归档考核制度

PAGE归档考核制度一、总则（一）目的为了加强公司档案管理，确保档案的完整性、准确性和安全性，提高档案利用效率，特制定本归档考核制度。本制度旨在规范公司各类档案的归档工作流程，明确考核标准，激励员工积极做好档案管理工作，为公司的发展提供有力的支持。（二）适用范围本制度适用于公司各部门、各分支机构以及全体员工在档案形成、收集、整理、归档过程中的考核管理。（三）基本原则1.依法依规原则：严格遵守国家有关档案管理的法律法规以及行业标准，确保档案管理工作合法合规。2.全面覆盖原则：涵盖公司各类业务活动中形成的各种载体的档案，包括但不限于纸质档案、电子档案等。3.及时准确原则：档案的形成、收集、整理和归档应及时、准确，保证档案内容真实反映公司业务活动情况。4.便于利用原则：档案的整理和存储应便于检索、查询和利用，提高档案服务公司发展的效能。二、归档职责与分工（一）档案管理部门职责1.制定规划：负责制定公司档案管理工作规划和年度计划，明确档案管理的目标、任务和要求。2.制度建设：建立健全公司档案管理制度、流程和规范，确保档案管理工作有章可循。3.业务指导：对各部门的档案工作进行业务指导，包括档案收集范围、整理方法、归档要求等方面的培训和指导。4.集中管理：负责集中统一管理公司各类档案，对档案进行分类、编号、编目、装订等整理工作，并进行数字化处理，建立档案数据库。5.监督考核：定期对各部门的档案工作进行监督检查，依据本考核制度进行考核评价，提出改进意见和建议。（二）各部门职责1.指定专人：各部门应指定一名档案管理员，负责本部门档案的日常收集、整理和初步归档工作，并确保档案管理员相对稳定。2.收集整理：按照公司档案管理部门的要求，及时收集本部门在业务活动中形成的各类档案资料，进行分类整理，确保档案资料的完整性和准确性。3.按时归档：定期将整理好的档案移交至公司档案管理部门，不得拖延归档时间。4.配合检查：积极配合公司档案管理部门的监督检查工作，提供相关档案资料和情况说明。（三）员工个人职责1.及时归档：员工在工作过程中形成的各类文件、资料应及时整理，按照公司规定的流程和时间要求移交至本部门档案管理员。2.保证质量：确保个人提交的档案资料真实、准确、完整，字迹清晰，格式规范，符合档案管理要求。3.遵守制度：严格遵守公司档案管理制度，不得擅自销毁、涂改、伪造档案资料。三、归档范围与要求（一）归档范围1.行政管理类：包括公司设立、变更、注销等相关文件；股东会、董事会、监事会会议文件；公司规章制度、工作计划、总结、报告；行政公文、函件、通知等。2.人力资源类：员工招聘、培训、考核、薪酬、福利、劳动合同、离职等相关资料；人事档案、员工奖惩记录等。3.财务审计类：财务预算、决算报表；会计凭证、账簿；审计报告、财务分析资料等。4.业务经营类：市场营销方案、客户资料、销售合同、采购合同、项目策划书、项目进度报告、技术文档、产品研发资料等。5.法务合规类：合同审查意见、法律纠纷处理文件、合规检查报告、知识产权文件等。6.其他类：公司获得的荣誉证书、资质证书；对外宣传资料、企业文化建设相关资料等。（二）归档要求1.文件齐全：归档的文件应完整无缺，如有缺失应及时查找补充。2.内容准确：文件内容应真实、准确，数据计算无误，签字盖章齐全。3.格式规范：文件格式应符合公司统一规定，纸张大小、字体、排版等应保持一致。4.分类清晰：按照档案分类方案进行分类整理，同一类别的档案应集中存放，便于查找。5.标识明确：档案应进行编号、编目，每份档案应标明名称、日期、编号等信息，便于识别和管理。四、归档流程（一）收集1.定期收集：各部门档案管理员应定期（每月/每季度）收集本部门的档案资料，确保档案资料的及时收集。2.随时收集：对于在日常工作中随时产生的重要文件、资料，档案管理员应及时收集，不得遗漏。3.移交清单：档案收集过程中，应填写档案移交清单，详细记录档案的名称、数量、日期等信息，交接双方签字确认。（二）整理1.分类排序：按照档案分类方案对收集到的档案进行分类，同一类别的档案按照时间顺序或重要程度进行排序。2.编号编目：对每份档案进行编号，并编制目录，目录应包含档案编号、名称、日期、来源等信息。3.装订成册：对于纸质档案，应进行装订，确保档案整齐、牢固，便于保存和查阅。（三）审核1.部门初审：各部门档案管理员整理好档案后，应进行初步审核，确保档案资料的完整性、准确性和规范性。2.档案部门复审：公司档案管理部门对各部门移交的档案进行复审，对不符合要求的档案退回原部门重新整理。（四）归档1.库房存放：审核通过的档案按照档案分类方案存放至公司档案库房，不同类别的档案应分区存放。2.电子归档：同时，对纸质档案进行数字化处理，建立电子档案数据库，实现档案的电子化管理和利用。五、考核标准（一）档案收集考核1.及时性：各部门是否按照规定的时间定期收集档案资料，有无拖延现象。2.完整性：收集的档案资料是否齐全，是否涵盖了本部门业务活动中形成的各类文件、资料。3.准确性：收集的档案资料内容是否真实、准确，有无错误或虚假信息。（二）档案整理考核1.规范性：档案整理是否符合公司档案管理规范，分类是否清晰，编号、编目是否准确。2.完整性：整理后的档案是否完整无缺，有无遗漏或缺失文件。3.质量：档案装订是否整齐、牢固，纸张是否完好，字迹是否清晰。（三）档案归档考核1.及时性：是否按照规定的时间将整理好的档案移交至公司档案管理部门，有无逾期未交的情况。2.准确性：移交的档案与档案移交清单记录是否一致，档案编号、名称等信息是否准确无误。3.交接手续：档案交接过程中，交接双方是否签字确认，交接手续是否完备。（四）档案保管考核1.库房环境：档案库房的温度、湿度是否符合要求，是否配备防火、防潮、防虫、防盗等设施。2.档案存储：档案存放是否有序，有无乱堆乱放现象，是否便于查找和利用。3.电子档案管理：电子档案数据库是否安全可靠，数据备份是否及时，有无数据丢失或损坏的情况。（五）档案利用考核1.服务效率：档案管理部门是否及时为公司各部门提供档案查阅服务，满足业务需求。2.利用效果：档案利用是否对公司的决策、业务开展等起到了积极的支持作用。六、考核方式与周期（一）考核方式1.日常检查：档案管理部门定期对各部门的档案工作进行日常检查，检查内容包括档案收集、整理、归档等情况，并做好检查记录。2.定期抽查：每季度或半年对各部门的档案进行定期抽查，按照考核标准进行评分。3.专项检查：针对特定业务活动或重要项目的档案管理情况进行专项检查。（二）考核周期考核周期为每年度一次，每年年底对各部门的档案工作进行全面考核评价。七、考核结果与应用（一）考核结果评定1.优秀：考核得分在90分及以上，档案工作成绩突出，档案管理规范，为公司提供了优质高效的档案服务。2.良好：考核得分在7589分之间，档案工作符合要求，能够较好地完成档案管理各项任务。3.合格：考核得分在6074分之间，档案工作基本达到要求，但存在一些不足之处，需要进一步改进。4.不合格：考核得分在60分以下，档案工作存在严重问题，未能达到公司档案管理的基本要求。（二）结果应用1.表彰奖励：对于考核结果为优秀的部门和个人，公司给予表彰和奖励，可以包括荣誉证书、奖金、晋升机会等。2.绩效挂钩：考核结果与部门和员工的绩效考核挂钩，作为绩效评定的重要依据之一。3.整改要求：对于考核结果为合格及以下的部门，公司下达整改通知书，要求其限期整改，整改期限结束后进行复查。4.责任追究：对于因档案管理不善给公司造成损失或不良影响的部门和个人，按照公司相关规定进行责任追究。八、培训与监督（一）培训1.定期培训：档案管理部门定期组织档案管理知识培训，提高员工的档案管理意识和业务水平。2.专项培训：针对新的档案管理法规、标准或公司档案管理系统升级等情况，开展专项培训活动。3.在线学习：建立档案管理在线学习平台，提供相关学习资料和课程，方便员工随时学习。（二）监