采购流程合规性检查及风险控制清单

采购流程合规性检查及风险控制清单一、适用场景与触发条件本工具适用于企业采购全生命周期中的合规性监控与风险防范，具体场景包括：新供应商引入前的合规评估：首次合作供应商的资质审查、背景调查；采购项目执行中的过程监控：大额采购、特殊品类采购（如服务类、定制化采购）的流程合规性抽查；采购活动结束后的审计复盘：季度/年度采购合规性自查、专项采购项目审计；监管机构检查应对：外部审计、税务核查、合规检查前的内部自查准备。二、采购全流程合规检查操作指引（一）需求确认阶段检查目标：保证采购需求真实、合理，符合业务目标及预算约束。操作步骤：需求完整性核查：核对《采购需求申请表》是否包含需求部门、采购内容、规格参数、数量、预算金额、紧急程度等核心要素，是否经需求部门负责人*审批签字；预算匹配性检查：确认采购预算是否纳入年度/季度预算计划，预算金额是否在部门可用额度内，超预算需求是否按规定履行追加审批流程；需求合理性评估：核查采购内容是否与部门职能、业务计划匹配，是否存在“为采购而采购”或虚构需求的情况（如重复采购、非必要采购）。常见风险点：需求描述模糊导致后期争议、预算超支未审批、虚假需求套取资金。（二）供应商选择阶段检查目标：保证供应商引入过程公平、公正、公开，符合采购方式规定。操作步骤：采购方式合规性确认：根据采购金额、品类及企业制度，确认是否采用正确的采购方式（如公开招标、竞争性谈判、单一来源采购等），是否符合“三重一大”决策要求；供应商资质审查：核查供应商营业执照、相关行业资质证书（如ISO认证、经营许可证等）、财务状况报告（近一年审计报告）、业绩证明材料是否真实有效，是否存在资质过期、超范围经营情况；供应商筛选过程留痕：对于招标或竞争性谈判项目，检查供应商入围名单是否经过集体评审，评审记录（含评审意见、打分表）是否完整、签字齐全，是否存在倾向性、排他性条款；廉洁风险排查：核查供应商与采购相关人员是否存在关联关系（如亲属、利益往来），是否按规定履行利益冲突申报。常见风险点：应招未招、资质造假、围标串标、利益输送。（三）合同签订阶段检查目标：保证合同条款合法、严谨，权利义务对等。操作步骤：合同文本规范性审核：检查合同是否采用企业标准模板，非标合同是否经法务部门*审核；核对合同主体（供应商名称、地址）与中标/谈判结果一致，合同金额、标的物信息是否与采购需求一致；核心条款完整性检查：重点关注交付时间、质量标准、验收方式、付款条件、违约责任、知识产权归属、争议解决方式等条款是否明确，是否存在模糊表述（如“尽快”“大概”）；合同审批流程核查：确认合同是否按企业审批权限逐级报批（如采购经理、财务总监、总经理*），审批手续是否齐全。常见风险点：合同条款漏洞导致履约争议、付款条件约定不清、违约责任缺失。（四）订单执行与交付阶段检查目标：保证供应商按合同约定履约，交付过程可控。操作步骤：订单一致性核对：检查《采购订单》信息（数量、规格、交付时间、地点）是否与合同条款一致，是否存在未经批准的订单变更；履约过程跟踪：对于定制化或周期较长的采购项目，核查是否建立履约跟踪台账，记录供应商生产/服务进度、关键节点确认情况；交付验收规范：确认验收是否由需求部门、采购部门、质检部门（如涉及）共同参与，验收标准是否依据合同约定，验收记录（含验收报告、签收单）是否签字齐全，不合格品是否按规定处理（如退换货、索赔）。常见风险点：交付延迟、质量不达标、验收流于形式、未及时处理履约偏差。（五）付款结算阶段检查目标：保证付款依据充分，资金支付安全。操作步骤：付款资料完整性核查：核对《付款申请表》是否附合同复印件、验收报告、供应商开具的合规票据（如增值税专用发票），发票信息（名称、税号、金额）与合同、验收记录是否一致；付款审批流程检查：确认付款是否按合同约定进度执行，付款审批手续是否完整（如采购经理、财务负责人审批），大额付款是否需额外增加总经理*审批；资金支付合规性：核查付款账户是否为合同约定的供应商对公账户，是否存在个人账户收付款情况，是否存在预付款超额或超期未结算问题。常见风险点：虚假票据、付款账户异常、超合同付款、资金挪用。三、采购流程合规性检查与风险控制清单表检查环节检查内容合规标准潜在风险点控制措施责任岗位检查结果（合规/不合规/待整改）需求确认《采购需求申请表》要素完整性（需求部门、内容、规格、数量、预算、审批）需求部门负责人*签字，要素无缺失需求模糊、预算超支未审批需求模板标准化，预算系统自动校验超支预警需求部门、采购部供应商选择采购方式是否符合规定（招标/谈判/单一来源等）符合《采购管理办法》及“三重一大”决策要求应招未招、方式违规建立采购方式审批台账，定期抽查采购方式适用性采购部、审计部供应商选择供应商资质审查（营业执照、行业资质、财务报告）资证在有效期内，与采购品类匹配资质造假、超范围经营通过“信用中国”等公开渠道核验资质，建立供应商档案动态更新机制采购部、法务部*合同签订合同条款完整性（交付、质量、验收、付款、违约责任等）采用标准合同模板，法务部门*审核通过条款漏洞、权利义务不对等非标合同100%法务审核，核心条款清单化管理采购部、法务部*订单执行验收流程规范性（需求、采购、质检部门三方参与）验收报告签字齐全，不合格品有处理记录验收流于形式、质量不达标制定《验收管理规范》，明确验收责任及不合格品处理流程需求部门、质检部*付款结算付款资料完整性（合同、验收报告、合规票据）发票信息与合同、验收记录一致，票据合规虚假票据、付款信息错误财务部门*双人复核票据，建立发票查验台账财务部、采购部四、使用过程中的关键保障要点动态更新合规要求：定期关注国家及行业采购政策（如《采购法》修订、税务政策变化），及时调整检查标准及清单内容，保证工具时效性；检查记录留痕管理：所有检查过程需形成书面记录（如检查报告、整改通知书），相关资料按企业档案管理规定保存，保存期限不少于5年，便于追溯及审计；跨部门协同机制：建立采购、财务、法务、需求部门联动机制，定期召开合规沟通会，针对检查中发觉的问题共同制定整改方案，明确责任分工