医院公共卫生文书制度

PAGE医院公共卫生文书制度一、总则（一）目的为加强医院公共卫生管理，规范公共卫生文书的撰写、审核、归档与使用，确保医院公共卫生工作的科学性、准确性、完整性和可追溯性，依据国家相关法律法规及医疗卫生行业标准，特制定本制度。（二）适用范围本制度适用于医院内涉及公共卫生工作的所有科室、部门及工作人员，包括但不限于疾病预防控制、健康教育、妇幼保健、卫生监督协管等相关业务。（三）基本原则1.依法依规原则：严格遵循国家法律法规、卫生行政部门的规章制度以及相关行业标准，确保公共卫生文书的合法性和规范性。2.真实准确原则：文书内容应基于真实的公共卫生事件、数据和信息，保证数据准确、逻辑清晰、描述客观。3.及时完整原则：在规定的时间内完成文书的撰写与报送，确保信息的时效性；同时保证文书内容完整，涵盖公共卫生工作的各个环节和要素。4.保密安全原则：对涉及个人隐私、敏感信息的公共卫生文书，严格遵守保密规定，防止信息泄露，确保信息安全。二、公共卫生文书的种类及内容要求（一）疾病预防控制类文书1.传染病报告卡内容：包括患者基本信息（姓名、性别、年龄、职业、联系方式等）、发病日期、诊断日期、疾病名称、病例分类（疑似病例、临床诊断病例、实验室确诊病例等）、报告单位、报告人等。要求：报告人应在规定时间内准确填写，确保信息完整无误。发现传染病病例后，应于24小时内进行网络直报；对于疑似病例，在确诊后应及时订正报告。2.传染病疫情监测分析报告内容：涵盖辖区内传染病发病情况（发病率、死亡率、病死率等）、流行趋势分析、重点传染病防控措施落实情况、疫情预警等内容。要求：定期收集、整理传染病监测数据，运用科学的统计分析方法进行分析，形成月度、季度、年度监测分析报告。报告应数据详实、分析准确、提出针对性的防控建议。3.预防接种记录与报告内容：记录疫苗接种对象的基本信息、接种疫苗种类、剂次、接种时间、接种部位、接种反应等；同时包括疫苗出入库记录、冷链温度监测记录等。要求：接种人员应严格按照免疫程序进行接种，规范填写接种记录。疫苗管理部门应做好疫苗出入库登记，确保冷链设备正常运行，每日记录冷链温度，保证疫苗质量安全。按照规定定期向上级疾病预防控制机构报告预防接种工作情况。（二）健康教育类文书1.健康教育计划内容：根据医院服务人群特点、季节变化、疾病流行趋势等制定年度健康教育计划，明确目标人群、教育内容、教育形式、实施时间、责任人等。要求：计划应具有针对性和可操作性，结合实际情况合理安排健康教育活动。定期对计划执行情况进行评估和调整，确保健康教育工作有序开展。2.健康教育资料内容：包括宣传折页、海报、手册、视频等多种形式的健康教育材料，内容涵盖疾病防治知识、健康生活方式、公共卫生政策等。要求：资料制作应科学准确、通俗易懂、图文并茂。定期更新健康教育资料内容，确保其时效性和实用性。发放资料时应做好记录，了解受众反馈，以便不断改进。3.健康教育活动记录内容：记录健康教育讲座、咨询、义诊等活动的时间、地点、主题、参与人数、活动内容、效果评估等。要求：活动组织者应详细记录活动过程，收集参与者的意见和建议，对活动效果进行客观评估。通过问卷调查、现场观察等方式，了解受众对健康教育知识的掌握程度和行为改变情况，为后续活动改进提供依据。（三）妇幼保健类文书1.孕产妇保健手册内容：记录孕妇基本信息、孕期检查情况（包括体重、血压、血常规、尿常规、B超等检查结果）、产前筛查与诊断情况、分娩情况、产后访视情况等。要求：孕妇在孕早期建册，医护人员应按照规范进行各项检查，及时记录相关信息。产后访视人员应按时上门访视，了解产妇及新生儿健康状况，填写访视记录。手册应妥善保管，确保信息连续完整。2.儿童保健手册内容：涵盖儿童基本信息、生长发育监测（身高体重测量、体格检查等）、预防接种记录、喂养与营养指导、心理行为发育评估等内容。要求：儿童在出生后应及时建立保健手册，定期进行健康检查。保健医生应根据儿童生长发育特点，提供科学的喂养和保健指导，记录相关信息。手册应随儿童成长过程持续更新，为儿童健康管理提供全程服务。3.妇幼卫生统计报表内容：包括孕产妇死亡报告、5岁以下儿童死亡报告、出生医学证明管理情况、妇幼保健服务情况等统计数据。要求：相关科室应准确收集、整理妇幼卫生数据，按照规定的时间和格式填写报表。报表数据应真实可靠，逻辑清晰，经审核无误后按时上报。（四）卫生监督协管类文书1.卫生监督协管巡查记录内容：记录对辖区内医疗机构、学校卫生、饮用水卫生、公共场所卫生等进行巡查的时间、地点、被监督单位名称、巡查内容、发现问题及处理情况等。要求：卫生监督协管员应定期进行巡查，如实记录巡查情况。发现违法违规行为或安全隐患时，应及时报告上级卫生监督机构，并协助做好调查处理工作。巡查记录应详细准确，能够反映被监督单位的真实情况。2.卫生监督协管信息报告内容：包括食品安全信息、饮用水卫生安全信息、学校卫生监督信息、非法行医和非法采供血信息等报告内容。要求：协管员在发现相关信息后，应及时核实并按照规定格式上报。报告内容应客观真实，不得隐瞒或虚报。同时，应跟踪信息处理情况，做好后续报告工作。三、公共卫生文书的撰写与审核（一）撰写要求1.格式规范：各类公共卫生文书应按照统一规定的格式进行撰写，包括字体、字号、排版、页边距等，确保文书的规范性和一致性。2.用语准确：使用规范的医学术语和公共卫生专业词汇，避免使用模糊、歧义或生僻的语言。文字表达应简洁明了，逻辑严谨，避免冗长复杂的句子结构。3.数据真实：文书中的数据应来源于实际调查、监测或统计，确保数据的真实性和可靠性。数据记录应准确无误，不得随意篡改或编造。4.签名完整：涉及医护人员、报告人、审核人等签名的文书，签名应完整、清晰，注明日期，以明确责任。（二）审核流程1.科室初审：文书撰写完成后，由所在科室负责人进行初步审核。审核内容包括文书格式、内容完整性、数据准确性、逻辑合理性等。科室负责人应确保文书符合相关要求，并签字确认。2.职能部门审核：科室初审通过后，将文书提交至医院公共卫生管理职能部门进行审核。职能部门应从公共卫生工作整体要求出发，对文书进行全面审核，重点审核文书内容是否符合法律法规、行业标准以及医院公共卫生工作规范。审核通过后，职能部门负责人签字确认。3.分管领导终审：经职能部门审核后的文书，报医院分管公共卫生工作的领导进行终审。分管领导对文书的准确性、重要性和合规性进行最终把关，签署终审意见。对于重大公共卫生事件相关文书或涉及重要决策的文书，需经医院领导班子集体研究审核。四、公共卫生文书的归档与保管（一）归档原则1.分类归档：按照公共卫生文书的种类、年份、月份等进行分类，便于查找和管理。2.及时归档：文书审核通过后，应及时进行归档，确保归档的及时性和完整性。3.纸质与电子档案同步：建立纸质档案和电子档案并行的归档制度，确保档案信息的一致性和安全性。（二）纸质档案保管1.档案存放：设立专门的公共卫生文书档案室，配备档案柜、防火、防潮、防虫等设施设备。按照分类存放的原则，将纸质档案整齐排列在档案柜中，便于查找和取用。2.档案整理：对纸质档案进行定期整理，去除破损、褪色、重复的文件，确保档案的整洁和完好。同时，按照档案编号顺序进行装订，编制档案目录，方便查阅。3.保管期限：根据公共卫生工作相关规定和档案性质，确定不同文书的保管期限。一般传染病报告卡、预防接种记录等短期档案保管期限为3年；传染病疫情监测分析报告、妇幼卫生统计报表等中期档案保管期限为5年；涉及医院重大公共卫生事件处理、长期规划等重要档案保管期限为10年及以上。保管期限届满后，按照档案管理规定进行销毁处理。（三）电子档案保管1.存储设备：采用安全可靠的电子存储设备，如服务器、磁盘阵列等，对电子档案进行集中存储。定期对存储设备进行维护和备份，防止数据丢失。2.数据备份：建立电子档案数据备份制度，可以采用磁带备份、光盘备份、异地存储等多种方式进行备份。备份数据应定期进行检查和恢复测试，确保数据的可用性。3.权限管理：设置不同的用户权限，对电子档案进行分级管理。只有经过授权的人员才能访问和查阅相关档案，确保档案信息的安全性和保密性。同时，记录电子档案的访问操作日志，以便进行审计和追溯。4.系统维护：定期对电子档案管理系统进行维护和升级，确保系统的稳定性和兼容性。及时更新系统安全补丁，防止数据泄露和系统故障。五、公共卫生文书的使用与借阅（一）使用范围医院内部各科室、部门因公共卫生工作需要，可按照规定查阅和使用相关公共卫生文书。涉及对外提供公共卫生信息、数据或文书的，需经医院公共卫生管理部门审核，并报医院分管领导批准后，按照相关法律法规和规定进行提供。（二）借阅流程1.借阅申请：因工作需要借阅公共卫生文书的人员，应填写借阅申请表，注明借阅文书名称、借阅目的、借阅时间等信息。申请表经所在科室负责人签字同意后，提交至医院公共卫生管理部门。2.审批：公共卫生管理部门对借阅申请进行审核，根据文书的重要性、保密性以及借阅人的使用需求等情况，决定是否批准借阅。对于涉及重要公共卫生事件或敏感信息的文书，需经医院分管领导审批后方可借阅。3.借阅登记：经批准后，借阅人到公共卫生文书档案室办理借阅登记手续。档案管理人员应详细记录借阅人姓名、科室、借阅文书名称、借阅时间、归还时间等信息，并要求借阅人签字确认。4.归还：借阅人应在规定时间内归还所借文书。归还时，档案管理人员应对文书进行检查，确保文书完好无损、无缺失页等情况。如发现问题，应及时与借阅人沟通并记录相关情况。借阅人归还文书后，档案管理人员在借阅登记册上注明归还时间，并注销借阅记录。六、公共卫生文书的保密与安全管理（一）保密制度1.人员培训：定期对涉及公共卫生文书管理和使用的人员进行保密知识培训，提高保密意识，明确保密责任。2.信息分级：根据公共卫生文书内容的敏感程度和重要性，对信息进行分级管理。明确不同级别信息的保密要求和访问权限，采取相应的保密措施。3.保密措施：对纸质档案和电子档案采取严格的保密措施。纸质档案存放于专门的档案室，限制无关人员进入；电子档案设置访问密码，采用加密存储等技术手段，防止信息泄露。在文书传递过程中，应采用加密传输、专人递送等方式，确保信息安全。（二）安全管理1.设施设备维护：定期对公共卫生文书档案室的设施设备进行检查和维护，确保防火、防潮、防虫、防盗等设施设备正常运行。对电子存储设备、档案管理系统等进行定期维护和更新，防止因设备故障或系统漏洞导致数据丢失或泄露。2.灾害防范：制定应对自然灾害、突发事件等情况下的公共卫生文书安全应急预案。明确在灾害发生时的应急处置措施，如档案转移、保护等，确保档案安全。定期对应急预案进行演练，提高应对突发事件的能力。3.数据安全：加强对公共卫生文书电子数据的安全管理，采用数据备份、数据恢复、数据加密等技术手段，防止数据丢失、篡改或泄露。建立数据安全审计机制，对数据访问操作进行记录和审计，及时发现和处理异常情况。七、监督与考核（一）监督检查医院公共卫生管理部门定期对各科室公共卫生文书的撰写、审核、归档、保管等情况进行监督检查。检查内容包括文书质量、工作流程执行情况、档案管理规范等方面。通过现场查看、查阅资料、数据核对等方式，及时发现问题并督促整改。（二）考核评价建立公共卫生文书工作