企业汽柴油采购制度

企业汽柴油采购制度第一章总则第一条为规范公司汽柴油采购行为，有效防控采购过程中的专项风险，确保资源供应安全稳定，依据《中华人民共和国合同法》《中华人民共和国反不正当竞争法》等国家相关法律法规，参照行业最佳实践及集团母公司关于供应链风险管理的指导意见，结合公司内部管理需求，特制定本制度。本制度旨在通过明确管理职责、优化业务流程、强化风险防控，提升汽柴油采购的合规性、经济性与安全性，为公司生产经营提供有力保障。第二条本制度适用于公司各部门、下属单位及全体员工，涵盖汽柴油采购计划制定、供应商选择、招标投标、合同签订、物流配送、质量检验、结算支付等全流程业务场景，以及所有涉及汽柴油采购的决策行为与执行活动。第三条本制度下列术语定义如下：（一）汽柴油专项管理：指围绕汽柴油采购业务，通过制度约束、流程优化、风险识别、合规审查等手段，实现采购活动规范化、透明化、风险可控的管理活动。（二）汽柴油采购风险：指在汽柴油采购过程中可能出现的合规风险（如供应商资质不合规、价格异常波动）、操作风险（如合同条款缺失、物流中断）、安全风险（如存储运输不当）及其他潜在损失的可能性。（三）汽柴油采购合规：指汽柴油采购活动严格遵守国家法律法规、行业准则及公司内部管理制度，确保采购行为的合法性、公平性、透明性。第四条汽柴油专项管理遵循以下核心原则：（一）全面覆盖原则：覆盖汽柴油采购业务全流程、全环节、全主体，确保管理无死角。（二）责任到人原则：明确各级管理人员及岗位的职责权限，确保责任主体可追溯。（三）风险导向原则：聚焦高风险环节，实施差异化管控，优先防范重大风险。（四）持续改进原则：定期评估管理效果，优化制度流程，适应内外部环境变化。第二章管理组织机构与职责第五条公司主要负责人对汽柴油采购专项管理负总责，承担最终决策责任；分管领导对专项管理工作负直接领导责任，负责组织落实、监督考核及重大问题决策。第六条设立汽柴油采购专项管理领导小组（以下简称“领导小组”），由公司主要负责人担任组长，分管领导担任副组长，成员包括财务部、采购部、运营部、法务部等相关部门负责人。领导小组主要履行以下职责：（一）统筹协调公司汽柴油采购专项管理工作，审批重大管理制度与方案。（二）决策审批重大采购项目、供应商准入标准及风险处置预案。（三）监督评价各部门专项管理落实情况，定期向公司主要负责人汇报。第七条明确三类主体的职责分工：（一）牵头部门：采购部为汽柴油采购专项管理的牵头部门，负责统筹制度建设、风险识别、流程优化、监督考核及培训宣贯等工作。（二）专责部门：法务部负责采购合同的合规审核、法律风险防控；财务部负责采购预算管理、资金支付合规性审查；运营部负责物流配送与质量检验监督。（三）业务部门/下属单位：各使用单位负责提出汽柴油需求计划，落实供应商主体责任，配合开展质量投诉处理及信息反馈。第八条基层执行岗位的合规操作责任：（一）采购专员须严格执行供应商尽职调查、招标流程及合同签订规范，确保业务操作合规。（二）仓库管理员须遵守汽柴油存储运输安全规定，及时上报异常情况。（三）财务人员须确保采购资金审批流程完整、凭证齐全，防范资金风险。（四）所有员工须签署岗位合规承诺书，对自身行为负责，并履行风险上报义务。第三章专项管理重点内容与要求第九条供应商尽职调查：采购部须建立合格供应商名录，对新增供应商实施“一查五看”机制（查看资质、看经营记录、看财务状况、看安全生产记录、看征信记录），每年复核一次，确保供应商满足资质、信誉、生产能力及安全标准。第十条招标投标规范：（一）汽柴油采购项目达到一定金额的，须通过公开招标或邀请招标方式实施，招标文件须明确技术参数、商务条款、评标标准及违约责任。（二）严禁化整为零规避招标，严禁指定供应商或排斥潜在竞争者。第十一条合同签订管理：（一）采购合同须包含汽柴油规格型号、数量、价格、质量标准、交货方式、违约责任等核心条款，并由法务部进行合规性审查。（二）禁止签订“阴阳合同”，确保合同内容与实际采购需求一致。第十二条物流配送管控：（一）物流服务商须具备相应资质，运输车辆须符合安全标准，并安装GPS定位系统。（二）建立运输途耗管理机制，超出合理损耗须由供应商承担，并保留证据。第十三条质量检验要求：（一）指定第三方检测机构或内部实验室对到货汽柴油进行抽检，检验报告须存档备查。（二）发现质量问题的，须立即启动拒收程序，并追究供应商责任。第十四条价格波动防控：（一）建立汽柴油价格监测机制，定期分析市场动态，必要时启动价格联动调整机制。（二）禁止利用信息优势操纵采购价格，严禁利益输送。第十五条风险分级管控：（一）将汽柴油采购风险划分为一般风险（如供应商资质不全）与重大风险（如采购流程违规），实施差异化管控措施。（二）对重大风险实行“一票否决”，相关业务须暂停直至风险消除。第十六条异常行为禁止：（一）严禁通过关联交易或围标串标方式谋取不正当利益。（二）严禁转包分包采购业务，确需委托第三方须签订合规协议。第四章专项管理运行机制第十七条制度动态更新机制：采购部每年至少组织一次制度评估，根据法规变化、市场反馈及内部管理需求，及时修订制度条款。第十八条风险识别预警机制：（一）采购部每季度开展专项风险排查，结合行业动态、供应商行为及内部审计结果，形成风险清单。（二）对重大风险发布预警通知，要求相关单位制定应对预案。第十九条合规审查机制：（一）将专项合规审查嵌入业务流程，采购计划须经领导小组审批，合同签订须附法务部意见。（二）明确“未经合规审查不得实施”原则，违者追究责任。第二十条风险应对机制：（一）一般风险由业务部门自行处置，重大风险须上报领导小组协调解决。（二）建立应急采购预案，在极端情况下可启动简化流程，但须事后补办手续。第二十一条责任追究机制：（一）违规情形包括但不限于供应商选择不合规、价格泄露、合同违约等，根据情节轻重处以警告、罚款、降职或纪律处分。（二）将违规行为记入个人征信档案，并与绩效考核挂钩。第二十二条评估改进机制：（一）每年对专项管理体系运行效果进行评估，包括风险控制率、成本节约率等指标。（二）评估结果作为制度优化的重要依据，形成闭环管理。第五章专项管理保障措施第二十三条组织保障：各级领导须定期研究专项管理工作，解决重大问题，确保制度有效落地。第二十四条考核激励机制：（一）将专项合规情况纳入部门年度考核指标，占比不低于X%。（二）对表现突出的部门/个人予以奖励，对违规者取消评优资格。第二十五条培训宣传机制：（一）管理层须接受合规履职培训，每年不少于X小时。（二）一线员工须掌握操作规范，通过考核后方可上岗。第二十六条信息化支撑：（一）开发汽柴油采购管理系统，实现供应商管理、招标投标、合同跟踪等流程线上化。（二）通过系统自动监控风险点，实现风险实时预警。第二十七条文化建设：（一）编制《汽柴油采购合规手册》，发放至所有相关人员。（二）每年开展合规承诺活动，签订承诺书，营造全员合规氛围。第二十八