2026年共享办公空间运营公司临时访客登记管理制度

2026年共享办公空间运营公司临时访客登记管理制度第一章总则第一条为规范公司各共享办公站点临时访客登记管理行为，强化站点人员准入管控，保障入驻客户办公安全与信息隐私，维护站点正常运营秩序，结合共享办公空间“人员流动性强、入驻客户类型多元、访客来源复杂”的运营特性，依据《中华人民共和国个人信息保护法》《物业管理条例》《企业事业单位内部治安保卫条例》等相关法律法规及公司《安全管理制度》《夜间与节假日运营管理制度》，制定本制度。第二条本制度所称临时访客，是指非公司员工、非入驻站点固定客户，因业务洽谈、客户拜访、面试应聘、临时办事等事由需进入共享办公站点的人员，不包括长期合作的外包服务人员（保洁、维修等）、已办理长期访客授权的人员；临时访客登记管理是指从访客预约、身份核验、信息登记、入站放行到离场核销的全流程管控行为。第三条本制度适用于公司运营部、安保部、各共享办公站点全体员工，以及所有进入站点的临时访客；入驻站点的客户需配合公司完成访客登记相关工作，违规放任访客未登记入站的，需承担相应管理责任。第四条临时访客登记管理遵循“实名核验、授权准入、分类管控、信息保密、便捷高效”核心原则：所有访客必须凭有效身份证件完成实名登记，禁止无身份信息人员入站；访客入站需经对应入驻客户或公司相关部门授权，禁止无授权访客入站；根据访客类型、来访时段、活动区域实施差异化登记管控；严格保护访客登记信息，禁止泄露、出售或非法使用；在保障安全的前提下，优化登记流程，减少访客等待时间。第五条公司建立“运营部统筹规范、站点前台/值班员执行登记、安保部复核管控、入驻客户配合授权”的访客管理体系：运营部负责制定访客登记标准、设计登记表单/系统、监督各站点执行情况；各站点设登记专员（日常时段由前台兼任，夜间/节假日由值班员兼任），负责访客信息登记、身份核验、授权确认；安保部负责访客入站复核、区域管控、离场核销；入驻客户需提前报备访客信息，配合核实访客身份及来访事由。第六条公司将临时访客登记合规率、信息完整率、违规入站发生率纳入各站点绩效考核体系，考核结果与站点负责人、登记专员绩效奖金挂钩，确保访客登记管理责任落实到岗、到人。第二章组织体系与职责第七条运营部职责：制定临时访客登记管理细则，明确不同类型、不同时段访客的登记流程及信息收集标准，确保符合《个人信息保护法》要求；搭建公司统一的访客登记系统（线上+线下），定期维护系统功能，确保信息登记、存储、查询、销毁全流程合规；收集各站点访客登记数据（日均访客量、违规登记次数、信息缺失率等），每月分析管控漏洞，优化登记流程；组织站点登记专员开展培训，内容包括身份核验技巧、信息保密规范、异常情况处置等，每季度至少开展1次；处理访客登记相关的客户投诉，协调解决登记流程中入驻客户与访客的争议问题。第八条站点登记专员职责：严格执行访客登记流程，核验访客有效身份证件（身份证、驾驶证、护照等），确认身份信息与本人一致，禁止冒用他人身份登记；核实访客来访事由及对应授权人，通过电话、企业微信等方式向入驻客户/公司相关部门确认授权信息，做好记录；完整填写《临时访客登记台账》（线上/线下），确保访客姓名、身份证号、联系方式、来访事由、授权人、入站时间、预计离场时间等信息无缺失；为登记完成的访客发放临时通行凭证（电子/纸质），明确通行区域及有效时限，告知访客站点行为规范；做好访客离场核销工作，回收临时通行凭证，记录离场时间，发现超期未离场的访客及时联系授权人核实。第九条安保部职责：在站点入口处复核访客通行凭证，核对凭证信息与访客身份一致，禁止无凭证、凭证过期的访客进入站点；巡逻时关注访客活动区域，发现访客超出授权区域、违规停留的，及时制止并联系登记专员处理；协助登记专员处置拒不配合登记、冒用身份等异常情况，必要时拒绝访客入站，情节严重的上报运营部；每月汇总站点访客违规入站情况，分析管控薄弱环节，向运营部提出整改建议（如增设核验点位、优化通行凭证）。第十条入驻客户职责：提前1小时（紧急情况至少30分钟）向站点报备访客信息，包括访客姓名、联系方式、来访事由、预计到访时间及活动区域；配合登记专员核实访客身份及授权信息，不得为无关人员提供虚假授权；全程陪同自有访客在授权区域内活动，告知访客站点安全规范，对访客违规行为承担管理责任；访客离场后，及时告知登记专员完成核销，如访客提前离场或延迟离场，需第一时间反馈。第三章临时访客分类及基础登记规范第十一条临时访客分类：业务洽谈类：因商务合作、项目对接等事由拜访入驻客户的企业人员，需提供企业名片或合作证明辅助核验；客户拜访类：入驻客户的亲友、家属等非商务类访客，仅限在公共休闲区活动，禁止进入封闭办公区；面试应聘类：到站点参加入驻客户或公司招聘面试的人员，需提供面试通知（短信/邮件）辅助核验；政务办事类：公安、消防、市场监管等政府部门工作人员，需出示工作证件，登记后可免授权直接入站（需同步上报站点负责人）；其他类：快递员、外卖员（仅限站点指定取件区）、设备维保人员等，仅登记姓名、联系方式、事由，无需授权，禁止进入办公区域。第十二条基础登记信息要求：必选信息：姓名、有效身份证件号码、手机号码、来访事由、授权人姓名及联系方式、入站时间、预计离场时间；可选信息（根据类型补充）：业务洽谈类需补充企业名称、对接项目名称；面试类需补充应聘岗位、招聘单位；政务类需补充所属部门、办事事项；信息核验要求：身份证件需通过读卡器/人脸识别设备核验真伪，手机号码需现场拨打确认畅通，禁止填写虚假信息。第十三条授权确认要求：业务洽谈类、面试类访客：需经对应入驻客户/招聘负责人口头或书面授权，登记专员需留存授权记录（如通话录音、企业微信聊天截图）；客户拜访类访客：需经入驻客户本人授权，且每位入驻客户每日接待此类访客不超过2人，单次停留不超过2小时；政务办事类访客：无需入驻客户授权，但登记专员需立即上报站点负责人，由负责人全程陪同办事；其他类访客（快递/外卖/维保）：无需授权，但需明确活动区域为站点指定的取件区/维保区域，禁止进入其他区域。第四章不同时段访客登记管理规范第十四条日常时段（工作日8:00-18:00）登记规范：登记方式：支持线上预约登记（公司公众号/小程序）+现场登记，入驻客户可提前报备访客信息，访客到岗后仅需核验身份即可完成登记；核验流程：登记专员核验身份证件后，通过公司访客系统比对预约信息，一致的直接发放通行凭证，不一致的需重新联系授权人确认；通行时限：业务洽谈类、面试类访客通行时限不超过4小时，客户拜访类不超过2小时，超时需由授权人申请延长；便捷措施：针对长期合作的企业访客，可由入驻客户申请“月度临时通行权限”，登记专员核验后直接放行，无需重复登记基础信息。第十五条夜间时段（工作日18:00-次日8:00）登记规范：登记方式：仅支持现场登记，禁止线上预约，登记专员需由站点值班员兼任，安保部全程复核；授权要求：仅允许业务洽谈类访客入站（需入驻客户因加班需求授权），禁止客户拜访类、面试类访客入站；核验流程：除核验身份证件、授权信息外，需额外登记访客入站后的活动区域（仅限授权客户的办公区），禁止进入公共区域；通行时限：不超过3小时，且22:00后禁止新访客入站，已入站访客需在23:00前离场，特殊情况需上报运营部审批。第十六条节假日时段（法定节假日、周末）登记规范：登记方式：现场登记为主，核心节假日（春节、国庆节）仅开放核心站点登记窗口，非核心站点暂停接待非必要访客；授权要求：仅允许业务洽谈类（重大项目对接）、政务办事类访客入站，其他类型访客原则上不予接待；核验流程：登记专员需联系站点节假日值班负责人复核授权信息，确认后方可发放通行凭证；管控升级：安保部每1小时核查一次访客在场情况，核对通行时限，发现超期访客立即劝离，拒不配合的上报值班负责人。第五章访客入站后行为管控第十七条活动区域管控：业务洽谈类访客：仅限进入授权客户的办公区及公共洽谈区，禁止进入其他入驻客户的封闭办公区、站点设备间、配电室等区域；客户拜访类访客：仅限进入站点公共休闲区，禁止进入任何封闭办公区；面试类访客：仅限进入授权的面试区域（指定会议室），禁止在其他区域停留；所有访客禁止进入消防通道、安保室、监控室等安全管控区域，登记专员需在发放凭证时明确告知区域限制。第十八条陪同要求：业务洽谈类、面试类访客：需由授权入驻客户/招聘负责人全程陪同，离开陪同人员的，安保人员有权制止并联系授权人；客户拜访类访客：需由入驻客户本人全程陪同，陪同人员离开的，访客需立即离场；政务办事类访客：需由站点负责人或指定员工全程陪同，确保办事过程合规，不泄露站点及客户信息；其他类访客（维保人员）：需由站点维修负责人陪同，仅限在维保区域活动，完成工作后立即离场。第十九条行为规范要求：禁止访客在站点内吸烟、喧哗、乱扔垃圾，禁止使用大功率电器、违规用火，违反者由安保人员制止并记录；禁止访客拍摄、录制站点内入驻客户办公区域、监控设备、消防设施等，禁止泄露入驻客户的办公信息、人员信息；禁止访客携带易燃易爆物品、管制刀具等危险物品入站，登记专员/安保人员发现后立即没收并上报，情节严重的拨打110报警；访客需爱护站点设施设备，损坏设施的需照价赔偿，登记专员需记录并联系授权人协调赔偿事宜。第二十条离场核销要求：访客离场时需到登记处核销，登记专员回收临时通行凭证，记录离场时间，线上登记的需在系统中标记“已离场”；发现访客超期未离场的，登记专员需在超时15分钟内联系授权人核实，确认是否延长通行时限，未确认的由安保人员劝离；每日运营结束前，登记专员需核对《临时访客登记台账》，确保所有登记访客均完成离场核销，未核销的需报备值班负责人并排查；夜间/节假日离场核销由值班员负责，核销完成后需将台账同步至运营部备案。第六章访客信息安全管理第二十一条信息收集合规性：登记专员需明确告知访客信息收集的目的、方式及保存期限，仅收集与访客登记必要的信息，禁止过度收集（如收集家庭住址、银行卡号等）；访客有权查阅、更正自己的登记信息，登记专员需配合提供信息核对服务，发现错误及时修正；未成年人需由监护人陪同入站，登记时仅收集监护人信息，禁止单独收集未成年人身份信息。第二十二条信息存储与查阅：访客登记信息需存储在公司加密服务器，线下台账需锁存至站点保密柜，禁止随意摆放；信息保存期限为90天，到期后需彻底删除/销毁（线下台账碎纸处理），禁止超期保存；仅限运营部、站点负责人、登记专员因工作需要查阅访客信息，查阅需登记《信息查阅台账》，禁止无关人员查阅；公安、司法等机关依法调取访客信息的，需核验执法证件，登记调取信息内容及用途，留存相关凭证。第二十三条信息保密要求：所有接触访客信息的员工需签订《信息保密承诺书》，禁止泄露、出售、非法提供访客信息；禁止将访客信息用于登记管理以外的用途（如推销、广告投放等），违反者追究相关责任；站点电脑、登记设备需设置密码，离开岗位时及时锁屏，防止信息被他人窃取；发现信息泄露的，需立即上报运营部及法务部，采取补救措施（如通知访客、更改系统权限），并追究责任人责任。第七章异常情况处置第二十四条拒不配合登记处置：访客拒绝出示身份证件、填写登记信息的，登记专员需耐心解释制度要求，告知无登记无法入站的规定；经解释仍拒不配合的，由安保人员拒绝其入站，情节恶劣（如辱骂、威胁工作人员）的，拨打110报警；登记专员需记录事件经过（时间、地点、访客特征、沟通内容），上报运营部备案，必要时将访客列入站点“禁止入站名单”。第二十五条虚假信息/冒用身份处置：发现访客使用虚假身份证件、冒用他人身份登记的，立即没收通行凭证，取消入站资格；联系对应授权人核实，确认授权人不知情的，视为违规访客，禁止入站并上报运营部；情节严重的（如冒用身份企图进入封闭办公区），移交公安部门处理，登记专员留存相关证据（身份证件照片、登记记录）。第二十六条访客违规行为处置：发现访客超出授权区域、违反行为规范的，安保人员立即制止，联系登记专员及授权人，要求访客立即整改；拒不整改的，由安保人员劝离站点，登记专员记录违规行为，上报运营部，该访客后续入站需经站点负责人审批；访客造成设施损坏、信息泄露等损失的，由登记专员联系授权人及访客协商赔偿，协商不成的通过法律途径解决。第八章监督与考核第二十七条监督检查机制：日常抽查：运营部每周随机抽查2-3个站点的《临时访客登记台账》，核查信息完整率、授权记录留存情况、离场核销率；现场督查：运营部每月开展1次现场督查，模拟访客入站，检查登记专员身份核验、授权确认等流程的执行情况；投诉监督：设立访客登记投诉渠道（线上客服、值班电话），客户/访客投诉需24小时内响应，72小时内解决，处理结果纳入考核；数据监控：运营部通过访客系统监控各站点登记合规率，低于95%的站点需限期整改。第二十八条考核指标与奖惩：考核指标：登记信息完整率（100%）、授权确认率（100%）、离场核销率（100%）、违规入站发生率（0）、信息泄露事件数（0）；奖励措施：连续3个月考核达标的登记专员，给予绩效奖金上浮10%；及时发现并处置虚假登记、信息泄露等风险的人员，给予专项奖金；惩处措施：登记信息缺失、未完成授权确认的，每次扣减登记专员当月