某化工公司供应商管控方案

某化工公司供应商管控方案第一章总则

1.1制定依据与目的

本制度依据《中华人民共和国合同法》《中华人民共和国反不正当竞争法》《中华人民共和国安全生产法》《化工行业安全生产专项整治三年行动实施方案》《联合国全球契约原则》《OECD国际商务行为准则》等国家法律法规、行业标准及国际公约制定，结合公司“价值创造、风险防控、效率提升”核心导向，旨在规范供应商选择、评估、合作、监督及退出全生命周期管理，有效防控供应链风险，提升采购效率与质量，支撑公司国际化战略实施。

1.2适用范围与对象

本制度适用于公司所有分子公司、事业部及职能部门（含外包团队、合作单位）的供应商管控活动，覆盖原材料采购、技术服务、工程建设等业务领域。适用对象包括但不限于采购部、法务部、内控部、质量部、生产部、财务部及各业务部门采购接口人。例外场景包括应急采购（金额低于5万元且采购周期小于7天）及经总经理办公会批准的特殊项目，需另行备案。

1.3核心原则

1.3.1合规性原则：所有供应商管控活动须符合国家法律法规及行业规范，重大事项需经合规部预审。

1.3.2权责对等原则：采购决策权限与责任主体明确对应，禁止越权审批。

1.3.3风险导向原则：重点关注高风险供应商（如涉及安全环保、反垄断的供应商），实施差异化管控。

1.3.4效率优先原则：优化采购流程，合同审批时效原则上不超过3个工作日。

1.3.5持续改进原则：基于内外部审计、业务反馈及政策变化动态优化制度。

1.3.6平等自愿原则：供应商选择遵循公平竞争、择优选择原则，签订合同时明确双方权利义务。

1.4制度地位与衔接

本制度为基础性专项制度，与《公司内部控制基本规范》《公司合同管理办法》《公司反商业贿赂制度》等制度形成协同，冲突时以本制度为准。财务部依据本制度核算采购成本；内控部监督执行情况；人力资源部负责供应商合规培训。

第二章组织架构与职责分工

2.1管理组织架构

公司供应商管控遵循“董事会-管理层-业务部门-支撑部门”四层架构。董事会负责重大供应商合作战略审批；管理层（总经理办公会）决策采购政策与预算；业务部门执行日常采购需求；支撑部门提供专业支持，形成闭环管理。

2.2决策机构与职责

2.2.1股东会：审议年度供应商战略规划及重大采购合同（金额超5000万元）。

2.2.2董事会：审批战略供应商合作框架协议及年度采购预算。

2.2.3总经理办公会：决策金额超1000万元采购项目及特殊行业供应商准入（如涉及PVC、氯碱等高危领域）。

2.3执行机构与职责

2.3.1采购部（主责）：主导供应商全流程管理，含信息库建设、评估、合同谈判。

2.3.2法务部（配合）：审核合同法律条款，提供合规建议（高风险合同需双方法务部会签）。

2.3.3质量部（配合）：参与供应商质量评估，主导来料检验标准制定。

2.3.4内控部（监督）：对采购决策流程、审批权限执行情况进行月度抽查。

2.4监督机构与职责

2.4.1内控部：嵌入“供应商准入评估”“合同履约监控”等三个关键内控环节，核查标准包括供应商资质完整性、价格合理性、历史合规记录。

2.4.2审计部：每年开展专项审计，重点关注金额超2000万元的采购项目。

2.4.3合规部：建立供应商黑名单，对违规供应商实施行业通报。

2.5协调与联动机制

设立月度“采购协调会”，由采购部牵头，法务部、财务部、业务部门参加。涉外业务需增设属地法务部协调岗，处理文化差异（如德国供应商的严谨性要求）。

第三章供应商专业管理标准

3.1管理目标与核心指标

3.1.1供应商合规率≥98%；

3.1.2合同违约率≤0.5%；

3.1.3采购周期缩短至平均5个工作日；

3.1.4重点供应商响应速度≤2小时。

3.2专业标准与规范

3.2.1供应商分级分类：

-一级供应商（金额占比＞50%）：需通过ISO9001及行业认证（如REACH）。

-二级供应商（金额占比10%-50%）：需通过基础合规审查。

3.2.2高风险控制点及防控措施：

-高风险点1：安全生产资质（对应防控措施：索取近三年安全审核报告，不合格禁止合作）。

-高风险点2：反垄断合规（对应防控措施：涉及外资供应商需法务部前置审查）。

3.3管理方法与工具

采用“供应商全生命周期管理”方法，运用ERP系统管理供应商信息，嵌入三个关键内控环节：

1.采购需求审批（内控编号：SC-IC01）；

2.合同关键条款审核（内控编号：SC-IC02）；

3.履约绩效评估（内控编号：SC-IC03）。

第四章业务流程管理

4.1主流程设计

4.1.1供应商信息采集：业务部门提交需求，采购部录入ERP系统（责任主体：采购专员，时限：1个工作日）。

4.1.2评估与选择：采购部组织质量、法务联合评估（责任主体：采购经理，时限：7个工作日）。

4.1.3合同签订：法务部审核通过后由采购部签订（责任主体：采购总监，时限：2个工作日）。

4.1.4履约监控：业务部门反馈使用情况，采购部季度汇总（责任主体：采购主管，时限：10个工作日）。

4.1.5退出管理：供应商终止后30日内完成资料归档（责任主体：档案管理员）。

4.2子流程说明

4.2.1紧急采购流程：业务部门附风险评估报告，采购部3小时内完成比价（责任主体：采购经理）。

4.2.2跨国采购流程：需增设属地法律合规审查，由驻外机构配合（责任主体：海外业务部）。

4.3流程关键控制点

4.3.1控制点1：供应商准入资质审核（核查标准：营业执照、生产许可、环境检测报告，责任主体：采购专员）。

4.3.2控制点2：价格评估（方法：成本加合理利润法，责任主体：财务部）。

4.4流程优化机制

每年6月由采购部牵头，联合内控部开展全流程复盘，优化建议需经管理层审批。

第五章权限与审批管理

5.1权限矩阵设计

采购权限按“金额区间+业务类型+岗位层级”分配：

-50万元以下：采购部经理审批；

-50-500万元：分管副总经理审批；

-超过500万元：董事会审议。

5.2审批权限标准

5.2.1常规采购：采购申请→采购部审核→财务部付款申请→总经理审批。

5.2.2异常采购：金额超预算50%需附解释说明，审批路径增加审计部会签。

5.3授权与代理机制

授权需书面备案，授权期限不超过1年，临时代理需经部门负责人书面批准。

5.4异常审批流程

紧急采购需加急通道，但金额超过200万元需附风险评估报告，留存录音或视频审批痕迹。

第六章执行与监督管理

6.1执行要求与标准

6.1.1表单规范：所有供应商信息需录入ERP系统，关键信息（如环保检测报告）需扫描归档。

6.1.2痕迹留存：电子审批需留审批记录，纸质审批需双签并存档。

6.2监督机制设计

6.2.1日常监督：内控部每月抽查10家供应商，重点核查合同执行情况。

6.2.2专项监督：每年4月由审计部对上一年度供应商管理实施审计。

6.3检查与审计

6.3.1检查频次：财务部季度核对付款数据，采购部月度检查ERP录入准确率。

6.3.2审计内容：供应商合规档案完整性、价格异常波动等。

6.4执行情况报告

采购部每月向管理层提交报告，含“供应商风险预警数量”“审批超时事项”等指标。

第七章考核与改进管理

7.1绩效考核指标

7.1.1采购部考核：供应商准时交付率（权重40%）、合规问题发生率（权重30%）。

7.1.2供应商考核：履约评分（权重60%）、价格竞争力（权重20%）。

7.2评估周期与方法

7.2.1评估周期：月度考核、季度复盘、年度审计。

7.2.2评估方法：数据统计+业务部门打分。

7.3问题整改机制

7.3.1整改分类：一般问题7个工作日内整改，重大问题30日内完成。

7.3.2责任追究：采购经理对连续2次未达标的供应商负有管理责任。

7.4持续改进流程

基于审计结果制定优化方案，由法务部、采购部联合实施。

第八章奖惩机制

8.1奖励标准与程序

8.1.1奖励情形：推荐优质供应商被采纳、发现重大合规风险等。

8.1.2奖励标准：精神奖励+年度预算5%以内物质奖励。

8.2违规行为界定

8.2.1一般违规：供应商资质过期未上报（罚款1000元）。

8.2.2严重违规：泄露商业秘密（罚款10万元并解约）。

8.3处罚标准与程序

处罚分三级：警告（书面）、记过（通报）、解除合同（法务部备案）。

8.4申诉与复议

员工可向人力资源部申诉，复议由总经理指定第三方裁决。

第九章应急与例外管理

9.1应急预案与危机处理

9.1.1危机类型：供应商停产、产品有毒害物质等。

9.1.2响应流程：采购部1小时内启动替代方案，法务部3小时内评估损失。

9.2例外情况处理

例外采购需附《例外采购申请表》，由总经理特批。

9.3危机公关与善后

跨国危机需配合当地律师制定沟通方案，由公关部统一发布。

第十章附则

10.1制度解释权归属

由公司内控部负责解释，解释意见经总经理审批后发布。

10.2相关制度索引

-《公司内部控制基本规范》（内控字〔2022〕1号）第5.3条；

-《合同管理办法》（法办字〔2023〕2号）第6.1条。

10.3修订与废止程序

修订需经董事会审议，废止前60日发布通知并开展培训。

10.4