销售与收款财务制度

PAGE销售与收款财务制度一、总则（一）目的本制度旨在规范公司销售与收款业务的财务管理，确保销售活动的顺利开展，保障公司资金安全，提高资金使用效率，防范财务风险，促进公司业务的健康发展。（二）适用范围本制度适用于公司所有销售与收款业务活动，包括但不限于产品销售、服务提供以及相关款项的收取等。（三）基本原则1.合法性原则：销售与收款业务应严格遵守国家法律法规和相关财务会计准则，确保业务活动合法合规。2.准确性原则：销售合同签订、发货、开票、收款等环节的记录应准确无误，保证财务数据的真实性和可靠性。3.及时性原则：及时处理销售业务，确保货物及时交付，款项及时收回，避免资金积压和逾期风险。4.风险控制原则：识别、评估和控制销售与收款过程中的各类风险，采取有效措施防范坏账损失等风险。5.职责分离原则：明确各部门在销售与收款业务中的职责，实行不相容职务分离，防止舞弊行为。二、销售业务流程及财务管理（一）销售合同管理1.合同签订前销售部门应进行客户信用调查，评估客户的信用状况和支付能力。对于新客户，需收集其营业执照、税务登记证、法定代表人身份证明等相关资料，并填写《客户信用调查表》。根据客户信用评估结果，确定客户信用额度和信用期限。信用额度由销售部门提出申请，财务部门审核，报公司管理层审批后执行。销售合同文本应明确双方的权利义务、产品或服务的规格、数量、价格、交货时间、付款方式等条款。销售合同须经公司法律顾问审核，确保合同条款合法合规。2.合同签订时销售合同经双方签字盖章后生效。销售部门应及时将合同副本交至财务部门备案，财务部门据此建立销售合同台账，详细记录合同编号、客户名称、合同金额、付款方式、信用期限等信息。对于重大销售合同，财务部门应参与合同条款的审核，从财务角度提出风险防范建议，确保合同条款符合公司利益和财务政策。（二）发货管理1.发货申请销售部门根据销售合同约定，填写《发货申请表》，注明客户名称、合同编号、产品或服务名称、数量、发货时间等信息。《发货申请表》经销售部门负责人审批后，交至仓库管理部门。2.发货执行仓库管理部门根据《发货申请表》安排发货，确保货物的品种、数量、规格等与合同要求一致。发货时应填写《发货单》，详细记录发货日期、货物名称、数量、规格、客户名称等信息。《发货单》一式多联，仓库留存一联，其余联次分别交销售部门、财务部门等。销售部门据此开具发票，财务部门作为确认销售收入的依据之一。（三）发票管理1.发票开具销售部门应在发货后及时通知财务部门开具发票。财务部门根据《发货单》和销售合同，按照规定的税率和发票开具要求，准确开具销售发票。发票开具应遵循“谁开票、谁负责”的原则，确保发票内容与实际业务相符，不得虚开发票。发票开具后，应及时登记发票台账，记录发票号码、开票日期、客户名称、金额、税额等信息。2.发票传递与保管财务部门开具发票后，应及时将发票联次传递给销售部门，销售部门负责将发票送达客户。对于采用邮寄方式送达发票的，应妥善保管邮寄凭证。财务部门应妥善保管发票存根联、记账联等，按照税务机关的要求定期进行装订成册，并保存一定期限，以备税务检查。（四）销售收入确认1.确认原则公司应按照《企业会计准则》的规定，在同时满足下列条件时确认销售收入：企业已将商品所有权上的主要风险和报酬转移给购货方；企业既没有保留通常与所有权相联系的继续管理权，也没有对已售出的商品实施有效控制；收入的金额能够可靠地计量；相关的经济利益很可能流入企业；相关的已发生或将发生的成本能够可靠地计量。2.确认流程财务部门应根据发货记录、发票开具情况以及客户签收单等资料，按照销售收入确认原则，在每月末对销售收入进行确认。销售收入确认后，财务部门应编制《销售收入确认表》，详细记录客户名称、合同编号、销售金额、确认日期等信息，并据此进行账务处理。三、收款业务流程及财务管理（一）收款方式1.现金收款对于金额较小、客户要求以现金支付的款项，销售部门应指定专人负责收取现金。收取现金时，必须当面清点，确保金额准确无误，并开具收款收据。收款收据应一式三联，一联交客户，一联留存销售部门，一联交财务部门记账。财务部门应及时将现金存入公司银行账户，并进行相应的账务处理。2.银行转账收款对于通过银行转账方式收取的款项，销售部门应及时获取客户银行转账凭证，并将相关信息传递给财务部门。财务部门应根据银行转账凭证，核对收款金额、客户名称等信息，确保款项及时到账。到账后，财务部门应及时进行账务处理，并在银行存款日记账中记录相关信息。3.票据收款对于收到的支票、汇票等票据，销售部门应及时将票据交至财务部门。财务部门应审核票据的真实性、有效性和完整性，确保票据符合银行要求。财务部门应按照票据管理规定妥善保管票据，并在票据到期前及时办理托收手续。票据款项到账后，财务部门应进行相应的账务处理。（二）收款跟踪与催款1.收款跟踪财务部门应建立收款跟踪台账，对每笔销售款项的收款情况进行实时跟踪。定期与销售部门核对收款进度，及时掌握款项回收情况。对于超过信用期限仍未收回的款项，财务部门应及时向销售部门发出《催款通知书》，提醒销售部门跟进催收。2.催款措施销售部门收到《催款通知书》后，应立即安排专人与客户沟通，了解款项未收回的原因，并采取相应的催款措施。根据客户的实际情况，催款措施可包括电话催款、上门催款、发送催款函等。对于长期拖欠款项的客户，销售部门应及时向公司管理层汇报，共同商讨解决方案，必要时可通过法律途径追讨欠款。（三）坏账管理1.坏账确认对于符合下列条件之一的应收账款，经公司管理层批准后，确认为坏账：债务人依法宣告破产、关闭、解散、被撤销，或者被依法注销、吊销营业执照，其清算财产不足清偿的；债务人死亡，或者依法被宣告失踪、死亡，其财产或者遗产不足清偿的；债务人逾期3年以上未清偿，且有确凿证据证明已无力清偿债务的；与债务人达成债务重组协议或法院批准破产重整计划后，无法追偿的；因自然灾害、战争等不可抗力导致无法收回的；国务院财政、税务主管部门规定的其他条件。2.坏账处理坏账确认后，财务部门应按照规定的会计处理方法进行账务处理，冲减坏账准备和应收账款账面价值。已确认的坏账应建立备查账簿，详细记录坏账的客户名称、金额、确认时间等信息。对于已核销的坏账，如后期又收回款项，应及时进行账务处理，恢复应收账款和坏账准备，并将收回的款项存入公司银行账户。四风险评估与控制（一）风险识别1.信用风险：客户信用状况恶化，导致无法按时足额收回款项，形成坏账损失。2.市场风险：市场需求变化、竞争加剧等因素，可能影响公司销售业绩，导致销售收入下降。3.操作风险：销售合同签订、发货、开票、收款等环节操作不当，可能引发财务风险，如合同条款漏洞、发货错误、发票开具错误、收款不及时等。4.法律风险：销售与收款业务活动可能涉及法律法规问题，如合同纠纷、税务风险等，给公司带来法律责任和经济损失。（二）风险评估1.财务部门应定期对销售与收款业务的风险进行评估，采用定性与定量相结合的方法，确定风险发生的可能性和影响程度。2.根据风险评估结果，对风险进行分类排序，确定重点风险领域和关键风险点，为制定风险控制措施提供依据。（三）风险控制措施1.信用风险管理加强客户信用调查和评估，建立客户信用档案，动态跟踪客户信用状况。根据客户信用状况调整信用额度和信用期限，确保信用风险可控。对于信用状况较差的客户，可要求其提供担保或采取其他风险防范措施，如增加预付款比例、缩短信用期限等。2.市场风险管理加强市场调研，及时了解市场动态和竞争对手情况，制定合理的市场营销策略，提高产品或服务的市场竞争力。优化产品结构，满足市场多样化需求，降低市场风险对公司销售业绩的影响。3.操作风险管理完善销售与收款业务流程，明确各环节的操作规范和职责分工，加强内部控制，确保业务操作的准确性和规范性。加强员工培训，提高员工业务素质和风险意识，减少因操作失误引发的风险。4.法律风险管理加强合同管理，严格审核合同条款，确保合同合法合规。对于重大合同，应咨询法律顾问意见，防范合同纠纷风险。加强税务管理，及时了解税收政策变化，确保公司税务处理合法合规，避免税务风险。五、财务部门职责（一）财务核算1.负责销售与收款业务的财务核算工作，准确记录销售收入、成本、费用等相关数据，确保财务报表的真实性和准确性。2.根据销售合同和发货记录，及时确认销售收入，按照规定的会计政策和会计估计进行账务处理。3.负责应收账款的核算和管理，定期与销售部门核对账目，确保应收账款余额准确无误。（二）资金管理1.合理安排资金，确保销售款项及时收回，满足公司资金需求。根据收款计划，及时与银行沟通，办理资金结算业务。2.对收款资金进行监控，确保资金安全。定期对银行账户余额进行核对，发现异常情况及时报告并处理。3.参与公司资金预算编制工作，结合销售与收款业务情况，合理预计资金流入和流出，为公司资金决策提供依据。（三）风险监控1.定期对销售与收款业务的财务风险进行监控和分析，及时发现潜在风险隐患，并向公司管理层报告。2.协助销售部门进行客户信用评估，提供财务数据支持，参与制定信用额度和信用期限等信用政策。3.对坏账情况进行跟踪管理，按照规定的程序进行坏账确认和处理，确保公司资产质量。（四）财务分析1.定期编制销售与收款业务财务分析报告，对销售业绩、收款情况、客户信用状况等进行分析评价，为公司管理层决策提供参考依据。2.通过财务分析，发现销售与收款业务中存在的问题和不足，提出改进建议和措施，促进公司业务的持续健康发展。六、销售部门职责（一）销售业务执行1.负责公司产品或服务的销售工作，按照销售合同约定，组织发货、开票等业务活动，确保销售业务的顺利完成。2.积极开拓市场，寻找潜在客户，开展市场营销活动，提高公司产品或服务的市场占有率。3.及时了解客户需求和市场动态，反馈市场信息，为公司产品研发、生产和营销策略调整提供依据。（二）客户管理1.建立客户档案，收集客户信息，对客户进行分类管理。定期更新客户档案，确保客户信息的准确性和完整性。2.负责客户信用调查和评估工作，按照公司规定的程序和方法，对客户信用状况进行评估，提出信用额度和信用期限建议。3.加强与客户的沟通与联系，维护良好的客户关系。及时处理客户投诉和纠纷，提高客户满意度。（三）收款管理1.负责销售款项的催收工作，按照收款计划及时跟进客户付款情况，确保款项按时足额收回。2.对于逾期未付款项，及时与客户沟通，了解原因，采取有效措施进行催款。如遇重大收款问题，及时向公司管理层汇报。3.协助财务部门进行应收账款管理，提供客户付款信息和相关资料，配合财务部门做好对账工作。七、其他部门职责（一）仓库管理部门1.负责产品的出入库管理，根据销售部门的发货申请，及时准确地安排发货，确保货物的品种、数量、规格等与销售合同要求一致。2.建立库存台账，定期盘点库存，确保库存数量准确无误。及时反馈库存信息，为销售部门和财务部门提供数据支持。3.配合销售部门和财务部门做好发货记录、存货核算等相关工作，确保销售业务流程的顺畅。（二）法务部门1.参与销售合同的审核工作，从法律角度对合同条款进行审查，确保合同合法合规，防范法律风险。2.协助处理销售与收款业务中的法律纠纷，提供法律咨询和法律支持，维护公司合法权益。3.关注法律法规变化，及时向公司相关部门传达法律政策信息，指导公司销售与收款业务活动依法开展。八、监督与检查（一）内部审计1.公司内部审计部门应定期对销售与收款业务进行审计，检查业务流程的执行情况、财务核算的准确性、内部控制的有效性等。2.审计过程中发现的问题，应及时提出整改意见，并跟踪整改落实情况。对违反制度规定的行为，应按照公司相关规定进行处理。（二）财务检查1.财务部门应定期对销售与收款业务进行自查，检查财务数据的准确性、账务处理的规范性、资金管理的安全性等。2.