企业通信平台功能列表

企业通用内部通信平台功能使用指南一、即时通讯与沟通协作适用工作场景跨部门快速沟通：如市场部与产品组对接需求，通过单聊或群聊同步进度，避免信息传递断层。紧急事务通知：如服务器临时维护、会议时间紧急调整，通过“所有人”功能保证关键信息触达。日常协作讨论：如项目组共享阶段性成果，在群内收集反馈，实时同步修改意见。操作流程指引发起沟通单聊：“+”→“新建聊天”→输入同事姓名（如“*四”）→输入消息内容→发送。群聊：“+”→“创建群聊”→选择成员（可勾选“跨部门同事”）→设置群名称（如“2024年Q3产品迭代组”）→发送消息。发送文件/表情输入框右侧“📎”→选择本地文件（支持Word/PDF/Excel等格式）→添加备注（如“附件为最新需求文档V2.0”）→发送。表情图标→选择分类（如“工作常用”）→发送（避免使用过度娱乐化表情）。设置消息管理长按消息→“更多”→“设为重要消息”（标红显示，方便后续查找）。群聊设置→“免打扰”→选择时间段（如“22:00-08:00”），避免非工作时间消息打扰。参考模板群聊通知模板【项目组-进度同步】各位同事好，今日上午10:00已完成用户调研报告初稿，*五负责整理反馈意见，请于明日12:00前提交至群文件，感谢配合！使用注意事项及时回复：收到工作消息后，原则上30分钟内响应，若需延迟处理，可先回复“收到，将在XX时间前回复”。信息保密：涉及敏感数据（如未公开财务数据）的消息，禁止转发至外部群聊，可选择“私密发送”（仅对方可见）。避免刷屏：非必要连续发送多条消息，可合并内容；群聊中避免与工作无关的闲聊（如表情包、生活话题）。二、会议管理与协同适用工作场景例会组织：如部门周例会、项目晨会，固定时间同步工作计划。远程协作：如异地团队评审方案，通过视频会议实时演示文档。紧急讨论：如突发问题处理（如系统故障），快速召集相关人员线上沟通。操作流程指引创建会议“会议”→“新建会议”→填写会议主题（如“Q3产品需求评审会”）→选择时间（支持“固定会议”或“一次性会议”）→设置时长（如60分钟）。邀请参会人“添加参会人”→输入同事姓名（如“六”“七”）→勾选“发送会议邀请”（短信/平台消息同步发送会议及密码）。召开会议会议开始前5分钟，“进入会议室”→测试麦克风/摄像头→等待参会人员加入。会议中：使用“屏幕共享”展示文档→“举手”申请发言→开启“录制”功能（重要会议需留存记录）。会后归档会议结束后，“结束会议”→“保存会议纪要”（系统自动同步聊天记录）→至“会议文件”模块，标注“XX会议纪要-2024XXXX”。参考模板会议邀请模板【会议邀请】主题：Q3产品需求评审会时间：2024年X月X日14:00-15:00参会人：六（产品组）、七（技术组）、*八（设计组）议程：1.需求优先级排序（20分钟）；2.技术可行性评估（30分钟）；3.设计方案确认（20分钟）入会：[平台自动]密码：56使用注意事项提前准备：会议开始前10分钟测试设备，保证网络稳定；重要议程需提前1天发送给参会人。控制时长：严格按照会议议程进行，避免超时；若需延长，可临时投票决定“是否延长15分钟”。纪要同步：会后24小时内完成会议纪要整理，明确“待办事项”及“负责人”（如“*六负责更新需求文档，截止X月X日”）。三、文件共享与版本管理适用工作场景项目资料归档：如产品需求文档、设计方案统一存储在“项目文件夹”，方便查阅。协同编辑：如多人修改同一份报告，实时同步编辑内容，避免版本混乱。文件分发：如培训资料、通知文件一键发送给指定部门或人员。操作流程指引文件“文件”→“”→“选择文件”→勾选需的文件→设置“存储位置”（如“市场部-2024活动方案”）→“开始”。设置权限选中文件→“更多”→“权限设置”→选择“可查看”（仅能阅读）或“可编辑”（可修改/删除）→输入被授权人姓名（如“*九”）→“保存”。版本管理文件修改后，“保存”→系统自动“V1.1”“V1.2”等版本→“历史版本”可查看修改记录及恢复旧版本。参考模板文件共享申请模板【文件共享申请】文件名称：《2024年市场推广计划书（最终版）》用途：提交给上级领导审批共享范围：十（总监）、十一（财务部）权限设置：十-可编辑，十一-仅可查看申请理由：计划书已通过法务部合规审核，需领导签字确认后执行。使用注意事项命名规范：文件名需包含“部门-项目名称-版本号-日期”（如“产品部-用户调研报告-V2.0-20240520”），避免使用“新建文档1”等模糊名称。定期清理：每季度末清理过期文件（如“2023年项目资料”），重要文件需提前备份至“云端存储”。权限管控：禁止随意提升他人权限，敏感文件（如合同）仅限“负责人”及“相关部门主管”可编辑。四、任务与进度跟踪适用工作场景任务分配：如项目经理将“用户调研”任务拆解为“问卷设计”“数据收集”“报告撰写”，分配给不同成员。进度监控：如部门负责人查看下属任务完成情况，及时发觉延期风险。协同协作：如任务涉及多部门，通过“任务评论”功能同步问题及解决方案。操作流程指引创建任务“任务”→“新建任务”→填写任务名称（如“完成APP首页改版设计”）→选择“所属项目”（如“APP优化项目”）→设置“截止日期”（如2024年X月X日）。分配任务“添加负责人”→输入同事姓名（如“*十二”）→设置“优先级”（高/中/低）→添加“任务描述”（如“需包含3套首页设计方案，附设计说明”）。更新进度任务执行人“任务详情”→“更新进度”→选择“进行中/已完成/延期”→填写“备注”（如“已完成初稿，等待设计主管审核”）→“保存”。任务闭环任务完成后，“标记完成”→“成果文件”（如设计稿）→系统自动通知“任务创建人”及“相关成员”。参考模板任务分配单模板【任务分配】任务名称：客户满意度调研报告撰写所属项目：Q3客户服务优化负责人：*十三协助人：*十四（数据部）截止日期：2024年X月X日18:00任务描述：1.提取近3个月客户反馈数据；2.分析满意度得分趋势；3.提出3项改进建议优先级：高使用注意事项目标明确：任务需符合“SMART原则”（具体、可衡量、可实现、相关性、时间限制），避免模糊描述（如“做一下市场调研”）。定期跟进：任务创建人需每2天查看一次进度，对延期任务及时沟通原因（如“*十三，调研报告延期2天，是否需要增加人手？”）。避免重叠：同一任务仅分配1名主要负责人，协助人员不超过2人，避免责任推诿。五、通知公告与信息发布适用工作场景公司通知：如放假安排、制度更新，保证全员及时知晓。部门公告：如部门会议调整、培训报名通知，定向传达给指定成员。紧急广播：如办公区临时停电、系统故障，通过“紧急通知”功能快速触达。操作流程指引发布公告“公告”→“新建公告”→填写标题（如“关于2024年端午节放假安排的通知”）→选择“发布范围”（如“全体员工”或“销售部”）。编辑内容在区输入公告内容（支持文字/图片/附件）→设置“置顶”（重要公告需置顶）→选择“生效时间”（如“2024年X月X日09:00”）。查看阅读状态公告发布后，“公告详情”→“阅读统计”可查看“已读/未读人数”，对未读人员可再次发送提醒。参考模板公告模板【公司通知】关于2024年端午节放假安排的通知发布部门：行政部生效时间：2024年X月X日内容：根据国家法定节假日安排，结合公司实际情况，2024年端午节放假时间为6月8日至6月10日，共3天。6月11日（星期三）正常上班。注意事