运营中心印章管理制度及流程

PAGE运营中心印章管理制度及流程一、总则（一）目的为加强运营中心印章管理，规范印章使用流程，保障公司/组织的合法权益，特制定本制度。（二）适用范围本制度适用于运营中心各部门及下属分支机构。（三）印章种类1.公章：代表公司/组织的法定印章，具有最高法律效力。2.合同专用章：用于签订各类合同及协议。3.财务专用章：用于财务结算、票据开具等财务相关业务。4.法人章：用于特定的法人授权事项。5.部门章：各部门根据工作需要自行刻制的印章，用于部门内部文件、资料等的盖章确认。二、印章的刻制与启用（一）印章刻制1.因工作需要刻制印章时，由需求部门填写《印章刻制申请表》，详细说明印章名称、用途、使用范围等信息，并经部门负责人签字确认后，提交至运营中心综合管理部。2.综合管理部对申请进行审核，审核通过后报公司/组织法定代表人批准。3.经批准后，由综合管理部统一到公安机关指定的刻章单位进行刻制。（二）印章启用1.新印章刻制完成后，综合管理部应及时办理印章启用手续。2.填写《印章启用申请表》，注明印章名称、启用日期、发放部门等信息，经运营中心负责人签字确认后，留存一份备案，另一份交印章保管人。3.印章保管人在收到印章后，应在《印章保管登记表》上进行登记，并注明印章启用日期。三、印章的保管（一）保管原则1.实行专人保管制度，确保印章安全。2.印章保管人应具备高度的责任心，严格遵守印章管理制度。（二）保管职责1.公章保管人：由运营中心负责人指定专人担任，负责公章的日常保管和使用审批。2.合同专用章保管人：由法务部门或相关业务部门指定专人担任，负责合同专用章的保管和使用审批。3.财务专用章保管人：由财务部门负责人指定专人担任，负责财务专用章的保管和使用审批。4.法人章保管人：由运营中心负责人指定专人担任，负责法人章的保管和使用审批。5.部门章保管人：由各部门负责人指定专人担任，负责本部门印章的保管和使用审批，并定期向综合管理部报备印章使用情况。（三）保管要求1.印章应存放在安全可靠的地方，如保险柜、密码箱等，并配备必要的防盗、防火、防潮设施。2.印章保管人不得将印章转借他人使用，不得擅自委托他人代管印章。3.印章保管人因工作调动、离职等原因需要交接印章时，应及时办理交接手续，填写《印章交接登记表》，经双方签字确认后，报综合管理部备案。四、印章的使用（一）使用原则1.严格按照规定的用途和范围使用印章，不得擅自扩大使用范围。2.使用印章必须经过审批，未经批准不得使用。（二）使用流程1.填写申请表：使用部门或个人填写《印章使用申请表》，详细说明用印事项、文件名称、文号、金额、合同编号等信息，并注明用印份数、盖章位置等要求。2.审批：申请表经部门负责人签字审核后，根据印章类型分别提交至相应的审批人审批。公章：由运营中心负责人审批。合同专用章：由法务部门或相关业务部门负责人审批。财务专用章：由财务部门负责人审批。法人章：由运营中心负责人审批。部门章：由各部门负责人审批。3.用印：审批通过后，印章保管人按照申请表上的要求进行用印，并在《印章使用登记表》上登记用印日期、文件名称、文号、盖章位置、盖章人等信息。4.留存文件：用印完成后，印章保管人应将申请表及相关文件复印件留存一份备案，原件退还申请部门或个人。（三）特殊情况处理1.紧急情况下需要使用印章，但审批人无法及时签字的，由印章保管人电话请示审批人同意后先行用印，并在事后及时补办审批手续。并在事后及时补办审批手续。2.涉及重大事项或金额较大的合同、协议等文件，需经公司/组织法定代表人签字批准后方可用印。五、印章的停用与销毁（一）停用1.因机构调整、业务变更、印章损坏等原因需要停用印章时，由需求部门填写《印章停用申请表》，详细说明停用原因，并经部门负责人签字确认后，提交至运营中心综合管理部。2.综合管理部对申请进行审核，审核通过后报公司/组织法定代表人批准。3.经批准后，综合管理部通知印章保管人将印章交回，并在《印章保管登记表》上注明停用日期。（二）销毁1.停用的印章由综合管理部统一进行销毁。2.销毁前，综合管理部应填写《印章销毁申请表》，注明印章名称、数量、销毁原因等信息，并经运营中心负责人签字确认。3.销毁时，应至少有两名以上人员在场监督，并在《印章销毁登记表》上签字确认。4.销毁后的印章应妥善保存销毁记录，以备查阅。六、印章使用的监督与检查（一）监督机制1.运营中心综合管理部负责对印章使用情况进行定期检查和不定期抽查。2.各部门负责人应加强对本部门印章使用情况的监督和管理，确保印章使用规范。（二）检查内容1.印章使用是否符合规定的用途和范围。2.印章使用审批手续是否齐全。3.印章保管是否安全可靠。4.《印章使用登记表》等相关记录是否完整、准确。（三）违规处理1.对于违反印章管理制度的行为，综合管理部应及时进行调查，并根据情节轻重给予相应的处理。2.情节较轻的，给予警告、批评教育等处理；情节严重的，给予相应的纪律处分，直至解