企业合同审查及管理文档模板

企业合同审查及管理一、适用范围与核心应用场景新合同签订前审查：针对采购、销售、合作、服务、租赁等类型合同，从法律、业务、财务多维度把控风险，保证条款合规、权责清晰。合同履行过程监控：对已签订合同的履行进度、款项支付、变更情况等进行跟踪，及时发觉并解决履约异常。合同到期与归档管理：对合同到期续签、终止、结算等事项进行规范化处理，保证合同档案完整、可追溯。合同风险复盘优化：定期对审查及履约中的高频风险点进行汇总分析，持续优化合同模板及管理流程。二、合同审查及管理全流程操作指南（一）合同接收与初步登记合同接收：业务部门通过OA系统、邮件或纸质形式提交合同草案，同步附上合作方基础资料（如营业执照复印件、授权委托书等）。信息登记：使用《合同审查登记表》（见模板1）记录合同基本信息，包括合同编号、合同名称、合作方全称、合同类型、标的金额、签订urgency、提交部门、经办人*某、联系方式等，保证信息完整无遗漏。分类流转：根据合同类型（如采购类、销售类、服务类）及金额分级，确定审查路径（如小额合同由业务部门初审+法务终审，大额合同需财务、技术部门联审）。（二）主体资格审查基础资料核验：审查合作方是否为合法存续的企业，核验营业执照（是否在有效期内、经营范围是否涵盖合同业务）、法定代表人证件号码明，若为授权代表签订，需核对授权委托书（载明授权范围、权限、期限）及授权代表证件号码。履约能力评估：通过“信用中国”“国家企业信用信息公示系统”等公开渠道查询合作方信用记录（有无失信、行政处罚、涉诉信息）；必要时可通过第三方征信机构或实地调研评估其财务状况、产能、技术实力等。填写主体审查表：将审查结果录入《合同主体资格审查表》（见模板2），明确“通过”“不通过”或“补充材料”结论，对存在重大风险（如被列为失信被执行人）的主体，暂停合同签订流程并上报。（三）合同条款逐项审查核心条款审查：主体信息：合同双方名称、统一社会信用代码、地址等是否与营业执照一致，避免简称或错误表述。标的与数量：标的名称、规格、型号、质量标准是否明确（如国家标准、行业标准或双方约定标准），数量、单位是否准确，避免“一批”“大概”等模糊表述。价款与支付：金额大小写是否一致，支付方式（转账、承兑等）、账户信息（户名、开户行、账号）是否准确，支付条件（如验收合格后30日内）是否合理，避免“款项付清后提供发票”等风险条款。履行期限与地点：交货/服务完成时间是否明确，履行地点（如“甲方所在地”“项目现场”）是否具体，涉及管辖法院或仲裁机构时需与履行地点关联。违约责任：双方违约责任是否对等（如逾期付款违约率、逾期交货违约率是否一致），违约金计算方式是否合理（避免过高或过低），是否约定定金条款（定金不超过主合同标的额的20%）。争议解决：明确约定由“甲方所在地有管辖权的人民法院”或“仲裁委员会仲裁”，避免“双方协商解决”等无实质争议解决方式的条款。辅助条款审查：保密条款：明保证密范围、期限（如合同履行后3年）、保密义务主体（含合作方员工、第三方服务商）。不可抗力：定义是否清晰（如自然灾害、社会异常事件），是否约定通知义务及免责情形。合同变更与解除：变更需书面确认，解除条件是否明确（如一方违约超过30日未补救），解除后的结算、返还条款是否完备。出具审查意见：将审查发觉的问题（如条款模糊、风险点）及修改建议记录在《合同条款审查表》（见模板3）中，标注“修改后通过”“不通过”或“补充说明”，反馈至业务部门修订。（四）多部门联审与审批业务部门初审：业务部门根据审查意见修订合同，确认条款是否符合业务需求，保证标的、价格、履行方式等与前期沟通一致。法务部门终审：法务部门重点审查法律合规性、风险点，对重大合同（如金额超100万元、涉外合同）出具《法律风险评估报告》。财务部门会签：财务部门审核价款支付方式、税务处理（如发票类型、税率）、财务入账条款是否符合企业财务制度。管理层审批：根据合同金额分级审批（如50万元以下由部门总监审批，50-500万元由分管副总审批，500万元以上由总经理审批），审批通过后形成《合同审批表》（见模板4）。（五）合同签订与分发文本定稿：审批通过后，使用最终版合同文本（保证所有修改痕迹已清除），采用书面形式（一式X份，根据合作方数量+归档需求确定份数），如需电子版需与纸质版具有同等法律效力。签署规范：双方签字/盖章需清晰，法定代表人或授权代表签字需与身份信息一致，公章需为合同专用章或公章（避免使用财务章、部门章），骑缝章需加盖完整。分发与归档：签订后3个工作日内，将合同正本由行政部统一归档，副本分发至业务部门、财务部、法务部，同步在合同管理系统中更新合同状态为“已签订”。（六）履行跟踪与变更管理履行监控：业务部门按月填写《合同履行跟踪表》（见模板5），记录履行进度（如“已完成80%”“验收中”）、款项支付情况、是否存在违约行为（如对方逾期交货、质量不达标），对异常情况及时上报并启动应对措施（如发函催告、暂停支付）。合同变更：履行中需变更（如标的、金额、履行期限）时，应签订《合同变更协议》（参照原合同审查流程），避免口头约定；变更协议作为原合同附件，与原合同具有同等效力。争议处理：发生争议时，优先通过协商解决；协商不成的，按争议解决条款约定通过仲裁或诉讼解决，过程中需留存沟通记录、函件、证据等材料。（七）合同终止与归档到期处理：合同到期前30日，业务部门评估是否续签，需续签的启动新合同审查流程；无需续签的，通知合作方办理终止手续（如结算、返还资料）。结算与清点：合同终止后，财务部门完成款项结算、发票开具等事宜；业务部门与合作方共同清点资产（如设备、资料），形成《合同终止交接单》（见模板6）。档案归档：合同履行完毕或终止后，将合同文本、审批表、变更协议、履行记录、争议处理材料等整理成册，按“合同编号+合作方名称”分类归档，电子档备份至企业服务器，保存期限不少于合同履行完毕后5年。三、核心工具模板清单模板1：合同审查登记表合同编号合同名称合作方全称合同类型（□采购□销售□服务□租赁□其他）标的金额（元）提交日期提交部门经办人*某联系方式审查路径（□小额□大额□专项）备注模板2：合同主体资格审查表合作方名称统一社会信用代码营业执照有效期法定代表人授权代表（如有）授权委托书编号授权范围信用记录（□无失信□有失信□涉诉）履约能力评估（□优□良□中□差）审查结论（□通过□不通过□补充材料）审查人*某审查日期模板3：合同条款审查表序号审查条款原条款内容存在问题修改建议审查结果（□修改后通过□不通过□补充说明）审查人*某审查日期1主体信息乙方：科技有限公司乙方营业执照名称为“科技发展有限公司”，简称不一致修改为“乙方：科技发展有限公司”或补充“以下简称乙方，与营业执照一致”修改后通过张*2024-03-012履行期限2024年6月底前交付模糊表述，“6月底”指6月30日24时还是6月30日上班前？明确为“2024年6月30日17:00前交付”修改后通过李*2024-03-013违约责任甲方逾期付款，按日万分之五支付违约金违约金过高（可能超过LPR的4倍），存在被调减风险调整为“按日万分之三支付违约金，但累计不超过合同总金额的10%”修改后通过王*2024-03-01模板4：合同审批表合同名称合同编号标的金额提交部门经办人*某审批意见业务部门意见：负责人签字：日期：法务部门意见：负责人签字：日期：财务部门意见：负责人签字：日期：管理层审批：□部门总监□分管副总□总经理签字：日期：模板5：合同履行跟踪表合同编号合同名称合作方履行阶段（□签订□履行中□验收□结算□终止）本月进度款项支付情况（□已付□部分支付□未付）异常情况（□无□逾期□质量问题□其他）应对措施跟踪人*某跟踪日期模板6：合同终止交接单合同编号合同名称合作方终止原因（□到期□协商解除□违约解除）交接内容（□资料□设备□款项□其他）交接数量/金额交接人接收人监交人交接日期四、使用过程中的关键提示审查时效性：常规合同需在提交后3个工作日内完成审查，紧急合同（如需24小时内签订）可启动加急流程，但不得简化核心审查环节。保密要求：合同文本及审查过程中涉及的商业信息、财务数据等需严格保密，仅限参与审查人员知悉，不