企业微信办公平台使用及管理规范

企业微信办公平台使用及管理规范一、引言随着数字化办公的深入推进，企业微信作为高效协同的办公平台，已成为连接企业内部沟通、信息传递、业务管理的重要纽带。为确保平台使用的规范性、安全性与高效性，保障公司信息资产安全，提升整体工作效率，特制定本规范。本规范旨在明确全体员工在使用企业微信过程中的权利与义务，规范操作行为，营造有序的数字化办公环境。二、适用范围本规范适用于公司全体员工（包括正式员工、试用期员工及其他为公司提供劳务的人员）在工作期间对企业微信办公平台的所有使用行为。所有用户均有义务认真学习并严格遵守本规范，各部门负责人应带头执行，并监督本部门员工的规范使用。三、账号管理规范（一）账号申请与开通员工入职后，由人力资源部门统一为其申请开通企业微信账号。账号信息应真实、准确，与员工工号、姓名等身份信息一致。员工需提供必要的个人信息配合账号开通，并对账号的真实性负责。（二）账号使用与保管1.企业微信账号是员工开展工作的重要工具，仅限本人使用，严禁转借、出租、出售或交由他人代管。2.员工应妥善保管个人账号密码及登录凭证，定期更换密码，避免使用过于简单或与个人信息相关的密码。切勿将密码告知他人或在非工作设备上随意保存。3.登录企业微信后，应保持账号处于安全状态。离开工作岗位时，需及时锁定设备或退出登录，防止账号被他人冒用。4.如发现账号异常登录、密码泄露或遗失，应立即修改密码并向公司IT部门（或指定管理员）报告。（三）账号信息维护员工个人信息（如姓名、部门、联系方式等）发生变更时，应及时通过企业微信或向人力资源部门申请更新，确保账号信息的准确性，以便工作沟通与协作。（四）账号停用与注销员工离职、调岗或因其他原因不再需要使用企业微信账号时，应按照公司规定办理账号交接手续，并配合完成账号的停用或注销工作。离职员工应主动清理个人设备上与企业微信相关的敏感数据。四、沟通与协作规范（一）即时消息沟通1.沟通礼仪：使用企业微信进行沟通时，应遵守基本的职业礼仪，语言文明、表达清晰、态度谦和。避免使用不恰当、不礼貌或引起误解的言辞、表情符号及网络俚语。2.信息传递：重要工作信息应通过企业微信及时、准确传递。对于紧急事项，可结合电话等其他方式进行提醒，但事后应在企业微信补充记录，确保信息可追溯。3.消息处理：员工应养成及时查看和处理企业微信消息的习惯，对于工作相关的消息，原则上应在当日内予以响应或处理。对于无法立即回复的，可先告知对方大致处理时间。4.避免骚扰：非工作时间应尽量避免发送非紧急工作消息，以免打扰他人休息。确需发送的，应注明事由并表示歉意。禁止发送与工作无关的闲聊信息、垃圾信息、谣言或其他不良内容。（二）群聊管理1.群组创建：创建工作群应遵循必要性原则，仅限因工作需要而建。群名称应规范，能清晰反映群组的用途、部门或项目等信息。2.成员管理：群创建者或管理员应负责群成员的添加与移除，确保群成员与群组功能相关。对于离职或不再参与相关工作的成员，应及时移出群组。4.敏感信息：严禁在群内（尤其是包含外部联系人的群）发布公司商业秘密、涉密信息、未经证实的内部消息或其他敏感内容。（三）会议与日程1.会议发起：通过企业微信发起会议时，应提前明确会议主题、时间、参会人员及议程，并确保参会人员能够及时收到会议通知。2.会议参与：参会人员应按时参加会议，因故无法参加的应提前请假。会议期间应遵守会议纪律，保持专注，积极参与讨论。3.日程管理：员工可利用企业微信日程功能管理个人工作安排，并与同事共享必要的日程信息，以便更好地协同工作。五、信息发布与传播规范（一）内容真实性与严肃性在企业微信平台发布任何信息（包括但不限于朋友圈、聊天、公告、汇报等），均需确保内容真实、准确、完整，严禁发布虚假信息、谣言或夸大其词的内容。信息发布应保持专业、严肃的工作态度。（二）官方信息与个人言论区分公司官方信息应以指定账号或渠道发布。员工个人在企业微信的言论仅代表个人观点，需谨慎发言，避免以个人名义发表与公司立场不符或可能对公司造成不良影响的言论。（三）工作汇报与审批员工应按照公司规定，通过企业微信及时、准确提交工作汇报，发起或处理各类审批流程。汇报内容应客观、详实，审批操作应基于事实和公司制度进行。六、应用与功能使用规范（一）合规使用（二）文件与数据管理1.文件存储与共享：通过企业微信微盘等功能存储和共享工作文件时，应注意文件的分类管理，确保命名规范，便于查找。共享文件时，应根据文件重要性和敏感性设置合适的访问权限。2.数据安全：严禁利用企业微信私自传输、存储、处理公司核心机密数据或敏感信息。对于通过企业微信接收的工作文件，应妥善保管，不得随意转发给无关人员。（三）外部联系人管理添加外部联系人（客户、合作伙伴等）时，应注明真实身份及添加事由，获得对方同意后进行添加。与外部联系人沟通时，应遵守公司商业行为准则，维护公司形象，谨慎处理相关业务信息。七、安全与保密规范（一）信息安全意识全体员工应高度重视信息安全，树立“人人都是信息安全第一责任人”的意识，严格遵守公司信息安全及保密相关规定。（二）禁止行为1.严禁利用企业微信平台制作、复制、发布、传播违反国家法律法规、损害公司利益或声誉、侵犯他人合法权益的信息。2.严禁利用企业微信从事任何危害公司网络安全、信息系统安全的行为。3.严禁泄露企业微信平台的系统配置、管理密码等敏感信息。4.严禁在非公司授权的设备上安装、登录企业微信，或将企业微信数据备份至不安全的存储介质。（三）设备安全员工应确保个人工作设备（电脑、手机等）的安全，安装必要的安全软件，及时更新系统及应用补丁，防止病毒、木马等恶意程序入侵，避免因设备安全问题导致企业微信账号被盗或信息泄露。（四）异常情况报告如发现企业微信账号异常、信息泄露、系统故障或其他安全隐患，应立即停止相关操作，并第一时间向公司IT部门（或指定管理员）报告，以便及时采取应对措施。八、管理职责（一）企业管理职责公司IT部门（或指定的行政/综合管理部门）作为企业微信平台的归口管理部门，负责平台的日常运维、技术支持、功能配置、安全监控及本规范的解释与修订。同时，负责对员工使用情况进行必要的指导、监督与检查。（二）部门管理职责各部门负责人为本部门员工企业微信规范使用的第一责任人，应组织本部门员工学习并严格遵守本规范，加强日常监督与管理，及时纠正不规范使用行为，确保本部门在企业微信平台上的沟通与协作高效、有序。（三）员工自律责任每位员工均有责任和义务遵守本规范及公司其他相关规定，规范使用企业微信，维护良好的办公秩序和信息安全。九、附则1.本规范未尽事宜，应参照公司其他相关管理制度执行。2.对于违反本规范的行为，公司将视情节严重程度，依据相关规定对责任人进行批评