公司购置物品财务制度

PAGE公司购置物品财务制度一、总则（一）目的为加强公司购置物品的财务管理，规范购置流程，提高资金使用效益，保障公司资产安全，依据国家相关法律法规及公司实际情况，制定本制度。（二）适用范围本制度适用于公司各部门因生产、经营、管理等需要购置的各类物品，包括但不限于办公用品、设备、原材料、固定资产等。（三）基本原则1.预算控制原则购置物品应遵循公司年度预算安排，严格控制预算执行，确保各项购置活动在预算范围内进行。2.审批规范原则所有购置物品必须按照规定的审批流程进行，未经审批不得擅自购置。3.效益优先原则在满足公司业务需求的前提下，优先选择性价比高、质量可靠的物品，注重资金使用效益。4.责任明确原则明确各部门及相关人员在购置物品过程中的职责，确保购置活动有序进行，责任落实到人。二、购置预算管理（一）预算编制1.各部门应根据本部门业务发展规划、工作任务及实际需求，于每年年末编制下一年度购置物品预算。2.购置物品预算应详细列出物品名称、规格型号、数量、预计单价、购置时间等内容，并说明购置理由及资金来源。3.预算编制应结合公司财务状况和资金安排，充分考虑市场价格波动因素，确保预算的合理性和准确性。（二）预算审批1.各部门编制的购置物品预算经部门负责人审核签字后，报公司财务部门。2.财务部门对各部门预算进行汇总、审核，结合公司年度预算总额及资金状况，提出调整建议。3.购置物品预算经公司分管领导审批后，报公司总经理批准。批准后的预算作为购置物品的控制依据。（三）预算执行1.各部门应严格按照批准的预算执行购置物品活动，不得擅自突破预算。2.如因特殊情况需要调整预算，应提前填写预算调整申请表，详细说明调整原因、调整金额及调整后的预算安排，按照预算审批流程重新报批。3.财务部门应定期对预算执行情况进行监控和分析，及时发现问题并提出改进措施，确保预算执行的有效性。三、购置审批流程（一）一般购置审批1.各部门购置金额在[X]元以下的物品，由部门负责人审批。审批通过后，填写购置申请单，注明物品名称、规格型号、数量、单价、购置原因等信息，报采购部门。2.采购部门根据购置申请单进行采购，采购完成后，将发票、验收单等相关凭证交财务部门审核报销。3.财务部门对报销凭证进行审核，审核无误后按照公司财务制度进行报销处理。（二）大额购置审批1.各部门购置金额在[X]元以上（含[X]元）的物品，需填写大额购置申请表，详细说明购置物品的必要性、可行性、预算安排等情况，并附上相关论证材料。2.大额购置申请表经部门负责人审核签字后，报公司分管领导审批。分管领导审批通过后，报公司总经理批准。3.经批准后的大额购置申请表交采购部门作为采购依据。采购部门按照规定进行采购，采购过程中应严格控制采购成本，确保采购质量。4.采购完成后，采购部门将发票、验收单、采购合同等相关凭证交财务部门审核报销。财务部门对报销凭证进行严格审核，审核无误后按照公司财务制度进行报销处理。（三）特殊购置审批1.对于涉及国家安全、环境保护、知识产权等特殊要求的购置物品，应按照国家相关法律法规及行业标准进行审批。2.特殊购置物品的审批流程除遵循一般购置和大额购置审批流程外，还需提交相关部门出具的审批文件或证明材料。3.财务部门在审核报销时，应重点关注特殊购置物品的审批文件是否齐全、合规，确保购置活动符合国家法律法规及行业标准要求。四、采购管理（一）采购方式1.公司采购物品可根据实际情况选择招标采购、询价采购、竞争性谈判采购、单一来源采购等方式。2.招标采购适用于采购金额较大、技术要求复杂、市场竞争充分的物品；询价采购适用于规格标准统一、货源充足、价格变化幅度小的物品；竞争性谈判采购适用于招标后没有供应商投标或者没有合格标的或者重新招标未能成立的、技术复杂或者性质特殊，不能确定详细规格或者具体要求的、采用招标所需时间不能满足用户紧急需要的、不能事先计算出价格总额的物品；单一来源采购适用于只能从唯一供应商处采购的、发生了不可预见的紧急情况不能从其他供应商处采购的、必须保证原有采购项目一致性或者服务配套的要求，需要继续从原供应商处添购，且添购资金总额不超过原合同采购金额百分之十的物品。（二）供应商选择1.采购部门应建立供应商档案，对供应商的资质、信誉、产品质量、价格、售后服务等进行评估和管理。2.选择供应商时，应优先选择资质良好、信誉度高、产品质量可靠、价格合理、售后服务完善的供应商。3.采购部门应定期对供应商进行考核，根据考核结果调整供应商名单，确保供应商队伍的稳定性和可靠性。（三）采购合同管理1.采购部门与供应商签订采购合同前，应将合同草本提交公司法律部门或法律顾问进行审核。审核内容包括合同条款的合法性、完整性、准确性等。2.经审核通过后的采购合同，由采购部门负责人签字，并加盖公司合同专用章。采购合同应明确双方的权利和义务，包括物品名称、规格型号、数量、单价、交货时间、交货地点、质量标准、付款方式、违约责任等条款。3.采购部门应及时跟踪采购合同的执行情况，确保供应商按时、按质、按量交货。如发现供应商违约，应及时采取措施追究其违约责任。4.采购合同执行完毕后，采购部门应将合同副本、验收单、发票等相关资料整理归档，以备查阅。五、验收管理（一）验收标准1.购置物品的验收应按照合同约定的质量标准、规格型号、数量等进行。2.对于国家有强制性标准的物品，应按照国家相关标准进行验收。3.验收人员应依据验收标准对购置物品的外观、数量、质量、性能等进行全面检查，确保购置物品符合要求。（二）验收流程1.采购部门通知验收部门对购置物品进行验收。验收部门应安排专人负责验收工作，并在规定时间内完成验收。2.验收人员在验收过程中，应认真填写验收单，详细记录验收情况。验收单应包括物品名称、规格型号、数量、验收日期、验收结果等内容。3.验收合格的物品，验收人员在验收单上签字确认，并将验收单交采购部门。采购部门将验收单与发票、采购合同等相关凭证一并交财务部门审核报销。4.验收不合格的物品，验收人员应及时通知采购部门与供应商协商解决。如因供应商原因导致物品不合格，采购部门应要求供应商采取补货、换货、退货等措施，直至验收合格。（三）验收责任1.验收人员应严格履行验收职责，对验收结果负责。如因验收人员疏忽或故意隐瞒验收问题，导致公司遭受损失的，应追究验收人员的责任。2.采购部门应积极配合验收工作，提供必要的协助和支持。如因采购部门原因导致验收工作延误或出现问题的，应追究采购部门的责任。六、报销管理（一）报销凭证要求1.购置物品的报销凭证应包括发票、验收单、采购合同、购置申请单等相关资料。发票应真实、合法、有效，内容完整，与购置物品相符。2.发票上应注明物品名称、规格型号、数量、单价、金额等信息，并加盖销售方发票专用章。3.验收单应详细记录验收情况，验收人员签字确认。采购合同应明确双方的权利和义务，合同条款应与报销凭证一致。4.购置申请单应注明购置物品的名称、规格型号、数量、单价、购置原因、审批情况等信息。（二）报销流程1.采购人员将购置物品的发票、验收单、采购合同等相关凭证整理齐全后，填写费用报销单。费用报销单应注明报销部门、报销日期、报销金额、报销事由等信息，并附上相关凭证。2.费用报销单经采购人员签字后，报部门负责人审核。部门负责人应审核报销凭证的真实性、合理性、合规性，审核通过后签字确认。3.部门负责人审核通过后的费用报销单报财务部门审核。财务部门应重点审核报销凭证是否齐全、合规，发票金额与报销金额是否一致，报销事项是否符合公司财务制度规定等。审核无误后，财务人员签字确认。4.财务部门审核通过后的费用报销单报公司分管领导审批。分管领导应根据公司财务状况和资金安排，对报销事项进行审批。审批通过后签字确认。5.费用报销单经公司分管领导审批后，报公司总经理批准。总经理批准后，财务部门按照公司财务制度进行报销处理。（三）报销时间限制1.购置物品的报销应在规定时间内进行。一般情况下，报销时间不得超过购置物品后的[X]个工作日。2.如因特殊原因未能及时报销的，应提前向财务部门说明情况，并提交相关证明材料。经财务部门同意后，可适当延长报销时间。七、账务处理（一）入账原则1.购置物品的入账价值应按照实际支付的金额确定，包括购买价款、相关税费、运输费、装卸费、保险费以及其他可归属于购置物品达到预定可使用状态前所发生的合理费用。2.对于需要安装调试的物品，其入账价值应包括安装调试费用。安装调试费用应在物品达到预定可使用状态后，与物品购买价款一并计入固定资产或相关资产成本。（二）账务处理流程1.财务部门收到采购部门提交的发票、验收单、采购合同等相关凭证后，按照入账原则进行账务处理。2.对于购置的办公用品、低值易耗品等，应按照实际成本计入当期费用，借记“管理费用”等科目，贷记“库存现金”或“银行存款”等科目。3.对于购置的固定资产，应按照确定的入账价值，借记“固定资产”科目，贷记“在建工程”或“银行存款”等科目。同时，按照规定计提折旧，借记“管理费用”等科目（根据固定资产使用部门确定），贷记“累计折旧”科目。4.对于购置的原材料，应按照实际成本计入原材料成本，借记“原材料”科目，贷记“银行存款”等科目。领用原材料时，按照领用部门和用途，借记“生产成本”、“制造费用”、“管理费用”等科目，贷记“原材料”科目。（三）账务核对与清查1.财务部门应定期对购置物品的账务进行核对，确保账账相符、账实相符。核对内容包括总账与明细账、明细账与相关凭证、固定资产卡片与实物等。2.公司应定期组织对购置物品进行清查盘点，每年至少进行一次全面清查盘点。清查盘点内容包括物品的数量、质量、存放地点等。3.清查盘点结束后，应编制清查盘点报告，对清查盘点结果进行分析和总结。如发现账实不符等问题，应及时查明原因，并按照规定进行处理。八、监督与检查（一）内部监督1.公司内部审计部门应定期对购置物品财务制度的执行情况进行审计监督，检查购置预算编制、审批流程、采购管理、验收管理、报销管理、账务处理等环节是否符合制度规定。2.审计部门应及时发现问题并提出改进建议，督促相关部门整改落实。对违反制度规定的行为，应按照公司相关规定追究