家具公司销售合同监督制度（规则）

家具公司销售合同监督制度第一章总则

1.1制定依据与目的

本制度依据《中华人民共和国民法典》《中华人民共和国合同法》《企业内部控制基本规范》《企业内部控制应用指引第18号——合同管理》等相关国家法律法规，参考ISO9001质量管理体系标准及国际贸易术语解释通则（Incoterms）等国际公约，结合家具公司国际化经营战略及数字化转型需求，旨在规范销售合同全生命周期管理，有效防控合同风险，提升合同履约效率，促进价值创造，实现合规经营与可持续发展。鉴于家具行业销售合同存在金额波动大、交易周期长、供应链复杂、客户定制化需求高等管理痛点，本制度以风险为导向，通过构建“制度-流程-表单-责任”四维一体管理闭环，平衡管控力度与运营效率，确保合同管理活动符合公司治理要求，支撑业务战略目标的实现。

1.2适用范围与对象

本制度适用于家具公司所有涉及销售合同的业务领域，包括但不限于直销、分销、跨境电商、定制家具等业务模式。适用对象包括但不限于销售部、市场部、财务部、法务部、生产部、物流部、内控部等相关部门及岗位的正式员工、外包团队及合作单位。适用范围涵盖合同起草、审批、签订、履行、变更、解除、归档等全流程管理活动。例外适用场景包括：金额低于公司规定阈值（具体标准由财务部根据业务类型另行发布）的标准化销售合同、内部非经营性合同等，此类合同需经总经理办公会专项审批豁免本制度部分条款。

1.3核心原则

1.3.1合规性原则：所有合同管理活动必须符合国家法律法规、行业规范及国际公约要求，确保交易行为的合法性。

1.3.2权责对等原则：明确各层级、各部门及岗位的合同管理职责，做到权责清晰、分工合理。

1.3.3风险导向原则：聚焦高风险环节，实施差异化管控措施，优先防范重大法律风险、财务风险及运营风险。

1.3.4效率优先原则：通过流程优化、系统赋能等方式，缩短合同审批周期，提升合同执行效率，支持业务快速响应市场需求。

1.3.5持续改进原则：基于内外部审计、业务反馈及政策变化，定期评估并优化合同管理制度及执行效果。

1.3.6平等自愿原则：合同条款的拟定与签署必须遵循平等互利、公平诚信原则，保障交易各方的合法权益。

1.4制度地位与衔接

本制度为公司专项管理制度，层级为二级制度，与《公司治理基本制度》《内部控制手册》《财务报销制度》《采购合同监督制度》等关联制度形成有机衔接。制度冲突时，以本制度为准；若涉及更高层级制度或外部法规冲突，由法务部牵头协调，报董事会审议后执行。

第二章组织架构与职责分工

2.1管理组织架构

公司合同管理组织架构遵循“决策层-执行层-监督层”三级管理逻辑。决策层由董事会及总经理办公会组成，负责重大合同（金额超过公司年度合同总额5%或单笔金额超过500万元人民币）的最终审批及风险决策；执行层由销售部、法务部、财务部等部门承担，负责合同日常管理及执行；监督层由内控部、审计部、合规部等部门组成，负责合同管理活动的合规性、有效性监督。各层级职责边界清晰，形成闭环管理。

2.2决策机构与职责

2.2.1董事会：作为公司最高决策机构，负责审议重大合同的风险控制政策及审批权限设置，对金额超过1亿元人民币或涉及海外并购/合资的合同行使最终决策权。

2.2.2总经理办公会：作为公司日常经营决策机构，负责审批金额在500万元至1亿元人民币之间的合同，并对合同履约的可行性及风险进行评估。

2.2.3股东会：作为公司最高权力机构，对涉及公司章程修改或超过年度合同总额10%的重大合同行使最终否决权。

2.3执行机构与职责

2.3.1销售部：作为合同管理的牵头部门，负责合同草案的初步拟定、客户需求对接、合同履行跟踪及风险预警；每笔合同需指定一名合同专员（SCM，SalesContractManager）全程跟进。

2.3.2法务部：作为合同管理的法律顾问，负责合同条款的法律合规性审核、争议解决预案制定及合同范本管理；高风险合同需经法务部双方法务顾问联合审核。

2.3.3财务部：作为合同管理的财务支持部门，负责合同金额的复核、发票开具的合规性审核及合同款项的收付管理；每月汇总合同回款情况并提交财务分析报告。

2.3.4生产/供应链部：作为合同履约的关键执行部门，负责确认定制家具的材质、工艺及交付时间，并对生产进度实施全流程监控。

2.4监督机构与职责

2.4.1内控部：作为合同管理的内部监督主体，负责嵌入至少三个关键内控环节：合同审批节点控制、履约风险监控、合同归档完整性核查；每季度开展一次合同管理内控符合性评估。

2.4.2审计部：作为合同管理的专项审计主体，每年至少开展一次合同管理专项审计，重点关注重大合同审批合规性、合同款项回收质量及违规行为追责。

2.4.3合规部：作为合同管理的国际化监督主体，负责审核涉及“一带一路”沿线国家或欧盟市场的合同是否符合当地法律法规及WTO规则，提供属地化合规建议。

2.5协调与联动机制

建立跨部门合同管理协调小组，由总经理指定一名高管担任组长，成员包括各执行及监督部门负责人。每月召开一次例会，协调合同审批瓶颈问题；重大合同需增设专项协调会，邀请交易对手方参与商务条款谈判。跨境业务需增设属地法律顾问协调机制，确保合同条款符合当地法律要求。

第三章专业领域管理标准

3.1管理目标与核心指标

3.1.1管理目标：实现合同管理“零重大法律纠纷、零重大财务损失、合同履约率≥98%、合同审批时效≤3个工作日”。

3.1.2核心指标：

-合同审批时效：从申请发起至最终审批通过不超过3个工作日（金额超过500万元人民币的合同除外）。

-合同履约率：年度合同总金额中，实际履约金额占比≥98%。

-合同纠纷率：年度合同总金额中，发生重大法律纠纷金额占比≤0.5%。

-回款周期：从合同签订至款项收齐不超过30个工作日（跨境电商业务除外）。

3.2专业标准与规范

3.2.1合同范本管理：法务部统一制定标准化销售合同范本库，按业务类型分为“标准直销合同”“定制家具合同”“跨境电商合同”等，每两年至少更新一次；高风险条款（如违约责任、争议解决）需经法务部双方法务顾问审核。

3.2.2风险控制点及防控措施：

-高风险点1：金额超过1000万元人民币的合同（防控措施：需经法务部双方法务顾问联合审核，董事会审议通过）。

-高风险点2：涉及欧盟市场的合同（防控措施：需符合GDPR数据合规要求，由合规部提前介入审核）。

-高风险点3：定制家具合同（防控措施：需经生产部门确认工艺可行性，法务部审核交付条款）。

3.2.3行业适配要求：针对家具行业特有的质量验收标准（如环保检测报告、甲醛释放量检测），合同中需明确检验标准及周期；跨境电商业务需符合《电子商务法》及目标市场海关监管要求。

3.3管理方法与工具

3.3.1管理方法：采用全生命周期管理方法，将合同管理划分为“起草-审核-签订-履行-变更-归档”六个阶段，每个阶段嵌入至少两项内控措施。

3.3.2管理工具：

-ERP系统：实现合同数据与财务、采购、生产等模块的实时联动，确保合同金额、交付数量与系统数据一致。

-CRM系统：记录客户合同偏好及历史纠纷信息，用于优化合同条款拟定。

-合同管理系统：采用电子签章技术，实现合同电子化审批与存档，禁止纸质合同流转。

第四章业务流程管理

4.1主流程设计

4.1.1发起阶段：销售部根据客户订单或销售机会发起合同申请，需提供客户信用报告（信用额度≤30万元的客户需经财务部审批）、产品报价单（定制产品需经生产部门确认工艺可行性）、合同草案（标准化合同可直接选用范本）。

4.1.2审核：按金额等级分层审批，金额≤50万元的合同由销售部负责人审批；金额50万元至500万元的合同经销售总监+法务部审核；金额超过500万元的合同需经总经理办公会审批。

4.1.3签订：合同审批通过后，由销售部与客户签署电子合同或经公证的纸质合同，签署后需立即扫描至合同管理系统归档。

4.1.4履约：销售部根据合同约定组织发货/交付，需经客户确认收货后方可开具发票；定制产品需提供生产进度报告（每周一次）。

4.1.5变更：合同变更需经原审批机构重新审批，重大变更需附风险评估报告。

4.1.6归档：合同履行完毕后30个工作日内，由法务部牵头完成纸质合同及电子数据归档，归档材料包括但不限于合同正本、修改记录、履约证明、付款凭证等。

4.2子流程说明

4.2.1跨境业务子流程：在主流程基础上增加“属地法律审核”环节，由合规部邀请目标市场律师参与合同条款评审，确保符合当地法律要求。

4.2.2定制家具子流程：在主流程基础上增加“工艺可行性确认”环节，由生产部门出具《工艺可行性评估报告》，明确交付周期及风险控制措施。

4.3流程关键控制点

4.3.1高风险控制点1：合同金额审批（防控措施：ERP系统自动校验金额是否超过审批权限，异常触发双人复核）。

4.3.2高风险控制点2：履约风险监控（防控措施：CRM系统自动生成履约预警（如客户回款周期超过60天），销售部需在3个工作日内响应）。

4.3.3高风险控制点3：合同归档（防控措施：合同管理系统设置自动归档提醒，法务部需在7个工作日内完成纸质合同整理）。

4.4流程优化机制

4.4.1优化发起条件：对于重复性业务，可制定《常用客户合同模板授权使用规范》，授权销售部直接选用范本，审批流程简化为销售总监+法务部双审核。

4.4.2评估流程：每年11月由内控部牵头，组织销售部、法务部、财务部开展合同管理流程评估，重点审核审批时效、风险控制点落实情况。

4.4.3审批权限及时限：重大合同审批需在收到申请后5个工作日内完成，逾期未审批视为审批通过。

第五章权限与审批管理

5.1权限矩阵设计

5.1.1金额权限：金额≤50万元的合同由销售部负责人审批；金额50万元至200万元的合同经销售总监审批；金额200万元至500万元的合同需经总经理审批；金额超过500万元的合同报董事会审议。

5.1.2业务类型权限：定制家具合同需经生产部门前置审核；跨境电商合同需经合规部提前介入；涉及知识产权授权的合同需经技术部审核。

5.1.3岗位层级权限：初级专员仅限审核标准化合同，高级专员可拟定金额≤30万元的合同，部门经理可审批金额≤100万元的合同。

5.2审批权限标准

5.2.1审批层级：审批流程按金额等级设置，每级审批需在1个工作日内完成；紧急合同可启动加急通道，审批流程压缩为“销售部+法务部+总经理”三级联审。

5.2.2审批节点：标准合同需经“销售部负责人+法务部审核员+财务部复核”三级审批；定制合同需增加“生产部门”审核节点。

5.2.3越权限制：禁止越权审批，审批人需在系统中明确标注审批依据；越权审批需经原审批机构追责。

5.3授权与代理机制

5.3.1授权条件：因出差或休假导致审批人无法履职时，需提前在OA系统备案授权，授权期限最长不超过15个工作日。

5.3.2授权范围：授权仅限于审批金额在授权人权限范围内的合同，重大合同需经原审批机构追责。

5.4异常审批流程

5.4.1紧急审批：金额超过1000万元的合同可启动紧急审批，审批流程由“销售部+法务部+总经理”调整为“销售总监+法务总监+总经理”，需附《紧急审批说明》，说明合同对业务的重大影响。

5.4.2补批流程：审批过程中若发生人员变动，需由原审批机构出具《补批申请》，重新进入审批流程。

第六章执行与监督管理

6.1执行要求与标准

6.1.1操作规范：所有合同审批需通过OA系统完成，禁止线下流转；合同条款需经法务部标准化审核，禁止手写修改。

6.1.2表单填报：合同申请表需包含客户信用额度、合同金额、交付周期、风险等级等关键信息，缺失信息需在1个工作日内补充。

6.1.3痕迹留存：所有审批操作需在系统中留痕，电子合同需采用区块链存证技术，纸质合同需双备份（电子扫描版归档至合同管理系统，原件归档至档案室）。

6.2监督机制设计

6.2.1日常监督：内控部每月抽取10份合同样本，核查审批流程合规性、条款完整性及系统操作规范性。

6.2.2专项监督：审计部每年开展合同管理专项审计，重点关注：重大合同审批合规性（占比40%）、合同款项回收质量（占比30%）、合同范本使用合理性（占比30%）。

6.3检查与审计

6.3.1检查频次：日常检查每月不少于2次，专项检查每季度不少于1次；重大合同需实施“事前-事中-事后”三位一体跟踪监督。

6.3.2审计要求：审计部每年至少开展一次合同管理专项审计，审计报告需包含风险评估、整改建议及责任追究意见。

6.4执行情况报告

6.4.1报告周期：销售部每月向总经理办公会提交《合同管理执行情况报告》，内容涵盖合同审批时效、合同履约率、纠纷率、回款周期等核心指标。

6.4.2报告内容：报告需包含异常事项说明、风险预警、改进建议及责任部门整改计划。

第七章考核与改进管理

7.1绩效考核指标

7.1.1考核指标体系：

-合同审批时效（占比20%）：按月度统计，逾期未审批的按每笔罚款100元。

-合同履约率（占比30%）：按季度统计，每低1个百分点扣除部门绩效5%。

-合同纠纷率（占比25%）：按年度统计，发生重大纠纷的扣除部门负责人绩效10%。

-风险防控（占比25%）：按内控检查结果评分，每发现一项未整改问题扣除部门绩效2%。

7.2评估周期与方法

7.2.1评估周期：月度考核由销售部自评，季度考核由总经理办公会审议，年度考核由董事会审议。

7.2.2评估方法：采用数据统计+现场核查的方式，重点关注合同审批流程、风险控制点落实情况。

7.3问题整改机制

7.3.1整改流程：按“发现-分析-整改-复核-销号”五步闭环管理，一般问题需在7个工作日内整改，重大问题需在30个工作日内整改。

7.3.2责任追究：整改不力或导致重大损失的，按《公司违规行为处罚制度》追究相关责任人责任。

7.4持续改进流程

7.4.1优化发起：基于业务反馈，每年修订《合同管理操作手册》，优化审批流程；新增数字化工具（如AI合同审核系统）需经技术部测试验证。

7.4.2评估机制：每季度由内控部组织跨部门评估，收集业务痛点，提出制度优化建议。

第八章奖惩机制

8.1奖励标准与程序

8.1.1奖励情形：

-合同管理标杆部门（如连续6个月合同审批时效≤2个工作日）。

-重大风险防控突出贡献（如成功避免超过100万元人民币的合同纠纷）。

-合同数字化创新项目（如开发AI合同审核工具）。

8.1.2奖励标准：精神奖励（如通报表扬）、物质奖励（如奖金3000-50000元）、晋升奖励（如优先晋升为部门副职）。

8.1.3奖励程序：由部门推荐，人力资源部审核，总经理办公会审批，公示期不少于3个工作日。

8.2违规行为界定

8.2.1一般违规：未按流程审批合同（如金额≤10万元且未经法务审核）。

8.2.2较重违规：审批人未履行职责导致合同延误（如审批时效超过5个工作日）。

8.2.3严重违规：签订违反法律法规的合同（如伪造客户授权书）。

8.3处罚标准与程序

8.3.1处罚标准：

-一般违规：通报批评+绩效考核扣除100分。

-较重违规：罚款500-2000元+绩效考核扣除200分。

-严重违规：解除劳动合同+承担法律责任。

8.3.2处罚程序：由内控部调查取证，人力资源部审核，总经理审批，被处罚人有权在收到处罚通知后3个工作日内申诉。

8.4申诉与复议

8.4.1申诉条件：对处罚决定不服，且存在事实证据推翻处罚结论的情形。

8.4.2复议流程：由人力资源部牵头，组织内控部、法务部联合复核，复议结果在5个工作日内出具。

第九章应急与例外管理

9.1应急预案与危机处理

9.1.1重大风险预案：针对客户破产、自然灾害等重大风险，制定《合同危机处理预案》，明确应急组织机构（由总经理担任总指挥，法务部、财务部、销售部为成员单位）、响应流程（启动预案后2小时内召开紧急会议）、处置措施（如立即冻结履约、启动仲裁程序）。

9.1.2资源保障：应急资金由财务部预留10%的合同款项作为风险储备金，应急人员由各部门抽调骨干力量组成。

9.2例外情况处理

9.2.1例外场景：突发公共事件（如新冠疫情）、客户临时破产等不可抗力情形。

9.2.2处理流程：由销