政府采购管理内部控制制度

政府采购管理内部控制制度第一章总则1.1制度目的为落实《中华人民共和国政府采购法》《行政事业单位内部控制规范（试行）》《政府采购促进中小企业发展管理办法》等法律法规，堵塞采购环节风险漏洞，实现“分事行权、分岗设权、分级授权、流程控权、技术管权”，特制定本内部控制制度。1.2适用范围适用于××市××局（以下简称“本局”）及下属预算单位使用财政性资金、自筹资金、PPP政府付费、以政府名义贷款资金等，采购集中采购目录以内或限额标准以上的货物、工程和服务项目。1.3控制目标（1）合规目标：采购活动100%纳入政府采购法定流程，零违规采购。（2）绩效目标：采购资金节约率≥8%，合同履约率100%，质疑投诉率≤1%。（3）廉洁目标：采购岗位5年内零违纪、零审计问题、零巡视整改事项。第二章组织与职责2.1采购决策层——政府采购工作领导小组（以下简称“领导小组”）组长：单位法定代表人；副组长：分管财务、采购、纪检领导；成员：办公室、财务、业务、法规、信息、纪检等部门负责人。职责：审定年度采购计划、重大采购事项、重大合同变更、重大质疑投诉处理方案。2.2采购管理层——政府采购管理办公室（以下简称“采购办”）挂靠财务科，定编3人，设主任1名（财务科副科长兼任）、采购管理员1名、系统操作员1名。职责：编制采购预算、组织需求论证、审核采购文件、维护“政府采购云平台”账号、建立供应商诚信档案、组织履约验收、归档采购资料。2.3采购执行层——需求部门指提出采购需求的业务科室或下属单位。职责：提交《采购需求说明书》、配合编制技术参数、推荐专家、参与验收、反馈履约评价。2.4采购监督层——纪检与内审纪检组：对采购关键环节进行旁站式监督，抽查比例不低于10%。内审科：每年对采购业务开展一次专项审计，覆盖金额不低于全年采购额30%。第三章风险识别与分级3.1风险矩阵|风险类别|风险事件|可能性|影响度|风险等级|主责部门||计划风险|需求论证走过场，导致重复购置|中|高|高|需求部门||方式选择风险|化整为零规避公开招标|低|高|高|采购办||参数设置风险|技术参数具有倾向性|中|高|高|需求部门||合同风险|合同条款与采购文件不一致|中|中|中|采购办||验收风险|未按技术协议验收即付款|高|高|高|验收小组|3.2风险库更新每年3月，采购办牵头组织“风险复盘会”，对上年度风险事件进行根因分析，更新《政府采购风险库》，同步修订控制措施。第四章控制措施4.1计划控制（1）“先预算、后采购”刚性约束。未纳入政府采购预算表（含追加调剂）的项目，财政一体化系统无法推送采购计划。（2）需求论证“双钥匙”机制。金额≥100万元项目，须由第三方专业机构出具《需求论证报告》，并经领导小组组长、纪检组长“双签字”后方可进入下一步。（3）信息化留痕。所有需求文档、签批记录同步上传“政采云”需求管理模块，系统日志保存≥15年。4.2方式选择控制（1）公开招标限额标准以上项目，除法定例外情形外，一律公开招标。例外情形须填报《非公开招标方式申请表》，附法律依据、专家论证意见、公示截图，经市财政局政府采购监管处审批后方可实施。（2）同一财政年度内，同一品目预算金额累计达到公开招标数额80%的，必须合并采购，严禁拆分。（3）建立“方式选择辅助决策”小程序，输入预算金额、品目编码、时间要求，自动输出推荐采购方式及法律条款，减少人为判断。4.3招标文件编制控制（1）模板化。所有采购文件统一使用省财政厅发布的最新标准文本，任何修改痕迹须在“修订模式”下留痕。（2）参数公示。技术参数须提前在局官网公示3个工作日，接收潜在供应商意见，对合理意见采纳情况书面反馈。（3）廉洁承诺。招标文件中设置《廉洁投标承诺书》，投标单位须承诺不以任何方式行贿或围标串标，违者纳入“黑名单”，3年内禁止参与本局项目。4.4评审专家管理（1）专家抽取“双随机”。采购办在“浙江省政府采购评审专家管理系统”随机抽取，抽取过程同步录音录像，纪检人员在场。（2）专家库动态清理。每年对专家进行100%资格复核，凡出现2次迟到、1次违规打分即予剔除。（3）评审现场“三隔离”。专家与供应商、采购人代表、监督人员物理隔离，手机统一封存，使用专用评审电脑，USB端口封闭。4.5合同签订与履约控制（1）合同范本刚性。金额≥50万元项目，必须使用国家部委或省财政厅发布的示范文本，任何补充条款须法规科合法性审查。（2）履约保证金差异化。对信用等级AAA企业免收，AA企业收取1%，A及以下收取2%，鼓励使用电子保函。（3）验收“三级递进”。①初验：供应商提交自检报告；②过程验收：需求部门对照技术协议逐条核验，形成《过程验收记录》；③终验：采购办牵头组织专家、纪检、财务、需求四方联合验收，现场出具《终验报告》，验收合格后方可发起支付。4.6资金支付控制（1）“四流合一”校验。支付前核对合同编号、验收单编号、发票号码、国库支付凭证，四流不一致系统自动拦截。（2）预留质量保证金。工程类项目预留3%质量保证金，质保期满无质量争议后方可支付。（3）支付时效预警。系统设置5个工作日支付提醒，逾期亮黄牌，10个工作日亮红牌并通报纪检。4.7质疑投诉与舆情应对（1）7×24小时受理。在局官网、微信公众号、开标现场公示质疑电话、邮箱、邮寄地址，确保潜在供应商可实时提交质疑。（2）“132”限时办结。1个工作日内完成登记并转办，3个工作日内书面答复，复杂事项经监管处批准可延长2个工作日。（3）舆情预案。出现重大舆情2小时内报告市委宣传部、市财政局，4小时内发布权威声明，24小时内召开媒体沟通会。第五章信息系统控制5.1系统架构采用“1+3+N”模式：1个政府采购云平台，3个本地子系统（需求管理、合同管理、履约验收），N个接口（财政一体化、资产管理系统、OA、档案系统）。5.2权限矩阵|角色|功能权限|数据权限|审批上限||需求科员|提交需求|本科室数据|无||需求科长|审核需求|本科室数据|50万元||采购办主任|审核计划、确认合同|全局数据|200万元||领导小组组长|审批重大项目|全局数据|无上限|所有权限变动须由纪检、信息、采购办三方会签，留痕日志≥15年。5.3安全等级按照《网络安全等级保护2.0》第3级防护要求，每年进行一次渗透测试、一次等保测评，漏洞24小时内完成高危补丁。第六章监督检查与绩效评价6.1日常监督（1）“双随机一公开”检查。纪检组每季度随机抽取10%项目，重点检查是否存在化整为零、倾向性参数、违规变更。（2）飞行检查。对中标金额排名前十的供应商，纪检组可不经通知直接赴现场核查生产、库存、交付能力。6.2专项审计内审科每年5月开展上年度采购专项审计，审计范围包括：采购计划、采购文件、评审过程、合同履约、资金支付、质疑投诉处理。审计报告经党组会审议后，30日内完成整改并书面反馈。6.3绩效评价（1）指标体系①经济性：资金节约率、中标价与市场均价偏离度；②效率性：采购周期、合同履约及时率；③公平性：中小企业中标率、质疑投诉成立率；④廉洁性：违纪违法案件数量、审计问题金额。（2）评价方法采用“德尔菲法+层次分析法”组合赋权，邀请7位外部专家、5位内部专家背对背打分，形成《政府采购绩效评价报告》，评价结果与下一年度部门预算挂钩，被评为“差”的部门压减5%预算。第七章档案与数据管理7.1归档清单必须归档的12类资料：采购预算批复、需求论证报告、采购计划、采购文件、澄清修改公告、专家评审表、中标通知书、合同文本、验收报告、支付凭证、质疑答复、绩效评价报告。7.2归档时限项目终验后15个工作日内完成实体档案移交，30个工作日内完成电子档案上传。7.3保管期限公开招标档案永久保存；竞争性谈判、磋商、询价档案保存15年；单一来源档案保存20年。7.4数据利用建立“采购数据驾驶舱”，对历史采购价格、供应商履约评价、专家打分偏差进行大数据分析，为后续项目提供价格基准、供应商筛选、专家抽取参考。第八章培训与文化建设8.1年度培训计划（1）法规更新培训：每年3月，邀请市财政局监管处、法律顾问解读最新政策；（2）系统操作培训：每季度一次“政采云”新功能实操；（3）廉洁教育：每半年组织一次“走进监狱”警示教育活动；（4）供应商培训：每年6月举办“供应商诚信履约培训班”，通报上年度黑名单、分享典型案例。8.2培训考核培训结束后现场扫码考试，满分100分，80分合格，不合格人员3日后补考，仍不合格调离采购岗位。8.3文化塑造（1）打造“阳光采购清风××”品牌，设计统一Logo、口号、屏保、易拉宝；（2）设置“廉洁采购之星”奖项，每年评选2名，给予3000元奖励并在职级晋升中加2分；（3）建立“采购青年突击队”，由35岁以下青年组成，负责创新课题、流程优化、供应商回访，形成比学赶超氛围。第九章应急处置预案9.1围标串标事件（1）发现线索：评审专家或供应商举报报价呈规律性差异；（2）现场处置：采购办立即暂停评审，封存所有投标文件，同步报告财政局、公安局经侦支队；（3）证据固定：对电子标书进行哈希值校验，对纸质标书进行骑缝盖章、全程录像；（4）后续处理：财政局认定串标属实，取消当次采购，对涉事供应商列入黑名单，对评审专家终止聘任。9.2系统宕机事件（1）事件分级：①Ⅳ级（30分钟内恢复）由信息科处理；②Ⅲ级（2小时内恢复）启动备用云服务器；③Ⅱ级（24小时内无法恢复）书面报告市政府；④Ⅰ级（数据泄露）立即启动网络安全事件Ⅰ级响应。（2）应急采购：系统宕机导致紧急采购无法线上实施，经领导小组组长、纪检组长、财政局长“三方签字”后可临时转为线下采购，事后5个工作日内补录系统并公示。9.3重大疫情、自然灾害（1）建立“应急采购白名单”，提前与3家以上大型商超、医药流通企业签订框架协议，锁定最高限价；（2）启动“应急采购绿色通道”，无需论证、无需招标，由需求部门直接下单，采购办事后3日内公示；（3）审计