化工公司销售合同作废制度

化工公司销售合同作废制度化工公司销售合同作废制度

第一章总则

1.1制定依据与目的

1.1.1本制度依据《中华人民共和国民法典》《中华人民共和国合同法》《中华人民共和国反不正当竞争法》《中华人民共和国对外贸易法》等国家法律法规、《化工行业安全生产管理条例》《危险化学品安全管理条例》等行业标准、《联合国国际货物销售合同公约》等国际公约制定。

1.1.2针对化工公司销售合同管理中存在的合同作废流程不规范、风险控制不到位、效率低下等管理痛点，本制度旨在规范销售合同作废管理流程，强化风险防控，提升运营效率，保障公司合法权益，促进价值创造。

1.1.3本制度核心目标包括：规范合同作废流程，明确各环节职责权限；强化风险防控，防范合同作废过程中的法律风险、财务风险及声誉风险；提升运营效率，优化审批流程，缩短作废周期。

1.2适用范围与对象

1.2.1本制度适用于公司所有化工产品销售合同的作废管理，包括但不限于原材料、中间产品、成品等销售合同。

1.2.2适用对象包括公司销售部、法务部、财务部、内控部、仓储部等相关部门及岗位，包括正式员工、外包服务单位及合作单位。

1.2.3例外适用场景包括：因不可抗力导致合同无法履行、双方协商一致解除合同、公司战略调整需要终止合同等特殊情况。

1.2.4例外场景需经公司总经理办公会审批，并附相关证明材料。

1.3核心原则

1.3.1合规性原则：所有合同作废管理活动必须符合国家法律法规、行业标准、国际公约及公司内部规章制度。

1.3.2权责对等原则：明确各环节职责权限，确保责任主体清晰，权责匹配。

1.3.3风险导向原则：重点关注高风险环节，制定相应的风险防控措施。

1.3.4效率优先原则：优化审批流程，缩短作废周期，提升运营效率。

1.3.5持续改进原则：定期评估制度执行情况，不断优化和完善制度体系。

1.3.6平等自愿、公平诚信原则：合同作废应基于双方平等自愿、公平诚信的基础，确保合同作废的合法性和有效性。

1.4制度地位与衔接

1.4.1本制度为基础性制度，与公司《合同管理办法》《财务管理办法》《内控管理制度》《绩效考核制度》等相关制度相衔接。

1.4.2如相关法律法规、行业标准、国际公约或公司内部制度发生变更，本制度将相应调整。

1.4.3制度冲突时，以更高层级制度为准；若无法确定层级关系，由公司总经理办公会裁决。

第二章组织架构与职责分工

2.1管理组织架构

2.1.1公司董事会为公司最高决策机构，负责审批重大合同作废事项。

2.1.2公司总经理办公会为执行机构，负责审批一般合同作废事项，并监督制度的执行。

2.1.3销售部、法务部、财务部、内控部、仓储部等部门为执行机构，负责具体合同作废业务的执行和管理。

2.1.4内控部、审计部、合规部等部门为监督机构，负责对合同作废流程进行监督和审计。

2.1.5顶层设计逻辑：董事会负责重大事项决策，总经理办公会负责一般事项审批，各部门负责具体业务执行，内控部、审计部、合规部等部门负责监督，形成决策、执行、监督三位一体的管理架构。

2.2决策机构与职责

2.2.1股东会：对公司重大合同作废事项进行最终决策。

2.2.2董事会：审批金额超过公司年度销售收入1%的合同作废事项，并对合同作废的合规性、风险控制进行监督。

2.2.3总经理办公会：审批金额不超过公司年度销售收入1%的合同作废事项，并对合同作废的执行效率进行监督。

2.2.4议事规则：决策机构会议须有2/3以上成员出席方可举行，决策事项须经出席成员2/3以上同意方可通过。

2.3执行机构与职责

2.3.1销售部：负责提出合同作废申请，协助法务部、财务部等部门完成合同作废流程。

2.3.2法务部：负责审核合同作废的合法合规性，提供法律意见，并参与合同作废谈判。

2.3.3财务部：负责审核合同作废的财务影响，办理相关财务手续，并进行财务核算。

2.3.4内控部：负责监督合同作废流程的合规性，并对关键内控环节进行核查，包括：合同作废申请的合规性核查（核查依据：合同条款、法律法规等，核查标准：申请材料齐全、符合要求，责任主体：内控专员）、合同作废审批流程的合规性核查（核查依据：公司制度、审批权限等，核查标准：审批流程合规、权限正确，责任主体：内控专员）、合同作废执行情况的核查（核查依据：合同作废确认单、财务凭证等，核查标准：执行到位、无遗漏，责任主体：内控专员）。

2.3.5仓储部：负责办理合同作废产品的仓储、运输手续。

2.3.6每项职责对应唯一责任主体，确保责任清晰。

2.3.7跨部门协同责任：合同作废涉及多个部门时，由销售部牵头，法务部、财务部、内控部、仓储部等部门配合，明确主责部门及配合部门，确保协同高效。

2.4监督机构与职责

2.4.1内控部：负责对合同作废流程进行日常监督，发现违规行为及时制止并报告。

2.4.2审计部：负责对合同作废流程进行专项审计，每年至少进行一次。

2.4.3合规部：负责对合同作废流程的合规性进行监督，并提供合规建议。

2.4.4监督方式：包括但不限于查阅资料、现场核查、访谈等方式。

2.4.5监督结果应用：监督结果纳入相关部门及人员的绩效考核，并作为制度优化的重要依据。

2.5协调与联动机制

2.5.1跨部门协调：建立跨部门协调会议制度，每月至少召开一次，由总经理办公会牵头，相关部门负责人参加，协调解决合同作废过程中的重大问题。

2.5.2信息共享：建立信息共享平台，各部门及时共享合同作废相关信息，确保信息透明。

2.5.3争议解决：建立争议解决机制，对合同作废过程中产生的争议，由法务部牵头，相关部门配合进行调解，调解不成的，提交仲裁或诉讼解决。

2.5.4涉外业务协调机制：对于涉外合同作废业务，需充分考虑属地法规和文化，建立专项协调机制，确保合同作废的合法性和有效性。

第三章专业领域管理标准

3.1管理目标与核心指标

3.1.1管理目标：规范合同作废管理流程，强化风险防控，提升运营效率，保障公司合法权益。

3.1.2核心指标：合同审批时效≤3个工作日、合同作废率≤5%、财务核销准确率100%、客户满意度≥95%。

3.1.3统计与核算口径：合同审批时效从申请提交到审批完成；合同作废率=作废合同数量/总合同数量；财务核销准确率=准确核销合同数量/作废合同数量；客户满意度通过客户调查问卷进行统计。

3.2专业标准与规范

3.2.1合同作废申请：申请人需填写《合同作废申请表》，并提供相关证明材料，包括但不限于合同原件、客户要求、产品检验报告等。

3.2.2合同作废审核：法务部负责审核合同作废的合法合规性，财务部负责审核合同作废的财务影响。

3.2.3合同作废审批：按照公司审批权限规定进行审批。

3.2.4合同作废执行：相关部门按照审批意见执行合同作废，并签署《合同作废确认单》。

3.2.5合同作废归档：将相关资料整理归档，包括《合同作废申请表》《合同作废确认单》等。

3.2.6风险控制点及防控措施：

-高风险点：合同作废审批（防控措施：严格按照审批权限进行审批，重大合同作废需经董事会审批）

-中风险点：合同作废执行（防控措施：相关部门按照审批意见执行合同作废，并签署《合同作废确认单》）

-低风险点：合同作废归档（防控措施：将相关资料整理归档，确保资料完整、准确）

3.3管理方法与工具

3.3.1管理方法：采用PDCA管理方法，即计划、执行、检查、改进，对合同作废流程进行持续改进。

3.3.2管理工具：采用ERP、OA、CRM等信息系统，实现合同作废流程的电子化管理，提高效率和准确性。

3.3.3应用场景：ERP系统用于合同管理、财务核算；OA系统用于合同作废申请、审批；CRM系统用于客户信息管理。

第四章业务流程管理

4.1主流程设计

4.1.1合同作废申请：销售部填写《合同作废申请表》，并提供相关证明材料，提交法务部、财务部审核。

4.1.2合同作废审核：法务部审核合同作废的合法合规性，财务部审核合同作废的财务影响。

4.1.3合同作废审批：按照公司审批权限规定进行审批。

4.1.4合同作废执行：相关部门按照审批意见执行合同作废，并签署《合同作废确认单》。

4.1.5合同作废归档：将相关资料整理归档。

4.1.6各环节责任主体：合同作废申请环节责任主体为销售部；合同作废审核环节责任主体为法务部、财务部；合同作废审批环节责任主体为总经理办公会或董事会；合同作废执行环节责任主体为销售部、法务部、财务部、内控部、仓储部等部门；合同作废归档环节责任主体为档案管理部门。

4.1.7操作标准：各环节操作标准按照本制度及相关制度执行。

4.1.8时限：合同作废申请提交后3个工作日内完成审核，5个工作日内完成审批，10个工作日内完成执行。

4.2子流程说明

4.2.1重大合同作废子流程：对于金额超过公司年度销售收入1%的合同作废，需经董事会审批。

4.2.2涉外合同作废子流程：对于涉外合同作废，需考虑属地法规和文化，建立专项协调机制。

4.2.3异常合同作废子流程：对于紧急、权限外、补批等异常场景，需建立加急通道，并附风险评估报告。

4.2.4子流程与主流程衔接：子流程是主流程的补充和完善，需与主流程紧密衔接，确保流程的完整性和一致性。

4.2.5表单要求：各子流程需使用相应的表单，并按照要求填写完整、准确。

4.3流程关键控制点

4.3.1合同作废申请的合规性核查：内控部负责核查合同作废申请的合规性，核查依据为合同条款、法律法规等，核查标准为申请材料齐全、符合要求。

4.3.2合同作废审批流程的合规性核查：内控部负责核查合同作废审批流程的合规性，核查依据为公司制度、审批权限等，核查标准为审批流程合规、权限正确。

4.3.3合同作废执行情况的核查：内控部负责核查合同作废执行情况，核查依据为合同作废确认单、财务凭证等，核查标准为执行到位、无遗漏。

4.3.4高风险点双重校验：对于重大合同作废，需经法务部、财务部双重校验，确保合同作废的合法合规性和财务影响可控。

4.3.5交叉复核：内控部对合同作废流程进行交叉复核，确保流程的合规性和有效性。

4.4流程优化机制

4.4.1优化发起条件：制度执行过程中发现流程不合理、效率低下等问题，可由相关部门或内控部发起流程优化。

4.4.2评估流程：流程优化建议需经过评估，评估内容包括：优化建议的可行性、必要性、经济性等。

4.4.3审批权限：流程优化方案需经总经理办公会审批。

4.4.4跟踪机制：流程优化方案实施后，需进行跟踪评估，确保优化效果。

4.4.5全流程复盘：每年至少进行一次全流程复盘，评估流程执行情况，并制定改进方案。

第五章权限与审批管理

5.1权限矩阵设计

5.1.1权限分配原则：按照业务类型、金额/等级、岗位层级分配权限。

5.1.2业务类型：分为一般合同作废和重大合同作废。

5.1.3金额/等级：按照合同金额或风险等级划分，分为低风险、中风险、高风险。

5.1.4岗位层级：按照岗位层级划分，分为基层员工、部门负责人、总经理、董事会。

5.1.5权限分配：按照上述原则，文字化描述权限分配情况，例如：基层员工只能提出一般合同作废申请，部门负责人只能审批低风险合同作废申请，总经理可以审批中风险合同作废申请，董事会可以审批重大合同作废申请。

5.1.6操作权限：销售部员工具有合同作废申请权限，法务部、财务部员工具有合同作废审核权限，总经理办公会、董事会成员具有合同作废审批权限，内控部、审计部、合规部等部门具有合同作废监督权限。

5.1.7审批权限：按照审批权限规定进行审批，重大合同作废需经董事会审批。

5.1.8查询权限：所有员工可以查询合同作废流程，但只能查看自己参与或有权查看的环节。

5.2审批权限标准

5.2.1审批层级：按照合同金额或风险等级划分，分为基层员工、部门负责人、总经理、董事会。

5.2.2审批节点：按照合同作废流程，分为合同作废申请、合同作废审核、合同作废审批。

5.2.3审批时限：合同作废申请提交后3个工作日内完成审核，5个工作日内完成审批。

5.2.4金额/风险等级划分：按照合同金额或风险等级划分，分为低风险、中风险、高风险。

5.2.5业务路径：低风险合同作废由部门负责人审批，中风险合同作废由总经理审批，重大合同作废由董事会审批。

5.2.6禁止越权/越级审批：任何人员不得越权或越级审批合同作废。

5.2.7责任追溯机制：建立责任追溯机制，对违规审批行为进行追责。

5.3授权与代理机制

5.3.1授权条件：因工作需要，无法亲自办理合同作废业务时，可以授权他人办理。

5.3.2授权范围：授权范围限于合同作废申请、审核、审批等环节，不得超出授权范围。

5.3.3授权期限：授权期限最长不超过15个工作日，授权到期后需重新办理授权手续。

5.3.4授权备案：授权需向公司内控部备案，并附授权书和被授权人身份证明。

5.3.5临时代理：因紧急情况，可以临时代理办理合同作废业务，但代理期限最长不超过15个工作日，代理结束后需及时交接报备。

5.4异常审批流程

5.4.1紧急审批：对于紧急情况，可以启动紧急审批流程，但需经总经理审批。

5.4.2权限外审批：对于权限外审批，需经总经理办公会审批。

5.4.3补批：对于遗漏审批环节，需进行补批，补批需经原审批人审批。

5.4.4加急通道：对于紧急情况，可以启动加急通道，但需经总经理审批。

5.4.5风险评估报告：异常审批需附风险评估报告，评估风险等级和防控措施。

5.4.6留存痕迹：异常审批需留存痕迹，并纳入制度优化。

第六章执行与监督管理

6.1执行要求与标准

6.1.1操作规范：各部门按照本制度及相关制度执行合同作废业务。

6.1.2表单填报：各环节表单填报需按照要求填写完整、准确。

6.1.3信息录入：各环节信息录入需按照要求录入系统，确保信息准确。

6.1.4痕迹留存：各环节需留存痕迹，包括电子和纸质，确保可追溯。

6.1.5执行不到位判定标准：未按照本制度及相关制度执行合同作废业务，或存在违规行为，视为执行不到位。

6.2监督机制设计

6.2.1日常监督：内控部负责对合同作废流程进行日常监督，发现违规行为及时制止并报告。

6.2.2专项监督：内控部、审计部、合规部等部门负责对合同作废流程进行专项监督。

6.2.3突击监督：内控部、审计部、合规部等部门负责对合同作废流程进行突击监督。

6.2.4周期：日常监督每月至少一次，专项监督每年至少一次，突击监督根据需要开展。

6.2.5范围：监督范围包括合同作废申请、审核、审批、执行、归档等环节。

6.2.6落地要求：监督结果纳入相关部门及人员的绩效考核，并作为制度优化的重要依据。

6.3检查与审计

6.3.1监督内容：包括合同作废流程的合规性、风险控制、执行效率等。

6.3.2监督方法：包括查阅资料、现场核查、访谈等方式。

6.3.3频次：专项审计每年至少一次，日常检查每月不少于一次。

6.3.4审计结果：审计结果形成正式报告，并明确整改要求。

6.4执行情况报告

6.4.1上报流程：各部门每月向内控部报送合同作废执行情况报告。

6.4.2上报主体：各部门负责人。

6.4.3上报周期：每月。

6.4.4上报内容：包括合同作废数量、审批时效、执行情况、存在问题、改进建议等。

6.4.5报告用途：报告作为绩效考核、制度优化、决策的重要依据。

第七章考核与改进管理

7.1绩效考核指标

7.1.1绩效考核指标：合同审批时效、合同作废率、财务核销准确率、客户满意度。

7.1.2权重：合同审批时效20%、合同作废率20%、财务核销准确率30%、客户满意度30%。

7.1.3评分标准：按照指标完成情况进行评分，评分标准由各部门制定。

7.1.4考核对象：各部门及员工。

7.1.5绩效考核：绩效考核结果与员工薪酬、晋升等挂钩。

7.2评估周期与方法

7.2.1考核周期：月度考核、季度考核、年度考核。

7.2.2考核方法：数据统计、现场核查、访谈等方式。

7.2.3考核重点：月度考核重点关注合同审批时效，季度考核重点关注合同作废率，年度考核重点关注财务核销准确率和客户满意度。

7.3问题整改机制

7.3.1整改流程：发现-立项-整改-复核-销号。

7.3.2分类：一般/重大/紧急。

7.3.3整改时限：一般≤7个工作日，重大≤30个工作日，紧急立即整改。

7.3.4责任：落实责任并问责。

7.3.5复核：整改完成后，由内控部进行复核。

7.3.6销号：复核通过后，问题销号。

7.4持续改进流程

7.4.1优化依据：考核、审计、业务及政策变化。

7.4.2优化流程：建议收集、评估、审批及跟踪。

7.4.3优化目标：不断优化和完善制度体系，提高管理水平和效率。

第八章奖惩机制

8.1奖励标准与程序

8.1.1奖励情形：在合同作废管理工作中表现突出，为公司创造显著效益，或提出合理化建议并产生良好效果的。

8.1.2奖励类型：精神奖励/物质奖励/晋升。

8.1.3奖励标准：按照奖励情形和公司相关规定执行。

8.1.4奖励程序：申报-审核-审批-公示-发放。

8.1.5公示：奖励结果公示不少于3个工作日。

8.1.6发放：奖励结果发放及时。

8.2违规行为界定

8.2.1违规行为分类：一般/较重/严重违规。

8.2.2判定标准：结合风险等级明确判定标准。

8.2.3违规行为：包括但不限于未按照本制度执行合同作废业务、越权审批、伪造资料、泄露商业秘密等。

8.3处罚标准与程序

8.3.1处罚标准：对应违规行为设定分级处罚标准。

8.3.2处罚程序：调查-取证-告知-审批-执行。

8.3.3合法合规：处罚标准合法合规，且兼顾惩戒性与公平性。

8.3.4责任追究：对违规行为进行责任追究。

8.4申诉与复议

8.4.1申诉机制：建立申诉机制，保障员工合法权益。

8.4.2申请条件：收到处罚通知后3个工作日内。

8.4.3受理部门：由公司人力资源部受理。

8.4.4复议流程：复议申请-复议受理-复议调查-复议决定-复议结果送达。

8.4.5复议结果：复议结果五个工作日内出具。

8.4.6留存痕迹：复议过程全程留痕。

第九章应急与例外管理

9.1应急预案与危机处理

9.1.1重大风险：合同作废过程中可能出现的重大风险，包括法律风险、财务风险、声誉风险等。

9.1.2应急预案：针对重大风险制定专项预案，明确应急组织机构、响应流程、处置措施、责任分工及资源保障。

9.1.3应急组织机构：成立应急小组，由总经理担任组长，相关部门负责人参加。

9.1.4响应流程：启动应急预案-采取措施-控制风险-恢复正常。

9.1.5处置措施：根据风险类型采取相应的处置措施。

9.1.6责任分工：明确各部门在应急处理中的责任分工。

9.1.7资源保障：确保应急处理所需的资源得到保障。

9.2例外情况处理

9.2.1例外场景：因不可抗力导致合同无法履行、双方协商一致解除合同、公司战略调整需要终止合同等。

9.2.2审批权限：例外情况需经总经理办公会审批。

9.2.3流程及时限：按照本制度执行，但可根据实际