零售店铺报销财务制度

PAGE零售店铺报销财务制度一、总则（一）目的本制度旨在规范零售店铺的报销流程，加强财务管理，确保费用支出合理、合规、透明，保障公司资金安全，提高财务工作效率，为公司的稳定运营提供有力支持。（二）适用范围本制度适用于公司旗下所有零售店铺的员工报销相关费用。（三）基本原则1.真实性原则：报销凭证必须真实、合法、有效，能够准确反映经济业务的实际发生情况。2.合理性原则：费用支出应符合公司业务需要和相关规定，具有合理性和必要性。3.合规性原则：报销行为必须严格遵守国家法律法规、财务制度以及公司的各项规定。4.及时性原则：员工应在费用发生后及时办理报销手续，避免逾期报销。二、报销范围及标准（一）差旅费1.交通费用飞机票：经济舱，特殊情况需乘坐商务舱或头等舱的，须提前经上级领导批准。火车票：根据实际行程选择合适的车次和座位等级，原则上不允许乘坐软卧。长途汽车票：选择正规客运公司，确保行程安全。市内交通：乘坐公共交通工具，凭有效票据报销；因特殊情况需要乘坐出租车的，应注明事由。2.住宿费用按照不同城市和出差天数设定相应的住宿标准，具体标准如下：一线城市：[X]元/天二线城市：[X]元/天三线及以下城市：[X]元/天同性员工两人以上一同出差的，应合住标准间，如需单独住宿，须经上级领导批准，并按实际发生费用报销。3.餐饮补贴：根据出差地区的不同，按照以下标准发放餐饮补贴：一线城市：[X]元/天二线城市：[X]元/天三线及以下城市：[X]元/天餐饮补贴包含在出差期间的正常餐饮费用，不再另行报销餐饮发票。（二）业务招待费1.招待标准：业务招待应本着必要、合理、节俭的原则，根据招待对象和业务性质确定招待标准。招待客户用餐，人均标准不超过[X]元。因业务需要赠送礼品的，应提前申请，礼品价值不超过[X]元。2.审批流程：业务招待费报销前，需填写《业务招待费申请表》，详细说明招待对象、事由、预计金额等信息，经部门负责人、财务负责人和总经理审批后，方可报销。3.报销凭证：报销时应提供正规餐饮发票、礼品发票及相应消费清单，并注明招待对象和事由。（三）办公用品及设备采购1.采购标准：根据工作需要，合理配置办公用品及设备，优先选择性价比高、质量可靠的产品。办公文具：如笔、纸、文件夹等，应按照公司统一的采购标准进行采购，避免浪费。办公设备：如电脑、打印机、复印机等，应提前提交采购申请，经审批后统一采购。2.报销流程：办公用品及设备采购报销时，需提供正规发票、采购清单及验收单，经部门负责人审核后，交财务部门报销。（四）通讯费1.补贴标准：根据员工岗位性质和工作需要，设定不同的通讯费补贴标准：管理人员：[X]元/月销售人员：[X]元/月其他员工：[X]元/月2.报销方式：通讯费补贴随工资发放，不再另行报销通讯费用发票。如有特殊情况需要额外报销通讯费的，须提供正规发票，并注明通讯用途，经部门负责人审核后，交财务部门报销。（五）运输费1.运输范围：主要包括商品运输、配送以及因业务需要的其他运输费用。2.报销凭证：报销运输费时，应提供运输公司开具的正规发票、运输合同及运输清单，注明运输起止地点、货物名称、数量等信息。3.审批流程：运输费报销前，需填写《运输费用申请表》，经部门负责人、财务负责人审批后，方可报销。三、报销流程（一）费用申请1.员工因工作需要发生费用支出前，应填写相应的费用申请表，详细说明费用事由、预计金额、支付方式等信息。2.申请表经部门负责人审核签字后，提交至财务部门进行初步审核。（二）费用发生及凭证取得1.员工按照费用申请表中的计划进行费用支出，并在费用发生后及时取得合法、有效的报销凭证。报销凭证应包括发票、收据、清单等，且发票必须符合国家税务规定，内容完整、清晰。2.对于需要验收的物品或服务，员工应在取得报销凭证后及时办理验收手续，并在凭证上签字确认。（三）报销粘贴及填写1.员工将取得的报销凭证按照费用类别和时间顺序进行整理、粘贴，并填写《费用报销单》。报销单应填写完整、准确，包括员工姓名、部门、费用明细、金额合计等信息。2.在填写报销单时，应确保各项费用的填写与报销凭证一致，如有涂改应重新填写。（四）部门负责人审批部门负责人对本部门员工的报销申请进行审批，重点审核费用的真实性、合理性和必要性。如发现问题，应及时与员工沟通并要求其做出解释或补充相关材料。审批通过后，部门负责人在报销单上签字确认。（五）财务审核财务部门收到报销单后，对报销凭证的真实性、合法性、完整性以及报销金额的准确性进行审核。审核内容包括发票真伪、费用是否符合报销标准、报销手续是否齐全等。如发现不符合规定的报销，财务部门有权拒绝报销，并向员工说明原因。（六）总经理审批对于金额较大或特殊的报销申请，需经总经理审批。总经理根据公司财务状况、业务需求等因素进行综合考虑，做出审批决定。（七）报销支付经各级审批通过的报销申请，财务部门按照公司的资金支付流程进行支付。支付方式可选择现金、银行转账等，具体支付方式根据公司规定和实际情况确定。四、报销凭证要求（一）发票1.发票必须是由税务机关统一监制的正规发票，发票内容应包括发票名称、发票号码、开票日期、购买方名称、销售方名称、服务内容、金额、税率、税额等信息。2.发票应加盖销售方发票专用章，印章清晰、完整。3.发票不得涂改、挖补，如有错误应重新开具。（二）收据1.对于确实无法取得发票的费用支出，可使用收据作为报销凭证，但收据必须是由财政部门监制或税务部门认可的正规收据。2.收据应注明收款单位名称、收款日期、收款事由、金额等信息，并加盖收款单位财务专用章或发票专用章。（三）清单1.对于购买商品或接受服务较多的费用支出，如办公用品采购、会议费等，应提供详细的清单。清单应注明商品名称、规格型号、数量、单价、金额等信息，并加盖销售方公章或财务专用章。2.清单应与发票内容一致，且各项明细的合计金额应与发票金额相符。（四）其他凭证1.除发票、收据、清单外，根据费用性质还可能需要提供其他相关凭证，如合同、协议、审批文件、验收报告等。2.其他凭证应真实、有效，能够证明费用支出的合理性和必要性。五、报销时间规定（一）日常费用报销员工应在费用发生后的[X]个工作日内提交报销申请，如遇特殊情况无法及时报销的，应提前向财务部门说明原因，并在情况解决后的[X]个工作日内办理报销手续。（二）差旅费报销员工出差归来后，应在[X]个工作日内整理好报销凭证，填写报销单并提交报销申请。（三）季度及年度报销对于季度或年度发生的费用，如季度奖金、年度审计费用等，应在相关业务结束后的[X]个工作日内完成报销手续。六、违规处理（一）虚假报销1.对于发现的虚假报销行为，公司将追回已报销的款项，并视情节轻重给予相应的纪律处分。2.情节较轻的，给予警告处分，并处以虚假报销金额[X]倍的罚款；情节严重的，解除劳动合同，并依法追究法律责任。（二）逾期报销1.对于逾期报销的申请，如无正当理由，财务部门有权拒绝报销。2.因逾期报销给公司造成损失的，由责任人承担相应的赔偿责任。（三）违反审批流程1.对于未经审