合同管理流程与风险控制模板

合同管理流程与风险控制模板一、适用场景与核心价值二、全流程操作步骤详解（一）合同准备阶段：需求明确与前置调查需求提出与确认业务部门（如采购部、销售部）根据业务需求填写《合同需求申请表》，明确合同目的、交易对方、核心条款（如标的、数量、价格、交付期限）等关键信息，部门负责人*审批通过后启动合同流程。示例：采购部需采购一批生产设备，需在申请表中注明设备型号、技术参数、预算金额、供应商初步名单等。交易对方主体调查法务部或风控部联合业务部门对交易对方进行主体资格审查，重点核实：营业执照（是否在有效期内、经营范围是否涵盖交易内容）；资质证书（如行业特殊资质、安全生产许可证等）；信用状况（通过“信用中国”、企业征信报告等渠道查询是否有失信记录、涉诉信息）；授权代表（核实签约人是否为法定代表人或合法授权人，需提供授权委托书原件）。调查结果形成《主体调查报告》，对高风险主体（如被列为失信被执行人、经营范围与交易不符）需终止合作，或要求提供额外担保。（二）合同起草与评审阶段：条款严谨性与风险把控合同起草业务部门根据需求及调查结果，使用企业标准合同模板（或参考行业范本）起草合同文本，明确以下核心条款：双方主体信息（名称、统一社会信用代码、地址、联系方式）；标的物/服务详情（名称、规格、质量标准、技术要求等）；权利义务（交付/验收方式、付款条件与期限、违约责任等）；争议解决方式（约定管辖法院、仲裁机构）；合同生效条件（签字盖章后生效、附条件生效等）。起草完成后，业务负责人*对内容真实性、完整性初步审核。多部门联合评审法务部重点审核：条款合法性（是否符合《民法典》《合同法》等法律法规）、权利义务对等性、违约责任可执行性、争议解决条款有效性。财务部重点审核：价格条款是否合理、付款方式与企业资金政策匹配度、税费承担约定是否清晰、发票开具要求（如类型、时间）。风控部（或内审部）重点审核：合同履行风险点（如不可抗力、变更条款）、合规性（是否符合行业监管要求）、企业内部审批权限是否符合规定。评审意见需填写《合同评审意见表》，明确修改建议及“通过”“修改后通过”“不通过”结论，起草部门根据意见修订文本，直至所有评审部门确认通过。（三）合同审批与签署阶段：权限合规与形式规范分级审批根据合同金额、类型及重要性，设置分级审批权限（示例）：金额≤10万元：业务部门负责人*→法务部*→分管副总*；10万元＜金额≤50万元：业务部门负责人*→法务部*→财务部*→分管副总*→总经理*；金额＞50万元：增加董事长*审批，并提交董事会审议。审批人在OA系统或纸质审批单中签署意见，严禁越权审批或事后补批。合同签署与用印审批通过后，由行政部（或办公室）统一加盖企业公章或合同专用章（严禁部门印章对外签约）；采用纸质签署的，合同文本份数根据双方需求确定（至少一式两份，双方各执一份）；采用电子签署的，需通过合法第三方电子签约平台（如e签宝、法大大），保证签署人身份真实及合同文本不可篡改；签署完成后，原件由行政部统一保管，扫描件同步分发至业务、法务、财务部门存档。（四）合同履行与监控阶段：动态跟踪与风险预警履行跟踪业务部门为合同履行第一责任人，指定专人*负责跟踪合同执行进度，填写《合同履行跟踪表》，记录关键节点（如交付时间、验收时间、付款节点）完成情况；对于长期合同（如年度服务合同），需建立月度/季度履行报告机制，向法务部、财务部同步履行状态。变更与解除管理合同履行中如需变更（如标的物调整、期限延长），需双方协商一致并签订《补充协议》，流程参照原合同评审审批流程；出现法定解除条件（如对方违约、不可抗力导致合同无法履行）或约定解除条件时，业务部门需及时书面通知对方，收集证据（如违约证明、不可抗力证明），并报法务部评估解除风险，避免单方面解约引发纠纷。纠纷应对履行中发生争议时，业务部门应第一时间向法务部报告，共同分析争议焦点，收集合同文本、沟通记录、履行凭证等证据；优先通过协商、调解方式解决，协商不成的，按合同约定提起诉讼或仲裁，同时做好财产保全（如对方可能转移资产）。（五）合同归档与复盘阶段：资料留存与经验沉淀合同归档合同履行完毕（或终止）后10个工作日内，业务部门将合同原件、补充协议、评审意见表、履行跟踪表、结算凭证、验收报告等资料整理成册，提交行政部归档；归档资料需标注“合同编号”（规则：年份-部门类型-序号，如2024-采-001），电子档案至企业文档管理系统，保证检索便捷。复盘总结每季度/年度，法务部牵头组织业务、财务部门对合同管理流程进行复盘，分析高频风险点（如条款漏洞、对方违约率高的类型）、审批效率瓶颈、履行问题等，形成《合同管理复盘报告》，优化模板及流程。三、核心工具表格模板表1：合同需求申请表申请部门申请日期合同类型交易对方名称预算金额（元）核心需求描述（标的、数量、交付期限等）附件清单（如技术参数、供应商报价）部门负责人签字表2：合同评审意见表合同编号合同名称评审环节评审部门/人员评审意见（重点标注风险点及修改建议）是否通过修改后完成时限评审人签字起草阶段法务部*“质量标准条款需明确具体参数，避免模糊表述”修改后通过2个工作日表3：合同履行跟踪表合同编号履行阶段计划完成时间实际完成时间责任人*履行情况说明（如“已交付，待验收”）问题记录（如“延迟交付3天，原因为供应商生产故障”）附件（如验收单）交付2024-06-302024-07-03*设备已送达客户现场因物流延误延迟3天，已与客户沟通并达成谅解物流签收单表4：合同归档清单归档编号合同名称合同编号签署日期归档日期保管期限存放位置（如档案柜-01-02）借阅记录（借阅人、日期、归还日期）2024-归-001设备采购合同2024-采-0012024-05-202024-07-0510年档案室-01-02四、关键风险提示与操作规范主体资格审查风险禁止与未核实主体信息的单位签约，尤其警惕“皮包公司”“空壳企业”；涉及特殊行业（如食品、医药），需核查对方行业许可证件，保证资质有效。条款严谨性风险避免使用“大概”“左右”等模糊表述，质量标准、违约责任、争议解决等条款需明确具体；格式条款（如企业提供的标准合同）需提示对方注意免除或限制责任条款，保证对方知情权。审批合规性风险严禁“先签后批”，所有合同必须完成完整审批流程方可签署；超权限审批需报上级领导特批，并留存书面审批记录，杜绝口头授权。履行监控风险业务部门需定期跟踪合同履行进度，避免因疏忽导致对方违约（如逾期付款、逾期交付）未及时发觉；对方出现违约迹象（如经营异常、负面舆情）时，应立即启动风险应对预案，降低损失。档案管理风险合同原件及履行资料需妥善保管，防止丢失