行政单位对原始凭证审核依据制度

行政单位对原始凭证审核依据制度第一章总则第一条本制度依据《中华人民共和国会计法》《企业内部控制基本规范》及集团母公司关于财务管理与风险防控的总体要求制定，旨在规范行政单位原始凭证审核工作，防范财务风险与操作风险，确保企业经济活动合法合规，满足内部精细化管理和风险防控的迫切需求。第二条本制度适用于公司各部门、下属单位及全体员工在执行采购、报销、合同履行、资产处置等业务活动中涉及原始凭证审核的全部场景，包括但不限于财务部门、业务部门、行政管理部门及各层级管理岗位。第三条本制度下列术语定义如下：（一）原始凭证专项管理：指行政单位对经济业务事项的原始凭证进行真实性、合规性、完整性审核的系统性管理活动，包括审核标准制定、流程优化、风险监控与责任追究等环节。（二）专项风险：指在原始凭证审核过程中可能引发财务差错、舞弊行为或资产流失的潜在风险，如凭证伪造、审批不规范、内容缺失等。（三）合规：指原始凭证审核工作严格遵循国家法律法规、行业准则及企业内部制度要求，确保业务活动合法有效。第四条原始凭证审核专项管理遵循以下核心原则：（一）全面覆盖：所有经济业务的原始凭证均纳入审核范围，无遗漏；（二）责任到人：明确各级审核主体的职责权限，确保责任可追溯；（三）风险导向：聚焦高风险凭证类型与环节，实施差异化审核；（四）持续改进：动态优化审核流程与技术手段，提升管理效能。第二章管理组织机构与职责第五条公司主要负责人对公司原始凭证审核专项管理工作负总责，统筹制度建设、资源保障与重大风险处置；分管财务、运营的领导为直接责任人，负责组织落实、监督考核与跨部门协调。第六条设立原始凭证审核专项管理领导小组，由公司主要负责人牵头，分管领导任副组长，财务、审计、法务及业务部门负责人组成。领导小组职责包括：统筹审核制度制定与修订、协调跨部门重大争议、审批高风险凭证处理方案、监督年度管理成效。第七条明确三类主体职责分工：（一）牵头部门（财务部）：统筹审核标准建设、技术工具开发、培训宣贯、风险数据库维护及季度考核；牵头开展专项审计与流程优化；（二）专责部门（审计部、法务部）：审计部负责抽检审核质量与违规处置；法务部负责审核合规性标准与法律风险防控；（三）业务部门/下属单位：落实凭证自检、源头规范，定期提交审核问题清单；配合专项管理领导小组开展整改验证。第八条基层执行岗（经办人员、复核人员）职责：严格按权限审核凭证要素完整性、审批手续合规性，对不符合要求的凭证拒绝接收或上报；签署岗位合规承诺书，主动报告可疑凭证线索。第三章专项管理重点内容与要求第九条采购领域原始凭证审核：业务操作合规标准：供应商资质审核须完整、时效性（如营业执照、行业许可）；招投标文件需符合程序要求，留存比价记录；大额采购须同步采购合同与入库单。禁止性行为：严禁虚构采购业务、关联方利益输送、超额审批；禁止无合同或发票支付货款。重点防控点：虚构发票、虚增数量、合同与实际执行不符的风险。第十条报销领域原始凭证审核：合规标准：费用类凭证需经部门负责人签字、附审批单；差旅费报销需提供行程单、交通票据；固定资产折旧需同步资产卡片与权属证明。禁止行为：严禁虚列支出、重复报销、巧立名目套取资金；禁止使用伪造票据。重点防控点：多报销、超额报销、发票与实耗不符的道德风险。第十一条合同履行领域审核：合规标准：签订合同须附协议书、审批单；付款凭证需核对合同履约进度；变更需经三方确认、备案。禁止行为：严禁无合同付款、超合同范围结算；禁止伪造变更记录。重点防控点：合同未履行即付款、变更未备案的流程风险。第十二条资产处置领域审核：合规标准：报废需附资产盘点表、审批单；租赁须留存合同与押金凭证；对外投资需同步投资协议与验资报告。禁止行为：严禁隐瞒资产损毁、虚报处置价格；禁止未评估即处置。重点防控点：处置收入不入账、私分处置收益的腐败风险。第四章专项管理运行机制第十三条制度动态更新机制：牵头部门每半年对照法规变化、业务案例修订审核标准；每年结合年度审计结果调整高风险领域清单。第十四条风险识别预警机制：（一）季度排查：财务部联合业务部门抽查上月凭证，识别共性风险；（二）分级评估：专责部门对重大风险（如金额超X万元或涉及关联方）出具预警函；（三）发布通知：每月汇总风险点，通过OA系统同步至各层级。第十五条合规审查机制：（一）嵌入节点：采购申请提交前须审核合同草案，付款审批前需核验发票真伪；（二）全流程覆盖：从业务发生到凭证归档的全周期实施双签制（经办人+复核人）；（三）强制条款：涉及金额超X万元的凭证需由财务总监最终审核。第十六条风险应对机制：（一）一般风险：业务部门3日内完成整改，专责部门抽查验证；（二）重大风险：启动应急程序，成立专项核查组，暂停业务直至查清；（三）上报要求：重大风险事件须在2小时内向领导小组报告，48小时内提交处置方案。第十七条责任追究机制：（一）处罚标准：伪造凭证追究直接责任人降级，涉及金额超X万元的移交司法机关；（二）联动考核：违规行为直接计入年度考核评分，与绩效奖金脱钩；（三）公开通报：季度发布典型案例，通过内部平台曝光处理结果。第十八条评估改进机制：（一）年度评估：领导小组结合审计结果、员工反馈修订审核流程；（二）优化路径：对低效环节（如重复审核）引入自动化工具；（三）持续跟踪：对整改效果进行二次验证，未达标的纳入追责范围。第五章专项管理保障措施第十九条组织保障：明确各级领导在季度例会上汇报审核工作；建立跨部门协调会，解决争议事项。第二十条考核激励机制：（一）部门考核：将审核合规率、风险处置效率纳入部门KPI；（二）个人评优：每年评选“审核标兵”，奖金与年度绩效挂钩；（三）反向约束：对连续两个季度审核不合格的岗位降级。第二十一条培训宣传机制：（一）管理层培训：每半年组织合规履职培训，强调“一岗双责”；（二）一线培训：新员工须通过“原始凭证操作模拟系统”考核；（三）案例教育：每月发布《审核简报》，分析典型问题与整改建议。第二十二条信息化支撑：（一）流程自动化：开发电子签审系统，实现凭证自动校验；（二）风险监控：嵌入预警模型，对异常发票（如重复开票方）自动标记；（三）数据共享：财务、业务、审计系统对接，实现凭证信息实时同步。第二十三条文化建设：（一）合规手册：编制《原始凭证审核实务手册》，覆盖全场景操作指引；（二）承诺书制度：全员签署《合规承诺书》，明确违规后果；（三）氛围营造：设立“合规建议箱”，每月评选优秀建议奖励。第二十四条报告制度：（一）风险事件报告：重大风险须在2小时内提交专项报告，包含时间、金额、处置措施；（二）年度报告：12月31日前提交《年度审核工作总结》，附高风险案例与改进计划；（三）内容要求：报告须含数据指标（如全年凭证审核量、问题率）、