2026年共享办公空间运营公司会员费应收账款管理制度

2026年共享办公空间运营公司会员费应收账款管理制度第一章总则第一条为规范公司会员费应收账款管理，保障公司资金回笼效率，降低坏账风险，提升资金使用效益，结合共享办公空间“会员类型多样、缴费周期灵活、跨站点消费频繁”的运营特性，依据《中华人民共和国会计法》《企业会计准则》《中华人民共和国民法典》（合同编）等相关法律法规及公司财务管理制度，制定本制度。第二条本制度所称会员费应收账款，是指公司向办理共享办公会员服务的客户收取的、已确认收入但尚未实际到账的费用，包括基础会员费、增值服务会员费、长期包年会员费、跨站点通用会员费等各类会员服务相关应收款项。第三条本制度适用于公司财务部、运营部、各共享办公站点及所有涉及会员费收取、核对、催收的人员；外包合作的会员服务机构相关应收账款管理参照本制度执行。第四条会员费应收账款管理遵循“权责明确、实时监控、风险可控、高效催收、账实相符”核心原则：明确各部门及岗位应收账款管理职责，避免推诿扯皮；建立应收账款实时监控机制，及时掌握款项回款状态；通过信用评估、预警管控等手段降低坏账风险；制定分级催收流程，提升回款效率；确保应收账款账面数据与实际欠款情况一致。第五条公司建立“财务部归口管理、运营部协同配合、站点专人负责”的应收账款管理体系：财务部负责应收账款核算、台账管理、回款监督、坏账核销；运营部负责会员合同审核、信用评估、对账确认、逾期催收；各站点指定运营专员负责本站点会员费催收及信息反馈；财务负责人统筹应收账款全流程管理，审批重大催收方案及坏账核销事项。第六条公司将会员费应收账款回款率、逾期率、坏账率纳入相关部门绩效考核体系，考核结果与部门绩效奖金、员工评优晋升挂钩，确保应收账款管理责任落实到位。第二章管理职责划分第七条财务部应收账款管理核心职责：核算管理：按会员类型、缴费周期、所属站点精准核算会员费应收账款，确保收入确认与应收款项记录准确，做到账证相符、账账相符；台账管理：建立《会员费应收账款台账》，实时更新会员基本信息、欠款金额、欠款期限、催收进度、回款状态等内容，每月核对台账数据与财务账面数据；回款监督：每日监控会员费回款到账情况，核对银行到账流水与应收账款台账，及时核销已回款项目，对未按时回款的款项向运营部发出催收提醒；风险分析：每月编制《会员费应收账款分析报告》，分析逾期账款占比、坏账风险等级、回款周期等指标，提出风险防控建议；坏账管理：按规定计提坏账准备，审核坏账认定材料，办理坏账核销手续，跟踪已核销坏账的后续回款情况；数据对接：与运营部、各站点共享应收账款数据，配合完成会员对账工作，提供准确的应收款项明细。第八条运营部应收账款管理核心职责：合同管理：审核会员服务合同中缴费金额、缴费周期、逾期违约责任等条款，确保合同条款清晰、合规，为应收账款催收提供依据；信用评估：建立会员信用评估体系，根据会员合作时长、历史回款记录、企业经营状况等维度划分信用等级，制定差异化的信用政策；对账确认：每月与会员核对当期应付会员费金额、缴费期限，确认对账结果并留存书面或电子确认凭证，及时反馈异常情况至财务部；催收执行：按照本制度规定的催收流程开展逾期账款催收工作，记录催收过程及结果，每月向财务部提交《催收进度报告》；客户沟通：妥善处理会员关于缴费金额、缴费方式的咨询与异议，维护客户关系，避免因沟通不当导致回款受阻；信息更新：及时将会员信息变更（如联系方式、缴费账户、会员等级调整）告知财务部，确保应收账款台账信息准确。第九条各站点运营专员应收账款管理职责：日常提醒：在会员费缴费截止日前3个工作日，通过短信、微信、电话等方式提醒会员按时缴费；现场催收：对本站点逾期未缴费的会员进行现场沟通催收，了解逾期原因，记录会员还款计划；信息反馈：及时将会员逾期原因、还款意愿、还款计划等信息反馈至运营部及财务部；资料收集：协助运营部收集会员逾期相关证明材料，配合开展法律催收所需的证据整理工作。第十条财务负责人应收账款管理职责：统筹管理：制定应收账款管理年度计划，监督财务部、运营部履行应收账款管理职责；审批决策：审批会员信用等级调整、大额逾期账款催收方案、坏账核销申请等事项；风险管控：定期召开应收账款风险分析会议，研判重大逾期账款风险，制定应对措施；制度优化：根据应收账款管理实际情况及法律法规变化，及时修订完善本制度，提升管理有效性。第三章会员费应收账款全流程管理第十一条事前管理（合同签订及信用评估）：会员服务合同签订前，运营部需对新会员开展信用评估，对信用等级为C级及以下的会员，要求一次性缴纳当期会员费或缴纳保证金，不给予信用账期；合同中需明确约定：会员费缴费截止日期、逾期缴费的违约金计算方式（违约金比例不超过法律法规规定上限）、争议解决方式等核心条款；合同签订后，运营部需在1个工作日内将合同副本提交财务部，财务部据此建立应收账款初始台账。第十二条事中管理（核算及对账）：财务部根据会员服务合同及实际服务进度确认收入，同步记录应收账款，按“会员编号-站点-会员类型”建立明细核算科目；每月5日前，财务部编制《会员费应收账款对账明细表》，提交运营部；运营部在3个工作日内完成与会员的对账工作，确认无误后双方签字（或电子确认）确认，对账差异需在2个工作日内核实并调整；对跨站点通用会员的应收账款，由公司总部运营部统一对账，财务部统一核算，避免出现对账、核算重复或遗漏。第十三条事后管理（催收及回款）：正常催收：缴费截止日前3个工作日，站点运营专员向会员发送缴费提醒；缴费截止日当天未回款的，运营部在1个工作日内联系会员核实未回款原因；逾期1-7天催收：由站点运营专员进行电话及现场催收，记录催收情况，要求会员在3个工作日内完成缴费；逾期8-30天催收：由运营部主管牵头催收，向会员发送《催收通知书》（书面或电子形式），明确逾期违约金及还款期限，要求会员书面回复还款计划；逾期31-90天催收：由运营部联合财务部制定专项催收方案，财务负责人审批后执行，可暂停会员部分共享办公服务权限（不违反合同约定），加大催收力度；逾期90天以上催收：由公司法务部门介入，评估采取律师函、诉讼、仲裁等法律手段催收的可行性，按审批流程执行；回款核销：财务部收到会员费回款后，在1个工作日内核对回款金额、对应会员信息，完成应收账款台账核销，确保账实相符。第十四条坏账管理：坏账认定：符合以下条件之一的，可认定为坏账：会员注销或破产，无财产可清偿欠款；经法律诉讼/仲裁程序仍无法收回欠款；会员失联且欠款超过180天未收回；坏账计提：财务部按照企业会计准则规定，根据应收账款账龄及风险等级计提坏账准备，每月调整计提金额；坏账核销：坏账核销需由运营部提交《坏账核销申请表》，附坏账认定证明材料（如会员注销证明、法律文书、失联证明等），经财务负责人审核、总经理审批后，财务部办理核销手续；坏账追讨：已核销的坏账，若后续发现会员有可清偿财产，运营部仍需继续催收，回款后财务部及时冲减坏账准备，恢复应收账款核算。第四章应收账款风险防控第十五条信用风险防控：建立会员信用等级动态调整机制，每季度根据会员回款情况调整信用等级，对逾期次数较多的会员下调信用等级，收紧信用政策；对长期合作、信用良好的会员，可适当给予灵活缴费周期，但需签订补充协议并经运营部及财务部审批；新会员首次合作原则上不给予信用账期，需先缴费后享受服务，合作满6个月且回款记录良好的，可申请信用账期。第十六条操作风险防控：应收账款台账由专人负责维护，台账数据修改需留存修改记录及审批意见，避免随意修改；会员缴费账户统一使用公司指定账户，禁止财务人员、运营人员代收会员费现金，确需代收的需当日缴存公司账户并登记备案；定期备份应收账款台账数据，防止数据丢失或损坏，确保应收账款信息可追溯。第十七条预警机制：财务部每日监控应收账款逾期情况，对逾期金额超过一定标准、逾期天数超过30天的款项，及时向财务负责人及运营部发出风险预警；每月编制《应收账款风险预警报告》，列明高风险欠款会员名单、欠款金额、风险等级及防控建议，报总经理审阅。第五章监督与考核第十八条监督检查：财务部每月自查应收账款核算、台账管理、回款核销等工作的准确性，形成自查报告；公司审计部门每季度开展应收账款专项审计，核查应收账款管理流程执行情况、数据准确性、催收有效性；财务负责人每季度抽查各站点应收账款催收情况，核实催收记录的真实性、完整性。第十九条考核指标：回款率：月度会员费应收账款回款率不低于95%，年度回款率不低于98%；逾期率：月度逾期账款占当期应收账款总额比例不超过5%，逾期90天以上账款占比不超过1%；坏账率：年度会员费应收账款坏账率不超过0.5%；对账及时率：每月与会员对账完成率不低于100%，对账差异处理及时率不低于98%。第二十条奖惩措施：奖励：对月度回款率达标、逾期率低于控制标准的运营部及站点，给予绩效加分或奖金奖励；对成功收回逾期180天以上账款的人员，按回款金额的一定比例给予专项奖励；惩处：对未按规定开展催收、对账工作导致回款延误的，给予责任人警告、扣减绩效奖金；对因失职导致坏账发生的，视情节扣减相关人员绩效奖金，追究管理责任；对虚报催收进度、篡改台账数据的，给予调岗或解除劳动合同处理，情节严重的追究法律责任。第六章附则第二十一条本