市场部报账财务制度

PAGE市场部报账财务制度一、总则（一）目的为了加强市场部财务管理，规范市场部报账行为，确保报账工作的准确性、及时性和合规性，提高资金使用效益，特制定本制度。（二）适用范围本制度适用于公司市场部全体员工在开展市场活动过程中的报账事宜。（三）基本原则1.真实性原则：报账所提供的票据、凭证等必须真实反映市场活动的实际情况，不得虚报、瞒报。2.合法性原则：报账行为必须符合国家法律法规以及公司相关财务制度的规定。3.合理性原则：各项费用支出应合理、必要，与市场活动的目标和效果相匹配。4.及时性原则：员工应及时整理报账资料，按照规定的时间和流程进行报账，确保财务核算的及时性。二、报账流程（一）报账准备1.收集原始凭证市场部员工在完成市场活动后，应及时收集与活动相关的各类原始凭证，包括但不限于发票、收据、合同、审批文件等。原始凭证应具备以下要素：凭证名称、填制日期、填制单位或填制人姓名、经办人员签名或盖章、接受凭证单位名称、经济业务内容、数量、单价、金额等。2.整理原始凭证对收集到的原始凭证进行分类整理，确保凭证的完整性和准确性。按照费用类别（如差旅费、业务招待费、市场推广费等）分别装订，并在凭证上注明费用所属项目、活动名称、日期等信息。3.填写报账申请表报账人员应根据整理好的原始凭证，如实填写报账申请表。报账申请表应包括以下内容：报账日期、报账人姓名、部门、费用所属项目、活动名称、费用明细（包括金额、用途等）、附件张数等。报账申请表应由报账人签字，并经部门负责人审核签字确认。（二）部门负责人审核1.审核内容部门负责人应对报账申请表及所附原始凭证进行全面审核，重点审核费用支出的真实性、合理性、必要性以及是否符合公司相关规定。审核原始凭证的真实性，包括凭证的真伪、内容是否与实际业务相符等；审核费用支出的合理性，判断费用是否与市场活动的目标和效果相匹配；审核费用支出的必要性，确保费用支出是开展市场活动所必需的。2.审核意见部门负责人审核无误后，应在报账申请表上签署审核意见，并签字确认。如发现问题，应及时与报账人沟通，要求其补充或更正相关资料。（三）财务审核1.初审报账申请表及原始凭证提交至财务部门后，财务人员首先进行初审。初审主要审核报账资料的完整性、合规性，包括凭证的格式、内容是否符合要求，审批手续是否齐全等。对费用支出的合理性进行初步判断，如发现不符合公司规定或存在疑问的费用，应及时与报账人或部门负责人沟通核实。2.复审初审通过后，财务人员进行复审。复审重点审核费用支出的真实性、准确性以及是否符合预算安排。核对原始凭证与报账申请表上的信息是否一致，对费用明细进行详细审查，确保费用计算准确无误。检查费用支出是否在预算范围内，如超出预算，需查看是否有相应的预算调整审批文件。3.财务审核意见财务人员审核完毕后，应在报账申请表上签署审核意见。如审核通过，注明“同意报账”；如发现问题，应明确指出问题所在，并要求报账人补充或更正相关资料。（四）审批1.审批权限根据公司财务审批制度，市场部报账审批权限如下：费用金额在[X]元以下的，由市场部经理审批；费用金额在[X]元至[X]元之间的，由市场部经理审核后，报分管领导审批；费用金额在[X]元以上的，由市场部经理、分管领导审核后，报总经理审批。2.审批流程报账申请表经财务审核后，按照审批权限依次提交至各级审批人进行审批。审批人应认真审阅报账资料，根据审核意见做出审批决定。如同意报账，应签字确认；如不同意报账，应说明理由，并将报账申请表及原始凭证退回报账人。（五）报账支付1.支付方式经审批同意的报账申请，财务部门根据公司资金状况和相关规定选择合适的支付方式。支付方式包括但不限于银行转账、支票、现金等。原则上，除符合现金支付规定（如支付给个人的小额劳务报酬等）外，应通过银行转账方式支付款项。2.支付流程财务人员根据审批后的报账申请表，编制付款凭证，并按照支付方式进行相应的操作。对于银行转账支付，应准确填写收款单位名称、账号、开户行等信息；对于支票支付，应确保支票填写规范、无误。付款完成后，财务人员应在报账申请表上注明支付日期和支付方式，并将相关凭证进行妥善保管。三、费用报销标准（一）差旅费报销标准1.交通费用飞机票：根据市场活动的实际需要和公司规定，选择合适的舱位乘坐飞机。经济舱机票按照实际票价报销，但不得超过公司规定的最高限价。火车票：按照实际购买的车票金额报销，软卧、软座除外。长途汽车票：按照票面金额报销，但应注意核实车票的真实性和合理性。市内交通费：在出差目的地市内，因工作需要乘坐公共交通工具或出租车的费用，凭有效票据实报实销。市内交通费实行定额包干，具体标准为[X]元/天，出差天数按照实际出差天数计算。2.住宿费用根据出差目的地的不同，分为不同的住宿标准。一线城市及经济发达地区，住宿标准为[X]元/天；二线城市及中等发达地区，住宿标准为[X]元/天；三线城市及以下地区，住宿标准为[X]元/天。员工应选择符合公司规定的住宿地点，并取得合法有效的住宿发票。实际住宿费用超过标准的部分，由员工自行承担；低于标准的部分，按照实际发生额报销。3.餐饮补贴出差期间的餐饮补贴按照[X]元/天的标准发放，不再报销餐饮发票。餐饮补贴包含早餐、午餐和晚餐，出差天数按照实际出差天数计算。（二）业务招待费报销标准1.招待对象业务招待费主要用于招待与公司市场活动相关的客户、合作伙伴等。2.招待标准招待费用应根据招待对象的级别和人数合理安排，不得铺张浪费。具体标准如下：招待一般客户，人均费用不得超过[X]元；招待重要客户或合作伙伴，人均费用不得超过[X]元。业务招待费应注重实际效果，避免不必要的招待开支。3.报销要求业务招待费报销时，应提供详细的招待清单，包括招待时间、地点、招待对象、招待事由等信息。招待费用应取得合法有效的发票，发票内容应与实际招待情况相符。如发票开具内容为“餐饮服务”，应注明具体菜品、酒水等明细；如发票开具内容为“会议费”，应提供会议通知、会议议程等相关资料。（三）市场推广费报销标准1.广告宣传费用广告宣传费用包括但不限于制作宣传资料、投放广告、举办促销活动等费用。广告宣传费用应根据市场活动的目标和预算进行合理安排，确保费用投入能够带来相应的市场效果。报销广告宣传费用时，应提供广告合同、宣传资料样本、广告投放记录等相关证明材料，确保费用支出的真实性和合理性。2.市场调研费用市场调研费用用于收集市场信息、分析市场趋势等活动。市场调研费用应按照实际发生额报销，报销时应提供调研方案、调研问卷、调研报告等相关资料，证明费用支出与市场调研活动相关。3.活动费用举办市场活动（如新品发布会、展会、研讨会等）的费用，应根据活动预算进行控制和报销。活动费用报销时，应提供活动策划方案、活动执行报告、活动费用明细清单等相关资料，确保费用支出合理、合规。四、报账时间规定1.市场部员工应在完成市场活动后的[X]个工作日内整理好报账资料，并提交至部门负责人进行审核。2.部门负责人应在收到报账资料后的[X]个工作日内完成审核，并提交至财务部门。3.财务部门应在收到报账资料后的[X]个工作日内完成初审，初审通过后提交至复审环节。复审应在[X]个工作日内完成。4.各级审批人应在收到报账申请表后的[X]个工作日内完成审批。5.财务部门在完成审批后，应及时安排报账支付。对于符合支付条件的报账申请，应在[X]个工作日内完成支付；对于因特殊原因需要延迟支付的，应向报账人说明原因。五、报账资料要求1.发票要求报账必须提供合法有效的发票，发票应加盖发票专用章，发票内容应与实际业务相符。发票开具日期应在报账所属期间内，过期发票不得作为报账凭证。如果发票开具内容不完整或不清晰，应要求开票方重新开具或补充相关信息。2.合同要求涉及经济业务的报账，应提供相关合同作为支撑材料。合同应明确双方的权利义务、费用标准、付款方式等条款。合同签订日期应在报账所属期间内，合同复印件应清晰可辨，并加盖合同双方公章或合同专用章。3.审批文件要求根据公司规定需要履行审批手续的报账事项，应提供相应的审批文件。审批文件应包括申请报告、审批意见、签字盖章等内容。审批文件应按照公司规定的流程进行流转和审批，确保审批手续齐全、合规。4.其他要求报账资料应整齐、规范地装订成册，并在每一页上注明页码。对于需要提供电子文档的报账资料，应确保电子文档内容与纸质文档一致，并按照规定的格式和命名方式保存。六、报账监督与检查1.内部审计监督公司内部审计部门定期对市场部报账情况进行审计检查，重点审查报账资料的真实性、合法性、合规性以及费用支出的合理性。审计检查过程中，如发现问题，应及时要求相关人员进行