2026年共享办公空间运营公司空间标识系统管理制度

2026年共享办公空间运营公司空间标识系统管理制度第一章总则第一条制定目的为规范公司旗下共享办公空间标识系统的设计、制作、安装、维护及更新管理工作，提升办公空间视觉识别度与运营管理效率，保障标识系统的合规性、统一性、实用性，为用户提供清晰、便捷的空间指引，维护公司品牌形象，结合共享办公空间运营特点及相关法律法规要求，制定本管理制度。第二条适用范围本制度适用于公司所有共享办公空间（含直营站点、加盟站点）内所有标识的全流程管理，包括功能指引标识、安全警示标识、品牌形象标识、区域划分标识、服务提示标识等各类标识的设计、选型、制作、安装、巡检、清洁、维修、更换、拆除等环节；适用于公司行政部、品牌部、运营部、各站点运营人员、标识维护人员、保洁人员等所有涉及标识管理的相关人员；适用于标识制作、安装合作商的筛选、考核及合作管理。第三条基本原则（一）合规性原则：标识设计、制作、安装需严格遵守《消防安全标志设置要求》《公共信息图形符号》等国家及地方相关标准规范，确保标识内容、样式、安装位置符合法律法规及行业要求；（二）统一性原则：建立公司统一的标识视觉体系，包括字体、配色、尺寸规范、材质标准等，确保各站点标识风格、样式、信息呈现方式保持一致，强化品牌辨识度；（三）实用性原则：标识设置需结合用户使用习惯与空间功能布局，做到位置醒目、内容清晰、指引准确，避免过度装饰或信息冗余，确保用户能快速获取关键信息；（四）安全性原则：标识安装需牢固稳定，避免使用尖锐、易碎、易燃材质，不得遮挡消防通道、紧急出口、消防设施、监控设备等，保障人员通行与使用安全；（五）耐久性原则：优先选择耐磨损、抗老化、易清洁的材质制作标识，适应办公空间人员流动频繁、环境多变的特点，降低维护更换成本；（六）人性化原则：标识内容需使用简体中文为主，可根据用户群体特点补充英文或其他常用语种，字体大小、颜色对比度需满足不同人群识别需求，兼顾无障碍使用要求。第四条归口管理公司行政部为标识系统管理的归口管理部门，负责制定标识系统统一标准、筛选标识制作安装合作商、审核标识设计方案与制作预算、监督各站点标识维护执行情况；品牌部负责标识的视觉设计规范制定、品牌类标识内容审核，确保标识符合公司品牌视觉体系；各共享办公空间站点指定专人担任标识管理员，负责本站点标识的日常巡检、问题上报、清洁维护监督；保洁人员协助做好标识表面清洁、周边杂物清理等基础工作，各岗位分工协作，确保标识系统管理规范化。第二章标识系统分类与设计规范第五条标识系统分类共享办公空间标识系统按功能分为以下类别：（一）功能指引类：包括楼层指引标识、区域划分标识（公共办公区、独立办公区、会议室、接待区、茶水间、卫生间等）、工位编号标识、设施设备指引标识等，用于明确空间功能与位置指引；（二）安全警示类：包括消防安全标识（消防通道、灭火器位置、紧急出口、禁止吸烟等）、用电安全标识、防滑防绊标识、设备操作警示标识等，用于提示安全风险与规范操作要求；（三）品牌形象类：包括公司名称标识、品牌logo标识、企业文化标语标识等，用于展示公司品牌形象；（四）服务提示类：包括营业时间标识、服务热线标识、收费标准标识、用户须知标识、投诉建议标识等，用于告知用户服务相关信息；（五）管理规范类：包括绿植养护提示、设备使用规范、环境卫生要求等标识，用于规范用户行为与空间管理。第六条设计基本原则标识设计需遵循以下原则：（一）清晰易读：字体选择黑体、宋体等易识别字体，避免使用艺术化、辨识度低的字体，文字与背景颜色对比度不低于4.5:1，确保3米范围内可清晰识别；（二）信息简洁：单块标识承载信息不超过3项核心内容，避免文字堆砌，优先使用图形符号配合简短文字的呈现方式；（三）风格统一：所有标识需遵循公司统一的视觉规范，配色以公司品牌主色为主，辅助色为辅，图形符号需符合国家标准《公共信息图形符号》要求；（四）适配场景：不同区域标识需结合场景特点设计，如会议室标识需简洁正式，儿童活动区（如有）标识可适当增加柔和配色与卡通元素，同时保持整体风格统一；（五）合规适配：安全警示类标识需严格采用国家标准规定的颜色（红色警示、黄色提醒、绿色指示）与图形，不得随意更改样式。第七条设计审核要求标识设计方案需按以下流程审核：（一）站点提出标识设计需求，明确标识类别、安装位置、使用场景及核心信息；（二）行政部结合标识统一标准初步审核需求，涉及品牌形象的需同步提交品牌部审核；（三）设计方案完成后，行政部与品牌部共同审核，重点核查合规性、统一性、实用性，审核通过后方可进入制作环节；（四）对于新增标识类别或重大设计调整，需提交公司管理层审批，确保设计方案符合公司整体运营需求。第三章制作与安装管理第八条供应商筛选要求标识制作安装供应商筛选需按以下要求执行：（一）资质审核：筛选具备合法经营资质、有同类办公空间标识制作安装经验的供应商，要求提供营业执照、相关资质证书及过往案例；（二）能力评估：评估供应商的设计配合能力、制作工艺水平、安装施工能力、售后维护服务能力，优先选择能提供全流程服务的供应商；（三）报价对比：行政部筛选3家及以上符合要求的供应商进行报价对比，兼顾价格与质量，避免单纯以低价为选择标准；（四）质保要求：要求供应商提供不少于12个月的标识质保期，质保期内非人为损坏的标识需免费维修或更换；（五）合作管理：建立供应商合作档案，记录服务质量、响应速度、售后情况，作为后续合作及考核的依据。第九条制作工艺要求标识制作需符合以下工艺标准：（一）材质选择：室内功能指引标识优先选择亚克力、PVC、铝合金等材质，安全警示标识优先选择反光膜、不锈钢等耐用材质，品牌形象标识可根据场景选择金属字、发光字等材质，所有材质需符合环保要求，无异味、无有害物质释放；（二）制作精度：文字、图形制作误差不超过0.5mm，边缘光滑无毛刺，颜色喷涂均匀无漏色、掉色，发光标识亮度均匀无频闪；（三）工艺规范：粘贴类标识背胶需选择高粘度、不易脱落的3M胶或同类品质胶贴，悬挂类标识需配备牢固的悬挂配件，粘贴或安装前需对安装表面进行清洁处理，确保标识固定牢固。第十条安装规范要求（一）位置选择：功能指引标识需安装在人员流动主要通道、岔路口等醒目位置，安全警示标识需安装在风险点正前方或周边1米范围内，品牌形象标识需安装在接待区、入口处等显眼位置，所有标识安装高度以成人视线平齐为宜（距地面1.5-1.8米）；（二）固定方式：墙面安装标识优先选择粘贴、膨胀螺丝固定（避免破坏承重墙），悬挂式标识需使用承重达标且防锈的配件，地面标识需使用防滑、抗压材质，固定牢固不易移位；（三）安全合规：安装过程中不得损坏墙面、地面、天花板等建筑结构，不得遮挡消防设施、监控探头、通风口等，安装完成后需清理现场，确保无安全隐患；（四）验收标准：安装完成后，站点管理员与行政部共同验收，检查标识位置、固定牢固度、外观完整性、信息准确性，验收不合格的要求供应商即时整改，验收合格后签署验收单并存档。第四章日常维护与更新第十一条日常巡检要求标识日常巡检需按以下频次与内容执行：（一）站点标识管理员每日对核心区域（入口、消防通道、会议室）标识进行巡检，每周对全站点所有标识进行1次全面巡检；（二）巡检内容包括：标识是否缺失、破损、变形、褪色，固定是否牢固，信息是否准确，是否遮挡安全设施，表面是否有污渍、涂鸦等；（三）发现问题需即时记录，轻微问题（如表面污渍）通知保洁人员当日处理，严重问题（如标识破损、脱落、信息错误）需24小时内上报行政部；（四）建立标识巡检台账，记录巡检时间、问题位置、问题类型、处理情况，确保巡检可追溯。第十二条清洁维护要求标识清洁维护需遵循以下规范：（一）清洁频次：保洁人员每日清洁标识表面浮尘，每周对标识进行1次深度清洁，去除顽固污渍、胶印等；（二）清洁方式：根据标识材质选择清洁工具，亚克力、PVC材质标识使用软布配合中性清洁剂擦拭，金属材质标识可使用专用清洁剂，避免使用钢丝球、腐蚀性清洁剂造成标识损坏；（三）周边清理：清洁标识的同时清理周边杂物、蜘蛛网等，确保标识无遮挡、视觉清晰；（四）特殊处理：发光类标识每月检查1次电路、光源，发现闪烁、不亮等问题及时通知维修人员处理，避免电路故障引发安全隐患。第十三条更换标准与流程标识出现以下情况需及时更换：（一）标识表面破损、变形、褪色面积超过30%，无法通过清洁、修复恢复识别效果；（二）标识固定部件松动、脱落，存在掉落风险；（三）标识信息错误、失效（如服务热线变更、区域功能调整）；（四）标识材质老化、开裂，存在安全隐患；（五）公司品牌视觉体系更新，需同步更换品牌类标识。更换流程：（一）站点管理员提交标识更换申请，说明更换原因、位置、数量及预算建议；（二）行政部审核申请，涉及品牌内容的同步征求品牌部意见；（三）审核通过后，通知合作供应商制作并安装新标识；（四）更换完成后，站点管理员验收并更新标识台账，废旧标识统一回收处置，可回收利用的交由供应商处理，不可回收的按生活垃圾规范处置。第十四条标识更新管理因公司品牌升级、空间功能调整、法律法规更新等原因需批量更新标识时，按以下要求执行：（一）行政部制定标识更新方案，明确更新范围、时间节点、预算、责任人；（二）品牌部同步更新标识设计规范，确保新标识符合最新要求；（三）分批次推进标识更新，优先更新安全警示类、核心功能指引类标识，避免更新期间影响用户使用；（四）更新完成后，行政部组织全站点标识盘点，确保所有标识符合最新标准。第五章人员职责与行为规范第十五条行政部管理职责（一）标准制定：制定并定期更新公司标识系统统一管理标准，明确设计、制作、安装、维护全流程要求；（二）供应商管理：筛选、考核标识制作安装供应商，建立供应商档案，每季度评估供应商服务质量；（三）审核监督：审核各站点标识设计、更换申请，监督标识制作安装质量及维护执行情况；（四）成本管控：合理控制标识制作、更换、维护成本，建立标识费用台账，确保费用使用合规；（五）问题整改：统筹处理各站点上报的标识重大问题，协调供应商解决售后问题，跟踪整改进度。第十六条站点标识管理员职责站点标识管理员需履行以下职责：（一）台账管理：建立并更新本站点标识台账，记录标识类别、位置、制作安装时间、供应商、质保期等信息，每月盘点1次；（二）日常巡检：按要求完成标识日常巡检，及时发现并上报标识问题，跟踪问题处理进度；（三）维护监督：监督保洁人员做好标识清洁工作，配合供应商完成标识安装、更换、维修工作；（四）用户沟通：收集用户对标识指引清晰度、位置合理性的反馈建议，及时上报行政部；（五）应急处理：发现标识脱落、破损等紧急情况，即时采取临时防护措施，避免造成人员伤害或用户投诉。第十七条用户行为规范进入办公空间的用户需遵守以下标识使用规范：（一）爱护标识：不得随意涂抹、刻画、撕扯、损坏标识，不得搬动、拆卸标识及固定配件；（二）配合管理：不得遮挡、覆盖标识，发现标识破损、脱落、信息错误等问题及时向站点服务台反馈；（三）遵守指引：按照标识提示的安全规范、功能指引使用办公空间，不得违反标识提示的禁止性要求；（四）合理建议：可向站点管理人员提出标识优化建议，不得私自更改标识内容或位置。第六章检查监督与整改第十八条检查机制标识系统检查按以下频次与内容执行：（一）日常检查：站点标识管理员每日完成核心区域标识检查，每周完成全站点检查，发现问题即时处理；（二）专项检查：行政部每月组织1次标识专项检查，覆盖所有站点，检查内容包括标识合规性、统一性、完整性、牢固度、清洁度、台账完整性等；（三）季度评估：每季度对各站点标识管理效果、用户满意度、成本控制情况进行综合评估，形成评估报告；（四）合规审查：每年结合最新法律法规及行业标准，对标识系统进行1次全面合规审查，确保所有标识符合最新要求。第十九条整改要求（一）整改时限：日常检查发现的轻微问题（如标识积灰、小面积污渍）需在当日整改完成；一般问题（如标识轻微变形、信息错别字）需在3个工作日内整改完成；（二）重大问题（如标识脱落、安全警示标识缺失、标识遮挡消防设施）需在1个工作日内制定整改方案，7个工作日内完成整改；（三）整改责任：站点负责人为整改第一责任人，标识管理员为直接责任人，行政部负责监督整改进度，提供资源支持；（四）复查验收：整改完成后，行政部在1个工作日内完成复查，确认整改效果，未达标需责令重新整改，并记录整改情况；（五）整改记录：所有整改情况需形成书面记录，纳入标识管理档案，作为人员考核、供应商合作评估的依据。第二十条违规处理标准针对不同违规主体的违规行为，按以下标准处理：（一）站点管理员违规：未建立标识台账、未按要求巡检、隐瞒标识问题导致安全隐患的，给予通报批评，扣减月度绩效；（二）供应商违规：制作的标识不符合设计标准、安装不牢固、质保期内未及时处理售后问题的，首次给予警告，第二次扣减合作款项，第三次终止合作；（三）用户违规：故意损坏标识的，按标识实际制作安装价格赔偿，多次违规的纳入办公空间使用黑名单；（四）保洁人员违规：未按要求清洁标识导致标识污损严重的，首次给予口头警告，多次违规的扣减绩效。第七章应急处置第二十一条突发问题处置遇到标识相关突发问题，按以下流程处置：（一）标识脱落/倾倒：发现标识脱落、倾倒后，站点管理员需即时设置警示标识，清理现场，避免砸伤人员或损坏物品，通知维修人员2小时内到场处理，修复或更换标识；（二）安全标识缺失：发现消防通道、紧急出口等核心安全标识缺失的，立即制作临时标识张贴，同时通知供应商加急制作正式标识，24小时内完成更换；（三）标识信息错误引发投诉：接到用户关于标识信息错误的投诉后，1小时内到场核实，即时遮盖错误信息或拆除错误标识，3个工作日内完成更正并反馈用户；（四）标识引发安全事故：如标识掉落造成人员受伤、物品损坏，立即启动应急预案，救治受伤人员、清理现场，排查事故原因并整改，同时按公司规定上报相关情况。第二十二条特殊场景保障特殊场景下标识管理需按以下要求保障：（一）节假日：节假日期间提前对标识进行全面巡检，重点检查安全警示标识、功能指引标识，安排专人值守，确保标识正常使用；（二）极端天气：高温、暴雨、大风等极端天气来临前，加固户外标识（如有），检查室内标识固定情况，避免标识脱落、损坏；（三）装修改造：办公空间装修改造期间，临时拆除相关区域标识并妥善保管，改造完成后及时归位或更换新标识，确保标识与新的空间布局匹配。第八章培训与考核第二十三条人员培训要求（一）岗前培训：新入职的站点管理员、运营人员需完成不少于2小时的标识管理制度培训，掌握标识分类、巡检要求、应急处置流程等内容，考核合格后方可上岗；（二）定期培训：每季度组织1次标识管理专项培训，讲解标识最新标准、维护技巧、