某纺织公司样品制作管理规定

某纺织公司样品制作管理规定第一章总则

1.1制定依据与目的

本规定依据《中华人民共和国产品质量法》《中华人民共和国合同法》《纺织工业质量管理体系标准》（GB/T19001-2016）及《国际纺织品与服装局（ITC）贸易便利化公约》等法律法规、行业标准及国际公约制定，结合公司“品质优先、创新驱动、全球布局”战略，旨在规范样品制作全流程管理，防范质量、合规、效率风险，提升产品竞争力与运营效能，支撑企业国际化经营。针对当前样品制作环节存在的标准不统一、周期长、成本高、跨部门协同不畅等痛点，核心目标在于构建权责清晰、流程优化、风险可控、信息共享的管理体系。

1.2适用范围与对象

本规定适用于公司所有部门及关联人员，包括但不限于研发部、生产部、品控部、采购部、销售部、外贸部及合作设计单位、代工厂等第三方机构。覆盖从样品需求提出至最终交付的全过程，涉及岗位包括样品设计师、技术员、质检员、采购专员、项目经理等。例外场景包括紧急定制样品（需经总经理审批）、非销售用途样品（如内部测试）及境外分支机构特殊样品（需符合当地法规），此类场景需另行报备。审批权限由各业务单元负责人或直属上级审批。

1.3核心原则

1.3.1合规性原则：严格遵守国家及目标市场法律法规，确保样品设计、材料、工艺符合安全、环保标准。

1.3.2权责对等原则：明确各岗位职责与权限，责任主体需对环节结果终身负责。

1.3.3风险导向原则：重点管控高风险环节（如新材料应用、关键工艺验证），实施差异化管控措施。

1.3.4效率优先原则：优化流程节点，推行电子化审批，缩短样品制作周期至≤7个工作日。

1.3.5持续改进原则：建立反馈机制，每年复盘至少一次，动态调整管理标准。

1.4制度地位与衔接

本规定为公司基础性专项制度，与《公司内部控制基本规范》《财务报销管理办法》《采购合同管理办法》等制度形成互补，冲突时以本规定为准。关联制度条款对应关系如下：

-与《财务报销管理办法》衔接：样品制作费用报销需附本规定第4.2条要求的审批单；

-与《采购合同管理办法》衔接：涉及外协加工需符合本规定第3.2条材料管控要求。

第二章组织架构与职责分工

2.1管理组织架构

公司设立“董事会-总经理-业务单元-执行层”四级架构，其中董事会负责战略审批（如新材料开发战略）；总经理统筹全流程管理；业务单元（研发、生产、品控）按职能分工，执行层落实具体操作。监督层包括内控部、审计部，对样品制作合规性、效率、风险进行独立评价。

2.2决策机构与职责

2.2.1股东会：审议年度样品开发预算、重大技术革新方案。

2.2.2董事会：审批高风险样品（金额≥500万元）或涉及专利技术样品的制作计划。

2.2.3总经理办公会：审批季度样品制作优先级及跨部门资源调配。

2.3执行机构与职责

2.3.1研发部（主责）：提出样品需求，提供技术方案，验证样品性能。

2.3.2生产部（主责）：负责样品制作工艺执行，记录关键参数。

2.3.3品控部（主责）：全检样品质量，出具报告并跟踪不合格品整改。

2.3.4采购部（配合）：确保材料合规性，优先采购已认证供应商产品。

2.4监督机构与职责

2.4.1内控部：嵌入三个关键控制点（需求评审、过程抽检、结果复核），每年开展专项检查。

2.4.2审计部：每季度抽查样品制作费用支出，每年开展一次专项审计。

2.4.3合规部：核查样品是否满足目标市场REACH、OEKO-TEX等标准。

2.5协调与联动机制

设立“样品制作周例会”，由研发部主持，品控部、生产部、采购部、外贸部参会，解决跨部门问题。涉外业务需增设“属地合规协调小组”，由驻外机构牵头，对接当地质检部门。

第三章专业领域管理标准

3.1管理目标与核心指标

-样品一次合格率≥95%；

-制作周期≤7个工作日；

-外协加工样品运输破损率≤1%；

-目标市场法规符合率100%。

3.2专业标准与规范

3.2.1质量标准：按《纺织产品基本安全技术规范》（GB18401）执行，高风险产品（如婴幼儿用品）需额外通过A类检测。

3.2.2合规标准：材料需提供供应商检测报告（高风险材料需第三方认证）；出口样品需满足目标国标签法要求（如欧盟Ecolabelling）。

3.2.3风险点与防控措施：

-高风险点1（新材料应用）：需经品控部技术评审，留存验证报告（风险等级：高）；

-中风险点2（外协加工）：必须选择ISO9001认证供应商，签订质量协议（风险等级：中）；

-低风险点3（样品存储）：按批次归档，温湿度记录（风险等级：低）。

3.3管理方法与工具

采用“全生命周期管理”方法，应用ERP系统管理样品数据（批次号、材料成分、工艺参数），OA系统流转审批单据，CRM系统跟踪客户特殊要求。

第四章业务流程管理

4.1主流程设计

4.1.1需求发起：销售部或设计师填写《样品制作需求单》，经研发部技术评估（1个工作日）后流转。

4.1.2方案审核：品控部审核工艺可行性（1个工作日），研发部确认技术参数（1个工作日）。

4.1.3制作执行：生产部按BOM单制作，品控部每2小时抽检一次（关键工序）。

4.1.4验收归档：品控部全检合格后出具报告，研发部存档技术文档，生产部整理样品。

4.2子流程说明

4.2.1外协加工流程：需增加供应商资质审核环节，品控部现场确认加工条件。

4.2.2特殊样品流程：需经客户书面确认需求，审批路径加设外贸部会签。

4.3流程关键控制点

-控制点1（需求评审）：研发部需核对客户要求与公司技术能力，不合格需求退回；

-控制点2（样品送检）：生产部须在4小时内送检，品控部24小时内完成；

-控制点3（不合格品处理）：需形成《不合格品评审单》，3个工作日内确定返工/报废。

4.4流程优化机制

每年12月由内控部牵头，各部门派员参与复盘，重点优化审批节点（如减少非必要会签）。

第五章权限与审批管理

5.1权限矩阵设计

按金额划分权限：

-金额≤10万元：研发部负责人审批；

-10万元＜金额＜100万元：总经理审批；

-金额≥100万元：董事会审批。

5.2审批权限标准

常规审批路径为“发起部门→品控部→生产部→总经理”，特殊样品加设外贸部会签。所有审批需在2个工作日内完成，超期视为超权。

5.3授权与代理机制

授权需通过OA系统备案，授权期限≤6个月，临时代理需直属上级书面批准。

5.4异常审批流程

紧急样品（如客户临时变更）需加急通道，但需附《应急风险评估表》，审批权限提升一级。

第六章执行与监督管理

6.1执行要求与标准

所有操作需在ERP系统中记录，电子痕迹与纸质记录（样品标签、检测报告）同步存档。

6.2监督机制设计

监督方式包括：

-日常检查：品控部每周抽查10%样品记录；

-专项检查：内控部每季度检查审批单据完整性；

-突击检查：审计部随机抽取现场操作。

6.3检查与审计

专项审计内容涵盖：材料合规性、成本准确性、周期合理性，审计报告需提交总经理办公会。

6.4执行情况报告

每月由品控部提交《样品制作执行报告》，含合格率、超期率、外协问题等数据，作为绩效考核依据。

第七章考核与改进管理

7.1绩效考核指标

研发部考核指标：样品一次合格率（权重40%）、技术方案采纳率（权重30%）；

品控部考核指标：抽检覆盖率（权重50%）、不合格品整改完成率（权重30%）。

7.2评估周期与方法

月度考核由各部门自行评估，季度考核由人力资源部组织，年度考核与总经理奖金挂钩。

7.3问题整改机制

建立“红黄蓝”分级整改：

-红色（重大问题）：立即停线整改，责任部门主管降级；

-黄色（一般问题）：7个工作日内整改，否则罚款5000元；

-蓝色（轻微问题）：30日内整改。

7.4持续改进流程

基于PDCA循环，收集客户投诉、审计发现、内部建议，每季度更新管理标准。

第八章奖惩机制

8.1奖励标准与程序

对样品创新（节约成本≥10万元）、高效完成（周期缩短30%）、零投诉的团队给予：

-精神奖励：通报表扬；

-物质奖励：团队奖金（人均不超过5000元）；

-职业发展：优先晋升。

8.2违规行为界定

-一般违规：流程超期但未造成损失；

-较重违规：样品不合格需返工；

-严重违规：触犯法规导致索赔。

8.3处罚标准与程序

对应处罚：

-一般违规：书面警告；

-较重违规：罚款2000元；

-严重违规：降级或解雇。

8.4申诉与复议

员工可向人力资源部申诉，复议结果由总经理办公会决定。

第九章应急与例外管理

9.1应急预案与危机处理

针对材料短缺制定预案：启动二级供应商备用清单，采购部3小时内协调。

9.2例外情况处理

例外场景需附《例外处理审批单》，审批权限提升一级。

9.3危机公关与善后

成立危机小组，由外贸部牵头，制定“三不”原则（不隐瞒、不指责、不推诿），属地化处理需遵循当地法律。

第十章附则

10.1制度解释权归属

由公司内控部负责解释，解释意见以书面形式发布。

10.2相关制度索引

-《公司内部控制基本规范》（内控字〔2023〕1号）第5.3条；

-《财务报销管理办法》（财字〔2023〕2号）第3.4条。

10.3