人力资源档案管理规范与模板

人力资源档案管理规范与模板一、规范适用范围与核心应用场景本规范适用于各类企事业单位（含国企、民企、外资企业等）人力资源部门的档案管理工作，旨在通过标准化流程保证员工信息的完整性、准确性与安全性。核心应用场景包括：新员工入职建档：员工入职时收集基础信息，形成个人初始档案；在职期间信息更新：员工岗位、学历、联系方式等发生变化时，同步更新档案内容；离职档案处理：员工离职时完成档案交接、归档或转递；内部管理调用：部门晋升、薪酬调整、劳动纠纷处理等场景需查阅档案信息；外部合规对接：如社保、税务审计等需提供档案证明材料时。二、档案管理全流程操作指引（一）新员工入职档案建立材料收集入职当日，向新员工发放《员工入职材料清单》（含证件号码复印件、学历学位证书复印件、体检报告、一寸照片、离职证明等），要求员工在3个工作日内提交完整材料。人力资源专员核对材料原件与复印件一致性，保证无缺漏、无涂改。信息录入登录人力资源管理系统（或Excel档案表），按《员工基本信息登记表》字段逐项录入信息，包括：员工编号、姓名（*）、性别、出生日期、证件号码号、联系方式、紧急联系人、学历、入职日期、岗位、部门、合同期限等。录入完毕后，由员工本人核对信息并签字确认，保证与提交材料一致。档案封装与归档将入职材料按顺序整理（原件或加盖“复印件与原件一致”章的复印件），使用档案袋封装，袋面标注“员工姓名+入职日期+档案编号”（如：*明_20240501_001）。将档案袋移交档案管理员，录入档案管理系统，更新档案状态为“在职-在档”。（二）在职期间档案动态维护信息变更触发当员工发生以下变更时，由员工本人或部门负责人向人力资源部门提交《员工信息变更申请表》：岗位调动、薪酬调整、联系方式更新、学历提升、婚姻状况变更等。材料审核与更新人力资源专员核对变更申请与佐证材料（如岗位调动通知、学历证书复印件等），材料齐全后，在1个工作日内完成档案系统信息更新。更新后，将新材料补充至对应档案袋，并在档案袋内《档案材料目录》中注明变更日期及内容。年度档案核对每年12月，人力资源部门组织全员档案核对，通过线上系统核对或员工线下签字确认的方式，保证档案信息与实际情况一致，形成《年度档案核对报告》。（三）档案查阅与调用管理查阅权限审批因工作需要查阅档案的，需填写《档案查阅申请表》，说明查阅事由、查阅人、查阅内容。查阅权限分级：普通员工可查阅本人档案（需部门经理审批）；部门经理及以上人员可查阅本部门员工档案（需人力资源总监审批）；外部单位查阅需提供单位介绍信及经办人证件号码，经公司分管领导审批。查阅流程执行档案管理员核对审批通过后的《档案查阅申请表》，安排查阅人在指定区域（如档案室）查阅，全程陪同，严禁携带拍照设备或外传档案内容。查阅后，查阅人需在《档案查阅登记表》上签字确认，注明查阅日期及内容摘要。外借与复制管控原则上档案原件不外借，确因特殊需要（如法律诉讼）外借的，需经公司总经理审批，借阅期限不超过3个工作日，到期归还时需检查档案完整性。复制档案材料需加盖“档案专用章”，注明“复印件与原件一致”及复制日期，复制件仅供本次使用，不得转借。（四）离职档案处理离职档案整理员工办理离职手续时，人力资源专员整理其档案材料，包括：劳动合同、离职申请表、工作交接单、社保公积金停缴证明、奖惩记录等，形成《离职档案材料清单》。档案交接与转递对于离职后需转递档案的（如入职新单位），人力资源专员在员工离职后15个工作日内，通过机要或EMS方式转递档案，并留存《档案转递回执》。对于离职后暂留档案的（如未就业期间），将档案存放于公司档案室，标注“离职-暂存”，保存期限不超过2年，超期未处理的按相关规定销毁。档案销毁管理对于超过保存期限的离职档案（如离职满5年且无历史纠纷），由人力资源部门提出销毁申请，经法务部门审核、公司分管领导审批后，由2人以上监督销毁，并填写《档案销毁记录表》，注明销毁档案编号、日期、监销人等信息。三、标准化档案模板清单（一）员工基本信息登记表序号字段名称填写说明示例内容1员工编号公司统一分配EMP202405010012姓名与证件号码一致*明3证件号码号18位号码110101199001014联系方式常用手机号56785紧急联系人姓名+关系+电话（父亲）139876543216学历学位最高学历及学位本科/学士7入职日期劳动合同起始日期2024-05-018岗位名称当前任职岗位人力资源专员9所属部门所在部门人力资源部10合同期限劳动合同约定期限（年/月）3年（二）员工信息变更申请表申请日期员工编号姓名原信息内容变更后信息内容变更原因附件材料部门意见人力资源部审批2024-06-01EMP20240501001*明联系方式：5678联系方式机号变更证件号码复印件同意变更同意，系统已更新（三）档案查阅申请表查阅日期查阅人所属部门查阅事由查阅档案编号查阅内容摘要审批人审批意见档案管理员签字2024-06-10财务部办理社保转移EMP20240501001入职时间、证件号码信息（总监）同意查阅赵六（四）离职档案材料清单员工姓名离职日期档案编号材料名称份数备注（页码/状态）整理人审核人*明2024-06-30EMP20240501001劳动合同11-5页离职申请表1已签字工作交接单1已完成社保停缴证明12024-07月起停缴四、关键管理注意事项信息准确性保障档案录入后必须经员工本人核对签字，信息变更需提供书面佐证材料，严禁未经审核擅自修改档案内容。保密性管理档案室实行专人管理，配备防盗门窗、消防设备，非工作时间落锁；接触档案人员需签订《保密协议》，严禁泄露员工个人信息。及时性要求入职档案需在员工入职后5个工作日内完成建立；信息变更需在材料提交后1个工作日内更新；离职档案需在离职后10个工作日内整理完毕。合规性遵循档案保存期限符合《档案法》及公司规定，离职档案保存期限不少于5年；销毁档案需经多