2026年共享办公空间运营公司办公设备维护保养管理制度

2026年共享办公空间运营公司办公设备维护保养管理制度第一章总则第一条为规范公司各共享办公空间站点办公设备的维护保养管理，保障设备稳定运行，降低故障发生率，延长设备使用寿命，提升入驻客户使用体验，结合共享办公空间设备共用频次高、使用场景分散、客户需求多样的运营特点，依据《中华人民共和国产品质量法》《中华人民共和国节约能源法》及公司资产管理相关规定，制定本制度。第二条本制度所称“办公设备”，是指公司为各共享办公空间站点配置的、供内部员工及入驻客户共同使用的各类办公用设备，包含核心办公设备（办公电脑、笔记本电脑、打印机/复印机/一体机、会议平板、投影仪、扫描仪）、通用办公设备（碎纸机、装订机、考勤打卡设备）、环境类办公设备（中央空调/分体空调、饮水机、新风系统、空气净化器），不含客户自有办公设备及公司服务器、网络核心设备（另行制定管理规范）。第三条本制度适用于公司运营部、各共享办公空间站点所有办公设备的建档管理、日常维护、定期保养、故障处置、耗材管理、监督考核全流程；入驻客户使用公司办公设备的，需遵守本制度核心使用规范；办公设备技术服务商参与设备维保、维修的，参照本制度相关条款执行。第四条办公设备维护保养遵循“预防为主、分类管理、责任到人、及时处置、经济高效”的核心原则：预防为主指通过日常巡检和定期保养提前发现设备隐患，避免故障发生；分类管理指按设备类型、使用频率制定差异化维保标准；责任到人指明确各岗位设备维保职责，确保每项工作有专人负责；及时处置指设备故障发现后限时处理，减少对客户使用的影响；经济高效指在保障设备性能的前提下，合理控制维保成本，优先采用修复而非更换的方式。第五条公司运营部设立设备管理岗，统筹负责全公司办公设备的采购选型、建档备案、维保计划制定、技术服务商对接、维保费用管控、监督检查等工作；各站点指定专人担任设备管理员，负责本站点设备的日常巡检、基础维护、故障上报、客户使用指导、耗材更换等工作；站点客服人员协助收集客户反馈的设备故障信息，及时转交设备管理员处置；办公设备技术服务商负责设备专业维修、深度保养、系统升级及应急技术支持。第六条办公设备实行“一机一档、定期维保、故障闭环、数据溯源”的管理模式：为每台设备建立唯一档案，记录采购信息、维保记录、故障历史、报废状态；按设备类型制定月度、季度、年度维保计划并严格执行；设备故障从发现到维修验收形成闭环管理，无遗漏；所有维保、故障处置操作均记录存档，可追溯、可核查。第二章职责分工第七条运营部设备管理岗职责：（一）制定并修订办公设备维护保养标准、耗材使用规范、故障处置流程，明确不同类型设备的维保周期、维保内容、故障处置时限等要求；（二）为每台办公设备建立电子档案，记录设备型号、采购时间、安装位置、维保记录、故障历史、报废状态等信息，定期更新档案内容；（三）对接办公设备技术服务商，签订维保合作协议，明确维保范围、响应时限、服务标准，监督服务商按协议完成维保及维修工作；（四）制定公司办公设备年度维保预算，审核各站点耗材采购申请，管控维保成本，定期分析设备维保费用占比，优化成本结构；（五）组织开展站点设备管理员技能培训，涵盖设备日常维护、基础故障排查、耗材更换、客户使用指导等内容；（六）每月汇总各站点设备故障数据、维保记录，分析设备故障高发类型及原因，优化维保计划和使用规范；（七）审核各站点设备报废申请，组织技术评估，按公司资产管理制度办理报废手续，监督废旧设备合规处置。第八条各站点设备管理员职责：（一）严格执行办公设备日常巡检计划，每日检查设备开机状态、运行稳定性、耗材余量，记录巡检结果，发现异常立即处置或上报；（二）按维保计划完成设备日常维护工作，如设备表面清洁、电脑系统垃圾清理、打印机卡纸清理、空调滤网除尘等基础保养；（三）及时更换设备易耗耗材，如打印机墨盒、硒鼓，饮水机滤芯，碎纸机刀具润滑等，更换后记录耗材使用信息并同步至设备档案；（四）排查并处置设备基础故障（如电脑死机重启、打印机缺纸提示、投影仪信号异常），无法处置的及时上报运营部并联系技术服务商；（五）为入驻客户提供办公设备使用指导，讲解设备操作规范、注意事项，提醒客户爱护设备，避免违规操作导致故障；（六）收集客户反馈的设备使用问题，即时响应并处置，无法解决的做好记录并上报，跟踪处置进度并向客户反馈；（七）每月核对本站点设备清单，确保设备数量、状态与档案一致，发现设备丢失、损坏的立即上报运营部。第九条办公设备技术服务商职责：（一）按合作协议约定为公司提供设备定期保养服务，如电脑硬件检测、打印机内部清洁、空调冷媒检测、会议平板系统升级等；（二）接报设备故障后，按约定时限（轻微故障4小时内、一般故障12小时内、重大故障24小时内）到场维修，确保设备恢复正常使用；（三）为公司提供设备使用及维保专业建议，协助优化设备配置，降低故障发生率，延长设备使用寿命；（四）提供设备维修配件及原厂耗材，确保配件和耗材质量符合设备使用要求，禁止提供非原厂劣质产品；（五）每月向运营部提交设备维保报告，说明维保内容、故障维修情况、设备运行状态及优化建议。第十条入驻客户使用责任：（一）严格按设备操作规范使用办公设备，禁止违规操作（如强行插拔设备接口、超负荷使用碎纸机、随意修改电脑系统设置）；（二）发现设备异常或故障时，及时告知站点设备管理员，不得私自拆卸、改装设备或尝试违规维修；（三）爱护办公设备，保持设备表面清洁，避免将液体、杂物放置在设备上，使用完毕后按要求关闭设备电源；（四）因违规操作导致设备损坏的，需按公司规定承担相应维修费用，造成重大损坏的需按实际损失赔偿。第三章办公设备分类维护保养规范第十一条核心办公设备维护保养规范：（一）办公电脑/笔记本电脑：每日开机检查系统运行状态，每周清理系统垃圾、缓存文件，每月查杀病毒、更新系统补丁；禁止安装非办公类高危软件，定期检查硬盘健康状态，避免数据丢失；设备表面每周清洁一次，键盘、鼠标定期除尘，避免液体渗入；（二）打印机/复印机/一体机：每日检查纸张余量、耗材余量，清理进纸口杂物；每周清洁扫描面板、出纸口，检查打印清晰度；每月由技术服务商进行内部清洁、齿轮润滑，校准打印色彩；出现卡纸时即时停机清理，禁止强行拉扯纸张；（三）会议平板/投影仪：每日检查开机显示状态、投屏功能，每周清洁屏幕/镜头表面灰尘，避免使用尖锐物品触碰屏幕；每月检查连接线接口是否松动，校准触控精度；投影仪使用时长累计达到规定阈值时，由服务商检查灯泡状态，按需更换；（四）扫描仪：每日检查扫描清晰度，每周清洁扫描玻璃面板，每月检查进纸滚轮磨损状态，出现进纸异常时及时更换滚轮配件。第十二条通用办公设备维护保养规范：（一）碎纸机：每日检查刀具运行状态，禁止放入金属、硬质卡片等非纸张类物品；每周清理纸屑收集盒，每月为刀具加注专用润滑油；碎纸机满纸时即时停机清理，避免超负荷运转导致刀具损坏；（二）装订机：每日检查装订针余量，每周清洁装订针卡槽、台面，每月检查打孔钻头是否磨损，出现打孔不顺畅时及时打磨或更换钻头；（三）考勤打卡设备：每日检查打卡识别灵敏度，每周清洁指纹/人脸识别面板，每月检查网络连接状态，确保打卡数据正常上传。第十三条环境类办公设备维护保养规范：（一）空调（中央空调/分体空调）：每日检查制冷/制热效果、运行噪音，每周清洁出风口、回风口滤网；每季度由服务商清洗蒸发器、冷凝器，检查冷媒压力；每年换季前进行全面检测，校准温控精度，检查线路老化状态；（二）饮水机：每日检查出水温度、机身密封性，每月更换滤芯（按滤芯使用寿命调整），每季度清洁内胆、出水口，定期检测水质，确保饮用水安全；（三）新风系统/空气净化器：每日检查运行风量、滤网提示状态，每周清洁出风口，每月更换滤网（或按提示更换），每季度由服务商检查风机运行状态、管道密封性。第四章故障处置规范第十四条设备故障分级及处置时限：（一）轻微故障：如电脑卡顿、打印机缺纸、碎纸机满纸提示等可现场即时处置的故障，站点设备管理员需在15分钟内排查并解决；（二）一般故障：如电脑系统崩溃、打印机打印模糊、投影仪灯泡损坏等需简单维修或更换配件的故障，技术服务商需在12小时内到场维修并恢复使用；（三）重大故障：如会议平板黑屏、中央空调整机故障、批量电脑死机等影响客户正常办公的故障，需立即启动应急处置，技术服务商需在4小时内到场处理，同时协调临时备用设备保障客户使用。第十五条设备故障处置流程：（一）故障发现：使用人或站点管理员发现设备故障后，立即记录故障现象、发生时间、设备编号，轻微故障现场排查，重大故障立即上报运营部并暂停使用该设备；（二）初步排查：站点设备管理员对故障进行分级判断，轻微故障按操作规范处置，无法排查的立即联系技术服务商，同步上报运营部设备管理岗；（三）维修派单：运营部收到故障上报后，核实故障等级，协调技术服务商下达维修任务，明确处置时限和服务标准，跟踪维修进度；（四）维修验收：设备维修完成后，站点设备管理员现场测试设备功能，确认故障消除，填写维修记录（包括故障原因、维修内容、更换配件、维修费用）并同步至设备档案；（五）故障分析：运营部每月汇总设备故障数据，分析故障高发类型、设备型号及原因（如操作不当、设备老化、耗材质量问题），制定针对性预防措施，优化维保计划和使用规范。第十六条应急处置规范：（一）核心设备（如会议平板、打印机）故障影响客户会议或办公的，站点管理员立即启用备用设备，无备用设备的协调邻近站点设备临时调配，保障客户基本使用需求；（二）空调、新风系统故障导致办公环境不适的，根据天气情况开启通风窗或临时配备风扇、取暖设备，待维修完成后恢复正常使用；（三）批量设备故障（如整层办公电脑死机）的，立即暂停设备使用，联系技术服务商紧急排查，同时向受影响客户说明情况，提供临时办公解决方案；（四）应急处置完成后，形成应急处置报告，分析故障原因，完善设备维保计划和应急备用方案，避免同类故障再次发生。第五章耗材与配件管理第十七条耗材管理规范：（一）站点设备管理员建立耗材台账，记录耗材名称、型号、采购时间、更换时间、使用量，每月核对台账与实际库存，确保账实相符；（二）耗材采购实行统一管理，由运营部设备管理岗审核各站点采购申请，选择原厂或合规品牌耗材，禁止采购劣质耗材导致设备损坏；（三）耗材库存设置安全阈值，如打印机墨盒库存满足15天使用量，饮水机滤芯库存满足30天更换需求，库存低于阈值时及时申请补充；（四）更换后的废旧耗材（如墨盒、硒鼓、滤芯）分类存放，由运营部统一对接专业机构回收处置，禁止随意丢弃造成环境污染。第十八条配件管理规范：（一）设备维修更换的配件由技术服务商提供原厂配件，站点设备管理员核对配件型号、规格，确认与设备匹配后再行更换；（二）备用配件（如打印机滚轮、投影仪灯泡）由运营部统一采购和保管，各站点按需申领，申领后记录配件领用信息并同步至设备档案；（三）更换下来的废旧配件（如损坏的打印机喷头、空调压缩机）由运营部统一回收，按公司资产管理制度处置，可维修的交由服务商修复备用，无法维修的合规报废。第六章监督考核与责任追究第十九条监督机制：（一）日常监督：运营部设备管理岗每周抽查各站点设备巡检记录、维保记录、耗材台账，核对记录真实性，现场检查设备运行状态和清洁度；（二）定期考核：运营部每季度对各站点设备管理工作进行考核，考核指标包括设备故障发生率（≤5%）、故障处置及时率（≥98%）、巡检完成率（100%）、客户投诉率（≤3%）；（三）客户反馈监督：设立设备使用反馈渠道，收集客户对设备运行状态、维保服务的投诉和建议，作为考核的补充依据；（四）专项检查：管理层每半年开展一次设备管理专项检查，评估制度执行效果，重点核查设备档案完整性、耗材管理合规性、故障处置闭环率。第二十条考核奖惩措施：（一）奖励：季度考核排名前列的站点设备管理员，给予绩效奖励或荣誉表彰；年度设备故障发生率同比下降的站点，纳入年度评优范围；（二）处罚：设备故障发生率超标的站点，对设备管理员给予批评教育并限期整改；未按要求巡检、隐瞒故障的，扣减当月绩效奖金；因维护不及时导致重大客户投诉的，按责任追究条款处理。第二十一条责任追究情形：（一）站点设备管理员未按规定开展日常巡检，导致设备故障未及时发现，影响客户使用或造成设备损坏的；（二）违规采购或使用劣质耗材、配件，导致设备故障频发或损坏的；（三）未按要求处置设备故障，拖延维修时间导致客户投诉或设备进一步损坏的；（四）技术服务商未按协议标准提供维保、维修服务，导致设备故障频发或维修不彻底的；（五）运营部设备管理岗未履行监督职责，导致多个站点设备管理混乱、维保成本超标或重大设备故障的；（六）故意损坏办公设备、虚报耗材使用量、私自处置废旧设备的。第二十二条责任追究方式：（一）情节较轻的，给予批评教育、限期整改，由责任人承担设备维修、耗材更换等直接费用；（二）情节较重的，给予岗位调整、暂停管理权限，扣减季度绩效奖金；（三）造成重大设备损坏、大额经济损失或恶劣客户影响的，解除劳动合同/合作关系，依法追究赔偿责任；（四）涉嫌违法犯罪的，移交司法机关处理。第七章附则第二十三条本制度未尽事宜，参照《中华人民共和国