酒店年会活动合同协议样本

酒店年会活动合同协议样本甲方（委托方）：[甲方公司全称]法定代表人/负责人：[姓名]地址：[甲方公司地址]联系人：[姓名]联系电话：[电话号码]电子邮箱：[邮箱地址]乙方（服务方）：[酒店全称]法定代表人/负责人：[姓名]地址：[酒店地址]联系人：[姓名]联系电话：[电话号码]电子邮箱：[邮箱地址]鉴于甲方拟于[活动年份]年[活动月份]月[活动日期]日在乙方酒店举办年会活动，乙方可为甲方提供相应的场地及配套服务，双方根据《中华人民共和国民法典》及相关法律法规的规定，本着平等、自愿、公平和诚实信用的原则，经友好协商，达成以下协议：第一条活动基本信息1.1活动名称：[甲方年会具体名称，如无则填“甲方年会”]1.2活动日期与时间：[活动年份]年[活动月份]月[活动日期]日[开始时间]至[结束时间]1.3活动地点：乙方酒店[宴会厅具体名称或编号]1.4预计参加人数：约[参加人数]人1.5活动主题（如适用）：[年会主题]第二条服务内容与规格2.1场地租赁2.1.1甲方租赁乙方位于[宴会厅具体名称或编号]的宴会厅（包括但不限于主宴会厅、签到区、贵宾休息室、分会场等）用于举办年会活动，使用时长自[开始时间]至[结束时间]，共计[使用时长]小时。2.1.2甲方租赁乙方指定区域用于[背景板搭建、签到处布置、摄影区等，请具体说明]，使用至活动结束。2.1.3场地使用须遵守乙方相关规定，不得损坏设施设备，活动结束后负责清理现场至乙方要求的标准。2.2餐饮服务2.2.1宴会厅餐：甲方确认参加宴会的总人数为[参加人数]人，乙方根据甲方要求提供[午宴/晚宴]自助餐服务。菜单详见本合同附件一《餐饮菜单清单》，包括但不限于[列举几样特色冷餐、热菜、汤品、主食、水果、甜点等]。菜单最终确认以甲方签字盖章的版本为准。2.2.2餐饮标准：菜品规格、口味为[例如：川菜/粤菜]，份量满足活动需求。2.2.3酒水饮料：乙方为甲方提供以下酒水饮料服务：(1)贵宾用酒：[酒水品牌和类型，如X品牌红酒、X品牌白葡萄酒]，数量按[每桌X瓶/每X人X瓶]计算。(2)矿泉水：提供[瓶装/桶装]矿泉水共计约[数量]瓶/桶。(3)饮料：提供可乐、雪碧等软饮，以及橙汁、苹果汁等果汁，具体品牌和数量按预估人数[每人X瓶]计算。(4)咖啡/茶：在[指定区域]提供咖啡和茶水服务。(5)菜单内酒水饮料费用已包含在总价款内。2.2.4特殊餐食：如需提供素食、清真等特殊餐食，需提前[具体天数]天书面告知乙方，并另行支付相应费用，具体标准按乙方公示执行。2.3场地布置与装饰2.3.1基础布置：乙方负责提供宴会厅基础桌椅摆放、指示牌、迎宾背景板（规格[宽X米，高X米]，内容为“[甲方公司名称]年会”）等标准迎宾布置。2.3.2可选升级服务：除基础布置外，甲方选择以下升级服务（如选择，请列明具体项目及费用；如不选择，请注明）：(1)舞台背景板：设计、制作、安装[规格尺寸]的舞台背景板，内容为“[舞台背景内容]”，费用为人民币[金额]元。(2)灯光音响：使用[具体类型和品牌，如XXX牌LED灯带、XXX牌会议音响系统]等设备，费用为人民币[金额]元。(3)花艺布置：包括签到台花艺、舞台花架、桌花等，共计约[数量]处，费用为人民币[金额]元。(4)[其他自选项目，如气球装饰、桌卡等，请列明及费用]。2.3.3布置要求：如甲方对背景板、签到台等有特定设计方案，需提供最终确认的设计图给乙方，并承担设计及制作费用。2.4设备服务2.4.1乙方负责提供并确保活动期间所需的基本影音设备正常运行，包括：主扩音箱一套、投影仪一台（分辨率[具体分辨率]）、LED显示屏一块（尺寸[具体尺寸]）、无线手持麦克风[数量]支、无线领夹麦克风[数量]对。设备安装、调试及活动期间的基本操作支持由乙方负责。2.4.2如甲方需使用或增加其他设备（如同声传译设备、摄像机、摄像车等），需提前[具体天数]天书面告知乙方，费用由甲方承担，具体标准按乙方公示执行。2.5人员服务2.5.1乙方提供活动现场工作人员，包括但不限于：迎宾人员[数量]名、宴会服务员[数量]名、传菜员[数量]名、酒水员[数量]名、茶水服务人员[数量]名、后台协调人员[数量]名、工程技术人员[数量]名。上述人员须着统一制服，服从甲方及乙方的现场工作安排，提供专业的服务。2.5.2甲方计划自行安排以下人员：主持人[姓名]/演艺团队[团队名称]/摄影摄像师[姓名/公司名]/礼仪人员[数量]名等。上述人员在工作期间须遵守乙方现场管理规定，其服务行为及可能产生的费用由甲方自行负责。2.6其他服务（可选）2.6.1签到系统：提供[电子签到/传统签到]系统服务，费用为人民币[金额]元。2.6.2摄影摄像：乙方提供基础摄影摄像服务，包括[例如：现场跟拍4小时，提供原始素材光盘一份]，费用为人民币[金额]元。（或约定由甲方自行安排）2.6.3休息室服务：为甲方贵宾提供休息室，配备茶水、咖啡、小食及Wi-Fi服务，服务时间自[开始时间]至[结束时间]。2.6.4环境清洁：活动结束后，乙方负责将宴会厅及相关区域清理干净，达到乙方标准。第三条费用与支付3.1本合同项下服务费用总额（含税）为人民币[金额]元（大写：[金额大写]）。该费用包含但不限于场地费、基础餐饮费、基础布置费、人员服务费、设备使用费等（具体明细以附件一、二为准）。3.2付款方式：(1)本合同签订后[具体天数]天内，甲方支付合同总价款的[百分比]%，即人民币[金额]元，作为定金。乙方在收到定金后向甲方开具相应金额的发票。(2)活动举办前[具体天数]天，甲方支付合同总价款的[百分比]%，即人民币[金额]元。乙方在收到该笔款项后向甲方开具剩余发票。(3)甲方应将款项支付至乙方以下银行账户：开户行：[银行名称及支行]账户名称：[乙方全称]账号：[银行账号]3.3发票：乙方应在收到甲方每次付款后[具体天数]天内，向甲方开具等额、合法的增值税[普通/专用]发票。3.4价格说明：本合同价格已包含[例如：税费/服务费]，不含[例如：甲方自备物品费用、演艺人员费用、特殊布置费用等，请明确说明]。第四条双方权利与义务4.1甲方权利与义务：(1)按时向乙方提供活动所需的相关信息，包括但不限于活动流程、菜单确认、布置设计图等。(2)按本合同约定按时足额支付各项费用。(3)指派[姓名]作为本次活动的甲方主要联系人，负责与乙方对接事宜。(4)确保活动内容符合国家法律法规及社会公德，不得组织任何违法违规活动。(5)按合同约定使用乙方提供的场地、设施和服务，并爱护使用。活动产生的垃圾由甲方负责清理或委托乙方清理（费用另计）。(6)配合乙方的现场管理工作，遵守乙方的合理指引。(7)负责安排甲方活动所需的其他人员、物料、设备等的运输、搭建、管理及费用承担。4.2乙方权利与义务：(1)按照本合同约定，在活动日期向甲方提供符合标准的场地、餐饮、布置、设备、人员等服务。(2)指派[姓名]作为本次活动的乙方主要联系人，负责与甲方对接事宜。(3)确保提供的服务人员具备相应的资质，并遵守职业道德。(4)负责活动期间的宴会厅场地管理、安全保卫、消防、用电安全及清洁工作。(5)根据甲方确认的方案进行场地布置、设备安装调试，并确保其安全可靠。(6)妥善保管甲方在活动期间放置于现场的物品，活动结束后负责清点归还。(7)配合甲方及相关部门处理活动期间的突发事件，尽力保障活动顺利进行。第五条人员管理5.1甲方人员：甲方自行负责管理其在活动场所内的员工、嘉宾及自聘人员（如主持人、演艺人员等），并对其行为负责。乙方有权要求甲方人员遵守乙方现场的各项管理规定，如造成设施损坏或秩序混乱，由甲方承担赔偿责任。5.2乙方人员：乙方人员在工作区域内应佩戴工牌，文明服务，服从甲方及乙方的现场工作指令。因乙方人员故意或重大过失给甲方造成损失的，乙方应承担赔偿责任。第六条安全责任6.1双方确认已充分了解并阅读乙方提供的《[酒店名称]活动安全须知》（或类似文件，如有）。6.2乙方负责对租赁的场地、设施设备进行日常安全维护，确保其符合安全标准。因乙方提供的场地、设施设备本身存在缺陷导致的安全事故，由乙方承担相应责任。6.3甲方负责管理其人员的安全，并对甲方自带物品的安全负责。甲方应提前告知乙方其活动流程中涉及的特殊安全需求（如大型设备吊装、特殊电力使用等），并遵守乙方的安全提示和安排。6.4活动期间，甲乙双方均有义务采取合理措施保障活动现场的整体安全。如因不可抗力或第三方原因导致的安全事故，责任由相关方承担。第七条保密条款7.1甲乙双方对于在签订及履行本合同过程中了解的对方的商业秘密（包括但不限于价格信息、客户资料、内部管理流程、未公开的经营信息等）负有保密义务。7.2未经对方书面同意，任何一方不得向任何第三方泄露该等商业秘密。此保密义务不因本合同的终止而失效。第八条不可抗力8.1“不可抗力”是指不能预见、不能避免并不能克服的客观情况，包括但不限于地震、台风、洪水、火灾、战争、动乱、政府行为、疫情及其管制措施等。8.2如因不可抗力导致本合同无法履行或延迟履行，遭遇不可抗力的一方不承担违约责任，但应在不可抗力发生后[具体天数]天内书面通知对方，并提供相关证明文件。双方应根据不可抗力的影响，协商决定是否延期履行、部分履行或解除合同。第九条违约责任9.1若甲方未按本合同约定支付款项，每逾期一日，应按逾期支付金额的[百分比，如万分之五]向乙方支付违约金，逾期超过[具体天数]天，乙方有权暂停服务或解除合同，并要求甲方承担相应损失。9.2若乙方未能按本合同约定提供符合标准的服务（非不可抗力及甲方原因造成），给甲方造成损失的，乙方应承担相应的赔偿责任，赔偿金额不超过甲方因此事件直接损失的[百分比，如100%]。9.3若因乙方原因导致活动无法按期开始或造成甲方重大损失的，甲方有权要求乙方退还部分或全部已支付款项，并赔偿损失。9.4任何一方违反保密义务，给对方造成损失的，应赔偿对方的直接经济损失。9.5本合同项下的违约金、赔偿金等，如有争议，以双方协商或仲裁/法院判决为准。第十条争议解决凡因本合同引起的或与本合同有关的任何争议，双方应首先通过友好协商解决。协商不成的，任何一方均有权向[乙方所在地/甲方所在地/合同签订地]有管辖权的人民法院提起诉讼。第十一条合同生效与终止11.1本合同自双方授权代表签字并加盖公司公章（或合同专用章）之日起生效。11.2本合同在甲方活动圆满结束后，甲方结清所有应付款项后自动终止。双方的权利义务依法履行完毕后，合同关系终止。第十二条附件本合同附件是本合同不可分割的组成部分，与本合同具有同等法律效力。附件包括：附件一：《餐饮菜单清单》附件二：《活动方案/流程单》附件三：