报销流程财务制度

PAGE报销流程财务制度一、总则（一）目的为了加强公司财务管理，规范报销流程，确保公司各项费用支出合理、合规、透明，提高资金使用效益，特制定本制度。（二）适用范围本制度适用于公司全体员工，包括正式员工、试用期员工、兼职员工等。（三）基本原则1.真实性原则：报销凭证必须真实、合法、有效，能够准确反映经济业务的内容和支出情况。2.合理性原则：费用支出应符合公司的经营活动需要，具有合理性和必要性。3.合规性原则：报销行为必须遵守国家法律法规和公司的相关规定，确保报销流程合法合规。4.及时性原则：员工应在费用发生后及时办理报销手续，避免逾期报销。二、报销流程（一）费用申请1.填写申请单：员工因工作需要发生费用支出时，应填写《费用报销申请单》，详细注明费用的类别、金额、事由、预计报销时间等信息，并附上相关的原始凭证。2.审批申请：申请单需按照公司规定的审批流程进行审批，审批人应认真审核申请内容，确保费用支出合理、合规。审批流程一般为：部门负责人审批→财务审核→分管领导审批→总经理审批（根据费用金额大小确定是否需要总经理审批）。（二）费用报销1.整理凭证：员工将审批通过的申请单及相关原始凭证进行整理，确保凭证齐全、完整、清晰。原始凭证应包括发票、收据、清单、合同等，发票必须是正规发票，且发票内容应与费用支出相符。2.粘贴凭证：将整理好的原始凭证按照一定的顺序粘贴在《费用报销粘贴单》上，粘贴应牢固、整齐，便于审核。3.提交报销：员工将粘贴好凭证的报销单提交至财务部门。财务部门应设立专门的报销受理岗位，负责接收员工的报销单据，并对报销单据进行初步审核。（三）财务审核1.形式审核：财务人员对报销单据的形式要件进行审核，包括凭证的真实性、完整性、合法性、合规性等。审核内容主要包括：发票的真伪、发票内容是否填写齐全、发票盖章是否清晰、报销金额是否与申请单一致等。2.内容审核：财务人员对报销费用的内容进行审核，判断费用支出是否符合公司的相关规定和财务制度。审核内容主要包括：费用是否属于公司允许报销的范围、费用标准是否超标、报销事由是否合理等。对于不符合规定的报销单据，财务人员应及时与报销人沟通，要求其补充或更正相关信息。（四）报销支付1.审核通过：经财务审核通过后的报销单据，按照公司的资金支付流程进行支付。支付方式一般包括银行转账、现金支付等，具体支付方式根据公司规定和实际情况确定。2.支付记录：财务人员应及时记录报销支付情况，包括支付时间、支付金额、支付方式、报销人等信息，并定期进行核对和统计，确保报销支付的准确性和及时性。三、报销标准（一）差旅费1.交通费用飞机票：根据公司规定的出差级别和目的地，选择合适的舱位乘坐飞机。机票价格应符合公司的差旅标准，特殊情况需提前申请并经批准。火车票：优先选择高铁二等座或动车二等座，如因特殊原因需乘坐一等座或商务座，需提前申请并经批准。汽车票：根据实际情况选择合适的车次和座位类型，确保出行安全和舒适。乘坐长途汽车时，可根据实际情况报销一定的途中餐费。市内交通费：在出差目的地市内，可乘坐公共交通工具（如地铁、公交、出租车等），凭有效票据报销。乘坐出租车时，应在发票上注明起止地点和事由。2.住宿费用住宿标准：根据公司规定的出差级别和目的地，确定相应的住宿标准。一般员工出差住宿标准为[X]元/晚，部门经理出差住宿标准为[X]元/晚，副总经理及以上级别出差住宿标准为[X]元/晚。住宿发票：住宿发票必须是正规发票，并注明住宿日期、房间号、住宿人数等信息。如因特殊情况无法取得正规发票，需提供住宿证明，并经相关领导批准后，方可报销一定金额的住宿费，但最高不得超过规定标准限额的[X]%。3.餐饮补贴补贴标准：根据出差天数和目的地，给予相应的餐饮补贴。一般员工出差餐饮补贴标准为[X]元/天，部门经理出差餐饮补贴标准为[X]元/天，副总经理及以上级别出差餐饮补贴标准为[X]元/天。补贴计算：餐饮补贴按照自然天数计算，自出差出发日起至返回日止。如出差期间有公司安排的餐饮，则相应扣除当天的餐饮补贴。（二）业务招待费1.招待标准：业务招待费应严格控制，根据招待对象和业务性质，确定合理的招待标准。一般情况下，招待客户的人均标准不得超过[X]元（不含酒水），特殊情况需提前申请并经批准。2.招待审批：业务招待费的报销需提前填写《业务招待费申请单》，注明招待对象、招待事由、预计费用等信息，并按照公司规定的审批流程进行审批。未经审批的业务招待费，财务部门不予报销。3.招待发票：招待发票必须是正规发票，并注明招待日期、招待对象、招待事由等信息。发票内容应详细、准确，不得开具虚假发票。对不符合规定的招待发票，财务部门有权拒绝报销。（三）办公用品及设备采购1.采购申请：各部门因工作需要采购办公用品及设备时，应提前填写《办公用品及设备采购申请单》，注明采购物品的名称、规格、数量、预算金额等信息，并按照公司规定的审批流程进行审批。2.采购流程：经审批通过后的采购申请单，由采购部门负责统一采购。采购人员应选择正规渠道进行采购，确保采购物品的质量和价格合理。采购完成后，应及时办理入库手续，并将采购发票、入库单等相关凭证提交至财务部门。3.报销标准：办公用品及设备的报销金额应与采购申请单和发票金额一致。对于批量采购的办公用品，可根据实际使用情况，按照一定的期限进行分摊报销，但最长不得超过[X]个月。（四）通讯费1.报销标准：公司根据员工的工作岗位和业务需求，制定相应的通讯费报销标准。一般员工每月通讯费报销标准为[X]元，部门经理每月通讯费报销标准为[X]元，副总经理及以上级别每月通讯费报销标准为[X]元。2.报销凭证：员工凭通讯运营商开具的正规发票报销通讯费，发票内容应包括手机号码、费用明细、缴费日期等信息。对于预存话费或套餐费用，需提供相应的缴费记录或账单明细，以便财务审核。3.报销方式：通讯费报销一般采用按月报销的方式，员工应在每月规定的时间内提交报销申请，经财务审核通过后，按照公司的资金支付流程进行支付。四、报销凭证要求（一）发票1.真实性：发票必须是由税务机关统一监制的正规发票，发票上应加盖发票专用章，印章清晰、完整。发票内容应真实、准确，不得开具虚假发票。2.完整性：发票应包含以下基本内容：发票名称、发票号码、开票日期、购买方名称、纳税人识别号、地址、电话、开户行及账号、销售方名称、纳税人识别号、地址、电话、开户行及账号、货物或应税劳务、服务名称、规格型号、单位、数量、单价、金额、税率、税额、价税合计等。发票内容应填写齐全，不得遗漏或涂改。3.合法性：发票的开具应符合国家法律法规的规定，不得开具与实际业务不符的发票。对于不符合规定的发票，财务部门有权拒绝报销。（二）收据1.正规收据：除发票外，部分费用支出可使用正规收据报销，但收据必须是由财政部门统一监制的行政事业性收费收据或税务部门监制的收款收据。收据上应加盖收款单位财务专用章或发票专用章，印章清晰、完整。2.收据内容：收据应包含以下基本内容：收据名称、收据号码、开票日期、收款单位名称、付款单位名称、收款事由、金额等。收据内容应填写齐全，不得遗漏或涂改。3.特殊情况：对于一些特殊业务，如支付给个人的小额费用、押金等，如无法取得发票，可使用收款收据报销，但需注明收款事由、金额、收款人的姓名及身份证号码等信息，并经相关领导批准。（三）清单1.清单要求：对于一些需要提供清单的费用支出，如办公用品采购、会议费、培训费等，清单应与发票内容相符，详细列出所购物品或服务的名称、规格、数量、单价、金额等信息，并加盖销售方发票专用章或财务专用章。2.清单格式：清单格式应符合国家法律法规和税务部门的要求，一般应采用A4纸打印或手写，字迹清晰、工整。清单内容应按照发票内容的顺序依次填写，不得随意排列或更改。（四）合同协议1.合同签订：对于一些涉及金额较大或重要的业务往来，如采购合同、销售合同、租赁合同、服务合同等，应签订书面合同协议。合同协议应明确双方的权利和义务、交易内容、交易价格、付款方式、违约责任等条款，确保合同的合法性、有效性和完整性。2.合同审核：合同签订后，应提交至公司相关部门进行审核，审核通过后方可作为报销凭证的附件。财务部门在审核报销单据时，应重点审核合同协议的条款是否与报销内容相符，合同金额是否与发票金额一致，付款方式是否符合合同约定等。3.合同保管：合同协议作为公司重要的经济文件，应妥善保管。合同签订部门应建立合同台账，记录合同的签订日期、合同名称、合同编号、合同金额、对方单位名称、合同履行情况等信息，并定期进行核对和清理。合同原件应按照公司档案管理规定进行归档保存，以备查阅。五、报销审批权限（一）部门负责人审批权限1.负责审批本部门员工的日常费用报销申请，包括差旅费、业务招待费、办公用品及设备采购、通讯费等。2.对本部门员工的费用报销申请进行真实性、合理性、合规性审核，确保费用支出符合公司的相关规定和财务制度。3.审批金额在[X]元以下的费用报销申请，对于超过[X]元的费用报销申请，应提交至财务审核和分管领导审批。（二）财务审核权限1.负责对员工的报销单据进行形式审核和内容审核，确保报销凭证真实、合法、有效，费用支出合理、合规。2.对报销单据的金额、报销标准、报销范围等进行审核，对不符合规定的报销单据，有权要求报销人补充或更正相关信息，或拒绝报销。3.审核金额在[X]元以上至[X]元以下的费用报销申请，对于超过[X]元的费用报销申请，应提交至分管领导审批。（三）分管领导审批权限1.负责审批分管部门员工的费用报销申请，对报销申请进行全面审核，确保费用支出符合公司的战略规划和业务发展需要。2.审批金额在[X]元以上至[X]元以下的费用报销申请，对于超过[X]元的费用报销申请，应提交至总经理审批。3.对重大项目或特殊业务的费用报销申请，应进行重点审核，并提出审批意见。（四）总经理审批权限1.负责审批公司所有员工的费用报销申请，对公司的费用支出进行全面管理和监督。2.审批金额在[X]元以上的费用报销申请，对重大项目或特殊业务的费用报销申请，应进行最终审批，并决定是否予以报销。3.根据公司的经营情况和财务状况，对费用报销标准和审批流程进行调整和优化。六、报销时间规定（一）日常费用报销员工应在费用发生后[X]个工作日内办理报销手续，将审批通过的报销单据提交至财务部门。财务部门应在收到报销单据后的[X]个工作日内完成审核，并按照公司的资金支付流程进行支付。（二）差旅费报销员工出差返回后[X]个工作日内，应整理好出差期间的费用报销单据，并按照公司规定的审批流程进行审批。审批通过后，及时提交至财务部门进行报销。财务部门应在收到报销单据后的[X]个工作日内完成审核，并支付报销款项。（三）其他费用报销对于一些特殊费用的报销，如年度奖金、年终福利等，应按照公司规定的时间和流程进行报销。一般情况下，年度奖金报销应在奖金发放后的[X]个工作日内办理，年终福利报销应在福利发放后的[X]个工作日内办理。七、违规处理（一）报销人违规处理1.如发现报销人提供虚假报销凭证、虚报费用、故意隐瞒事实等违规行为，公司将追回已报销的款项，并视情节轻重给予相应的纪律处分。纪律处分包括警告、记过、记大过、降级、撤职、开除等。2.对于因报销人违规行为给公司造成经济损失的，公司将依法追究报销人的赔偿责任。赔偿金额以公司实际损失金额为准，赔偿方式可从报销人的工资、奖金、福利等收入中扣除，直至全部赔偿完毕。3.如报销人的违规行为涉嫌违法犯罪的，公司将依法移交司法机关处理。（二）审批人违规处理1.如发现审批人在审批报销单据时，未尽到审核责任，导致违规报销行为发生的，公司将视情节轻重给予审批人相应的纪律处分。纪律处分包括警告、记过、记大过、降级、撤职等。2.对于因审批人违规行为给公司造成经济损失的，公司将追究审批人的赔偿责任。赔偿金额以公司实际损失金额的一定比例为准，具体比例根据审批人的过错程度确定。赔偿方式可从审批人的工资、奖金、福利等收入中扣除，直至全部赔偿完毕。（三）财务人员违规处理1.如发现财务人员在审核报销单据时，存在疏忽大意、故意纵容等违规行为，公司将视情节轻重给予财务人员相应的纪律处分。纪律处分包括警告