财务制度差旅费流程

PAGE财务制度差旅费流程一、总则1.目的本制度旨在规范公司差旅费管理，确保差旅费支出合理、合规、透明，保障公司运营的正常开展，同时维护员工的合法权益。2.适用范围本制度适用于公司全体员工因公务需要出差的情况，包括国内出差和因业务需要临时出国（境）的情况。3.基本原则合规性原则：严格遵守国家法律法规以及相关行业标准，确保差旅费报销符合规定要求。合理性原则：根据实际工作需要安排出差行程，合理控制差旅费支出，避免不必要的浪费。真实性原则：出差人员应如实提供出差相关的证明材料，确保差旅费报销信息真实可靠。分级管理原则：根据员工职级和业务需求，对差旅费标准进行分级设定，实行差异化管理。二、出差审批1.出差申请流程员工因公务需要出差，应提前填写《出差申请表》，详细注明出差事由、目的地、预计出差时间、预计费用等信息。《出差申请表》需依次经部门负责人、分管领导审批。部门负责人应根据工作实际情况，对出差必要性和行程合理性进行审核；分管领导应从整体业务角度进行把关，确保出差安排符合公司利益。对于涉及重大项目或重要业务的出差申请，可能还需经过更高层级领导的审批。2.特殊情况处理如因紧急公务需要临时出差，无法提前提交申请的，出差人员应在出差前通过电话或其他即时通讯工具向部门负责人和分管领导说明情况，并在出差返回后及时补办申请手续。三、差旅费标准1.交通费用飞机票：根据职级和出差目的地的不同，设定相应的飞机票乘坐标准。原则上，职级越高可乘坐的舱位等级越高，但需符合经济合理的原则。例如，公司高层管理人员可乘坐头等舱或商务舱；中层管理人员可乘坐经济舱全价票；基层员工乘坐经济舱折扣票，但折扣不得低于公司规定的最低标准。火车票：优先选择高铁二等座或动车二等座出行。如因特殊情况需要乘坐一等座或软卧的，需提前经上级领导批准。长途汽车票：乘坐长途汽车应以经济实惠为原则，选择正规运营的长途汽车站购票。市内交通：出差期间在市内因公务需要乘坐出租车、网约车等交通工具的，应保留相应的发票。报销时，应根据实际行程合理报销，避免不必要的高额交通费用支出。2.住宿费用根据出差目的地的不同，划分为不同的住宿标准区域。例如，一线城市及经济发达地区设定较高的住宿标准，二三线城市及经济欠发达地区设定相对较低的标准。住宿标准按照职级进行区分。高层管理人员可入住四星级及以上酒店或同等级别的住宿设施；中层管理人员可入住三星级酒店或同等级别的住宿设施；基层员工根据实际情况，可选择经济型酒店或符合公司规定标准的其他住宿方式。两人及以上同行出差，原则上应合住标准间，如需单独住宿的，需提前经上级领导批准，并在报销时注明原因。3.餐饮补贴按照出差自然（日历）天数计算餐饮补贴。补贴标准根据出差目的地的不同分为不同档次，一般经济发达地区补贴标准相对较高，经济欠发达地区补贴标准相对较低。餐饮补贴已包含出差期间的正常餐饮费用，出差人员无需再提供餐饮发票报销，但应确保餐饮补贴的使用合理，不得挪作他用。四、差旅费报销1.报销凭证要求出差人员应取得真实、合法、有效的报销凭证，包括但不限于飞机票、火车票、长途汽车票、住宿费发票、市内交通费发票等。发票内容应清晰、完整，注明出差人员姓名、出差日期、出差目的地、费用明细等信息。对于无法取得正规发票的情况，如乘坐网约车等，应提供网约车行程单及支付记录等相关证明材料，作为报销依据。2.报销流程出差人员应在出差返回后[X]个工作日内，整理好出差期间的所有报销凭证，填写《差旅费报销单》，并按照公司规定的审批流程依次提交部门负责人、财务部门审核、分管领导审批。部门负责人应重点审核报销凭证的真实性、合理性以及出差行程与申请的一致性；财务部门负责审核报销凭证是否符合财务制度规定、费用计算是否准确等；分管领导对报销事项进行最终审批。经审批通过的《差旅费报销单》及相关报销凭证提交至财务部门进行报销支付。财务部门应在收到报销申请后的[X]个工作日内完成报销款项的支付。3.报销注意事项报销金额应严格按照本制度规定的差旅费标准执行，超出标准部分原则上不予报销。如有特殊情况需要超标准报销的，需提前经上级领导批准，并在报销时详细说明原因。对于重复报销、虚假报销等违规行为，一经发现，公司将严肃处理，追回违规报销款项，并根据情节轻重给予相应的纪律处分。五、出国（境）差旅费1.审批流程员工因业务需要临时出国（境），除按照国内出差审批流程进行申请外，还需额外提交出国（境）审批相关材料，包括出国（境）任务批件、出国（境）人员备案表等。出国（境）申请需依次经部门负责人、分管领导、公司高层领导审批，涉及国家相关部门规定的特殊审批程序的，还需按照规定办理相关手续。2.费用标准出国（境）差旅费标准按照国家相关规定以及公司实际情况另行制定，并根据汇率变动等因素适时进行调整。交通费用、住宿费用等参照国际通行标准以及目的地国家的实际消费水平进行设定，确保费用合理、合规。3.报销要求出国（境）人员应按照国家外汇管理规定和公司财务制度要求，及时办理外汇核销和报销手续。报销凭证应包括国际机票、境外酒店住宿发票、境外交通费用发票、会议邀请函、培训证书等相关证明材料，并确保发票内容真实、合法、有效。出国（境）差旅费报销流程与国内差旅费报销流程基本一致，但需额外经过外汇管理部门和财务部门的联合审核，确保外汇使用合规。六、监督与检查1.内部审计公司内部审计部门应定期对差旅费报销情况进行审计检查，重点关注差旅费支出的合理性、合规性以及报销流程的执行情况。审计人员应随机抽取一定数量的差旅费报销凭证进行详细审查，核实出差行程的真实性、费用标准的执行情况以及审批手续的完整性等。对于审计过程中发现的问题，内部审计部门应及时出具审计报告，提出整改意见，并跟踪整改落实情况。2.违规处理对于违反本制度规定的出差行为和差旅费报销行为，公司将视情节轻重给予相应的处理。对于情节较轻的违规行为，如未按规定标准乘坐交通工具、超标准住宿等，公司将责令相关人员整改，并追回违规报销款项；对于情节较重的违规行为，如虚假报销、重复报销等，公司将给予警告、记过、降职等纪律处分，并依法依规追究相关人员的法律责