往来帐财务制度

PAGE往来帐财务制度一、总则1.目的本制度旨在规范公司往来帐的财务管理，确保公司资金的安全、准确记录和有效使用，加强对往来帐的监控与分析，提高财务管理水平，防范财务风险，为公司的稳定运营提供有力支持。2.适用范围本制度适用于公司内部各部门之间以及公司与外部单位和个人之间发生的各类往来款项的核算与管理。3.依据本制度依据《中华人民共和国会计法》、《企业会计准则》以及国家相关法律法规和财务制度制定，并结合公司实际情况进行具体规定。二、往来帐的分类及定义1.应收账款指公司因销售商品、提供劳务等经营活动应向购货单位或接受劳务单位收取的款项。包括销售货款、增值税销项税额、代购货单位垫付的包装费、运杂费等。2.应付账款指公司因购买材料、商品和接受劳务供应等经营活动应支付给供应单位的款项。包括购买货物的货款、增值税进项税额、应付的运输费、装卸费等。3.其他应收款指公司除应收票据、应收账款、预付账款等以外的其他各种应收及暂付款项。包括应收的各种赔款、罚款，应收出租包装物租金，应向职工收取的各种垫付款项，存出保证金，其他各种应收、暂付款项等。4.其他应付款指公司除应付票据、应付账款、预收账款等以外的其他各种应付及暂收款项。包括应付租入包装物租金，存入保证金，应付的统筹退休金，职工未按期领取的工资，其他应付、暂收款项等。5.预付账款指公司按照购货合同规定预付给供应单位的款项。6.预收账款指公司按照销售合同规定向购货单位预收的款项。三、往来帐的核算原则1.真实性原则往来帐的记录必须真实、准确地反映经济业务的实际发生情况，不得虚构或隐瞒交易事项。2.及时性原则各项往来款项应及时入账，不得拖延。对于已发生的往来业务，应在规定的时间内进行账务处理，确保财务信息的及时性和有效性。3.权责发生制原则按照权责发生制的要求，凡是当期已经实现的收入和已经发生或应当负担的费用，不论款项是否收付，都应当作为当期的收入和费用；凡是不属于当期的收入和费用，即使款项已在当期收付，也不应当作为当期的收入和费用。关于往来帐具体的核算原则，在实际操作中，财务人员应严格遵循以下几点：对于应收账款，应在销售实现时确认收入，并同时确认应收账款。在确认收入时，需满足收入确认的相关条件，如商品所有权的主要风险和报酬已转移给购货方、公司不再保留与所有权相联系的继续管理权和控制权、收入的金额能够可靠计量、相关的经济利益很可能流入公司、相关的已发生或将发生的成本能够可靠计量（具体收入确认条件可参考《企业会计准则第14号——收入》）。应付账款应在取得相关商品或接受劳务时确认，并按照合同约定的金额进行计量。如有折扣等情况，应按照规定进行处理。其他应收款和其他应付款应根据实际发生的业务内容及时确认和计量。例如，应收的赔款应在确定赔款金额和收款时间后及时入账；应付的租入包装物租金应在租赁业务发生时确认，并按照租赁合同约定的租金金额和支付时间进行账务处理。预付账款应在按照购货合同规定预付货款时确认，待实际收到货物或接受劳务时，再根据实际情况进行调整。预收账款应在按照销售合同规定预收货款时确认，待发出商品或提供劳务时，再按照规定确认收入并冲减预收账款。四、往来帐的日常管理1.往来帐的登记财务部门应设置专门的往来帐明细帐，对每一笔往来业务进行详细登记。登记内容包括往来单位名称、业务发生日期、业务内容摘要、金额、凭证编号等。对于应收账款，应详细记录销售合同号、发货日期、预计收款日期等信息；对于应付账款，应记录采购合同号、到货日期、付款期限等信息。以便于跟踪和管理往来款项的收付情况。在登记往来帐时，应确保数据的准确性和完整性。每笔业务的记账凭证应附有相关的原始凭证，如销售发票、购货发票、合同协议、收付款凭证等，作为记账的依据。2.往来帐的核对定期核对往来帐是确保财务数据准确无误的重要措施。财务人员应每月至少对往来帐进行一次核对，与往来单位进行账目核对，及时发现并解决差异问题。核对内容包括往来款项的金额、发生时间、业务内容等是否一致。对于不一致的情况，应及时查明原因，并进行相应的调整。在与往来单位核对账目时，应采用书面函证或电子数据传输等方式进行确认。函证应明确往来款项的性质、金额、截止日期等信息，并要求对方在规定的时间内回复确认。对于电子数据传输，应确保数据的真实性和完整性，可采用加密传输、数字签名等技术手段进行保障。对于内部往来帐，各部门之间应定期进行核对，确保内部交易的准确性和一致性。如有差异，应及时查明原因，并在相关部门之间进行沟通协调，共同解决问题。3.往来帐的清理财务部门应定期对往来帐进行清理，及时核销已结清的往来款项。对于长期挂账的往来款项，应查明原因，采取相应的措施进行处理。对于确实无法收回的应收账款，应按照公司规定的坏账审批程序进行核销。在核销前，应取得充分的证据证明该款项无法收回，如对方破产、倒闭、注销等证明文件，或经过法律诉讼仍无法收回的相关法律文书等。对于确实无法支付的应付账款，应按照规定转入营业外收入进行核算。在转入营业外收入前，应经过公司内部相关部门的审核批准，并按照税务规定进行相应的税务处理。在清理往来帐时，应编制往来帐清理报告，详细说明往来帐的清理情况、存在的问题及处理结果等。往来帐清理报告应提交给公司管理层和相关部门，作为公司财务管理决策的参考依据。五、往来帐的审批流程1.应收账款的审批流程销售部门在签订销售合同前，应对购货单位的信用状况进行调查评估。评估内容包括购货单位的财务状况、经营情况、信用记录等。根据评估结果，确定是否给予购货单位信用额度及信用期限。销售合同签订后，销售部门应及时将合同副本提交给财务部门。财务部门根据合同约定的收款方式和时间，编制应收账款明细清单，并进行跟踪管理。当应收账款到期时，销售部门应及时与购货单位沟通收款事宜。如购货单位未能按时付款，销售部门应填写应收账款催收通知单，注明欠款金额、逾期天数、催收原因等信息，并提交给财务部门。财务部门收到应收账款催收通知单后，应进行审核。对于逾期时间较短的款项，可由财务人员直接与购货单位联系催收；对于逾期时间较长或金额较大的款项，财务部门应会同销售部门制定催收方案，并报经公司管理层批准后实施。催收方案可包括电话催收、函件催收、上门催收、法律诉讼等措施。在采取法律诉讼等措施时，需按照公司规定的法律事务审批程序进行审批。法律事务审批程序应明确审批部门、审批权限、审批流程等内容，确保法律诉讼等措施的合法性和有效性。2.应付账款的审批流程采购部门在签订采购合同前，应对供应单位的资质、信誉等进行审核。审核内容包括供应单位的营业执照、税务登记证、生产经营许可证、产品质量认证等文件，以及供应单位的市场口碑、以往交易记录等信息。采购合同签订后，采购部门应及时将合同副本提交给财务部门。财务部门根据合同约定的付款方式和时间，编制应付账款明细清单，并进行跟踪管理。当应付账款到期时，财务部门应按照合同约定的付款方式进行付款申请。付款申请应填写付款审批单，注明付款金额、付款对象、付款原因、付款日期等信息，并附上相关的原始凭证，如采购发票、验收报告等。付款审批单应按照公司规定的审批流程进行审批。审批流程一般包括采购部门负责人审核、财务部门负责人审核、分管领导审批、总经理审批等环节。各审批环节应明确审核要点和审批权限，确保付款的合理性和合规性。在付款时，财务部门应严格按照审批后的付款金额和付款方式进行操作。对于采用银行转账等方式付款的，应确保付款信息的准确性，避免出现付款错误或延误等情况。3.其他应收款和其他应付款的审批流程其他应收款和其他应付款的发生，应由相关业务部门填写借款单、报销单等申请单据，注明业务内容、金额、收款或付款对象等信息，并提交给财务部门。财务部门收到申请单据后，应进行审核。审核内容包括业务的真实性、合理性、合法性，以及申请金额是否符合公司规定的标准等。对于金额较小的其他应收款和其他应付款，可由财务部门负责人直接审批；对于金额较大或情况较为复杂的业务，应报经分管领导或总经理审批。审批通过后，财务部门方可进行相应的账务处理和资金收付。在资金收付过程中，财务人员应严格按照审批后的金额和方式进行操作，并及时登记往来帐明细帐，确保资金的安全和准确记录。六、往来帐的风险控制1.信用风险控制建立客户信用评估体系，对购货单位的信用状况进行定期评估。评估指标可包括购货单位的资产负债率、流动比率、速动比率、经营现金流状况、信用评级等。根据评估结果，确定不同客户的信用额度和信用期限，并进行动态管理。对于信用状况较差的客户，应采取谨慎的销售策略，如要求提供担保、增加预收账款比例、缩短信用期限等。同时，加强对这些客户的应收账款跟踪管理，及时发现并防范信用风险。定期收集和分析客户的信用信息，关注客户的经营状况和财务变化情况。如发现客户出现经营困难、财务恶化等迹象，应及时调整信用政策，并采取相应的催收措施，降低信用风险。2.资金风险控制合理安排往来款项的收付时间，确保公司资金的合理使用和流动性。对于应收账款，应加强催收力度，缩短收款周期，提高资金回笼速度；对于应付账款，应根据合同约定的付款期限，合理安排资金，避免逾期付款产生的信用损失和罚款。建立资金预警机制，对公司的资金状况进行实时监控。当公司资金出现紧张或异常情况时，及时发出预警信号，并采取相应的措施进行调整。如优化资金结构、加快资金回笼、控制资金支出等，确保公司资金的安全和稳定。加强对银行账户的管理，定期核对银行账户余额和交易明细，防范银行账户资金被盗用或挪用等风险。同时，选择信誉良好、实力较强的银行进行合作，确保资金的安全存储和便捷收付。3.内部控制风险控制完善往来帐的内部控制制度，明确各部门在往来帐管理中的职责和权限。财务部门负责往来帐的核算、监督和管理；销售部门负责应收账款的催收和核对；采购部门负责应付账款的审核和管理；其他相关部门负责各自业务范围内往来款项的申请和处理。加强对往来帐管理岗位的人员培训，提高财务人员的业务水平和风险意识。财务人员应熟悉往来帐的核算方法、审批流程、风险控制措施等内容，确保往来帐管理工作的规范和准确。定期对往来帐的内部控制制度进行评估和审计，发现问题及时整改。内部审计部门应加强对往来帐的审计监督，检查往来帐的记录是否真实、准确，审批流程是否合规，风险控制措施是否有效等。对于发现的违规行为和风险隐患，应及时提出整改意见，并跟踪整改情况，确保内部控制制度的有效执行。七、往来帐的财务分析1.往来帐的结构分析分析往来帐的构成结构，包括应收账款、应付账款、其他应收款、其他应付款等各科目在往来帐总额中的占比情况。通过结构分析，了解公司往来业务的主要构成和分布情况，为公司的经营决策提供参考依据。例如，如果应收账款占往来帐总额的比例较高，说明公司的销售业务在往来业务中占据主导地位，同时也反映出公司在应收账款管理方面的压力较大。此时，公司应加强应收账款的催收力度，优化信用政策，提高资金回笼速度。又如，如果其他应收款占比较大，应分析其具体构成和形成原因。对于因员工借款、备用金等原因形成的其他应收款，应加强对借款的管理和催收，确保资金的及时收回；对于因关联交易、资金拆借等原因形成的其他应收款，应关注其合规性和风险状况，加强对关联交易的监控和管理。2.往来帐的账龄分析对应收账款和应付账款进行账龄分析，了解往来款项的逾期情况和分布状况。账龄分析可按照不同的时间段进行划分，如1个月以内、13个月、36个月、6个月以上等。通过账龄分析，对于逾期时间较长的应收账款，应重点关注其催收情况和风险程度。对于逾期时间较长的应付账款，如果存在信用风险，应考虑与供应商协商调整付款方式或期限，避免因逾期付款给公司带来不良影响。同时，账龄分析还可以帮助公司评估往来款项的资金占用情况和资金周转效率。例如，通过分析应收账款的账龄结构，了解公司销售回款的速度和质量；通过分析应付账款的账龄结构，了解公司利用供应商资金的能力和效果。3.往来帐与经营业务的关联分析分析往来帐与公司经营业务的关联程度，了解往来款项的增减变化与公司销售、采购等经营活动的关系。例如，应收账款的增减变化通常与公司的销售收入密切相关，应付账款的增减变化与公司的采购支出相关。通过关联分析，判断往来帐的变动是否合理。如果应收账款的增长幅度明显高于销售收入的增长幅度，可能存在销售政策不合理、信用管理失控等问题；如果应付账款的增长幅度明显高于采购支出的增长幅度，可能存在资金闲置或付款不及时等问题。此外，还可以通过往来帐与经营业务的关联分析，发现公司经营活动中的潜在问题和风险。例如，通过分析其他应收