公司人力资源资料归档及管理规范

公司人力资源资料归档及管理规范一、总则1.1目的与意义为规范公司人力资源资料的收集、整理、归档、保管、查阅和销毁等工作，确保人力资源信息的真实性、完整性、安全性和可追溯性，提高人力资源管理工作效率，保护公司和员工的合法权益，特制定本规范。本规范旨在为公司人力资源管理的规范化、标准化提供依据，同时满足相关法律法规对企业用工管理的要求。1.2适用范围本规范适用于公司全体员工（包括正式员工、试用期员工、实习生及其他形式用工人员）的个人人力资源资料，以及公司层面的人力资源规划、招聘、培训、绩效、薪酬、员工关系等相关管理文件资料的归档与管理。公司各部门涉及人力资源事务的资料管理，均须遵循本规范。1.3基本原则人力资源资料管理应遵循以下原则：*真实性原则：归档资料必须真实反映实际情况，不得虚构、篡改。*完整性原则：资料收集应全面，确保反映事件或事项的全貌。*规范性原则：资料的形成、收集、整理、归档应符合统一标准和程序。*保密性原则：严格遵守保密规定，保护员工个人隐私和公司商业秘密。*安全性原则：采取有效措施，确保资料在存储和使用过程中的安全，防止丢失、损坏。*可利用性原则：资料归档应便于检索和查阅，满足管理决策和日常工作的需要。二、人力资源资料的分类与归档范围2.1员工个人档案资料员工个人档案资料是人力资源管理的核心，应按照员工在职状态（在职、离职、退休等）进行分类管理，并包含以下主要内容：*入职基础资料：个人简历、求职申请表、身份证复印件、学历学位证书复印件、职业资格证书复印件、与原单位解除/终止劳动合同证明、入职体检报告、员工信息登记表等。*劳动合同及相关文件：劳动合同正本及附件、岗位协议、保密协议、竞业限制协议、劳动合同变更书、续订书、解除/终止劳动合同协议书等。*任职与异动资料：岗位任命书、职位变动记录、薪资调整记录、工作调动通知、晋升/降职材料等。*培训与发展资料：培训记录表、培训结业/证书复印件、参加外部培训的相关材料、继续教育证明等。*绩效与奖惩资料：绩效考核记录表、各类奖惩决定书及相关旁证材料、优秀员工/先进工作者等荣誉证明复印件。*薪酬福利资料：薪资发放记录（可电子版存档）、社保公积金缴纳相关材料、福利享受记录等。*考勤与休假资料：重要的考勤异常记录、各类假期申请及审批单（年度汇总或关键假期）。*离职资料：离职申请书、离职面谈记录、解除/终止劳动合同证明、工作交接清单等。2.2人力资源管理文件资料*规划与制度类：人力资源战略规划、年度人力资源计划、公司组织架构图、部门职责说明书、岗位职责说明书、人力资源管理制度、流程文件、薪酬福利方案、绩效考核方案等。*招聘与配置类：招聘计划、招聘广告、人才需求申请表、录用审批表、招聘总结报告等。*培训与开发类：年度培训计划、培训课件、培训评估报告、师资资料、题库等。*绩效管理类：绩效管理制度、各周期绩效评估结果汇总、绩效改进计划等。*薪酬福利类：薪酬结构方案、薪资调整方案、福利制度、社保公积金开户及变更资料等。*员工关系类：员工手册、集体合同、劳动争议处理记录、工会相关文件、员工活动记录等。*报表与分析类：各类人力资源统计报表、人力资源数据分析报告等。三、资料的归档要求与管理3.1归档要求*真实性与完整性：归档的资料必须是办理完毕的正式材料，手续齐全，内容真实，字迹清楚。复印件需注明原件保管处或加盖核对章。*规范性：*资料应使用A4纸张，书写工整，不得使用铅笔、圆珠笔（特定表单除外）或易褪色的墨水。*外文资料应附有中文译本。*各类表单应按规定格式填写，要素齐全。*需归档的电子文件应确保其真实性、完整性、可用性和安全性，注明形成时间、责任人，并定期备份。*及时性：员工入职后一个月内，HR部门应完成其基础档案资料的收集与初步归档；员工异动、奖惩等重要事项发生后，相关资料应在一周内归档；员工离职后，其离职相关资料应在办理完毕后三日内整理归档。公司级管理文件应在发布或生效后及时归档。*系统性：资料应按照分类标准进行整理、排序、编号、装订，做到目录清晰，便于查阅。3.2日常管理*存放：*纸质档案应存放在专用的档案柜内，保持干燥、通风、避光、防虫、防火、防潮。*档案柜应加锁，钥匙由专人保管。*不同状态（在职、离职、退休）的员工档案应分区存放。*电子档案应存储在指定的服务器或存储设备中，设置访问权限，进行加密保护。*借阅与复制：*严格执行档案借阅制度。因工作需要借阅档案，须经相关负责人批准，并办理借阅登记手续，明确借阅期限。*借阅者应爱护档案，不得涂改、勾画、抽取、撤换、增删档案材料。*档案一般不得带出档案室，确需带出的，须经HR部门负责人批准，并限期归还。*复制档案资料，须经HR部门负责人同意，并由档案管理员负责复制，复制件需加盖档案证明章。*严禁任何组织或个人私自查阅、复制、摘抄、拍摄、公布员工个人档案信息。司法机关因办案需要查阅的，须持有效证件和单位介绍信，经公司领导批准。*保密：档案管理人员及所有接触档案的人员必须严格遵守国家及公司保密规定，不得泄露档案内容。对档案内容的保密负有终身责任。*清点与核对：HR部门应每半年对档案进行一次全面清点核对，确保账物相符，发现问题及时处理并记录。四、资料的保管期限与销毁4.1保管期限*员工个人档案：*在职员工档案：永久保管。*离职员工档案：自员工离职之日起至少保存两年。对于涉及劳动争议、经济补偿等特殊情况的档案，应适当延长保管期限，直至争议解决或相关事项处理完毕。*实习生及短期用工人员档案：用工结束后至少保存一年。*人力资源管理文件资料：*公司组织架构、重要制度、战略规划等核心文件：永久保管。*年度计划、总结、统计报表等：保管期限一般为五年至十年。*日常管理中形成的一般性文件、通知等：保管期限一般为三至五年。具体保管期限可根据相关法规要求及公司实际情况进行细化。4.2销毁*达到保管期限且无继续保存价值的档案资料，由档案管理员提出销毁申请，填写《档案销毁清册》，列明销毁档案的名称、份数、起止时间、数量等，报HR部门负责人及公司分管领导审批。*档案销毁前，必须进行再次核对，确保无误。*销毁档案时，应有两人以上监销，并在《档案销毁清册》上签字确认。严禁个人私自销毁档案材料。*电子档案的销毁应确保彻底删除，无法恢复。*《档案销毁清册》应永久保存。五、责任与监督5.1责任部门人力资源部是公司人力资源资料归档与管理的归口管理部门，负责本规范的制定、修订、解释和监督执行。各部门应配合HR部门做好本部门员工相关资料的及时提交与初步整理。5.2档案管理员职责档案管理员应忠于职守，认真负责，熟悉档案业务，严格执行本规范的各项规定，确保档案的安全与完整，提高档案利用效率。5.3监督与检查HR部门应定期对公司人力资源资料的归档及管理情况进行自查，公司行政或审计部门可进行不定期抽查。对严格执行本规范、表现突出的，予以表扬；对违反本规范