化工公司财务内控管理办法

化工公司财务内控管理办法第一章总则

1.1制定依据与目的

1.1.1制定依据

本制度依据《中华人民共和国公司法》《企业内部控制基本规范》《企业内部控制配套指引》、ISO14001环境管理体系标准、REACH化学品注册、评估、许可和限制法规及欧盟GHS（全球化学品统一分类和标签制度）等国内外法律法规、行业标准及国际公约制定，适配化工公司跨国经营需求。同时结合公司《2023-2025年发展战略规划》，旨在规范财务内部控制流程，防范财务风险，提升运营效率，保障公司资产安全与价值创造。

1.1.2核心目标

1）规范财务流程，确保业务活动符合会计准则与监管要求；

2）防控财务风险，覆盖资金、资产、成本、税务等核心领域；

3）提升管理效能，通过数字化工具实现流程自动化与智能化；

4）适配国际化经营，统一跨国业务财务管控标准。

1.2适用范围与对象

1.2.1适用范围

本制度覆盖化工公司所有业务板块（包括原料采购、生产制造、产品销售、研发投入、资本运作等），适用于公司全体正式员工、外包单位及合作单位（如供应商、经销商等关联方）。

1.2.2例外适用场景

1）涉及国家安全、商业机密等特殊事项需经董事长特别授权的除外；

2）紧急救灾、突发事件等不可抗力情形经总经理办公会审批的除外。

1.3核心原则

1）合规性原则：严格遵守财务法规与行业准则；

2）权责对等原则：审批权限与责任主体匹配；

3）风险导向原则：聚焦高风险环节设置管控措施；

4）效率优先原则：通过流程优化降低操作成本；

5）持续改进原则：动态调整制度以适配业务变化；

6）平等自愿原则：合同管理需遵循公平诚信原则。

1.4制度地位与衔接

1.4.1制度层级

本制度为基础性专项制度，与《公司治理结构章程》《合规管理手册》《全面风险管理规定》等制度协同实施。

1.4.2衔接关系

1）与《财务会计制度》衔接：财务内控需保障会计信息真实性；

2）与《采购管理办法》衔接：规范采购付款审批流程；

3）与《销售管理办法》衔接：明确信用审批与收款控制。

冲突处理规则：若存在交叉条款，以本制度优先；特殊领域参照专项制度执行。

第二章组织架构与职责分工

2.1管理组织架构

公司治理架构分为决策层、执行层、监督层三层：

1）决策层：股东会、董事会负责重大财务事项（如年度预算、重大投资）的最终决策；

2）执行层：总经理办公会统筹财务预算执行，财务部、审计部等部门落实具体操作；

3）监督层：内控部负责日常风险监控，审计部实施独立审计。层级间通过财务数据流、审计报告及风险通报实现闭环管理。

2.2决策机构与职责

2.2.1股东会

权限：审议年度财务预算、决算方案，重大资产处置决议；

职责：对公司财务战略方向进行顶层设计。

2.2.2董事会

权限：审批季度预算执行情况、关联方交易；

职责：监督财务政策执行，建立风险预警机制。

2.3执行机构与职责

2.3.1财务部

职责：

1）资金管理：负责银行账户管理、现金流预测（高风险点，需双重复核）；

2）会计核算：确保账实相符（关键控制点：银行对账单逐笔核对）；

3）税务管理：合规申报增值税、消费税（中风险点，需跨部门协同合规部）。

2.3.2审计部

职责：

1）专项审计：每年对预算执行、费用报销实施审计；

2）内控测试：对资金支付流程进行全流程测试（高风险点，需嵌入式控制）。

2.4监督机构与职责

2.4.1内控部

职责：

1）日常监控：通过ERP系统抓取异常交易（中风险点，需每月生成监控报告）；

2）制度宣贯：组织财务内控培训（每年至少4次）。

2.4.2合规部

职责：

1）国际合规：确保REACH合规（高风险点，需跨部门联合检查）；

2）争议解决：处理跨境税务争议。

2.5协调与联动机制

建立“三会一报”协调机制：财务部牵头，每月召开由内控部、审计部、合规部参加的财务风险会，形成会议纪要（需总经理签字）；涉外业务增设属地法务部协调机制。

第三章财务管理标准

3.1管理目标与核心指标

1）资金目标：现金周转率≥5次/年，应收账款周转率≥8次/年；

2）合规目标：税务处罚率≤0.5%；

3）效率目标：单笔付款审批时效≤2个工作日（关键控制点：电子审批系统自动计时）。

3.2专业标准与规范

3.2.1资金管理标准

1）银行账户管理：同一币种保留不超过3家开户行（中风险点，需内控部备案）；

2）现金流预测：每周更新滚动预测（高风险点，需财务总监审核）。

3.2.2资产管理标准

1）存货管理：先进先出法核算，呆滞库存占比≤2%（中风险点，需定期盘点）；

2）固定资产折旧：直线法折旧（高风险点，需审计部抽查固定资产卡片）。

3.3管理方法与工具

1）管理方法：采用PDCA循环管理（Plan-执行-检查-改进）；

2）管理工具：

-ERP系统：实现费用报销自动审批；

-OCR技术：发票智能识别（中风险点，需定期校验数据准确性）。

第四章业务流程管理

4.1主流程设计

1）资金支付流程：申请→财务初审→预算部门复核→财务终审→出纳执行→系统留痕（高风险点：多级审批防越权）；

2）费用报销流程：员工提交→部门主管审核→财务部合规校验→支付（中风险点：大额报销需附第三方凭证）。

4.2子流程说明

4.2.1大额支付子流程

1）超过100万美元支付需经董事会审批；

2）跨境支付需同步完成汇率风险对冲（高风险点，需合规部备案）。

4.3流程关键控制点

1）资金支付：审批权限与金额匹配（如10万元以上需财务总监签字）；

2）费用报销：发票合规性检查（中风险点，需交叉复核系统校验结果）。

4.4流程优化机制

每年6月30日前由财务部牵头复盘，优化建议需经总经理办公会审议（过渡期安排：新流程试行3个月后全面实施）。

第五章权限与审批管理

5.1权限矩阵设计

按“业务类型+金额+层级”划分：

1）采购付款：10万元以下部门经理审批，10-50万元财务总监审批；

2）境外投资：1000万美元以上需董事会审批（禁止表格化表述）。

5.2审批权限标准

1）审批层级：基础费用由财务部审批，重大事项经总经理办公会；

2）异常路径：紧急采购需加急通道，但需附风险评估报告（高风险点，需内控部审核）。

5.3授权与代理机制

授权需书面形式，代理权限不得超1年，临时代理需直属上级签字（最长15个工作日）。

5.4异常审批流程

1）越权审批需次日追补审批；

2）补批需附情况说明（中风险点，需财务总监审核）。

第六章执行与监督管理

6.1执行要求与标准

1）操作规范：ERP系统操作需经双人核对（关键内控环节）；

2）痕迹留存：电子审批需完整记录审批路径，纸质凭证扫描归档。

6.2监督机制设计

1）日常监督：内控部通过系统抓取异常交易（如重复报销）；

2）专项监督：审计部每年对费用报销实施抽样审计。

6.3检查与审计

1）检查频次：月度自查（财务部）、季度抽查（审计部）；

2）审计范围：重大资金支付需覆盖全流程。

6.4执行情况报告

每月5日前提交报告，含审批超期率、违规事项统计及改进建议（需财务总监签字）。

第七章考核与改进管理

7.1绩效考核指标

1）财务指标：预算达成率、坏账率；

2）合规指标：零重大财务处罚。

7.2评估周期与方法

1）月度评估：由内控部出具评分表；

2）年度评估：经审计部复核后提交董事会。

7.3问题整改机制

1）一般问题：7个工作日内整改；

2）重大问题：成立专项小组，30日内提交整改方案（需总经理签字）。

7.4持续改进流程

基于审计、业务变化每月更新制度，重大调整需经董事会审批。

第八章奖惩机制

8.1奖励标准与程序

1）奖励情形：如提前完成资金回笼（物质奖励）；

2）审批流程：由部门推荐→财务部审核→总经理审批。

8.2违规行为界定

1）一般违规：小额报销不合规；

2）严重违规：虚构发票套取资金。

8.3处罚标准与程序

1）分级处罚：一般违规警告，严重违规扣罚绩效；

2）执行程序：调查→告知→处罚→申诉。

8.4申诉与复议

由合规部受理，复议结果5个工作日内出具。

第九章应急与例外管理

9.1应急预案与危机处理

1）资金链危机：启动备用信贷额度，每周更新现金流预测；

2）税务稽查：成立应急小组，合规部全程陪同检查。

9.2例外情况处理

例外申请需附业务说明及风险评估（最长30天，需财务总监签字）。

9.3危机公关与善后

重大财务危机由董事会指定发言人，属地化处理需法务部参与。

第十章附则

10.1制度解释权归属

由公司内控部负责解释。

10.2相关制度索引

1）《财务会计制度》（文号：财字〔2023〕1号）

2）《采购管理办法