公司管理制度之办公用品与固定资产管理规定

公司管理制度之办公用品与固定资产管理规定一、总则为了加强公司办公用品与固定资产的管理，规范采购、使用、维护和处置等环节，提高资源利用效率，降低公司运营成本，保障公司各项工作的正常开展，特制定本规定。本规定适用于公司内部所有部门及员工。二、办公用品管理（一）办公用品的分类1.消耗性办公用品指使用期限较短、一次性消耗的办公用品，如笔、纸张、文件夹、便签纸、胶水、墨盒、硒鼓等。2.非消耗性办公用品指使用期限较长、可重复使用的办公用品，如办公桌椅、电脑、打印机、复印机、传真机、电话机等。（二）办公用品的采购1.采购计划的制定各部门应在每月[具体日期]前，根据本部门的实际需求和工作安排，制定下一个月的办公用品采购计划，并填写《办公用品采购申请表》，经部门负责人审核签字后，报行政部门汇总。行政部门对各部门的采购计划进行审核、汇总，结合库存情况，制定公司整体的办公用品采购计划。对于金额较大或特殊的采购需求，需报公司领导审批。2.供应商的选择行政部门应选择信誉良好、产品质量可靠、价格合理、服务周到的供应商建立长期合作关系。定期对供应商进行评估和考核，淘汰不符合要求的供应商。在选择供应商时，应进行至少三家以上的询价、比价，确保采购价格的合理性。对于常用办公用品，可以通过招标的方式确定供应商。3.采购流程行政部门根据审批通过的采购计划，向选定的供应商发出采购订单。采购订单应明确办公用品的名称、规格、数量、价格、交货时间、交货地点等信息。供应商按照采购订单的要求按时、按质、按量交货。行政部门负责对所采购的办公用品进行验收，检查数量、规格、质量等是否符合要求。对于不符合要求的办公用品，应及时与供应商协商退换货事宜。验收合格后，行政部门填写《办公用品验收单》，办理入库手续。（三）办公用品的库存管理1.库存的设置行政部门应根据公司的实际需求和采购周期，合理设置办公用品的库存数量。对于常用的消耗性办公用品，应保持一定的安全库存，以确保工作的正常开展。定期对库存进行盘点，每月进行一次小盘点，每季度进行一次大盘点。盘点结果应与库存台账进行核对，对于盘盈、盘亏的情况，要查明原因，及时进行处理，并调整库存台账。2.库存台账的建立行政部门应建立详细准确的办公用品库存台账，记录办公用品的名称、规格、数量、单价、入库时间、出库时间、领用部门、领用人等信息。库存台账应定期进行更新，确保数据的准确性和及时性。3.库存环境的管理办公用品应存放在干燥、通风、安全的仓库内，按照类别、规格进行分类存放，便于管理和查找。仓库应配备必要的消防设备和防盗设施，确保库存物品的安全。（四）办公用品的领用1.领用制度员工领用办公用品需填写《办公用品领用申请表》，经部门负责人审批签字后，到行政部门办理领用手续。对于非消耗性办公用品，原则上实行以旧换新制度；对于消耗性办公用品，应根据工作需要合理领用，避免浪费。2.领用限额行政部门根据各部门的工作性质和人员数量，制定合理的办公用品领用限额。对于超出领用限额的情况，需说明原因，经公司领导审批后方可领用。3.领用记录行政部门在发放办公用品时，应在库存台账上做好领用记录，注明领用日期、领用部门、领用人、领用物品名称、规格、数量等信息。（五）办公用品的使用与维护1.使用要求员工应爱护办公用品，合理使用，避免浪费。对于非消耗性办公用品，应按照操作规程正确使用，不得擅自拆卸、改装。2.维护责任各部门负责本部门办公用品的日常维护和保养工作，确保办公用品的正常使用。对于出现故障的办公用品，应及时通知行政部门安排维修。3.维修流程行政部门接到办公用品维修通知后，应及时安排维修人员进行维修。对于简单的故障，维修人员应在现场进行修复；对于复杂的故障，应将办公用品送专业维修机构进行维修。维修费用由行政部门统一核算，报公司领导审批后报销。（六）办公用品的报废处理1.报废标准对于达到使用年限、无法正常使用且无维修价值的办公用品，或因损坏严重、无法修复的办公用品，应进行报废处理。2.报废流程使用部门填写《办公用品报废申请表》，说明报废原因、物品名称、规格、数量等信息，经部门负责人审核签字后，报行政部门。行政部门组织相关人员对申请报废的办公用品进行鉴定，确认是否符合报废标准。对于符合报废标准的办公用品，报公司领导审批。经公司领导审批同意后，行政部门对报废的办公用品进行处理。对于有回收价值的办公用品，应进行回收处理；对于无回收价值的办公用品，应按照环保要求进行妥善处理。三、固定资产管理（一）固定资产的定义与分类1.定义固定资产是指公司为生产商品、提供劳务、出租或经营管理而持有的，使用寿命超过一个会计年度的有形资产。2.分类（1）房屋及建筑物：包括公司办公用房、仓库、厂房等。（2）运输设备：包括公司的汽车、货车等交通工具。（3）办公设备：包括电脑、打印机、复印机、传真机、电话机等办公用设备。（4）生产设备：包括公司生产过程中使用的各种机器设备。（5）其他固定资产：指不属于以上各类的固定资产，如家具、电器等。（二）固定资产的购置1.购置计划的制定各部门根据工作需要和公司发展规划，在每年年底制定下一年度的固定资产购置计划，并填写《固定资产购置申请表》，经部门负责人审核签字后，报行政部门汇总。行政部门对各部门的购置计划进行审核、汇总，结合公司的财务状况和实际需求，制定公司整体的固定资产购置计划。对于金额较大或特殊的购置需求，需报公司领导审批。2.购置审批流程固定资产购置计划经公司领导审批通过后，行政部门按照规定的采购流程进行购置。对于重大固定资产的购置，应进行可行性研究和论证，确保购置的必要性和合理性。在购置过程中，应严格按照审批的购置计划执行，不得擅自更改购置内容和金额。如因特殊情况需要调整购置计划，需重新履行审批手续。3.采购与验收行政部门根据审批通过的购置计划，选择合适的供应商进行采购。采购过程中应严格按照合同约定执行，确保固定资产的质量和交货时间。固定资产到货后，行政部门组织使用部门、财务部门等相关人员进行验收。验收内容包括固定资产的数量、规格、型号、质量等是否符合合同要求。验收合格后，填写《固定资产验收单》，办理入库手续。（三）固定资产的登记与核算1.固定资产卡片的建立财务部门在固定资产验收合格后，为每一项固定资产建立固定资产卡片。固定资产卡片应记录固定资产的名称、规格、型号、购置日期、购置金额、使用部门、使用人、折旧方法、折旧年限等信息。2.账务处理财务部门按照会计准则的要求，对固定资产进行账务处理。及时记录固定资产的购置、折旧、处置等情况，确保账务的准确性和及时性。3.定期核对财务部门应定期与行政部门、使用部门进行固定资产的核对，确保账卡相符、账实相符。对于发现的差异，应及时查明原因，进行调整。（四）固定资产的使用与保管1.使用责任各使用部门负责本部门固定资产的日常使用和保管工作。使用部门应指定专人负责固定资产的管理，明确使用人的责任。使用人应按照操作规程正确使用固定资产，做好日常的维护和保养工作。不得擅自将固定资产转借、出租、抵押给他人使用。2.保管要求固定资产应存放在安全、合适的场所，采取必要的防护措施，确保固定资产的安全和完整。对于贵重的固定资产，应设置专门的保管场所，并安装监控设备。使用部门应定期对固定资产进行检查，发现问题及时报告行政部门和财务部门。（五）固定资产的维修与保养1.维修计划的制定行政部门根据固定资产的使用情况和维修历史，制定固定资产的年度维修计划。维修计划应包括维修项目、维修时间、维修预算等内容。2.维修流程使用部门发现固定资产出现故障后，应及时填写《固定资产维修申请表》，报行政部门。行政部门接到申请后，安排维修人员进行维修。对于重大维修项目，应委托专业维修机构进行维修。维修完成后，使用部门、行政部门对维修结果进行验收。验收合格后，填写《固定资产维修验收单》，并将维修费用报财务部门报销。3.保养工作使用部门应按照固定资产的使用说明书和保养要求，做好固定资产的日常保养工作。定期对固定资产进行清洁、润滑、紧固等保养操作，延长固定资产的使用寿命。（六）固定资产的清查与盘点1.清查盘点制度公司每年至少组织一次全面的固定资产清查盘点工作。清查盘点工作由行政部门牵头，财务部门、使用部门等相关人员参与。2.清查盘点流程清查盘点前，行政部门制定清查盘点方案，明确清查盘点的范围、方法、时间等要求。各使用部门按照方案要求，对本部门的固定资产进行自查。行政部门、财务部门、使用部门组成清查盘点小组，对公司的固定资产进行实地盘点。盘点过程中，应核对固定资产的数量、规格、型号、使用状况等信息，并与固定资产卡片和账务记录进行核对。对于清查盘点中发现的盘盈、盘亏、毁损等情况，应查明原因，填写《固定资产清查盘点报告》，提出处理意见，报公司领导审批。（七）固定资产的处置1.处置范围对于闲置不用、使用年限已满、技术落后、损坏无法修复等固定资产，应进行处置。2.处置审批流程使用部门填写《固定资产处置申请表》，说明处置原因、固定资产名称、规格、型号、购置时间、购置金额等信息，经部门负责人审核签字后，报行政部门。行政部门组织相关人员对申请处置的固定资产进行鉴定，确认是否符合处置条件，并提出处置意见。处置意见报公司领导审批。3.处置方式固定资产的处置方式包括出售、报废、捐赠等。对于出售的固定资产，应通过公开拍卖、招标等方式进行，确保处置价格的合理性。对于报废的固定资产，应按照环保要求进行妥善处理。对于捐赠的固定资产，应办理相关的捐赠手续。4.账务处理财务部门根据公司领导审批的处置意见，对固定资产进行账务处理。及时核销固定资产的账面价值，记录处置收入和处置费用。四、监督与考核（一）监督机制行政部门和财务部门应加强对办公用品与固定资产管理工作的监督检查。定期检查采购、库存、领用、使用、维护、处置等环节的执行情况，发现问题及时提出整改意见。公司内部审计部门应定期对办公用品与固定资产管理工作进行审计，检查管理制度的执行情况和财务收支的合规性。（二）考核制度公司将办公用品与固定资产管理工作纳入