物业公司租赁合同管理规范

物业公司租赁合同管理规范前言租赁合同作为物业公司经营管理活动中的重要法律文件，直接关系到物业资产的安全、收益的稳定以及与租户间的和谐关系。为规范公司租赁合同的全过程管理，明确各环节职责，防范经营风险，保障公司及相关方合法权益，特制定本规范。本规范适用于公司所有物业项目的租赁业务，全体相关从业人员均需严格遵照执行。一、合同签订前的准备与审批（一）租赁需求与物业信息确认在启动租赁程序前，物业项目负责人需会同相关部门，明确拟出租物业的具体信息，包括但不限于位置、面积、户型、配套设施及租赁用途限制。同时，需结合市场行情与物业实际情况，初步拟定租金标准、租赁期限、付款方式等核心租赁条件，并对潜在租户的行业背景、经营状况及信誉度进行初步评估，确保租赁行为符合物业整体规划及法律法规要求。（二）租户筛选与资质审查租赁意向达成初期，应对租户进行必要的资质审查。审查内容通常包括租户的营业执照、相关行业经营许可（如需）、法人身份证明或授权委托书等。对于企业租户，可要求提供近期财务报表或银行资信证明，以评估其履约能力。个人租户则需核实身份证件及稳定收入来源证明。严禁向不符合法律法规规定或经营风险较高的单位或个人出租物业。（三）租赁方案审批根据初步洽谈结果及租户资质情况，制定详细的租赁方案。方案应包含租赁物业概况、租户信息、租赁期限、租金标准及支付周期、免租期（如有）、物业管理费及其他费用的承担方式、租赁用途、装修要求及免租期、违约责任等核心条款。租赁方案需按公司规定的审批权限逐级报批，未经审批通过，不得进入合同正式谈判阶段。二、合同的谈判与签署（一）合同文本的选用与拟定公司应采用经法务部门审核或认可的标准租赁合同文本。对于特殊情况或复杂租赁项目，可在标准文本基础上进行补充或修改，但需确保补充修改条款的合法性与公允性。合同条款的拟定应严谨、明确，避免使用模糊或易产生歧义的表述。特别是关于租金支付、违约责任、房屋返还条件、维修责任划分等关键条款，必须清晰、具体。（二）合同谈判要点合同谈判应基于已审批的租赁方案进行。谈判过程中，需就合同条款与租户进行充分沟通，对双方权利义务进行明确界定。对于租户提出的特殊要求或对标准合同条款的修改建议，应审慎评估其合理性与风险，必要时咨询法务部门意见。谈判人员应做好谈判记录，重大事项的变更需及时上报审批。（三）合同签署规范合同文本经双方协商一致后，应由授权代表签署。签署前，需再次核对合同内容与审批方案的一致性，以及租户签约人的授权权限。合同签署应使用公司公章或合同专用章，确保印章清晰、规范。多页合同应加盖骑缝章，个人签名需同时注明日期。合同签署后，应向租户提供加盖公章的合同文本，并由租户签收确认。三、合同履行过程中的管理（一）租金及相关费用的催收与记录财务部门或指定专人负责租金及其他约定费用的按时催收工作。应建立清晰的租金台账，记录租金支付情况、逾期情况及相应的滞纳金计算。对逾期未支付租金的租户，应按照合同约定及时发送催收通知，并保留相关凭证。同时，定期与租户进行账务核对，确保双方账目清晰无误。（二）物业的交付与接管合同生效后，应按照合同约定的时间和标准向租户交付物业。交付时，需与租户共同对物业的状况（包括水电表底数、设施设备完好情况、装修状况等）进行清点、确认，并签署《物业交接确认书》。对于租户提出的装修需求，应审查其装修方案是否符合消防、安全及物业整体规划要求，并签订《装修管理协议》。（三）租赁期间的物业维护与管理物业公司应按照合同约定及物业服务标准，对租赁物业及公共区域进行日常维护和管理，确保物业的正常使用。对于租户在租赁期间提出的维修请求，应及时响应并妥善处理。同时，应定期对租户的使用情况进行巡查，防止租户擅自改变租赁用途、损坏物业设施或从事违法违规活动。发现问题及时与租户沟通，必要时采取相应措施。（四）租户沟通与关系维护建立畅通的租户沟通渠道，定期与租户进行沟通，了解其经营状况及需求，及时处理租户反馈的意见和建议。对于租户在经营过程中遇到的合理困难，在不违反合同及公司规定的前提下，可酌情提供必要的协助与支持，以维护良好的租赁关系，提高租户满意度和续约率。四、合同的变更、终止与续约（一）合同变更租赁期内，如因特殊情况需对合同条款进行变更（如租金调整、租赁面积变更、租赁期限延长等），双方应协商一致并签订书面的《合同变更协议》。变更协议的签订流程及审批权限参照原合同执行。严禁口头变更合同重要条款。（二）合同终止合同终止分为正常终止与提前终止。正常终止应在租赁期满前，提前通知租户办理物业返还手续。提前终止合同的，需符合合同约定或法律规定的情形，并按照合同约定承担相应的违约责任。无论何种原因终止合同，均需与租户办理正式的物业交接手续，结清所有费用，签署《合同终止确认书》。（三）合同续约租赁期满前，应根据租户履约情况、物业市场行情及公司经营策略，评估是否与租户续约。如决定续约，应提前与租户沟通，协商续约条件，并按照新合同的审批流程办理续约手续，签订新的租赁合同或《续约协议》。如不续约，应提前通知租户，并协助其做好搬迁及物业返还工作。五、合同档案管理（一）档案的建立与归档所有租赁合同及相关文件（包括但不限于租赁方案审批件、租户资质证明、合同谈判记录、合同文本、补充协议、交接确认书、付款凭证、催收通知、维修记录、终止协议等）均应建立完整的档案。档案应按照项目或租户进行分类、编号，专人负责管理。电子档案与纸质档案应同步建立，并确保内容一致。（二）档案的保管与查阅合同档案应存放在安全、干燥、通风的场所，采取防火、防潮、防虫、防盗等措施。档案保管期限应符合国家相关规定及公司档案管理制度要求。内部人员查阅合同档案需履行审批手续，并做好查阅记录。外部单位或个人查阅，需凭有效证明并经公司领导批准。（三）档案的保密租赁合同及相关文件包含公司商业秘密，档案管理人员及所有接触档案的人员均负有保密义务。严禁未经授权擅自复制、传播或向第三方泄露合同信息。六、附则本规范由公司物业管理部（或指定部门）负责解释和修订。各物业