化工公司订单评审管理办法

化工公司订单评审管理办法第一章总则

1.1制定依据与目的

1.1.1制定依据

本制度依据《中华人民共和国合同法》《中华人民共和国安全生产法》《中华人民共和国环境保护法》《危险化学品安全管理条例》《联合国气候变化框架公约》《关于在国际贸易和投资中促进可持续发展的安排》等国家法律法规，参照《危险化学品企业安全生产标准化建设指南》《国际化学品管理规则》等行业标准，结合《企业内部控制基本规范》《企业内部控制应用指引第9号——销售与采购》等内控要求，以及公司“安全发展、绿色发展、高质量发展”的战略方针制定。

1.1.2制定目的

针对化工公司订单评审环节存在的审批流程冗长、风险识别不足、跨部门协同效率低下、国际化业务合规性缺失等痛点，本制度旨在通过规范订单评审流程、强化风险防控、提升审批效率，构建“制度-流程-表单-责任”四维一体管理闭环，实现价值创造、风险防控、效率提升的核心目标，适配数字化转型与国际化经营需求。

1.2适用范围与对象

1.2.1适用范围

本制度适用于公司所有化工产品（含中间体、原料药、特种化学品等）的订单评审业务，覆盖销售、生产、采购、财务、法务、内控等所有关联部门及岗位，包括但不限于国内市场业务、出口业务（欧盟REACH、美国TSCA、日本CLP等合规要求区域）。

1.2.2适用对象

本制度适用于公司正式员工、外包服务单位（如第三方物流、检测机构）及合作单位（如经销商、代理商）的订单评审相关人员，其中核心岗位（如销售经理、生产总监、采购总监）需通过专项培训考核后方可上岗。例外场景（如小额即时订单、内部调拨等）需经总经理特别授权豁免，但需履行简易审批程序并留存记录。

1.3核心原则

1.3.1合规性原则

订单评审必须符合国家法律法规、行业规范及国际公约要求，优先满足安全生产、环境保护、国际贸易等合规性要求。

1.3.2权责对等原则

明确各层级、各岗位的审批权限与责任，禁止越权审批或责任推诿，审批人需对审批结果终身负责。

1.3.3风险导向原则

重点关注高风险订单（如剧毒品、易制爆品、出口订单等），实施差异化管控措施，高风险订单需经双人复核。

1.3.4效率优先原则

在确保合规的前提下，优化审批流程，压缩审批时限，推广数字化工具提升审批效率，常规订单审批时效≤2个工作日。

1.3.5持续改进原则

定期复盘订单评审流程，结合业务发展、政策变化及风险暴露情况，动态优化制度与流程。

1.4制度地位与衔接

1.4.1制度层级

本制度为公司基础性专项管理制度，与《公司内部控制基本制度》《公司合同管理办法》《公司采购管理办法》等制度构成管理矩阵，基础性制度地位优先。

1.4.2制度衔接

本制度与财务部的《发票审核管理办法》、内控部的《风险评估手册》、法务部的《出口合规指引》等制度存在关联，冲突时以本制度为准，其他制度需同步修订。

第二章组织架构与职责分工

2.1管理组织架构

公司订单评审管理遵循“董事会-总经理-分管领导-业务部门”四层决策执行体系，其中董事会负责重大政策审批（如出口合规策略），总经理办公会负责年度预算内高风险订单授权，分管领导负责分管领域审批权限设置，业务部门（销售、生产、采购）承担日常执行责任，内控部、审计部实施监督。

2.2决策机构与职责

2.2.1股东会

行使最高决策权，审议年度订单评审管理预算、重大出口业务合规策略及危机公关预案。

2.2.2董事会

审批年度订单评审管理目标、重大风险容忍度、出口业务分级授权标准及应急预案。

2.2.3总经理办公会

审批预算内金额超过1000万元人民币的订单、剧毒品出口订单及跨区域重大合作订单。

2.3执行机构与职责

2.3.1销售部

主责：订单信息收集、客户信用审核、初步风险评估、合同模板拟定；配合采购部协调资源、配合生产部确认产能。

2.3.2生产部

主责：产能确认、工艺安全评估、环保合规审核；配合销售部提供交货周期、配合内控部实施风险评估。

2.3.3采购部

主责：原材料采购能力评估、供应商资质审核、成本核算；配合财务部进行付款条件谈判。

2.3.4财务部

主责：资金预算审核、发票合规性确认、收款条件谈判；配合法务部进行价格风险评估。

2.3.5法务部

主责：出口合规性审核（REACH/TSCA/CLP）、合同条款审核；配合内控部实施法律风险识别。

2.4监督机构与职责

2.4.1内控部

主责：制定订单评审内控标准（含三个关键控制点：产能匹配控制、合规性控制、风险分级控制），实施月度自查，监督风险矩阵应用。

2.4.2审计部

主责：每年开展订单评审专项审计，核查审批权限执行、风险识别有效性及整改落实情况。

2.4.3合规部

主责：审核出口订单的属地合规性（如欧盟RoHS、美国EPA登记），监督绿色采购标准的执行。

2.5协调与联动机制

建立“销售-生产-采购-财务-法务”五部门常态化协调会（每月一次），处理跨部门争议；出口业务增设属地协调小组（由驻外机构牵头），同步对接当地法规要求；重大风险事件启动“内控-审计-法务”三级联动响应机制。

第三章专业领域管理标准

3.1管理目标与核心指标

3.1.1管理目标

实现订单评审全流程合规、高效、透明，年度目标：订单评审合规率≥99%、审批时效平均≤1.5个工作日、高风险订单零重大事故。

3.1.2核心指标

-合规性：REACH、TSCA、CLP等出口合规符合率100%

-效率性：常规订单审批通过率≥98%

-风险性：高风险订单识别准确率≥95%

3.2专业标准与规范

3.2.1订单信息标准

订单需包含产品名称（CAS号）、规格型号、数量、单价、总金额、客户名称、地址、信用等级、交货周期、运输方式等要素，出口订单需标注目标市场法规要求。

3.2.2风险分级标准

按金额（>500万元为高风险）、产品（剧毒品/易制爆为高风险）、区域（欧盟/美国为高风险）进行三维分级，高风险订单需增加“双人交叉复核”环节。

3.2.3高风险控制点

1）剧毒品订单：需经生产部、内控部、法务部联签，并同步启动《剧毒品生产运输专项评估表》（高风险）

2）出口订单：需经合规部预审，并附加目标市场法规符合性证明材料

3）产能冲突订单：需启动《产能瓶颈协调预案》，由总经理审批

3.3管理方法与工具

3.3.1管理方法

-风险矩阵法：采用“金额×风险等级”二维矩阵确定审批层级

-全生命周期管理：从订单发起到交付实施闭环管控

-PDCA循环法：通过“评审-检查-整改-优化”持续改进

3.3.2管理工具

-ERP系统：固化订单评审流程，实现数据自动流转

-OA系统：嵌入风险评估表单，支持电子签批

-CRM系统：记录客户信用评估结果，关联历史订单数据

第四章业务流程管理

4.1主流程设计

4.1.1订单发起

销售部通过CRM系统提交订单申请，同步上传客户资质、产品规格、运输方案等附件，系统自动触发信用等级查询、产能匹配校验。

4.1.2审核环节

1）初审：销售部经理审核客户信用、价格合理性（需附《价格敏感性分析表》，中风险）

2）复评：生产部经理审核产能匹配度（需附《产能负荷表》，高风险）

3）终审：分管领导审核金额、合规性，财务部确认预算（高风险）

4.1.3执行环节

审批通过后，销售部同步采购部、生产部发起采购订单、生产工单，系统自动生成ERP关联凭证。

4.1.4归档环节

订单评审相关材料（含电子签批记录）归档至OA流程中心，纸质材料存档至档案室，电子/纸质双备份，存档期限三年。

4.2子流程说明

4.2.1高风险订单子流程

1）剧毒品订单：增加《剧毒品生产运输专项评估表》联签，由生产总监审批

2）出口订单：增加合规部预审节点，法务部审核合同条款

4.2.2产能冲突子流程

1）预警触发：ERP系统提前3天预警产能不足，启动《产能瓶颈协调预案》

2）协调会：销售、生产、采购部2小时内召开协调会，总经理审批解决方案

4.3流程关键控制点

1）产能匹配控制：ERP系统自动校验周度产能利用率，冲突订单需生产部书面说明

2）合规性控制：CRM系统嵌入法规符合性校验模块，出口订单需预存目标市场法规证明

3）风险分级控制：OA表单自动加载风险矩阵，高风险订单需加急标注

4.4流程优化机制

每年6月30日前组织全流程复盘，通过“数据采集-问题诊断-方案设计-试点验证”循环优化，重大变更需经总经理办公会审议。

第五章权限与审批管理

5.1权限矩阵设计

按“业务类型（常规/出口/剧毒品）+金额（<50万/50-500万/>500万）+岗位层级（专员/经理/总监）”三维划分权限，例如：常规订单50万内由销售经理审批，出口订单200万内由分管副总审批。

5.2审批权限标准

5.2.1常规审批路径

销售专员→销售经理→生产部经理→分管副总→财务总监

5.2.2高风险审批路径

出口订单：销售总监→合规部→法务总监→分管副总→总经理

5.2.3时限要求

常规订单审批时限≤2个工作日，高风险订单≤5个工作日，特殊情况需书面说明。

5.3授权与代理机制

授权需通过OA系统备案，明确授权范围、期限（最长6个月），临时代理需经分管领导批准，最长15个工作日。

5.4异常审批流程

紧急订单启动加急通道，需附《紧急订单风险评估报告》，由总经理特批；权限外审批需通过“越权审批申请表”，逐级上报至董事会审批。

第六章执行与监督管理

6.1执行要求与标准

6.1.1操作规范

1）表单填报：CRM系统订单评审表必须完整填写，附件材料需加盖骑缝章

2）信息录入：ERP系统数据录入需实时校验，财务部每周抽查录入准确性

3）痕迹留存：OA签批记录、ERP操作日志需完整保存，纸质材料按档案制度执行

6.1.2执行不到位判定

1）审批超时未说明原因

2）高风险订单未按流程联签

3）ERP数据与实际订单不符

6.2监督机制设计

6.2.1日常监督

内控部每月开展“三查”：查系统数据一致性、查表单完整性、查审批权限符合性

6.2.2专项监督

审计部每季度抽查出口订单合规性，核查REACH申报材料完整性

6.2.3突击检查

内控部每月随机抽取5个订单进行全流程追溯，重点检查产能匹配环节。

6.3检查与审计

6.3.1检查频次

-专项审计：每年至少一次，覆盖全部出口业务

-日常检查：每月不少于3次，重点检查剧毒品订单

6.3.2检查方式

-数据分析：ERP系统数据穿透查询

-现场核查：随机抽取订单进行全流程追溯

6.4执行情况报告

每月5日前提交《订单评审执行报告》，包含：

1）审批数据统计（总量、平均时效、高风险占比）

2）风险事件汇总（含未遂事件）

3）改进建议清单

第七章考核与改进管理

7.1绩效考核指标

7.1.1考核指标体系

|指标类型|具体指标|权重|评分标准|

|----------|----------|------|----------|

|效率性|审批时效|30%|≤1.5天（90分），每延长1天扣5分|

|合规性|合规率|40%|100%（100分），每低1%扣10分|

|风险控制|高风险识别率|30%|≥95%（100分），每低5%扣10分|

7.2评估周期与方法

7.2.1评估周期

月度考核（部门层面）、季度考核（个人层面）、年度考核（结合审计结果）。

7.2.2评估方法

1）数据统计：ERP系统自动生成考核数据

2）现场核查：内控部抽样访谈相关人员

7.3问题整改机制

7.3.1整改流程

“发现-评估-整改-复核-销号”五步闭环，通过OA系统跟踪，重大问题升级为总经理办公会议题。

7.3.2整改分类

1）一般问题：7个工作日内整改

2）重大问题：30个工作日内整改

3）紧急问题：立即整改并书面报告

7.4持续改进流程

7.4.1改进建议来源

1）客户投诉

2）审计发现

3）业务数据分析

7.4.2改进实施

制度修订需经“起草-讨论-评审-发布”四步流程，重大修订需董事会审议。

第八章奖惩机制

8.1奖励标准与程序

8.1.1奖励情形

1）超额完成审批时效目标

2）发现重大合规风险并有效规避

3）优化流程产生显著效益

8.1.2奖励程序

申报→部门审核→人力资源部复核→总经理审批→公示（3个工作日）→财务部发放。

8.2违规行为界定

8.2.1一般违规

1）审批超时未说明原因

2）系统数据未及时更新

8.2.2较重违规

1）高风险订单未联签

2）出口订单未预存法规证明

8.2.3严重违规

1）剧毒品订单违规放行

2）泄露客户商业秘密

8.3处罚标准与程序

8.3.1处罚标准

|违规等级|处罚方式|

|----------|----------|

|一般|通报批评|

|较重|全勤奖扣罚|

|严重|降级/解除劳动合同|

8.3.2处罚程序

调查→取证→告知→审批→执行→申诉→复核。

8.4申诉与复议

8.4.1申诉条件

收到处罚决定书后3个工作日内提出书面申诉。

8.4.2复议流程

人力资源部受理→复核小组（3人，含纪检）审议→一周内出具复议结果。

第九章应急与例外管理

9.1应急预案与危机处理

9.1.1预案启动条件

1）出口订单因法规变更被禁售

2）剧毒品运输发生泄漏事故

3）核心供应商断供

9.1.2应急组织架构

成立“应急小组”（总经理任组长，分管领导任副组长，相关部门负责人为成员）。

9.2例外情况处理

9.2.1例外场景界定

1）紧急政府订单

2）自然灾害导致的订单变更

9.2.2处理流程

提出申请→分管领导审批→总经理备案→启动简易流程（3人联签）。

9.3危机公关与善后

9.3.1危机公关