2026年共享办公空间运营公司法律档案管理制度

2026年共享办公空间运营公司法律档案管理制度第一章总则第一条为规范公司法律档案的收集、整理、保管、借阅、销毁等全流程管理，保障法律档案的完整性、安全性和可追溯性，防范法律风险，维护公司及入驻企业的合法权益，依据《中华人民共和国档案法》《中华人民共和国民法典》《个人信息保护法》等相关法律法规，结合共享办公空间运营“合同类型多、合规要求高、隐私保护严”的行业特性及公司实际运营需求，制定本制度。第二条本制度所称法律档案，是指公司在运营过程中形成的、具有法律约束力或法律参考价值的各类文件资料，涵盖合同协议、合规证明、纠纷处理记录、政务对接文件、知识产权凭证等，包括纸质档案和电子档案两种形式。第三条本制度适用于公司全体部门及员工，涉及法律档案收集、整理、保管、使用的所有人员均需严格遵守本制度规定，确保法律档案管理合法合规、有序高效。第四条法律档案管理遵循“全程留痕、分类管理、安全保密、按需使用、到期处置”的核心原则：档案形成至销毁全流程记录可追溯，按业务类型分类归档，严格保护档案中的隐私和商业信息，仅为合法合规目的使用档案，按规定期限保管并依规处置到期档案。第五条法务部为公司法律档案管理的归口部门，负责制定档案管理细则、组织档案培训、监督档案管理流程执行、审核档案销毁/移交申请；各业务部门指定专人担任档案专员，负责本部门法律档案的收集、初步整理及移交；行政部配合法务部做好档案物理存储环境的管理。第六条公司将法律档案管理合规性纳入部门年度考核范围，每季度开展一次档案管理专项检查，重点核查档案收集完整性、保管安全性、借阅规范性，确保法律档案管理贴合共享办公运营的法律风险防控需求。第二章法律档案分类与归档范围第七条结合共享办公空间运营业务特点，法律档案按以下类别划分，明确各类档案的归档范围，确保无遗漏、无冗余：合同协议类：包括办公空间租赁合同（开放工位、独立办公室、整层租赁）、会议室/配套设施使用协议、物业服务协议、设备采购合同、商务合作协议、入驻企业保密协议等，涵盖合同正本、副本、补充协议、签约过程中的沟通记录；合规证明类：包括消防验收合格证明、市场监管备案文件、税务登记凭证、公共场所卫生许可证、特种设备使用登记证等，及各类合规文件的年度审核记录；纠纷处理类：包括入驻企业投诉处理记录、客户争议调解文件、仲裁申请书/裁决书、诉讼起诉状/判决书、和解协议等，及纠纷处理过程中的证据材料；政务对接类：包括与市场监管、消防、税务、住建等部门的往来函件、检查整改通知、合规自查报告、政策解读文件等；知识产权类：包括公司商标注册证、著作权登记凭证、品牌使用授权文件、侵权投诉/处理记录等；资质证照类：包括公司营业执照、经营许可证、行业备案证明等，及证照的变更、延续、年检记录；其他法律档案：包括员工劳动合同（涉及保密、竞业限制部分）、法律意见书、合规培训记录、入驻企业隐私信息授权文件等。第八条归档范围补充要求：所有涉及资金往来、权利义务划分、合规承诺的文件均需纳入法律档案管理；共享办公空间运营中与入驻企业相关的重要沟通记录（如租金调整通知、设施维修承诺），经双方确认后也需归档。第三章法律档案收集与整理第九条档案收集责任及时限：合同协议类档案：由业务对接人在合同签订生效后3个工作日内收集，确保合同文本完整（无缺页、无涂改），并附签约方资质证明（营业执照、授权委托书）；合规证明类档案：由行政部专员在文件取得或审核完成后1个工作日内收集，确保文件在有效期内，附审核人员签字确认；纠纷处理类档案：由法务部专员在纠纷处理结束后5个工作日内收集，确保证据材料完整、处理结果明确；政务对接类档案：由行政部专员在收到文件或完成对接后2个工作日内收集，附对接人员、时间、事项说明；所有法律档案收集后，需在1个工作日内移交至法务部档案管理员，不得由业务人员私自留存。第十条档案整理规范：纸质档案整理：按“类别-年份-项目编号”编制档案编号，如“合同类-2026-租赁001”；逐份核对文件完整性，去除金属装订物，采用无酸纸档案袋封装，袋面标注档案名称、编号、形成时间、保管期限；电子档案整理：扫描纸质档案形成PDF格式电子档，命名规则与纸质档案一致，添加数字水印；电子档案按类别建立文件夹层级，存储至公司加密服务器，禁止存储至个人设备；档案著录：为每份档案建立著录信息，包括档案名称、编号、形成部门、形成时间、保管期限、密级、经办人等，录入公司档案管理系统，确保可快速检索。第十一条档案预归档审核：法务部档案管理员接收档案后，3个工作日内完成审核，对文件缺失、编号错误、著录不全的，退回原收集部门补充完善，审核通过后正式归档。第四章法律档案保管与存储第十二条纸质档案保管要求：存储环境：档案库房需独立设置，保持温度14-24℃、相对湿度45-60%，配备防火、防潮、防虫、防盗、防光设施，定期检查环境指标并记录；存放规范：档案柜按类别分区编号，档案袋按编号顺序摆放，预留一定存储空间便于新增档案；珍贵档案（如不动产权证、商标注册证正本）需放入保险柜保管；保管期限：永久保管档案（如公司营业执照正本、重大合同协议）长期留存；定期保管档案按以下期限执行：租赁合同保管至合同终止后5年，合规证明保管至失效后3年，纠纷处理档案保管至纠纷终结后5年，普通往来函件保管3年。第十三条电子档案存储要求：存储载体：电子档案存储至公司专用加密服务器，同时在异地备份服务器建立副本，每月进行一次数据校验，确保无损坏、无丢失；权限管控：电子档案按“查看-编辑-删除”分级设置权限，仅法务部负责人可授予删除权限，普通员工仅可查看授权范围内的档案；格式维护：定期转换电子档案格式，确保不同系统下均可正常读取，避免因技术升级导致档案无法查阅。第十四条档案保管检查：法务部每月抽查10%的档案保管情况，每季度全面检查一次，重点核查档案完整性、存储环境合规性、电子档案备份有效性，形成《档案保管检查报告》存档。第五章法律档案借阅与使用第十五条内部借阅流程：申请：借阅人填写《法律档案借阅申请表》，注明借阅档案名称、编号、用途、借阅期限，经部门负责人签字同意；借阅密级档案（如入驻企业隐私协议）需经法务部负责人审批；审批：法务部档案管理员审核申请合规性，确认无超权限借阅、无违规用途后，报法务部负责人审批（普通档案）或总经理审批（密级档案）；登记：审批通过后，档案管理员记录借阅信息（借阅人、时间、档案编号、归还期限），纸质档案需当面核对完整性，电子档案需记录访问日志；归还：借阅人需在到期前归还档案，纸质档案归还时核对是否有涂改、缺页，电子档案需确认未违规复制、传播；如需续借，需提前1个工作日重新申请。第十六条外部借阅要求：司法机关、行政监管部门借阅：需出具正式法律文书或公函，由法务部负责人审核并报总经理批准后，提供档案复印件（加盖公司公章），原件原则上不外借，确需外借的需专人陪同；合作方、律师事务所借阅：需签订《档案借阅保密协议》，明确借阅用途、保密义务、归还期限，经法务部审核、总经理审批后，仅提供与合作事项相关的档案复印件；所有外部借阅均需留存借阅单位的证明文件、经办人身份证复印件及借阅记录，归档备查。第十七条档案使用规范：借阅人不得涂改、勾画、撕毁档案，不得超范围使用档案内容，不得泄露档案中的商业秘密和隐私信息；电子档案不得私自复制、转发，确需复制的需经法务部审批并登记。第六章法律档案销毁与移交第十八条档案销毁条件与流程：销毁条件：达到保管期限且无继续保存价值的档案，由法务部档案管理员提出销毁申请；涉及未了结纠纷、合规核查的档案，即使达到保管期限也需顺延保管；鉴定：法务部组织业务、行政、财务等部门人员组成鉴定小组，对拟销毁档案进行审核，确认符合销毁条件后出具《档案销毁鉴定意见书》；审批：销毁申请及鉴定意见书报总经理审批，重大档案销毁需提交股东会审议；销毁：审批通过后，由2名以上专人负责监销，纸质档案采用碎纸机销毁或委托有资质的机构销毁，电子档案彻底删除并记录销毁过程；销毁完成后，监销人签字确认，形成《档案销毁记录》存档。第十九条档案移交要求：内部移交：档案管理员岗位变动时，需办理档案移交手续，列出移交档案清单，由交接双方、监交人（法务部负责人）签字确认，移交记录存档；外部移交：公司合并、分立、注销时，法律档案按相关规定移交至承接单位或档案管理机构，移交前需编制完整的移交清单，经双方确认后签字归档。第七章档案保密与安全第二十条保密责任：所有接触法律档案的人员均需签订《档案保密承诺书》，承诺不泄露档案中的商业秘密、入驻企业隐私信息、公司合规信息；离职时需办理保密交接，删除个人设备中的档案信息。第二十一条安全管控：物理安全：档案库房安装门禁系统，仅档案管理员及法务部负责人可进入；非工作时间库房断电、上锁，定期检查安防设施；电子安全：档案服务器设置防火墙、入侵检测系统，定期更新杀毒软件，禁止外网直连；电子档案操作记录全程留痕，可追溯至具体操作人员；应急处理：发生档案损毁、丢失、泄露等突发事件时，责任人需立即上报法务部负责人，法务部启动应急方案，采取补救措施，同时调查事件原因，追究相关人员责任。第二十二条隐私保护：档案中涉及入驻企业名称、联系方式、租赁信息等隐私内容的，需加密存储，借阅时仅提供隐去隐私信息的复印件（法律法规要求提供的除外），严禁向无关人员泄露。第八章监督考核与责任追究第二十三条监督机制：法务部每季度开展档案管理专项检查，核查档案收集、整理、保管、借阅等流程的合规性，形成检查报告并通报整改；总经理不定期抽查档案管理情况，重点检查密级档案、隐私档案的管控情况；设立档案管理投诉渠道，接受员工对违规借阅、泄露档案等行为的举报，法务部核实后及时处理。第二十四条考核管理：档案管理工作纳入相关岗位（档案管理员、业务部门档案专员）的月度绩效考核，考核指标包括档案收集及时率、整理准确率、保管完好率、借阅合规率；档案管理工作表现优秀的人员，给予绩效加分或现金奖励；未按规定收集、保管档案的，扣减绩效分数，限期整改。第二十五条责任追究：因个人原因导致档案缺失、损毁的，责令赔偿损失，情节较轻的给予警告，情节严重的扣减绩效或调整岗位；违规借阅、复制、传播档案，