工程设计文件系统归档管理规范

工程设计文件系统归档管理规范前言工程设计文件是工程建设过程中不可或缺的技术成果与法律依据，其系统性归档管理直接关系到工程质量追溯、后续运维、改扩建以及企业知识资产的传承与复用。为确保工程设计文件的完整、准确、规范、安全和可追溯，提升管理效率与水平，特制定本规范。本规范旨在为各类工程设计项目的文件归档工作提供统一的指导原则、操作流程及管理要求。一、术语与定义1.工程设计文件：在工程设计全过程中形成的，反映工程设计思想、技术参数、设计成果、审批意见等具有保存价值的各类信息载体，包括纸质文件、电子文件、图纸、图表、模型、影像资料等。2.归档：工程设计文件形成单位或个人按照规定的程序和要求，将具有保存价值的文件整理、组卷后，移交给档案管理部门或指定机构保存的过程。3.全生命周期管理：对工程设计文件从形成、流转、审核、签署、分发、使用、修改、作废到最终归档、保管、利用、销毁等各个阶段进行的系统性管理。4.电子文件：以数字形式存储于磁带、磁盘、光盘等载体，依赖计算机等数字设备阅读、处理，并可在通信网络上传送的文件。5.元数据：描述电子文件的内容、结构、背景及其管理过程的数据。二、归档管理基本原则1.真实性原则：归档文件必须是工程设计过程中形成的真实记录，内容真实反映设计意图、技术参数和审批过程，签署手续完备。2.完整性原则：归档文件应齐全完整，涵盖工程设计各阶段、各专业的主要成果和关键过程文件，满足工程建设、运维及后续管理对文件的全部需求。3.规范性原则：归档文件的整理、组卷、编目、著录、装订、存储等应符合本规范及相关行业标准的要求，做到规范统一、条理清晰。4.安全性原则：采取有效措施保障归档文件在收集、整理、传输、存储和利用过程中的安全，防止失泄密、损坏、丢失和篡改。5.可追溯性原则：归档文件应能清晰追溯其形成过程、版本演变、审批流转轨迹及相关责任人。6.易用性原则：归档文件的整理和管理应便于检索、查阅、复制和利用，满足不同用户的合理需求。三、归档范围与要求3.1归档范围工程设计文件归档范围应根据项目性质、规模及相关法规要求确定，一般包括但不限于以下内容：1.前期准备阶段文件：项目建议书、可行性研究报告、立项批复、勘察报告、设计任务书、合同协议等。2.设计阶段文件：*方案设计文件及审批意见；*初步设计文件（含说明书、图纸、概预算）及审批意见；*技术设计文件（如需要）及审批意见；*施工图设计文件（含说明书、图纸、预算、计算书、设备材料表）及相关审查意见；*设计变更文件、洽商记录及其审批手续。3.设计管理文件：设计计划、会议纪要、技术交底记录、外部来文、内部审批文件、质量评审记录等。4.成果交付与验收文件：设计成果交付清单、验收报告、用户反馈意见等。5.其他有保存价值的文件：与工程设计相关的标准、规范、参考资料、重要的往来函件等。3.2归档要求1.签署完备：归档文件必须有完整的编制、审核、批准等签署手续，责任明确。2.版本有效：归档文件应为最终生效版本或各阶段经审批的有效版本。对于有多次修改的文件，应明确版本号，并确保修改痕迹可追溯（如适用）。3.格式规范：*纸质文件应字迹清晰、图样整洁、签章完整，采用符合档案长期保存要求的纸张和书写材料。*电子文件应采用通用、开放、稳定的格式，如PDF/A（用于文本和图像）、DWG/DXF（用于CAD图纸）、中性BIM格式（如IFC）等。应确保电子文件的真实性、完整性、可用性和安全性。*电子文件应包含必要的元数据，如文件名、文件编号、版本号、创建人、创建日期、修改人、修改日期、文件大小、文件格式、密级等。4.载体合格：存储电子文件的载体（如光盘、硬盘）应质量可靠，易于长期保存和读取。四、归档流程与职责4.1归档流程1.文件形成与积累：各设计人员在设计过程中应及时、规范地形成和积累设计文件，确保文件的真实性和完整性。2.文件整理与组卷：项目结束或某一设计阶段完成后，由项目负责人或指定专人负责，按照文件的形成规律、内在联系及本规范要求，对文件进行分类、排序、编目、装订（或打包），形成归档案卷。*分类应科学合理，便于检索。可按专业、阶段、文件类型等方式进行。*组卷应遵循“一案一卷”或“同类文件组合”的原则，卷内文件排列有序。*编目应包括案卷封面、卷内目录、备考表等。3.部门审核：整理组卷完成后，由项目所在部门进行审核，检查文件的完整性、签署的完备性、整理的规范性等。4.移交归档：审核通过后，由项目负责人或指定人与档案管理部门办理移交手续，填写《文件归档移交清单》，双方签字确认。档案管理部门应对接收的文件进行验收。5.档案管理部门接收与保管：档案管理部门对验收合格的文件进行登记、编号、入库，并按照相关规定进行科学保管。4.2职责分工1.设计人员：负责本岗位形成文件的及时、准确、完整积累，并对文件的真实性负责。2.项目负责人：对本项目文件的完整性、准确性负总责，组织或监督文件的整理、组卷和移交工作。3.设计部门：负责本部门项目文件归档的组织、协调、审核与督促工作。4.档案管理部门：负责制定和完善归档管理制度与流程；接收、验收、登记、保管归档文件；提供档案利用服务；指导和监督各部门的文件归档工作。五、归档文件的整理与编目5.1纸质文件整理1.修整：对破损、参差不齐的文件进行修补、裁切。2.折叠：图纸应按规范要求进行折叠，图面朝外，便于翻阅。3.装订：案卷应采用线装、胶装或装订夹等方式牢固装订，做到整齐美观，便于翻阅和保管。装订时应剔除金属物。4.编号：案卷应有统一的案卷号，卷内文件应有页号或件号。5.2电子文件整理1.分类存储：按照与纸质文件相对应的分类体系或电子文件自身特点，在存储介质上建立清晰的文件夹结构进行分类存储。2.命名规范：电子文件及文件夹的命名应规范、统一，能清晰反映文件内容、版本等信息，避免使用特殊字符。3.元数据著录：按照规定格式和要求，对电子文件的元数据进行准确著录，并与文件关联存储。4.备份：重要电子文件应进行多重备份，并定期检查备份介质的有效性。5.3编目规则1.案卷封面：应包含项目名称、案卷题名、编制单位、编制日期、案卷编号、保管期限等信息。2.卷内目录：应列出卷内每份文件的序号、文件编号、文件题名、编制日期、页数、责任者等。3.备考表：置于案卷末页，注明卷内文件的总数、缺损情况、整理人、审核人等。4.档号编制：应制定统一的档号编制规则，确保归档文件的唯一性和可追溯性。档号一般由项目代号、年度、案卷顺序号等组成。六、归档文件的保管与防护1.库房要求：档案库房应符合《档案馆建筑设计规范》要求，具备防火、防潮、防虫、防鼠、防盗、防高温、防光、防尘等条件。配备必要的温湿度调控设备、消防器材和监控设备。2.纸质档案保管：应按照档案的重要程度和保管期限进行分类存放，排列有序，便于取放。定期对纸质档案进行检查、清点和维护。3.电子档案保管：*选择质量可靠的存储介质，并进行定期检测和复制，防止数据丢失。*对电子档案进行异地备份和离线备份，应对突发事件。*建立电子档案管理系统，确保电子档案的安全存储、便捷检索和有效利用。*关注存储技术的发展，适时进行数据迁移，确保电子档案的长期可读性。4.保密管理：严格执行国家和企业的保密规定，对涉密归档文件应按保密级别进行管理，限制接触范围，确保信息安全。七、归档文件的利用与保密1.利用原则：归档文件的利用应遵循“按需提供、严格审批、履行手续、注意保密”的原则。2.利用流程：*查阅、复制、借阅归档文件，须填写《档案利用申请表》，经相关负责人批准。*涉密文件的利用，须严格按照保密规定办理审批手续。*档案管理部门应对文件利用情况进行登记。3.利用要求：*查阅者应爱护档案，不得涂改、勾画、抽取、撤换、增删档案内容。*未经批准，不得擅自复制、摘录、拍摄、传播档案内容。*借阅的档案应按期归还，档案管理部门应进行核对。4.保密责任：所有接触归档文件的人员均有保守档案秘密的义务，严禁泄露档案内容。对违反保密规定的，将追究相关责任。八、归档管理的监督与检查1.企业应将工程设计文件归档管理工作纳入项目管理和部门考核体系。2.档案管理部门应定期或不定期对各部门的文件形成、积累、整理、归档工作进行监督、检查和指导，对发现的问题及时提出整改意见。3.对在文件归档管理工作中表