行政单位档案管理制度与操作指南

行政单位档案管理制度与操作指南引言档案工作是行政单位各项工作中不可或缺的基础性工作，是维护单位历史真实面貌、促进各项事业健康发展的重要保障。为规范我单位档案管理行为，提高档案管理科学化、制度化、规范化水平，确保档案的真实、完整、安全和有效利用，依据国家有关档案法律法规及相关行业标准，结合本单位实际，特制定本制度与操作指南。本指南旨在为全体工作人员提供清晰、实用的档案管理指引，确保每一份档案都得到妥善处理。一、档案管理总则（一）目的与依据为有效保护和利用单位档案资源，服务单位决策与发展，根据《中华人民共和国档案法》、《机关档案管理规定》等国家有关法律法规和政策，制定本制度。（二）适用范围本制度适用于本单位各部门在各项工作中形成的，具有查考、利用和保存价值的各种门类和载体的档案管理。凡本单位工作人员，均须遵守本制度。（三）管理原则档案管理遵循以下原则：1.统一领导、分级管理：实行单位统一领导下的档案工作分级负责制，确保档案管理工作有序开展。2.真实准确、完整系统：档案内容必须真实反映单位各项活动的客观情况，做到齐全完整、条理清晰。3.安全保密、规范管理：建立健全档案安全保密制度，采取有效措施防止档案损毁、丢失和泄密，确保档案实体与信息安全。4.依法利用、服务发展：在遵守国家法律法规和保密规定的前提下，积极开发档案信息资源，为单位各项工作提供服务。5.科学管理、与时俱进：运用科学的管理方法和先进技术手段，推进档案管理现代化、信息化建设。（四）管理体制与职责分工1.单位负责人：对本单位档案工作负总责，定期研究档案工作，协调解决档案工作中的重大问题，保障档案工作所需经费和条件。2.档案管理部门（或指定专人）：负责本单位档案工作的统一管理、指导和监督。具体职责包括：贯彻执行档案工作法律法规和方针政策；制定和完善本单位档案管理制度和工作细则；负责档案的接收、整理、保管、鉴定、统计、利用、销毁等工作；组织档案管理人员的业务培训；指导和督促各部门做好文件材料的形成、收集、整理和归档工作；推进档案信息化建设。3.各部门：指定专人（兼职档案员）负责本部门应归档文件材料的收集、整理、预立卷，并按规定时间向档案管理部门移交。各部门负责人对本部门文件材料的真实性、完整性和及时归档负责。二、档案的形成与收集（一）应归档文件材料范围各部门在履行职能、开展业务活动过程中形成的，具有保存价值的各种门类和载体的文件材料，均属归档范围。主要包括：1.文书档案：各类决议、决定、命令、指示、公告、通知、通报、报告、请示、批复、意见、函、会议纪要、工作计划、总结、统计报表、合同、协议等。2.业务档案：反映本单位核心业务工作的规划、方案、过程记录、成果报告、检查验收材料等。3.会计档案：会计凭证、会计账簿、财务会计报告等会计核算专业材料。4.声像档案：照片、录音带、录像带、光盘等记录单位重要活动、会议、人物、事件的声像材料。5.实物档案：具有纪念意义和保存价值的奖杯、奖状、奖牌、印章、题词等实物。6.电子档案：在计算机等电子设备上形成、处理、传输和存储的，具有保存价值的电子文件及其元数据。7.其他具有保存价值的文件材料。（二）收集要求1.及时性：各项工作完成后，相关人员应及时收集形成的文件材料，避免遗漏和散失。2.完整性：确保收集的文件材料齐全完整，每份文件的正本与定稿、主件与附件、请示与批复、转发文件与原件等要一并收集。3.准确性：收集的文件材料内容必须真实准确，手续完备，符合形成规律。4.规范性：文件材料的格式、用纸、书写、装订等应符合国家和本单位有关规定。手写文件应使用蓝黑墨水、碳素墨水或规定的电子签章，不得使用铅笔、圆珠笔、纯蓝墨水等易褪色材料。三、档案的整理与归档（一）整理原则档案整理应遵循文件材料的形成规律和特点，保持文件之间的有机联系，区分不同价值，便于保管和利用。（二）归档时间1.文书档案：一般应在次年上半年完成上一年度文件材料的整理归档工作。2.会计档案：在会计年度终了后，可暂由会计机构保管一年，期满之后，应当由会计机构编制移交清册，移交档案管理部门统一保管。3.业务档案：应在一项业务工作结束或告一段落后及时整理归档。4.声像档案、实物档案等：应在活动结束后一个月内整理归档。5.电子档案：应与相应的纸质文件材料同步形成、同步整理、同步归档。（三）整理与归档要求1.分类：按照档案的形成规律和内容性质，结合本单位实际情况，确定统一的分类方案。常用的分类方法有年度分类法、组织机构分类法、问题分类法等，可根据单位规模和档案数量选择或组合使用。2.组卷（件）：*文书档案一般以“件”为单位进行整理。正文、附件为一件；文件正本与定稿为一件；转发文与被转发文为一件；报表、名册、图册等，一册（本）为一件。*其他门类档案可根据其特点，按照相应的整理规则进行组卷或组件。3.排列：卷内文件材料应按照其形成时间、逻辑关系或重要程度进行系统排列。4.编号：对整理好的档案进行编号，包括全宗号、年度、保管期限、件号（或卷号）等。5.编目：填写卷内文件目录（或件内文件目录）、备考表，编制案卷封面（或档案盒封面）。目录信息应准确、规范。6.装订：归档文件材料应按规定进行装订，做到整齐、牢固，便于保管和利用。7.移交：各部门兼职档案员应在规定时间内，将整理好的档案连同《档案移交清册》一并向档案管理部门移交。档案管理部门应对接收的档案进行检查验收，合格后方可接收。四、档案的保管与保护（一）库房管理1.档案库房应符合《档案馆建筑设计规范》要求，具备防火、防盗、防潮、防虫、防鼠、防高温、防光、防尘等“九防”措施。2.库房内保持适宜的温度（14-24℃）和相对湿度（45-60%），并配备温湿度调控设备和监测仪器。3.库房内严禁吸烟和存放易燃易爆物品，配备必要的消防器材，并定期检查维护。4.档案库房应与办公区域、阅览室分开设置。非档案管理人员未经许可不得进入库房。5.建立库房管理制度，严格执行入库登记、出库签收制度。档案管理人员进入库房应履行相应手续。6.库房内档案柜架应排列整齐，便于通风和存取。柜架上应有明显的指引标记。（二）档案实体保护1.根据档案的重要程度和载体特性，采取不同的保护措施。对重要、珍贵的档案应进行复制，原件妥善保存。2.定期对档案进行检查，发现破损、褪色、霉变等情况，应及时采取修补、复制、脱酸等抢救措施。3.档案装具（档案盒、卷皮等）应符合国家标准，选用无酸、无害的材料。4.严格控制利用过程中的档案磨损，对频繁利用的档案可提供复制件。（三）档案保密1.严格执行国家保密法律法规，建立健全档案保密制度。2.明确档案密级划分标准和管理办法。涉密档案应单独存放，严格按照保密规定进行管理和利用。3.档案管理人员应严守保密纪律，不得泄露档案内容。查阅涉密档案必须履行严格的审批手续，并在指定地点查阅。4.定期进行保密检查和教育，提高全员保密意识。五、档案的利用与开发（一）利用范围与方式1.利用范围：本单位工作人员因工作需要，可以查阅本单位形成的非涉密档案。外单位人员查阅本单位档案，须持单位介绍信和有效身份证件，经档案管理部门负责人批准。涉密档案的利用，须按保密规定报单位分管领导或主要领导批准。2.利用方式：包括查阅、复制、摘录、借阅（一般限于本单位内部，且有严格期限）等。（二）利用手续1.查阅档案须填写《档案查阅申请表》，注明查阅目的、档案内容、查阅人信息等，经相关负责人批准后，方可查阅。2.查阅档案时，应在指定的阅览室进行。档案管理人员应向查阅人提供必要的指导。3.查阅者应爱护档案，不得涂改、勾画、抽取、撤换、增删档案材料，不得擅自复制、拍摄、抄录涉密内容。4.复制档案须经档案管理部门同意，并由档案管理人员负责复制，复制件须加盖档案证明章。5.档案原则上不得带出档案馆（室）。确因特殊情况需要借阅的，须经单位分管领导批准，严格履行借阅登记手续，限期归还。档案借阅期限一般不超过规定时间，如需延长，应办理续借手续。（三）利用要求1.查阅者应遵守档案管理规定和阅览室规则，服从档案管理人员的管理。2.对查阅中发现的档案问题，应及时向档案管理人员反映。3.严禁利用档案从事违法违纪活动。（四）档案信息开发档案管理部门应积极开展档案信息资源的开发利用工作，通过编印档案文摘、专题汇编、大事记、组织沿革、基础数据汇编等二次、三次文献，为单位领导决策、业务工作开展、编史修志等提供服务。六、档案的鉴定与销毁（一）鉴定组织成立档案鉴定工作小组，由单位分管领导、档案管理部门负责人、相关业务部门人员和档案专业人员组成，负责对已到保管期限的档案进行价值鉴定。（二）鉴定程序与要求1.档案管理部门定期对已到保管期限的档案进行梳理，提出鉴定意见。2.档案鉴定工作小组按照国家有关档案保管期限规定和本单位实际，对档案的保存价值进行集体鉴定，确定其存毁。3.经鉴定确无保存价值的档案，应编制《档案销毁清册》，报单位负责人批准后销毁。4.对具有长远历史查考价值的档案，应提升保管期限；对已超过保管期限但仍有一定参考价值的档案，可适当延长保管期限。（三）销毁1.销毁档案必须严格按照批准的《档案销毁清册》进行，由两人以上负责监销。2.监销人在档案销毁前，应对照《档案销毁清册》认真核对，确认无误后，在指定地点进行销毁，并在《档案销毁清册》上签字。严禁个人私自销毁档案材料。3.《档案销毁清册》应永久保存。七、档案的统计档案管理部门应建立健全档案统计制度，对档案的收进、移出、整理、保管、利用、鉴定、销毁等情况进行准确统计，按规定向上级档案行政管理部门报送档案工作基本情况统计报表。统计数据应真实、准确、及时。八、档案信息化建设（一）总体要求积极推进档案信息化建设，将档案信息化纳入单位信息化建设总体规划，统筹规划，分步实施，逐步实现档案管理系统与办公自动化系统、业务系统的互联互通和信息共享。（二）电子文件管理1.建立健全电子文件形成、流转、归档、保管、利用等管理制度，确保电子文件的真实性、完整性、可用性和安全性。2.电子文件归档应符合国家相关标准，确保其长期可读。对于具有永久和长期保存价值的电子文件，应同时形成纸质或其他耐久性载体的备份。（三）档案数字化1.对传统载体档案，应根据实际需要和财力状况，有计划、分步骤地进行数字化扫描、著录、存储，建立档案数据库。2.档案数字化工作应符合《纸质档案数字化技术规范》等国家标准，保证数字化成果的质量。3.建立档案数字化成果的备份制度，防止数据丢失和损坏。（四）档案管理系统1.选用或开发符合国家规范、功能完善、安全可靠的档案管理系统，用于对电子档案和数字化档案信息进行管理。2.加强档案管理系统的安全保密建设，采取身份认证、权限控制、数据加密、安全审计等技术措施，确保档案信息系统安全。九、监督与保障（一）组织保障单位应加强对档案工作的领导，明确档案管理部门，配备必要的档案管理人员。档案管理人员应保持相对稳定，其工作调动时，须办理严格的档案交接手续。（二）人员保障档案管理人员应具备良好的政治素质和业务素质，忠于职守，廉洁奉公，严守纪律，熟悉档案业务知识和相关法律法规。单位应重视档案管理人员的培养，定期组织业务培训和学习交流，不断提高其业务能力和水平。（三）经费保障将档案工作所需经费（包括档案库房建设与维修、档案装具购置、档案信息化建设、档案抢救与保护、档案人员培训等）列入单位年度经费预算，确保档案工作的正常开展。（四）设施设备保障配备必要的档案库房、档案柜架、温湿度调控设备、消防器材、防盗设备、计算机、扫描仪、打印机、存储设备等，并定期维护和更新。（五）监督检查与考核单位应定期对各部门档案工作情况进行监督检查，并将档案工作纳入年度考核内容。对在档案工作中做出显著成绩的部门和个人，给予表彰和奖励；对违反档案法律法规和本制度，造成档案损毁、丢失、泄密或其他严重后果的，应追究相关人员的责任。十、附则（一）本制度未尽事宜，按照国家有关档案法律法规和政策执行。（二）本制度由本单位档案管理部门负责解释。（三）本制度自发布之日起施行。以往有关本单位档案管理的规定与本制度不一致的，以本制度为准。结语档案工作是一项基础性、保障性工作，事关单位历史的真实记录和未来的发展。全体工作人员应充分认识档案工作的重要性，自觉遵守本制度规定，共同做好档案的收集、整理、保管、利用等各项工作，为单位事业发展贡献力量。各部门应组织相关人员认真学习本制度，并在实际工作中严格执行。---操作指南部分补充说明：*档案整理操作细则：可针对文书档案、会计档案等不同门类档案，制定更详细的整理流程图、著录项目示例、装订规范图示等，作为本制度的附件或单独编制《XX