行政机关公文写作规范培训材料

行政机关公文写作规范培训材料一、公文写作的重要性与基本原则公文是行政机关在行政管理过程中形成的具有法定效力和规范体式的文书，是依法行政和进行公务活动的重要工具。其质量直接关系到机关工作的效率、决策的落实以及机关的形象。因此，掌握公文写作规范，提升公文处理能力，是每一位机关工作人员的基本素养和履职要求。公文写作应遵循以下基本原则：1.准确规范原则：内容必须真实准确，符合党和国家的方针政策、法律法规，符合客观实际情况。文种使用、格式要素、行文规则等必须严格遵循国家统一规定，确保规范无误。2.实事求是原则：公文的撰写必须基于客观事实，反映真实情况，提出的措施和办法要切实可行。避免主观臆断，杜绝虚报浮夸。3.精简高效原则：行文应当确有必要，注重实效。内容力求简明扼要，言简意赅，避免冗长空洞。格式力求简洁明了，方便阅读和处理，反对形式主义。4.安全保密原则：严格遵守保密纪律和保密规定，准确划分公文的密级和保密期限，确保党和国家秘密的安全。二、公文的种类与适用范围行政机关公文种类繁多，各有其特定的适用范围和写作要求。准确选择和使用文种，是保证公文效用的前提。常用的公文种类及其主要适用范围如下：1.决议：适用于会议讨论通过的重大决策事项。2.决定：适用于对重要事项作出决策和部署、奖惩有关单位及人员、变更或者撤销下级机关不适当的决定事项。3.命令（令）：适用于公布行政法规和规章、宣布施行重大强制性措施、批准授予和晋升衔级、嘉奖有关单位和人员。4.公报：适用于公布重要决定或者重大事项。5.公告：适用于向国内外宣布重要事项或者法定事项。6.通告：适用于在一定范围内公布应当遵守或者周知的事项。7.意见：适用于对重要问题提出见解和处理办法。8.通知：适用于发布、传达要求下级机关执行和有关单位周知或者执行的事项，批转、转发公文。9.通报：适用于表彰先进、批评错误、传达重要精神和告知重要情况。10.报告：适用于向上级机关汇报工作、反映情况，回复上级机关的询问。11.请示：适用于向上级机关请求指示、批准。12.批复：适用于答复下级机关请示事项。13.函：适用于不相隶属机关之间商洽工作、询问和答复问题、请求批准和答复审批事项。14.纪要：适用于记载会议主要情况和议定事项。在实际工作中，应根据行文目的、发文机关的职权和与主送机关的行文关系，准确选用相应的文种，避免出现“张冠李戴”的现象。例如，请求指示和批准时用“请示”，汇报工作、反映情况时用“报告”，二者不可混淆；向平级或不相隶属机关商洽工作时用“函”，不可用“请示”或“通知”。三、公文写作的基本规范（一）格式规范公文格式是公文的外在表现形式，具有严肃性和规范性。根据《党政机关公文处理工作条例》和《党政机关公文格式》国家标准，公文的格式要素主要包括：份号、密级和保密期限、紧急程度、发文机关标志、发文字号、签发人、标题、主送机关、正文、附件说明、发文机关署名、成文日期、印章、附注、附件、抄送机关、印发机关和印发日期、页码等。这些要素的标注位置和具体要求都有明确规定，必须严格遵守。1.标题：应当准确简要地概括公文的主要内容并标明公文种类，一般由发文机关名称、事由和文种组成。标题中除法规、规章名称加书名号外，一般不用标点符号。例如：“XX省人民政府关于加强环境保护工作的通知”。2.主送机关：指公文的主要受理机关，应当使用机关全称、规范化简称或者同类型机关统称。上行文一般只写一个主送机关，下行文可以有多个主送机关。3.正文：是公文的主体，用来表述公文的内容。正文的结构一般包括开头、主体、结尾三部分。开头部分通常说明发文的缘由、依据或目的；主体部分是公文的核心，要具体阐述工作的任务、要求、措施和办法等；结尾部分根据文种的不同，可提出希望和要求、发出号召、请求批复等。4.附件说明：公文如有附件，应当在正文之后、发文机关署名之前注明附件的顺序号和名称。5.发文机关署名和成文日期：发文机关署名应当用发文机关全称或者规范化简称。成文日期署会议通过或者发文机关负责人签发的日期。联合行文时，署最后签发机关负责人签发的日期。成文日期中的数字用阿拉伯数字将年、月、日标全，年份应标全称，月、日不编虚位（即1不编为01）。6.印章：公文中有发文机关署名的，应当加盖发文机关印章，并与署名机关相符。印章用红色，不得出现空白印章。（二）语言规范公文语言是一种具有特定风格的书面语言，其基本要求是：准确、简明、庄重、得体。1.准确：是公文语言的生命线。要恰当地使用词语，特别是对政策、法规、数据、事实的表述必须精准无误，避免产生歧义。多用书面语，少用口语；多用规范语，少用方言土语。2.简明：即用最简练的文字表达最丰富的内容。要开门见山，直奔主题，避免穿靴戴帽、空话套话。句子要简洁，避免不必要的修饰和重复。3.庄重：体现行政机关的权威性和严肃性。语言要端庄、郑重，符合机关行文的场合和身份。避免使用诙谐、幽默、夸张等文学性语言。4.得体：指语言的运用要与公文的行文方向、内容、对象和目的相适应。对上行文，语气要谦逊、尊重；对下行文，语气要明确、肯定，具有权威性和指令性；对平行文，语气要平和、诚恳，体现协商合作的态度。（三）行文规则行文规则是指公文在运行过程中应遵循的规矩和要求，旨在保证机关之间公文往来的顺畅有序，提高工作效率。1.确有必要，注重实效：行文应当确有必要，讲求实效，注重针对性和可操作性。2.按隶属关系行文：一般不得越级行文，特殊情况需要越级行文的，应当同时抄送被越过的机关。3.上行文规则：请示应当一文一事；一般只写一个主送机关，需要同时送其他机关的，应当用抄送形式，但不得抄送其下级机关；受双重领导的机关向一个上级机关行文，必要时抄送另一个上级机关。4.下行文规则：主送受理机关，根据需要抄送相关机关。重要行文应当同时抄送发文机关的直接上级机关。党委、政府的办公厅（室）根据本级党委、政府授权，可以向下级党委、政府行文，其他部门和单位不得向下级党委、政府发布指令性公文或者在公文中向下级党委、政府提出指令性要求。需经政府审批的具体事项，经政府同意后可以由政府职能部门行文，文中须注明“经政府同意”。5.平行文规则：平行机关之间可以相互行文，不相隶属机关之间也可以相互行文，但不得在公文中规定指令性内容。四、常见公文文种写作要点（一）通知通知是适用范围最广、使用频率最高的公文文种之一。其特点是应用灵活、写法多样。常见的通知类型有：发布性通知、指示性通知、批转性通知、转发性通知、任免通知、会议通知等。写作要点：发布性通知：用于发布行政法规、规章及其他规范性文件。标题中常带有“发布”、“印发”等字样。正文一般比较简短，写明发布对象、发布依据和执行要求即可。指示性通知：用于对下级机关布置工作，阐明工作活动的指导原则和方法。正文通常包括发文缘由、工作任务与要求、具体措施与方法、注意事项等内容。要条理清晰，要求明确具体。批转、转发性通知：用于批转下级机关的公文，转发上级机关、同级机关和不相隶属机关的公文。正文一般包括批转或转发的依据、对被批转或转发公文的评价和执行要求。批转性通知还可以对下级机关的公文提出补充或修正意见。（二）报告报告适用于向上级机关汇报工作、反映情况，回复上级机关的询问。报告具有陈述性和汇报性的特点，一般不需要上级机关批复。写作要点：汇报工作的报告：要如实反映工作的进展情况、取得的成绩、存在的问题以及下一步工作计划。内容要具体，重点突出，条理清晰。反映情况的报告：要针对某一情况或问题进行专题反映，说明情况发生的背景、经过、原因、造成的影响以及处理意见或建议。回复询问的报告：要针对上级机关的询问内容，逐一作出明确、具体的答复。报告不得夹带请示事项。（三）请示请示适用于向上级机关请求指示、批准。请示具有期复性和单一性的特点，必须事前行文，一文一事。写作要点：缘由要充分：开头部分要详细阐述请示的原因、依据和背景，说明为什么需要请示，理由要充分、合理，以便上级机关理解和批准。事项要明确：请示的事项要具体、清晰，让上级机关一目了然。如果请示的事项比较复杂，可以分点列出。要求要得体：结尾通常用“以上请示妥否，请批示”、“特此请示，请予批准”等惯用语。态度要谦逊、诚恳。（四）函函适用于不相隶属机关之间商洽工作、询问和答复问题、请求批准和答复审批事项。函的特点是灵活性强，使用方便，不受隶属关系限制。写作要点：目的明确：函的内容要直奔主题，明确表达商洽、询问、答复或请求批准的事项。措辞得体：函的语言要平和、礼貌、诚恳。商洽工作时要体现协商的态度；询问问题时要谦逊；答复问题时要明确；请求批准时要尊重对方的职权。短小精悍：函的篇幅一般不宜过长，要简明扼要，抓住关键。五、公文写作常见问题与提升路径（一）常见问题在公文写作实践中，一些常见问题影响着公文质量，主要包括：1.文种使用不当：对各种文种的适用范围理解不清，错用、滥用文种。2.格式不规范：标题不规范、主送机关不准确、成文日期标注错误、印章使用不当等。3.内容空洞，针对性不强：缺乏具体内容，空话套话多，对实际工作的指导意义不大。4.逻辑混乱，条理不清：结构松散，层次不明，观点与材料脱节。5.语言表达不规范：用词不当、语法错误、标点符号使用不规范，或者语言过于口语化、随意化。6.数据不准确，依据不充分：引用的数据不真实、不准确，提出的观点和措施缺乏政策依据和事实依据。（二）提升路径提升公文写作能力是一个长期积累和实践的过程，需要从以下几个方面努力：1.加强理论学习：认真学习《党政机关公文处理工作条例》、《党政机关公文格式》等法规文件，熟练掌握公文写作的基本知识和规范要求。同时，要学习党和国家的方针政策，提高政策理论水平，确保公文内容符合政策导向。2.深入调查研究：“巧妇难为无米之炊”。只有深入实际，调查研究，掌握第一手资料，才能写出内容充实、针对性强的公文。要了解工作实际，把握问题本质，使提出的措施和办法具有可行性。3.勤于实践锻炼：多写多练是提高公文写作能力最有效的途径。要勇于承担写作任务，在实践中不断总结经验教训，逐步提高写作技巧和水平。写完后要反复修改，精益求精。4.注重积累借鉴：广泛阅读优秀公文范例，学习他人的写作方法和技巧。同时，注意积累词汇、素材和各类知识，丰富自己的“资料库”。5.培养严谨细致的作风：公文写作无小事，一字一句都可能关系重大。要养