采购流程标准化模板供应商选择与评估手册

采购流程标准化模板供应商选择与评估手册第一章手册适用范围与核心目标本手册适用于企业各类采购业务（含生产物料、办公用品、服务外包等）的供应商选择与评估全流程，旨在规范采购行为、保证采购公平性、提升供应商合作质量，为企业降本增效及供应链稳定提供标准化指引。核心目标包括：建立科学供应商准入机制、实现供应商动态管理、保障采购物资/服务质量、防范采购合规风险。第二章供应商选择与评估标准化操作流程一、需求梳理与采购计划制定操作要点：需求确认：由需求部门（如生产部、行政部）提交《采购需求申请表》，明确采购标的（名称、规格型号、技术参数）、数量、质量标准、交付时间、预算金额及使用场景，经部门负责人*审核后提交采购部。采购计划编制：采购部根据需求表，结合库存情况、市场供应趋势，编制《采购计划表》，明确采购方式（公开招标、邀请招标、竞争性谈判、询价等）、时间节点及负责人，报采购经理及分管领导*审批。二、供应商寻源与资格预审操作要点：寻源渠道：公开渠道：通过行业展会、专业采购平台、媒体招标公告等公开征集供应商；邀请渠道：优先邀请合作良好、表现优秀的现有供应商，或由行业专家、同行企业推荐优质供应商。资格预审：采购部向潜在供应商发放《供应商资格预审申请表》，要求提供营业执照、相关资质证书（如ISO体系认证、行业生产许可证）、财务报表（近三年）、类似项目业绩证明等材料；成立资格预审小组（由采购部、需求部、质检部人员组成），依据《供应商资格预审评分表》（见第三章模板）对供应商进行资质审核，重点核查其合法经营资格、生产能力、质量保障体系及履约能力，筛选出符合基本要求的供应商进入下一环节。三、供应商信息收集与资料审核操作要点：信息收集：对通过资格预审的供应商，采购部发放《供应商信息调查表》，详细收集供应商基本信息（注册地、成立时间、注册资本、股权结构）、生产/服务能力（产能、设备、技术团队）、质量管控流程（检验标准、不合格品处理机制）、价格体系（报价策略、折扣政策）、售后服务（响应时间、质保期限）、合作意愿等信息。资料复核：采购部联合需求部、质检部对供应商提交的资料进行复核，重点验证信息的真实性、准确性和完整性，必要时可通过第三方机构（如信用查询平台）核实供应商信用记录。四、现场考察（如需）操作要点：考察启动：对涉及关键物料、高价值采购或首次合作的供应商，由采购部组织现场考察小组（含采购、技术、质量人员），提前3个工作日向供应商发出《现场考察通知》，明确考察时间、内容及行程。考察内容：生产/服务现场：核查生产设备先进性、产能匹配度、现场管理规范性（如5S管理）；质量控制：检查实验室资质、检测设备、质量记录（如首件检验、巡检记录）；管理体系：查阅ISO9001等体系认证文件、人员培训记录、客户投诉处理流程；供应保障：知晓原材料库存、物流合作方、应急生产能力（如突发订单响应机制）。考察输出：考察结束后，小组填写《供应商现场考察报告》，明确考察结论（推荐/不推荐/需整改）及具体改进建议，报采购经理*审批。五、综合评估与比价操作要点：评估小组组建：成立供应商评估小组（成员包括采购部、需求部、质检部、财务部及使用部门代表），保证评估的全面性和专业性。多维度评估：价格评估：收集供应商正式报价单，结合历史采购价格、市场均价，分析价格合理性（可参考《供应商比价分析表》）；质量评估：参考供应商过往供货质量合格率、客户投诉记录、样品检测结果（如需）；服务评估：评估供应商售前技术支持、售中交期保障、售后响应速度及问题解决能力；履约能力评估：考察供应商财务状况（资产负债率、现金流）、合作稳定性（合作年限、客户续约率）、抗风险能力（如原材料价格波动应对措施）。量化评分：小组依据《供应商综合评估打分表》（见第三章模板）对供应商进行独立打分，各项指标权重根据采购需求侧重调整（如质量类采购可提高质量指标权重），取平均分作为最终得分。比价分析：对评分接近的供应商，进行横向比价（含总拥有成本，如运输、仓储、售后费用），综合评估性价比，形成《供应商评估报告》，明确候选供应商排序及推荐意见。六、供应商选定与公示操作要点：审批流程：采购部将《供应商评估报告》《比价分析表》等材料报采购经理、分管领导及总经理*（根据采购金额分级审批）审批，确定最终中标供应商。结果公示：对达到一定金额（如超过10万元）的采购项目，在企业内部平台或指定公示媒介公示中标结果（含供应商名称、中标金额、主要优势），公示期不少于3个工作日，接受监督。通知供应商：公示无异议后，采购部向中标供应商发出《中标通知书》，明确合作意向及后续对接流程；未中标的供应商，由采购部在5个工作日内以书面形式（或邮件）反馈未中标原因（可简要说明）。七、合同签订与交期确认操作要点：合同拟定：采购部根据采购需求及供应商承诺，拟定《采购合同》，明确标的物规格、数量、价格、质量标准、交付时间与地点、验收方式、付款条件、违约责任、保密条款等核心内容，法务部（或指定合规人员）审核合同条款。合同签订：合同经双方确认无误后，由授权代表（采购经理*及供应商法定代表人或授权人）签字盖章，合同正本一式两份，双方各执一份，扫描件抄送财务部、需求部存档。交期跟踪：采购部在供应商生产/备货过程中，定期跟踪进度（每周至少1次），要求供应商提交《生产/备货进度表》，保证按合同约定时间交付，如遇延期风险，及时协调解决。八、供应商档案建立与动态管理操作要点：档案建立：供应商签约后，采购部建立《供应商档案》，内容包括：供应商基本信息表、资质文件复印件、评估报告、合同文本、供货记录、质量反馈、绩效评估结果等，档案编号统一管理（如“GYS-年份-序号”）。动态更新：供应商资质证书到期前1个月，采购部提醒供应商更新；供应商信息变更（如名称、地址、法定代表人），需在变更后10个工作日内提交书面证明，档案同步更新。第三章标准化模板工具模板一：供应商基本信息登记表序号项目内容附件要求1供应商全称营业执照复印件（加盖公章）2统一社会信用代码3注册地址4实际经营地址5成立时间年/月/日6注册资本7企业性质□国企□民企□外企□其他8主营业务9联系人10职务11联系方式12电子邮箱13合作银行及账号开户许可证复印件14主要业绩近三年同类项目合作案例（需注明合作客户、项目名称、金额、合作期限）合同关键页复印件模板二：供应商综合评估打分表评估维度权重(%)评分标准得分（0-100分）资质与能力20资质齐全（10分），产能匹配（5分），技术团队实力强（5分）价格竞争力25低于市场均价5%以上（10分），与市场均价持平（5分），高于均价5%以内（0分）质量保障30质量体系认证（10分），样品合格率100%（10分），历史质量投诉率<1%（10分）服务水平15售前响应及时（5分），售后24小时内响应（5分），问题解决率100%（5分）履约能力10财务状况良好（5分），合作稳定性高（5分）合计100模板三：供应商比价分析表供应商名称报价（元）运输费用（元）付款周期质保期（月）总拥有成本（报价+运费+资金成本）备注（如折扣、赠品等）供应商A供应商B供应商C模板四：供应商绩效评估表评估指标权重(%)评分标准得分评估等级（优秀/良好/合格/待改进）交货及时率25100%（10分），95%-99%（8分），90%-94%（5分），<90%（0分）质量合格率30100%（15分），98%-99%（12分），95%-97%（8分），<95%（0分）价格稳定性20无调价（10分），年度调价<3%（8分），3%-5%（5分），>5%（0分）服务响应速度152小时内响应（8分），4小时内（5分），8小时内（2分），>8小时（0分）合作配合度10积极配合（5分），一般配合（3分），不配合（0分）合计100第四章关键操作注意事项一、合规性要求供应商选择过程需严格遵守《_________招标投标法》《_________采购法》及企业内部《采购管理制度》，严禁设置倾向性、排他性条款。涉及金额较大或敏感项目，需全程留痕（如会议纪要、评审记录、沟通邮件），档案保存期限不少于5年。二、公平公正原则评估小组成员需独立打分，不得相互干扰，对供应商的评分需有客观依据支撑，避免主观臆断。现场考察、资料审核等环节需对所有候选供应商执行同等标准，不得因个人关系或外部因素影响评估结果。三、动态管理思维供应商绩效评估每半年或每年开展1次，评估结果分为“优秀、良好、合格、待改进”，对“待改进”供应商要求提交整改计划，连续两次评估不合格的供应商予以淘汰。定期关注行业动态及供应商经营状况（如重大诉讼、负面新闻），发觉风险及时启动备用供应商筛选机制。四、风险防控要点对独家供应商或高风险品类供应商，需建立备选名单，降低供应中断风险