采购工作的第一责任人，对采购活动的合规性、安全性负总责；分管领导为直接责任人，负责采购计划的统筹审批、资源配置及风险监控。第六条设立公司疫情防控紧急采购管理领导小组（以下简称“领导小组”），由公司主要负责人牵头，分管领导、财务部、采购部、法务部等部门负责人组成，具体履行以下职能：（一）统筹协调紧急采购工作，制定采购策略及资源调配方案；（二）审批重大采购项目及预算调整，确保采购决策科学合理；（三）监督采购活动全过程，对违规行为进行处置。第七条公司各部门、下属单位为紧急采购的责任主体，其职责划分如下：（一）采购部为牵头部门，负责统筹采购需求管理、供应商资质审核、招标流程组织、合同签订及履约监督；（二）财务部为专责部门，负责采购预算审核、资金支付管理、票据合规审查及成本控制；（三）需求部门及下属单位为业务部门，负责提出采购需求、参与技术参数评审、监督到货验收；（四）法务部为合规监督部门，负责审核采购文件的合法性、合同条款的完整性，提供法律支持。第八条基层执行岗位的合规操作责任如下：（一）采购专员应严格按照制度流程执行采购任务，不得擅自变更采购方式或供应商；（二）验收人员应严格核对物资数量、质量，对不符合要求的及时上报；（三）所有岗位人员均有义务对发现的违规行为或风险隐患进行主动报告。第三章专项管理重点内容与要求第九条采购需求管理紧急采购需求必须经需求部门、领导小组双重确认，形成书面清单，明确物资种类、数量、用途及紧急程度，并附技术参数及预算依据。第十条供应商尽职调查（一）采购部应建立合格供应商库，优先选择具有供货能力、资质齐全、信誉良好的供应商；（二）对首次合作供应商，需进行实地考察、资质审核及业绩评估，确保其能够满足紧急需求；（三）禁止向关联方采购，特殊情形需经领导小组审批。第十一条采购方式选择（一）小额采购（预算X万元以下）可采用询价或比价方式，优先选择协议供应商；（二）大宗采购（预算X万元以上）必须通过公开招标或竞争性谈判，确保采购过程的公平性；（三）应急采购可采取紧急采购卡、定向采购等方式，但需事后补充完善流程。第十二条价格管控（一）采购部应建立价格监测机制，定期比对市场行情，防止价格虚高；（二）财务部对采购价格进行复核，对异常价格波动及时预警；（三）禁止任何形式的回扣或利益输送，所有价格须公开透明。第十三条合同签订与履约（一）采购合同应明确物资规格、数量、交付时间、违约责任等核心条款，并由法务部审核；（二）供应商未按合同交付或交付不合格的，采购部有权解除合同并索赔；（三）财务部凭合同及验收单办理付款，确保资金安全。第十四条质量验收（一）需求部门及下属单位负责组织物资到货验收，重点核对品牌、规格、数量及质量证明文件；（二）对检验不合格的物资，应及时退回供应商并要求整改；（三）验收记录需存档备查，作为考核供应商的重要依据。第十五条风险防控（一）采购部需定期排查供应链中断风险，对关键物资建立备选供应商机制；（二）财务部需防控资金支付风险，确保采购款专款专用；（三）法务部需防控法律合规风险，确保采购行为符合监管要求。第四章专项管理运行机制第十六条制度动态更新（一）采购部根据国家政策及市场变化，每季度评估制度适用性，提出修订建议；（二）领导小组每年组织制度修订，确保其与实际情况匹配。第十七条风险识别预警（一）采购部每月开展风险排查，重点监控供应商资质、价格波动、交付延迟等问题；（二）财务部每周通报资金支付异常情况，及时预警财务风险；（三）领导小组每季度召开风险评估会，发布预警通知。第十八条合规审查机制（一）采购需求需经需求部门、采购部、财务部、法务部四重审查，未经审查不得实施；（二）采购合同需经领导小组审批，重大合同需报备母公司备案；（三）所有采购活动均需纳入信息化系统管理，实现全流程可追溯。第十九条风险应对机制（一）一般风险由采购部牵头处置，重大风险由领导小组启动应急预案；（二）对供应商违约行为的，依法解除合同并追究责任；（三）涉及资金安全的，由财务部紧急处置并上报领导小组。第二十条责任追究机制（一）对违规采购行为的，依据情节轻重给予警告、降级、解职等处分；（二）对造成重大损失的，依法追责并取消其参与采购项目的资格；（三）将责任追究结果纳入绩效考核，与绩效奖金、评优评先挂钩。第二十一条评估改进机制（一）每年末由领导小组组织专项评估，考核制度有效性及风险防控成果；（二）对发现的问题，制定整改方案并跟踪落实；（三）将评估结果作为制度优化的重要参考依据。第五章专项管理保障措施第二十二条组织保障（一）各级领导干部需明确职责分工，确保采购工作有序推进；（二）领导小组每月召开例会，协调解决重大问题；（三）设立疫情防控工作小组联络员制度，确保信息畅通。第二十三条考核激励机制（一）将紧急采购合规情况纳入部门年度考核，考核结果与绩效奖金挂钩；（二）对表现突出的部门及个人，给予专项奖励；（三）对违反制度的，实行一票否决制。第二十四条培训宣传机制（一）每季度组织全员培训，内容包括制度解读、风险防控、操作规范等；（二）制作宣传手册，在办公区、生产区张贴合规标语；（三）组织合规承诺签字活动，增强员工责任意识。第二十五条信息化支撑（一）采购部牵头建设紧急采购管理系统，实现需求提交、供应商管理、合同管理、资金支付等全流程线上化；（二）系统需具备风险预警功能，对异常行为自动提示；（三）财务部接入系统，实现采购资金闭环管理。第二十六条文化建设（一）编制《紧急采购合规手册》，明确行为规范及处罚标准；（二）设立合规举报箱，鼓励员工监督违规行为；（三）定期评选“合规标兵”，树立先进典型。第二十七条报告制度（一）每日向领导小组报送紧急采购进展情况，包括已采购物资、待采购物资、存在问题等；（二）每月向母公司报送专项管理报告，内容包括