项目合同管理流程规范

项目合同管理流程规范一、适用范围与核心目标本规范适用于企业内部各类项目（如研发项目、采购项目、服务项目等）的全生命周期合同管理，涵盖从合同需求发起到归档复盘的各环节。旨在通过标准化流程明确职责分工、控制合同风险、保障项目顺利实施，保证合同条款合规、权责清晰、履约可控，同时提升合同管理效率与数据追溯能力。二、全流程操作步骤（一）需求发起与前期准备目的：明确合同需求，评估合作方资质，为后续谈判与起草奠定基础。责任部门/人：业务部门（项目负责人）、法务部门（协助）。操作内容：业务部门根据项目需求，填写《合同需求申请表》，明确合作方信息、合同标的、服务范围、预算金额、交付时间等核心要素，报部门负责人审批。法务部门协助业务部门对合作方主体资格进行审查，包括但不限于：核验合作方营业执照、相关资质证书（如行业许可证、认证证书等）的真实性与有效性；通过“信用中国”等公开渠道查询合作方信用记录，排除重大失信风险；必要时要求合作方提供近三年类似项目业绩证明。审查通过后，业务部门与合作方就合作意向进行初步沟通，形成《合作意向书》（非必需，根据项目复杂度确定），明确双方合作框架。输出成果：《合同需求申请表》《合作方资质审查表》《合作意向书》（如有）。（二）合同谈判与条款确认目的：与合作方就合同核心条款达成一致，明确双方权利义务。责任部门/人：业务部门（主谈）、法务部门（条款审核）、财务部门（财务条款审核）。操作内容：业务部门根据《合作意向书》，与合作方开展多轮谈判，重点协商以下条款：合同标的、数量、质量标准、交付方式与时间；合同金额、付款方式（如预付款、进度款、尾款比例及支付条件）、开票信息；双方权利义务、违约责任、争议解决方式（仲裁/诉讼管辖地）；保密条款、知识产权归属、不可抗力等特殊约定。谈判过程中，业务部门需做好《谈判会议纪要》，记录双方分歧点及协商结果，由双方代表签字确认。法务部门对谈判结果进行合规性审核，重点检查条款是否违反法律法规、是否存在法律漏洞、违约责任是否对等，并出具《法律意见书》。财务部门审核合同中的付款方式、税务处理等财务条款，保证符合企业财务制度。输出成果：《谈判会议纪要》《法律意见书》《财务审核意见书》。（三）合同起草与内部评审目的：形成正式合同文本，通过多部门评审保证内容准确、合规。责任部门/人：法务部门（起草）、业务部门（内容确认）、财务部门、风控部门、分管领导（终审）。操作内容：法务部门根据谈判确定的条款，使用企业标准合同模板起草正式合同文本，保证条款表述清晰、无歧义。业务部门对合同内容进行复核，重点核对技术参数、服务范围、交付时间等项目核心要素是否与谈判结果一致。合同文本完成后，组织内部评审会，参会部门包括：业务部门：确认项目需求可实现性；财务部门：审核金额、付款方式、税务条款；风控部门：评估合同履行风险（如履约能力、市场风险）；法务部门：最终审核法律合规性。各部门在《合同评审表》中出具书面评审意见，对存在争议的条款需明确修改建议。法务部门汇总意见，与业务部门、合作方沟通修订，直至所有评审部门无异议。输出成果：合同修订版、《合同评审表》。（四）合同审批与签署目的：履行内部审批程序，保证合同签署的合法性与权威性。责任部门/人：法务部门、行政部门、法定代表人/授权代表。操作内容：法务部门将最终版合同文本及《合同评审表》按企业审批权限报批：金额≤10万元：业务部门负责人、法务部门负责人审批；10万元＜金额≤50万元：增加分管副总审批；金额＞50万元：需总经理/法定代表人最终审批。审批通过后，由行政部门根据审批权限安排签署：法定代表人签署：需加盖企业公章及合同专用章；授权代表签署：需提供《授权委托书》（明确授权范围、期限），并由授权人签字、加盖公章。合同签署前，核对合作方签字人身份（如营业执照上的法定代表人或授权委托人），保证签署主体与合同主体一致。签署后，双方各执正本一份，副本留存企业相关部门（业务、财务、法务）。输出成果：签署生效的合同正本、《授权委托书》（如有）。（五）合同履行与过程跟踪目的：监控合同履行情况，及时发觉并解决履约风险，保证项目目标达成。责任部门/人：业务部门（履约主体）、财务部门（付款监督）、法务部门（纠纷支持）。操作内容：业务部门根据合同约定制定《合同履行计划》，明确各阶段交付成果、时间节点及责任人，定期（如每周/每月）跟踪合作方履约进度，填写《合同履行跟踪表》。合作方按约定交付阶段性成果时，业务部门需组织验收（可邀请技术、质量部门参与），出具《验收报告》，明确验收结论（合格/不合格）。财务部门根据合同约定及《验收报告》办理付款手续，保证付款条件成就后再支付，避免提前付款风险。履约过程中若出现合作方违约（如延迟交付、质量不达标），业务部门应及时收集证据（如沟通记录、验收报告），向合作方发出《履约催告函》，必要时由法务部门介入处理。输出成果：《合同履行计划》《合同履行跟踪表》《验收报告》《履约催告函》（如有）。（六）合同变更与解除目的：规范合同变更与解除程序，明确双方责任，减少纠纷。责任部门/人：业务部门（发起变更/解除申请）、法务部门（条款审核）、分管领导（审批）。操作内容：合同履行过程中如需变更（如范围调整、金额增减、时间延期），由业务部门与合作方协商一致后，签订《合同补充协议》，明确变更内容、生效条件及原合同其他条款的效力。补充协议需履行与原合同相同的评审审批流程，经双方签署后生效。若需解除合同，业务部门需说明解除原因（如不可抗力、严重违约），与合作方协商签订《合同解除协议》，明确：解除时间及效力；已履行部分的处理方式（如付款、退款）；违约责任承担（如有）。合同解除后，业务部门需完成项目交接，清理未结款项，并将解除协议及相关资料归档。输出成果：《合同补充协议》《合同解除协议》。（七）合同归档与复盘目的：保证合同档案完整，便于后续查阅与审计，总结经验优化管理。责任部门/人：行政部门（归档管理）、业务部门/法务部门（资料提供）。操作内容：合同履行完毕（或解除/终止）后10个工作日内，业务部门将合同全流程资料（含需求申请、评审记录、签署文本、履行跟踪、验收报告、变更/解除协议等）整理成册，移交行政部门。行政部门对资料进行编号登记，建立《合同档案台账》，按“一合同一档”原则归档，保存期限不少于合同履行结束后10年（涉及知识产权的长期保存）。项目结束后，由业务部门牵头组织复盘会议，总结合同管理中的经验教训（如谈判策略风险、履约监控漏洞等），形成《合同管理复盘报告》，为后续项目提供参考。输出成果：《合同档案台账》《合同管理复盘报告》。三、关键环节模板示例（一）合同评审表合同编号项目名称合作方名称评审部门评审意见签字/日期业务部门财务部门风控部门法务部门分管领导评审结论□通过□修改后通过□不通过（说明理由：）（二）合同履行跟踪表合同编号履约阶段计划完成时间实际完成时间履约情况说明（正常/延迟/异常）责任人备注（三）合同变更申请表合同编号原合同主要条款变更原因变更后条款合作方确认意见业务部门意见法务部门意见审批结论四、执行要点与风险提示（一）资质审查不可忽视合作方主体资格是合同有效性的基础，需严格核验其营业执照、资质证书及信用记录，避免与无资质主体合作导致合同无效或履约风险。（二）条款审核需全面重点检查合同标的、金额、付款条件、违约责任等核心条款，保证表述清晰、无歧义；违约责任需对等，避免“霸王条款”；争议解决方式优先约定企业所在地法院或仲裁机构，降低维权成本。（三）审批流程需严格严禁“先签批后补流程”或越权审批，保证合同签署符合企业内控要求；对于重大或复杂合同，需邀请外部法律顾问参与评审。（四）履约监控需及时业务部门需定期跟踪合同履行进度，保留沟通记录、验收报告等书面证据，避免因证据缺失导致维权困难；若发觉对方违约，应在法定诉讼时效内主张权利。（五）档案管理需规范合同档案资料需完整、连续，