2026年海洋能发电公司项目推广资料归档管理制度

2026年海洋能发电公司项目推广资料归档管理制度第一章总则第一条制定目的为规范本公司海洋能发电项目推广资料的归档管理工作，保障推广资料的完整性、安全性和可追溯性，提高资料利用效率，避免资料丢失、泄露或滥用，结合海洋能发电行业项目推广特点及公司资料管理实际，依据《中华人民共和国档案法》《中华人民共和国保守国家秘密法》等相关法律法规，特制定本制度。第二条适用范围本制度适用于公司所有海洋能发电项目推广环节产生的资料归档管理，包括项目前期推广策划资料、中期推广执行资料、后期推广复盘资料等；适用对象涵盖市场部、销售部、品牌部、项目部等所有参与项目推广及资料管理的部门及人员；适用资料类型包括电子资料和纸质资料两类。第三条基本原则（一）完整归集原则。项目推广全流程产生的所有资料需全部纳入归档范围，做到不遗漏、不缺失，确保推广资料形成完整的信息链。（二）及时归档原则。推广资料需在对应推广环节完成后规定时限内完成归档，避免因拖延导致资料散落、丢失。（三）分类管理原则。根据资料性质、用途、密级进行分类归档，确保资料检索便捷、管理有序。（四）安全保密原则。对涉及公司商业机密、项目核心信息的推广资料采取加密、专人保管等措施，严防信息泄露。（五）高效利用原则。在保障安全的前提下，建立便捷的资料查阅、借用机制，满足公司业务开展对推广资料的使用需求。第四条职责划分市场部为项目推广资料归档管理的归口部门，负责制定归档标准、组织资料收集、审核归档质量、管理归档台账；各业务部门指定专人作为资料专员，负责本部门推广资料的初步整理、分类及移交；行政部负责归档资料的物理存储管理（档案柜、服务器）及安全防护；法务部负责审核归档资料的合规性，排查涉密风险；管理层负责审批重要推广资料的查阅、销毁及归档制度的修订。第二章归档范围与分类第五条归档范围凡涉及海洋能发电项目推广的各类资料，均需纳入归档范围，具体包括：策划类资料：项目推广方案、市场调研报告、目标客户分析报告、推广预算方案、推广渠道规划书、推广物料设计稿等；执行类资料：推广活动执行记录、物料采购及使用台账、推广渠道合作协议、客户对接记录、推广费用报销凭证、媒体投放记录、推广效果数据报表等；复盘类资料：项目推广复盘报告、效果分析报告、客户反馈汇总、推广问题整改方案、同类项目推广经验总结等；其他类资料：与项目推广相关的会议纪要、管理层批示、外部合作方提供的推广资料、行业推广案例参考资料等。第六条资料分类标准归档资料按以下维度进行分类，确保管理有序：按资料形态分类：分为电子资料（文档、表格、图片、视频、音频等）和纸质资料（合同、凭证、打印版报告、手写记录等）；按项目阶段分类：分为前期策划资料、中期执行资料、后期复盘资料；按密级分类：分为绝密资料（项目核心报价、独家技术推广方案、核心客户清单）、机密资料（推广预算、渠道合作底价）、普通资料（公开的推广物料、行业通用案例）；按项目类型分类：分为近海海洋能发电项目推广资料、远海海洋能发电项目推广资料、分布式海洋能发电项目推广资料等。第七条资料编号规则为便于检索和管理，所有归档资料需按统一规则编号：编号结构：年份+部门代码+项目类型代码+资料类别代码+顺序号；年份：采用4位数字，如2026；部门代码：市场部（SCB）、销售部（XSB）、品牌部（PPB）等；项目类型代码：近海项目（JH）、远海项目（YH）、分布式项目（FB）；资料类别代码：策划类（CH）、执行类（ZX）、复盘类（FP）、其他类（QT）；顺序号：采用3位数字，按资料移交归档的先后顺序编排，如001、002。示例：2026SCBJHCH001（2026年市场部近海项目策划类第1份归档资料）。第三章归档流程与要求第八条资料收集整理要求各部门资料专员需按以下要求完成资料收集整理：收集时限：策划类资料在方案定稿后3个工作日内收集，执行类资料在推广活动结束后5个工作日内收集，复盘类资料在复盘会议结束后3个工作日内收集；整理规范：纸质资料需去除订书钉、回形针等金属物，按页码顺序整理成册，标注资料名称、形成时间、编制人；电子资料需统一存储格式（文档为docx、表格为xlsx、图片为jpg、视频为mp4），命名规则与资料编号一致；内容审核：整理过程中需审核资料内容的完整性、准确性，缺失关键信息的需补充完善，内容有误的需修正后再归档；密级标注：按密级分类标准在资料封面（纸质）或属性（电子）中明确标注密级，绝密、机密资料需单独标注警示标识。第九条资料移交归档流程资料整理完成后，按以下流程移交归档：提交申请：资料专员填写《项目推广资料归档移交单》，注明资料名称、数量、编号、密级、移交人等信息，经部门负责人签字确认；审核验收：市场部归档管理员对移交资料进行审核验收，核对资料数量、完整性、格式规范性，符合要求的予以接收，不符合的退回整改；台账登记：验收通过后，归档管理员在《项目推广资料归档台账》中记录资料编号、名称、密级、存储位置、移交时间等信息；存储入库：纸质资料按密级存放至对应档案柜，电子资料按分类存储至公司加密服务器对应文件夹，绝密资料需双重加密并专人保管。第十条不同形态资料归档要求针对电子和纸质资料，分别制定专项归档要求：纸质资料：采用A4规格纸张（特殊资料可折叠或装订），书写字迹清晰、无涂改，重要资料需加盖部门公章；档案柜需放置防潮、防虫、防火用品，定期检查保存状态；电子资料：存储前进行病毒查杀，避免携带恶意程序；重要电子资料需制作至少2份备份，分别存储在公司本地服务器和云存储平台；视频、音频等大容量资料需压缩后存储，标注解压密码；特殊资料：推广过程中的实物物料样本（如宣传册、产品模型照片集），需拍照留存电子档，实物标注编号后存放至专用物料档案柜。第四章资料查阅与借用第十一条资料查阅权限根据资料密级设定不同查阅权限，确保信息安全：普通资料：公司全体员工可凭工号申请查阅，无需审批；机密资料：需经部门负责人及市场部负责人双重审批后方可查阅；绝密资料：仅项目负责人、部门总监及管理层可查阅，需经总经理审批，并签署《保密承诺书》。第十二条资料查阅流程查阅归档资料需遵守以下流程：提交申请：查阅人填写《项目推广资料查阅申请表》，注明查阅资料编号、名称、查阅目的、查阅时间；审批流程：按资料密级完成对应审批流程，审批通过后将申请表交至市场部归档管理员；现场查阅：纸质资料仅限在档案查阅室查阅，禁止带出；电子资料仅限在公司内网电脑查阅，禁止拷贝、下载；查阅过程中禁止涂改、勾画资料；查阅记录：归档管理员记录查阅人、查阅资料、查阅时间、归还时间，查阅人签字确认。第十三条资料借用管理确因工作需要借用归档资料的，需遵守以下规定：借用范围：仅限纸质普通资料和机密资料，绝密资料禁止借用；电子资料禁止拷贝借用，可在指定设备上使用；借用审批：填写《项目推广资料借用申请表》，经部门负责人、市场部负责人审批，借用期限不超过7个工作日；借用责任：借用人员需妥善保管借用资料，不得转借、涂改、丢失，逾期未归还的，归档管理员需及时提醒，超期10个工作日未归还的上报管理层；归还验收：归还时归档管理员核对资料完整性，无破损、缺失的在台账中记录归还时间，有损坏的按规定追责。第五章资料保管与销毁第十四条资料保管期限根据资料价值设定不同保管期限：绝密资料：永久保管，无销毁期限；机密资料：保管期限不少于10年，到期后评估是否续存；普通资料：保管期限不少于3年，其中推广费用凭证等财务相关资料按财务制度要求保管不少于5年；参考类资料：保管期限不少于2年，可根据实际使用需求提前更新或销毁。第十五条资料保管维护建立常态化保管维护机制，保障资料完好：定期检查：每月对纸质档案柜进行防潮、防虫检查，每季度对电子资料服务器进行存储状态检查，每年对所有归档资料进行完整性核查；破损修复：发现纸质资料破损、褪色的，及时进行复印、装订修复；电子资料无法读取的，从备份中恢复并重新存储；环境管理：档案存放室保持温度18-24℃、湿度45%-60%，禁止存放易燃易爆物品，安装监控和消防设备。第十六条资料销毁流程达到保管期限且无需续存的资料，按以下流程销毁：销毁申请：市场部归档管理员梳理需销毁资料清单，填写《项目推广资料销毁申请表》，注明资料编号、名称、数量、销毁原因；审核审批：清单经市场部负责人、法务部、管理层审核审批，绝密资料销毁需总经理审批；销毁执行：纸质资料采用碎纸机销毁，禁止随意丢弃；电子资料采用专业数据销毁软件彻底删除，确保无法恢复；销毁过程需2人以上在场监督；销毁记录：销毁完成后填写《项目推广资料销毁记录》，记录销毁时间、地点、监督人、执行人，归档留存。第六章监督考核与责任追究第十七条监督机制建立多层级监督机制，确保制度落地执行：日常监督：市场部每月检查归档台账，核对资料移交、查阅、归还记录的完整性；季度核查：行政部每季度抽查归档资料存储状态，重点检查涉密资料的保管情况；年度审计：审计部每年对项目推广资料归档管理工作进行全面审计，出具审计报告。第十八条考核指标将资料归档管理纳入相关部门及人员绩效考核：资料归档及时率：≥98%（按规定时限完成资料移交归档）；资料完整率：≥99%（归档资料无缺失、破损）；查阅合规率：100%（无违规查阅、借用资料情况）；资料安全率：100%（无资料泄露、丢失、损毁情况）。第十九条责任追究对违反本制度的行为，按以下规定追究责任：轻微违规：资料未按时归档、查阅未登记的，给予责任人口头警告，扣减绩效分2分；一般违规：资料整理不规范、借用逾期未归还的，给予书面警告，扣减绩效分5分，责令限期整改；严重违规：泄露涉密资料、故意损毁或丢失归档资料的，扣减当月绩效奖金的20%-50%，情节严重的解除劳动合同，涉嫌违法的移交司法机关