档案调取申请函范本

档案调取申请函范本在日常工作与生活中，因个人发展、工作调动、升学、政审或其他正当原因，我们时常需要从相关单位或机构调取个人档案或特定的档案材料。一份规范、清晰的档案调取申请函，是确保档案顺利调取的重要前提。它不仅体现了申请人的严谨态度，也为档案管理部门的高效操作提供了便利。以下提供一份档案调取申请函的通用范本，供您根据实际情况进行调整和使用。请注意，在填写时务必保证信息的准确性和完整性，并根据接收单位的具体要求可能需要附加相关证明材料。---档案调取申请函尊敬的[接收档案单位全称/档案管理部门负责人]：您好！本人/本单位[您的姓名/单位名称]，[您的身份信息，例如：系原[原档案存放单位/学校等]的[原身份，如：毕业生/员工]，原档案编号为[原档案编号，如有]]。因[简述调取档案的主要原因，例如：工作调动至[新工作单位全称]、升学至[新学校全称]、办理[具体事项，如：政审、职称评定、社保手续等]等]之需，现特向贵单位/部门申请调取本人/本单位存放于贵处的相关档案材料。拟调取档案的具体信息如下：*原档案形成单位/部门：[例如：XX大学XX学院/XX有限公司人力资源部]*档案名称/类别：[例如：个人人事档案/学籍档案/XX项目档案]*档案形成时间段（如有）：[例如：XXXX年X月至XXXX年X月]*档案份数：[例如：壹份]档案接收方式及去向：1.接收单位（如适用）：[新接收档案的单位全称，如：XX市人才服务中心/XX公司人力资源部]2.接收地址（如适用）：[新接收档案单位的详细地址，精确到科室或部门]3.联系人及联系方式（如适用）：[接收单位联系人姓名，联系电话]4.提取方式：□本人/本单位派员自取□邮寄（□挂号信□EMS□其他快递方式，请注明：_________）*（如选择邮寄，请务必提供准确、安全的邮寄地址和联系方式，档案邮寄过程中的安全责任由接收方承担或双方协商。）*（如选择自取，将由[受托人姓名，如为本人则填写本人姓名]携带有效身份证件原件及复印件前来办理，届时请予以接洽。）（可选：如委托他人代为领取，请在此处说明，并附上授权委托书及受托人身份证复印件。）本人/本单位郑重承诺，上述调取档案行为系出于正当目的，并将严格遵守国家及贵单位关于档案管理和使用的各项规定，妥善保管和使用所调取的档案材料。此事关系重要，恳请贵单位/部门予以协助为盼，尽快办理相关档案的调取手续。如在办理过程中有任何疑问，请随时与本人/本单位联系。本人/本单位联系方式：联系人：[您的姓名/负责联系人姓名]联系电话：[您的固定电话或手机号码]电子邮箱（可选）：[您的电子邮箱地址]感谢您的宝贵时间与大力支持！此致敬礼！申请人（个人签名/单位盖章）：_________[您的姓名（个人申请）/单位法定代表人或授权代表姓名（单位申请）][您的身份证号码（个人申请）/单位统一社会信用代码（单位申请）]申请日期：_______年____月____日---附件清单（如有，请列出）：1.[例如：申请人身份证复印件（需核对原件）]2.[例如：调档函（由新接收单位出具，如有）]3.[例如：原单位离职证明/毕业生就业报到证复印件等相关证明材料]4.[例如：授权委托书（如委托他人办理）及受托人身份证复印件]---使用说明及注意事项：1.抬头准确：务必写清楚接收档案单位的全称或具体档案管理部门的负责人，以确保函件能够准确送达。2.信息完整：函件中所有带“[]”的部分均为需要您根据自身情况填写的内容，请务必填写清晰、准确、完整，尤其是档案相关的关键信息。3.原因正当：简述调取原因时，应简明扼要且符合法律法规及档案管理规定的正当理由。4.接收信息明确：档案接收单位的名称、地址、联系方式等信息必须准确无误，以免档案错投或遗失。5.附件齐全：根据接收档案单位的要求，准备好所有必要的证明材料，并在函件中注明附件清单。个人申请通常需附身份证复印件，单位申请需加盖公章，并可能需要提供单位介绍信等。6.语气谦逊：函件整体语气应保持礼貌、谦逊、诚恳。7.留存副本：提交申请函前，建议自行复印一份留存，以备后续查询。8.提前沟通：在正式提交申请函前，如有可能，建议先与接收档案单位的档案管理部门进行电话或邮件沟通，确认所需材料、办理流程及注意事项，以提高办理效率。9.亲