某家具公司档案室管理办法（规则）

某家具公司档案室管理办法第一章总则

1.1制定依据与目的

本《某家具公司档案室管理办法》依据《中华人民共和国档案法》《企业档案管理规定》（国家档案局令第10号）、《商业秘密保护条例》《数据安全法》等国家法律法规，参照ISO9001质量管理体系、ISO27001信息安全管理体系及GDPR等国际公约，结合公司国际化经营战略及数字化转型需求，旨在规范公司档案管理行为，防控信息泄露、资产损毁等风险，提升档案利用效率，支撑公司合规经营与价值创造。针对当前档案管理中存在分散存储、查阅不便、安全风险突出等痛点，核心目标在于构建“制度-流程-表单-责任”四维一体管理闭环，实现档案全生命周期科学化、规范化、数字化管理。

1.2适用范围与对象

本制度适用于公司总部各部门、分子公司、研发中心及所有关联单位（包括正式员工、外包服务商、合作单位等），覆盖设计图纸、合同文件、生产记录、客户资料、财务凭证、知识产权等所有类型档案。例外适用场景包括但不限于公司并购重组过程中过渡性档案管理、临时性重大活动专项档案管理，此类场景需经总经理办公会审批备案。公司档案管理员、部门档案联络员、信息系统操作员等岗位人员需严格履行职责。

1.3核心原则

本制度遵循以下核心原则：

（1）合规性原则：严格遵守国家及境外司法管辖区的档案管理法律法规，确保跨境档案流转合法合规；

（2）权责对等原则：档案管理职责与岗位权限相匹配，严禁越权操作；

（3）风险导向原则：重点关注高价值档案（如核心技术图纸、客户合同）的安全防护；

（4）效率优先原则：优化数字化档案检索流程，缩短查阅响应时间；

（5）持续改进原则：根据业务发展及技术迭代动态优化制度；

（6）国际化适配原则：针对不同国家数据本地化要求，实施差异化分类管理。

1.4制度地位与衔接

本制度为公司基础性管理制度，与《公司内部控制基本规范》《信息安全管理制度》《合同管理办法》等专项制度形成协同体系。档案管理涉及财务审计、合规审查等环节时，需按相关制度执行。制度冲突时，以本制度为准，重大事项由内控部协调裁决。

第二章组织架构与职责分工

2.1管理组织架构

公司档案管理实行“三级管控”架构：董事会为决策层，负责重大档案管理政策审批；董事会下设风险管理委员会指导档案安全战略；总经理办公会审议年度档案管理计划。执行层由综合管理部牵头，内控部、法务部、IT部协同，各业务部门落实档案归档责任。监督层由审计部实施独立检查，确保制度执行到位。

2.2决策机构与职责

董事会负责批准档案管理制度修订、重大档案处置方案（如商业秘密销毁）；风险管理委员会每年审议档案风险评估报告；总经理办公会审批年度档案预算、跨部门档案共享方案。

2.3执行机构与职责

（1）综合管理部：主管档案全流程管理，包括分类编目、数字化转化、异地存储；

（2）内控部：负责档案内控节点核查，如合同档案的完整性校验；

（3）IT部：保障档案系统安全运行，实施数据加密与备份；

（4）部门档案联络员（每部门1名）：负责本部门档案初验、移交归档，主责为“及时准确”。

2.4监督机构与职责

审计部每年开展至少一次专项审计，核查档案管理责任落实情况；合规部负责境外档案传输合法性审查；内控部嵌入采购合同档案完整性校验（风险点：高，措施：合同签署后72小时内归档）。

2.5协调与联动机制

建立档案管理联席会议制度，每月例会解决跨部门问题；信息系统升级、业务流程变更时，需经档案管理前置评估。针对欧洲业务，增设GDPR合规协调小组，由法务部牵头。

第三章档案管理标准

3.1管理目标与核心指标

（1）档案完整率≥99%（含电子档案）；

（2）档案及时归档率≥95%；

（3）档案数字化率三年内达80%；

（4）跨境档案传输合规差错率≤0.1%。

3.2专业标准与规范

（1）分类标准：按档案类型分为A类（核心技术，物理隔离）、B类（经营类，双备份）、C类（一般类，单备份）；

（2）存储规范：纸质档案采用无酸档案盒，电子档案存储需符合ISO27040标准；

（3）风险点管控：

-高风险点（境外客户合同）：需经法务部预审；

-中风险点（设计图纸）：异地存储时加密传输；

-低风险点（会议纪要）：允许电子版即时销毁。

3.3管理方法与工具

（1）管理方法：采用全生命周期管理（档案形成-利用-销毁），PDCA持续改进；

（2）管理工具：使用电子档案管理系统（EAMS），集成ERP合同模块；建立档案风险矩阵，动态调整管控措施。

第四章业务流程管理

4.1主流程设计

档案管理主流程为“收集-验收-分类-编目-存储-利用-销毁”闭环。各环节责任主体：收集阶段由业务部门主导，综合管理部验收，IT部技术支持；存储阶段由综合管理部负责，异地存储需第三方见证。

4.2子流程说明

（1）电子档案处理子流程：需通过OCR识别关键信息，元数据标准符合ISO25022；

（2）跨境档案传输子流程：经GDPR合规检查后，通过加密通道传输，留存传输日志。

4.3流程关键控制点

（1）验收控制点：综合管理部需核查档案完整性（风险点：中，措施：拍照存证）；

（2）销毁控制点：由档案管理员、部门负责人双签确认，销毁过程第三方见证（风险点：高，措施：视频记录）。

4.4流程优化机制

每年第四季度由IT部牵头复盘，结合AI智能分类技术优化流程，优化方案需经内控部评审。

第五章权限与审批管理

5.1权限矩阵设计

按“档案类型+查阅目的+岗位层级”划分权限：

（1）设计图纸（A类）：研发总监可授权下属查阅，境外子公司需经法务部审批；

（2）客户合同（B类）：销售经理可查询本区域合同，跨区域需分管副总审批。

5.2审批权限标准

（1）常规审批：部门主管审批时限≤2个工作日；

（2）特殊审批：涉及商业秘密的查阅需总经理审批；

（3）越权审批：禁止发生，一旦发现需提交调查报告。

5.3授权与代理机制

授权需通过OA系统备案，授权期限最长6个月，临时代理需直属上级签字。

5.4异常审批流程

紧急查阅需加急通道，但需附风险评估报告；审批路径需上溯一级领导复核。

第六章执行与监督管理

6.1执行要求与标准

（1）操作规范：纸质档案按“年度-分类-编号”顺序排列，电子档案需同步更新元数据；

（2）痕迹留存：系统操作需IP记录，纸质档案查阅需登记《档案查阅登记簿》。

6.2监督机制设计

建立“三色预警”机制：红色（违规操作）、黄色（效率滞后）、绿色（合规达标），通过EAMS系统自动预警。

6.3检查与审计

（1）内控检查：每月抽查档案交接记录；

（2）专项审计：每年对东南亚子公司开展数据本地化合规审计。

6.4执行情况报告

每月5日前由综合管理部提交《档案管理执行报告》，含数字化率、差错率等核心指标。

第七章考核与改进管理

7.1绩效考核指标

（1）KPI指标：档案及时归档率（权重30%）、查阅响应时效（权重20%）；

（2）风险指标：违规事件数（负向指标）。

7.2评估周期与方法

（1）月度评估：综合管理部自评；

（2）年度评估：结合审计结果综合评分。

7.3问题整改机制

建立“三阶整改”制度：一般问题由部门限期整改，重大问题提交制度优化提案。

7.4持续改进流程

基于PDCA循环，每季度召开改进研讨会，优秀案例纳入制度附件。

第八章奖惩机制

8.1奖励标准与程序

（1）奖励情形：档案管理创新、重大风险防控突出贡献等；

（2）程序：部门推荐→综合管理部审核→总经理办公会审批。

8.2违规行为界定

（1）一般违规：档案逾期未归档；

（2）较重违规：电子档案未加密；

（3）严重违规：境外客户合同未经合规检查。

8.3处罚标准与程序

对应违规行为设定阶梯式处罚，严重违规需通报批评。

8.4申诉与复议

第九章应急与例外管理

9.1应急预案与危机处理

针对数据泄露制定应急预案：启动流程为“IT部隔离→法务部评估→对外发布”；境外子公司需遵循当地法律处置。

9.2例外情况处理

例外申请需经分管副总审批，但需在3个工作日内补充完整档案。

9.3危机公关与善后

成立危机处置小组，由公关部牵头，需制定多语言沟通方案。

第十章附则

10.1制度解释权归属

本制度由综合管理部负责解释。

10.2相关制度索引

（1）《企业内部控制基本规范》（内控字〔2020〕1号）；

（2）《信息安全管理制度》（信安字〔2021〕3号）。

10.3修订与废止程序

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